公司档案管理制度实施细则

1、公司文件管理制度管理细则进一步完善公司管理体系，建立有效的文件管理制度，实现文件管理工作的制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，促进公司可持续健康发展，根据相关法律法规和规定，结合本细则。一、总则(1)公司文件是各活动形成的所有文件的总和，是完全、系统地反映公司各经营活动的真实记录、考察和研究公司历史和现状的重要依据。(二)文件管理工作是公司管理基础工作的一部分，是维护公司合法权益的重要工作。 公司文件管理工作坚持集中统一的原则，公司行政和人力资源监督负责统一管理。(3)公司文件的具体工作由文件部日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基础设施、科研、文件、音像

2、、人事、会计、实物等文件应由公司文件部管理，各部门不得分散保存。二、文件部门的设定及其职责(1)公司设立文件部，配备专职文件人员，公司文件部的基本职责如下：1 .实施党和国家文件工作的有关方针、政策、法规和文件管理部门制定的有关规定、方法、细则。2、制定本公司文件工作的规定、管理方法和工作计划等。3、在统一领导、等级管理原则下，根据本专业的管理要求监督和指导文件资料的积累、收集、立卷、档案工作。4、负责本公司形成的各部门文件的综合管理，积极提供利用。5、办理领导提交的其他相关文件业务。(二)各部门设立兼职文件员，其主要责任是：1、认真执行本公司文件工作的规章制度，自己向文件部反映文件工作情况，

3、积极合作开展工作，接受综合文件室的监督、指导和检查。2、根据我司各部门的存档范围，负责我司资料的收集整理，在规定期间内交给文件部，确保我司资料的完整、真实和安全。三、文件的领取和整理(1)公司制作文件资料的范围根据各部门的职责，主要有以下几点一、行政部：(一)公司各规章制度、介绍、驾驶证、资质证明书、经营计划、管理决定等(二)与总部及其他机构交换文件(3)在行政管理方面，包括：一)办公用品的管理、购买、发车及修理记录等2 )员工在日常管理方面的工作、前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、修理登记、材料的收发、设计者名单、公司的会议记录、重要谈话、各种总结报告、请示的回答、员工在民主生活

4、会上的记录等2、人事部：人事方面的劳动合同、各协议、员工的奖励处罚、晋升、培训、入社手续、员工资料等。3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等媒体合作通道的正常报价、合作协议年度季度月或重大假日的宣传费用预算、结算等市场调查方案、收集到的顾客资料等。4、仓库管理部：仓库管理方面的材料出入登记、会计、保管等内容5、客服部：主要包括客户审评、客户文件卡、工程保证、派遣工、清洁派遣工、修理派遣工等的客户索赔记录、客户增值服务记录、客户访问记录、客户意见调查记录6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价单、工程施工合同及附件、设计者咨询书记录表等。7、工程部：主要包含在工程管理

5、手册中的内容8、财务部：主要包括财务管理中的各种帐簿、报告书、证明书、工资发放、物流方面的固定资产计算、费用申请等9、法律和文件部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文件、文件方面的管理指导、文件保管、会计、借用、销毁等内容。10、市场部：关于营销活动方案、园区房地产和客户资料、市场调查资料、与客户签订的协议等。以上各部门资料范围发生变更时，应立即通知文件管理部门，文件管理应立即调整。 各部门应存档的资料形式是纸、音像和实物文件。(2)档案文件的等级分类和保管期限应存档的文字、音像及实物资料的等级、保管期限如下文件级别文件类型保管期限一级秘密文件公司各规章制度、概要、驾驶证、资质证明书、荣誉、

6、经营计划、管理决定、总部与其他机构的交流、人事相关的各种文件、财务报表、帐簿、资产计算、合同和司法文件等永远二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批准、企划画面上的宣传方案、形象展示、有关工程项目的文件等5年以上三级普通文件员工工作评定、前台外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、修理登记、材料收发、设计者名册、仓库管理材料出入登记、计算、保管、文件管理指导、文件保管、计算、借用、销毁、办公室费用申请、办公用品管理、购买、车和修理记录等三年级(3)文件编号方法1、以一个立位机构形成的所有文件为对象，根据公司部门和业务划分，将文件内容和文件载体形式结合起来制定编号方法，便于科学管理

7、和开发利用。2、文件的大分类以部门前两个字母的拼音首字母命名，具体如下行政部： xz人资部： rz客服部： kf设计部： sj市场部： sc工程部： gc会计部： cw法务部和文件部： fd企划部： qh仓管部3 .工程项目的命名。 以上七部门(主要是设计部、工序部、客服部三部门)对工程项目的相关资料以项目名简称为大分类，以南华康城区3号大楼1单元2号为例，项目的大分类号码为nhkc-3-1-2。 各部门与工程项目有关的资料的具体名称如下201306.nhkc.3-1-2日期客户地址详细信息4 .非工程项目文件的命名。 公文编号受到长度、美观等各方面的制约，公司逐渐发展，因此，现在内部岗位的组

8、织并不复杂，部门管理统一，内部制度/规范文件的标头文字是左公司vi的规范标志图形，右是公务代码，一般制度/规范文件都需要号码。 无论内外的文件，页脚的格式都是“第x页，第x页”，页眉、页脚使用宋体的小五字，不是粗字，而是带格式线。 以会计部为例制作方法： 201406.cw01.xxx(2014年6月的财务报表)中201406是日期，cw是会计部号码，01是会计部制定的代表财务报表的内容(02是财务证明书等)，xxx是其他号码。(4)存档方法和要求1、档案资料完整、层次清晰，符合其形成规律，能准确地反映公司生产经营活动的真实内容和历史进程。2 .涉及项目工程、应该将文件资料汇总到同一文件中的项

9、目工程不涉及的情况下，首先将文件资料按其形成或对象年度分类，一般文件分类为文件形成的年度(超过年度的计划，文件内容可以分类为对象的第一年度)。 跨年度汇总，报告以文件内容为对象的最终年度汇总的统计报告，事前结算以年度为对象)。3、根据需要填写文件内的目录、备注表等表格，写文件标题要求结构完备，一般要正确地概括文件内文件材料的主要负责人、内容、名称。 文件的封面必须用黑色签字笔或黑色钢笔写。4、在装订破损的文件材料的同时，镶边、修补、裱装，折叠大纸张，去除文件材料的金属物。 文件的装订方法必须要整齐。四、归档过程(1)存档时间。 各部门与工程项目材料无关，应根据材料性质进行整理。 每个月整理的资

10、料(一般是行政部、人事部、企划部、法务和文件部、市场部和设计、工程、客服部的日常管理的资料)，在下月3日之前首先要整理的资料按季度或年度整理的情况下，在下一季度或下一年度的一周内首先归档归档包括材料原件、复印和电子部件扫描。各部门在工程完成后一周内首先提交文件，各部门首先提交文件后，将同一项目的文件交给客服部汇总提交到文件部，文件上要扫描材料的原件、复印及电子零件。(2)文件的交接。 各部门不参与项目工程的存档资料在部门最初存档后一周内由部门主管签字移交档案室项目工程有关的各部门首先保管文件后，由部门主管签字汇总提交给客服部，客服部在收到各部门资料后一周内由部门主管提交文件经文件部主管检查合格

11、后，填写档案移交清单，双方履行签名手续并交付。根据公司目前的经营情况和要求，财务文件由财务部按照本实施细则自己妥善保管，暂时不交给档案室。五、文件的保管和统计(1)公司设置专用仓库，仓库必须坚固，有防盗、防火、防水、防虫、防老鼠、防潮、防尘、高温放置等设施。 必须定期检查文件的保管情况，及时维修、复印、其他技术处理损坏或变质的文件。(二)档案室温度保持在14-24，相对湿度保持在45%-60%。 文件仓库严禁保管吸烟、易燃爆炸物和易燃物质，仓库管理员调动工作时，必须仔细调查保存的文件资料，履行交接手续。(三)建立文件统计制度，统计文件的收入、移动、保管、利用等情况。 及时、准确地填写各种文件的

12、工作情况统计年报。六、文件的借用利用(1)文件部根据工作需要，编制必要的文件目录、索引等检索工具，编辑文件收集各种参考资料，积极开展文件利用。(二)建立文件租赁和保密制度，根据文件的重要性，确定使用范围，规定不同的审查程序。1、借用资料为普通文件时，借用期不得超过一周。 节日的情况下，必须在节日前归还。 借用普通文件时，可以填写文件，经本部门主管和文件主管签字审查后再借用。2、借用资料为重要文件的，借用期间在3个工作日以内，假日的，必须在休息日前归还。 借用重要文件的，可以填写调整文件，经本部门主管和行政和人力资源总监督签名审查后再借用。3、借用资料为秘密文件时，借用时间不得超过一个工作日，原

13、则上不得带出档案室。 借用秘密文件时，可以填写调整文件，由本部门主管、行政和人力资源总经理和总经理签字审查后借用。(3)借文件的人应该珍惜文件，清洁，保护文件的安全。 不得转用、分解、交换、污损借用的文件。 不得在文件上画圈、画线、篡改。 未经批准，不得复印文件。(四)调查重要及秘密文件的只有文件部门复印或扫描的文件。 借用人必须严格保密，不能泄露资料内容，不能丢失。 借用后需要在期限内归还，需要延长借用的，必须通知文件管理者，另外办理借用手续。七、文件的鉴定、交付、销毁(1)根据文件资料的等级和保管期限，根据实际情况，文件部统计文件库内各文件的状况表。(二)定期鉴定过期文件，鉴定工作在行政和

14、人力总监督的统一指导和主持下，由文件部门和与鉴定文件有关的业务部门组成鉴定小组，具体负责文件的鉴定工作。(3)确认鉴定小组失去保存价值的文件，必须登记制作，并经公司负责人批准销毁。 文件被销毁时，两人必须当场负责销毁，并在销毁清单上签字。 销毁清册由公司档案室永久保存。八、文件要保密(1)文件部管理者和各部门打工的文件员不得在安全的环境下整理装订文件，妥善保管未整理的文件资料，擅自堆积。 防止丢失、破损、泄漏。(二)不得在不利于以不得向有关人员提供或泄露文件内容的电话、电子邮件、普通邮件等形式传递有关文件信息和文件资料的保密的情况下说出机密文件的内容。(3)文件系不得擅自打印、复印、复印文件。

15、 不能擅自带人去文件仓库。(四)不得集中销毁和使用过期且失去保存价值的文件。(5)发生泄漏和文件被盗事件时，应立即向领导报告，当事人应立即发行书面报告。 对违反保密规定，引起泄露和盗窃的，应当认真处理其性质和情节。九、公司员工的奖励处罚和法律责任有以下行为之一的，根据情节轻重，公司给予处分和50-1000元不均匀处罚，重大者追究法律责任(1)没有按照本实施细则的规定填写文件编号、装订、文件内备注表、文件内目录等必要资料的(二)没有在规定时间交付文件或者没有积极协助各部门的兼职工作的(三)不履行规定的借用手续擅自拿走文件的；(4)借用文件未登记或超过借用期限未归还，未履行延期借用手续的(五)损坏、丢失或擅自销毁应保存的文件资料和文件(六)篡改、伪造文件的；(七)公司文件是自己的，在职务变更或退休时递交文件，导致工作延误或经济损失的；(八)擅自出售或转卖文件，给公司造成损失的(九)对各部门文件工作监督不足，严重影响工作秩序的；