物业档案的整理5.3

1、第三节房地产档案整理一、财产文件的整个部门房地产公司是一家已经建设并启动的住宅及其附属设备设施，专门经营相应场地，为财产所有者和使用者提供多方面、多层次有偿服务和良好居住及工作环境的独立会计、自营、损益、独立法人资格的经济团体。根据完整文件配置的三个条件，房地产公司生成的所有文件都要构成一个完整的房地产文件。房地产公司自成立之日起，作为新的文件单位，其基本功能没有发生太大变化。但是在功能或业务范围的扩大或缩小、内部机构的调整等方面，在变化前后形成的文件仍然属于一个变种。例如，房地产公司下属的管理事务所之一因工作原因被移交给其他房地产公司，部分文件也被移交，但这种情况本来不会影响整个房地产公司。

2、管理服务(地区)是房地产公司的派遣机构，结果产生的文件不能构成一个整体物种，是房地产公司整体案例的一部分。从该管理办公室(地区)转出时，我们将复制与我们相关的所有文件，一份存档，如党务、运营管理、管理、财务等。仅管理原始地区和关系地区的文件可以转让给以下房地产公司，可以是以下房地产公司的全部组成部分：家具文件、基础设施文件、房地产维护文件、房地产文件等。但是，如果两个以上的房地产公司按照开发要求合并，则该合并前后的文件必须分成两个以上的整体种类。也就是说，合并后生成的文件是一个整体种，合并前各房地产公司形成的文件是一个整体种。例如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，两家公司必须在

3、1999年合并，因此，1990年至1999年合并的三个不同的全种，即1990年至1999年合并的a公司全种，1992年至1999年b公司全种，1999年新公司创建后全种。二、整个房地产文件分类(a)分类的含义和要求1.分类的含义全钟内财产文件分类是指根据财产文件的来源、时间、内容和格式的相似性和差异，将财产管理公司的整个文件分为多个类别，组织体系，进行整理、存档和利用的过程。为了便于对整个文件进行分类，应将分类概述(分类方案)作为文件分类工作的基础进行准备。分类方案也称为分类方案，是指示栏中每个类别的名称，表示整个文件分类方案的概述。类别品类(档案分类表格的组织单位)是档案中性质或图征具有共有

4、属性的一般术语。分类方案不是确定的，可以在具体操作过程中根据实际情况进行修改和补充。2.编制分类方案的基本要求(1)分类要反映客观性。也就是说，要将财产文件的特性和财产文件组成部分的实际出发分为房地产公司或各管理局(地区)管理活动中最初形成的联系，尽量保持整个文件之间的历史联系。(2)分类要合乎逻辑。也就是说，构思分类体系时，必须与一定的分类标准有明确的原始关系。在分类体系中，同级的各种地位是平等的，内容相互排斥，相互不能容忍的。(3)分类在存档、检索和使用中也要有实用性。选择适合财产管理文件分类的最佳分类体系。(4)分类不仅要从现有文件情况出发，还要充分估计科学预测可能出现的新类别，在文件分

5、类类别设置中留出合理的扩展开发馀地等方面进行发展。事物不断发展，房地产公司的业务范围也不断扩大，公司的职能也不断加强，相应生成的文件也将不断丰富。准备分类大纲时要充分认识到这一点，在类中留下一定的发展空间。(b)分类的作用房地产公司管理一定规模的财产，业务范围广，设有多种机构，各部门生成的文件很复杂，如果不根据文件的异同或联系方式将它们分成不同的类别，就不能立书保管和利用。在新的情况下，文件机制还可以深入到日常业务任务中，在整个文件中进行分类，并指示业务部门按类别积累和存档文档资料。因此，整个房地产文件的分类非常重要。(c)编制分类方案的指导文件房地产公司属于非生产性企业。房地产公司的分类方案

6、可以参考国家记录局制定的工业企业档案分类试行规则的基本分类思想、分类原则、分类方法来实施。工业企业档案分类试行规则非常适合于对属于文件实体分类的整个文件进行分类和整理，以解决企业文件实体的分类和机架管理。选定的分类标准充分考虑了企业存档实体反映的企业功能活动，遵循企业活动的特点和文件的形成规则。(d)编制分类方案的步骤1.在准备房地产公司的分类体系之前，必须彻底掌握和掌握整个公司的管理功能以及由此产生的文件(文件资料)综合房地产公司的管理人员通常有办公室、财务部门、运营部门、房地产管理部门、租赁管理部门、工程部门、安全部门、档案等各种职能部门。公司的下一个水平是各房地产管理所(公寓、建筑物)和

7、公司经营的企业。办公室生成公司行政文件、人事文件。财务部门创建财务文件。生产部门创建生产管理文件。租赁部门租赁管理文件；财产管理部门生成住房和住房附属设备文件、所有者(家具)文件。工程部门生成基础结构文件并维修文件。我们是否设置了这些功能部门和文件创建过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率等，在构建分类体系之前必须了解。2.根据1991年国家记录部颁发的工业企业档案分类试行规则的分类原则，以房地产公司的全部文件为对象，以公司的主要管理职能为标准，分类一级工业企业档案分类试行规则设立了10个一级类别：党群工作、行政类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基础建设类、设备机构类、

8、会计资料类、干部直接空气记录部。房地产公司可以根据物业管理的实际需要增设或合并一级类别。根据当前房地产公司的职能范围，房地产公司的分类方案可以设置九个主要类别：房地产物业管理(也称为物业管理专业文件)、党组工作、行政、经营、设备、基本建设、科技研究、会计文件、干部职员文件。这些一级类别可能包含房地产公司的所有文件。也就是说，整个文档中的所有文件都可以找到相应的大类。在工业企业档案分类试行规则中，不是签名、照片或其他纸张的载体形式的文件通常不是通过分类编号与纸张文件对应的内容特性单独设置的。但是房地产公司可以根据类似文件管理部门的要求，根据文件管理的实际操作简便性程度，追加增设签名id文件和名誉

9、文件两个主要类别。在这种情况下，房地产公司可以分为房地产物业管理(也称为物业管理专业文件)、党群工作、行政、管理、设备、资本建设、科技研究、会计记录、干部职员记录、签名记录和名誉记录11类。在属于存档范围的文件资料中找不到相应的主要类别的分类体系是非科学的分类体系。3.一级类别根据各自的特性，分别设置二级或以下类别第二个或下一个类别的设置取决于业务规模和文件的数量，对于业务规模、文件数量等类别，需要添加下一个级别的类别，相反，不需要设置下一级别的类别，以免分类体系复杂化。(1)物业管理专业文件可以根据物业管理的管理对象和服务形式细分为物业、家具(业主)、租赁、维修类别。房地产可以根据问题细分为

10、报告、账户、整理。房主可以根据所有者细分所有者和承租人，也可以不再细分。租赁可以细分为商业租赁和住宅租赁，也可以不细分。维修类可以细分，也可以不细分。(2)设备、仪器文件可以根据设备类型或型号分为电梯、音响、空调、文体健身设备、电脑、电话、其他。(3)基础设施文件按项目特性或建设项目细分。(4)科研文件可以根据主题的性质或主题的内容进行细分。(5)会计文件可以按会计单据格式(名称)细分为会计凭证、帐套、财务报表、工资单和其它。(六)党政工作类、行政管理类、经营管理类可以按问题或组织细分。这三个主要类别中的第二个类别的设置可以参考企业档案分类与组卷实用参考的日程工业企业档案分类表来完成。(7)音

11、频和视频文件可以根据形成过程、载体格式和制造资料(如照片、磁带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘等)进行不同的分割，每个媒体可以按主题(内容)进行细分。(8)荣誉文件以物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、标题等。4.标识财产文件分类类别，即财产文件的分类编号分类编号是指分类方案中所有分类类别的符号的分类编号，用于固定分类方案中的特定位置，便于索引、排序和搜索，以及组织集合。识别房地产文件分类号码。也就是说，根据财产文件分类指定分类级别，为每个级别指定特定字母或数字，用固定间隔符号表示每个级别和类别级别关系的整个过程。“9”表示“会计文件”。“9.1”表示会计文件的子类“财务报表”。同一物

12、种内不能有相同的分类号码。详情见房地产公司文件分类表(表3-5-1)。三、财产文件的入住权和编号(a)入权的含义立本或租凭是将多个相互链接的文件组合成文件的基本存档单位，即文件文档。立卷是文件整理工作的基本内容之一，其作用是揭示文件文件之间的联系，使文件更加系统化，便于物理化学、存档和利用。文件卷由两部分组成。一个是整理的文件资料本身，另一个是整理过程中形成的卷内目录，卷内准备表，道上封面后，卷箱。卷上的目录是文件中注册文件及其排序顺序的列表，通常排在文件资料之前。卷内准备表是说明图案的文件状态的表，通常排列在文件资料之后。图案有装订和未装订两种形式。财产文件的文件有四种类型：基于文本(例如，

13、党的工作类文件)、基于模式(例如，基础结构文件)、图形混合(例如，修复文件)和基于音频和视频(例如，照片文件)。(b)不同类型的文件创建方法财产文件共由11类文件组成，各文件的内容各不相同，入权方法更各不相同，但各文件的入权都要遵循财产文件资料的形成规律，保持文件中文件资料的有机联系，便于保管和使用。1.物业管理专业文件(1)租赁文件租赁文件是以租赁合同及相关文件资料作为一个立本单位，按房屋租赁单位填写的。如果签订租赁合同的租赁地址是2503房间，请将2503房间的租赁文件资料填写为一份文件。签署租赁合同的租赁地址是2503 2509房间的话，请将2503 2509房间的租赁文件资料写在一个文

14、件中。原租赁关系解除后，房屋再次租赁并签署的租赁合同及相关文件资料，应另行填写新文件。同一住宅单位的多个时期内形成的租赁文件没有集中在物理架子上。租赁文件文件的文件资料排列在前面，根据资料在后面。中文译文贴在前面，原文贴在后面。文字材料以前面和图案后面为原则进行。例如：对卷进行分组时，租赁合同必须放在最前面。(2)家具(租户)文件住房单位作为入住单位，在一定时间内，作为一个住房单位的家庭信息，构成包括入住手续、家庭简介等文件资料的文件。其中，“一定时期”是指相关住宅单位的家具信息积累到一定厚度的时期，每个住宅单位的期限各不相同。同一住宅单位不同时期配置的家具文件没有集中在物理书架上。家具(承租

15、人)保管箱内的文件资料按时间顺序整理。也就是说，赵吉宰的形成前后晚。(3)文件修复以房屋单位为立卷单位，在一定时间内用同一单元的维修材料构成一本书。在公共设施或主要项目维护中生成的文件是基础设施文件类。同一住宅单位不同时期构成的维修文件没有集中在物理架子上。修缮文件内的文件资料排列也根据最终材料先行，根据基础材料落后。译文贴在前面，原文贴在后面。文字材料以前面和图案后面为原则进行。(4)房地产文件以小区或管理事务所为立卷单位。2.设备，仪器文件以一套或一套设备、仪器为立卷单位。设备、设备文件按材料设备、设备立即验收设备、设备安装调试设备、设备运行维护随机模式排列。也可以单独创建随机模式。3.基

16、础结构文件使用项目或项目作为滚动单元。基础设施文件按以下顺序排列：基础材料基础材料工程设计(包括初步设计、技术设计、施工设计)施工项目完成接受。4.科学研究文件以科研课题为立卷单位。科研文件按任务制定阶段准备阶段研究实验阶段摘要验证阶段结果申报补偿阶段公布和应用阶段排列。5.行政文件行政官利法日是与同年形成的相同问题具有相同保管期限的文件资料，每年问题保管期限各写一本书。卷内的文件资料按问题、时间或重要性进行排列。多年来，要求和批准放在复文年间，答复文件放在年代上的弃权书里。整个年度的计划、计划放在内容为目标的第一年卷上。把年度会议资料放在会议开幕的年份。不可分割的文件资料要按顺序排列。即批准

17、前，请求后；前后配件；印刷本在前面和最后本在后面。重要规定文件的上一稿在最终确定后按顺序排列。决定性的文件材料在前面，基础材料在后面。6.生产管理文件行政文件。7.党组工作文件行政文件。8.音频和视频文件音频和视频文件包括照片、磁带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片等特殊载体文件。这些部分文件必须分离不同载体形式的文件，相同载体形式的文件可以根据实际情况按主题(问题)分类，然后进行卷创建：(1)照片以章节为单位写书。照片的底片要分开整理和保管，照片和说明要一起整理和保管。一般照片的自然章节单位要写说明，一套联系表照片要加说明。(2)录音、录像带以箱子为单位写书。如果相同的内容输入多个箱子，就要统一地制作一个案件编号，每个箱子都要用分号制作。(3)计算机磁盘以托盘为单位写书。如果输入多个相同的内容，就要统一编制案件编号，并在每个案件上使用分号。(4)缩微胶片以权为单位写书。上述各图案的排列是按时间顺序进行的。9.个人文件以个人为立卷单位。卷内文件材料排列首先按材料类别进行，然后按形成时期进行。人员档案的文件可以分为10类：(1)简历资料；(2)自传材料；(三)识别、评价、检查资料；(4)工作技能和学历资料(