科技档案管理规定

1、第一目本规定是为了充分、准确、系统、安全、有效地利用本医院的科技档案而专门制定的。2服务范围2.1本条款涵盖的科技文件包括工程设计和咨询、环境评估、研究、业务建设、工程调查、工程总承包、工程建设监督、设备购买和使用、基础设施等活动中我院的保存价值、需要保存的图纸、图表、文字资料、照片、录制、视频、软件电子媒体2.2科技资料是指为设计参考收集的科技文件资料。3术语和定义该法规采用了gb/t 19001-iso 9001: 2000标准和本原质量手册的术语和定义。4职的责任4.1我院的科技档案工作由首席技术人员亲自主导，在技术部的指导下进行。各分院及其他科技档案形成部门是合作单位。工程首席设计师、

2、项目负责人、项目经理、设计和工程经理负责部门的科技文档资料整理，并根据存档范围、存档时间和要求及时执行存档和存档后图形的修改和补充工作。4.2文件管理器责任4.2.1档案服务科技档案负责科学技术档案的收集、整理、存档、利用、组织评价等工作。每个职位都必须按要求做好自己的工作。4.2.2根据上级工作主管部门的规定以及本部门的实际情况，可以制定有关科学技术文件管理的规定制度，传达有关科学技术文件工作的指示。4.2.3分支机构(小)、公司和设计师指导和检查科技文献资料的形成、积累、重组、存档和存档后修改、补充工作。4.2.4收集、接受、整理、存档、统计、评估技术文件，并保持完整准确的系统和安全性。4

3、.2.5严格执行党和国家的安全、机密制度，定期检查库存科学技术文件。5工作程序5.1收集存档5.1.1实施科技档案集中统一管理原则，反映我院科技活动的具有保存价值的科技资料应收集档案。必须确定5.1.2项目设计进度和计划安排，并根据当前所有类型的技术文件数据编号方法在工程档案给号本 (jl-z y0102-01)中注册每个项目、研究项目编号。按照计划及时按照要求保管。5.2存档范围、时间和要求5.2.1存档范围(1)项目设计过程文档和相关材料(上级说明、批准文档、合同、合同、信件、项目设计启动报告、工程摘要、事故处理报告、工程会议记录、工程设计纪念品等)。(2)工程设计，包括项目提案、设计任命

4、书、地质调查报告、试验报告、工程地质和水利地质调查报告、地形图、水文、气象、地表、交通、水源、能源等调查资料、建设调查和测量资料变更(扩大)、隐藏的工程记录资料等(3)设计前(准备)会议形成的文件资料，包括建设计划、建设工厂或工厂调查报告、可行性研究报告和图。(4)方案设计、初步设计手册和图纸、环境影响评估报告、设备说明书、报价单等初始设计阶段形成的文件资料。(5)施工图、施工设计一般准则、预算、施工设计设备清单、总工程目录等在施工图阶段形成的科技文件材料。(6)在设计变更通知、现场重新发行的施工图、修改的施工图、修改的大纲(词典)计算、施工记录等现场建设服务工作中形成的科技文件资料。(七)改

5、造、填平在补充设计过程中形成的所有科技文件资料，包括通信、变更的依据资料等。(8)运营建设项目的科学技术文件资料，包括规范、法规、标准、设计手册、主题摘要、主题资料编辑等。(9)审查和研究项目(包含准备阶段科研任务的文件资料)、批准文件(任命书、委任书)、研究报告、方案演示、合同摘要接受阶段的工作摘要、研究报告、论文、专业、参与者列表、技术评估资料、成果和报酬声明批准材料(10)在我院基础设施形成的科技文件资料，包括土地批准文件、拆迁、补偿合同、申请报告、批准文件、建设许可证、建设合同和会议记录、各阶段的设计文件资料、建设地图、红线、竣工图、最终决算书等。(11)基于软件的电子介质基于cysb

6、/zy0104-2003 计算机软件管理规定运行。(十二)招标投标相关文件、合同、项目启动报告、项目完成报告(主要采购产品认证(书)、设计图纸修改和现场业务联系方式列表、施工过程检查和考试记录、完成证明、独立考试合格证明、非负荷关联考试合格证明、单一项目交付检验证明、项目摘要报告等。(十三)工程监理资料，包括监督合同、计划、监督过程中发生的信件、文件、记录、摘要、监督工作摘要等。(14)外国项目信息，包括询问、报价、投标文件、合同和附件、谈判记录、谈判过程中外国商人提供的资料、谈判协议、议定书、海外检查和收集的相关资料、交易文件和信件、外国技术标准说明和专利等。(15)环境评估资料，包括环境预

7、测、调查报告、污染防治方案、能源评估等。(十六)申请报告和批准文件、谈判合同合同等本院设计、研究用购买设备、仪器相关资料；安装、调试记录以及设备、设备的所有图纸和文本材料和装箱单；性能测试报告和使用验收文件的交付、运行、维护程序；设备设备申请报废报告、报废鉴定书和批准等。5.2.2存档时间5.2.2.1工程设计中形成的每个阶段的技术文件资料应在每个阶段的设计项目完成后立即存档。非标准及各项目建设项目资料也要在任务完成后及时存档。5.2.2.2科研文件在每个主题(项目)结束或短路时存档。5.2.2.3设备设备文件材料在设备安装调试后使用时提供卷保管。5.2.2.4基础架构项目结束后，妇产科将按存

8、档范围整理数据存档。5.2.2.5项目(项目)的总负责人在项目结束后，必须整理并存档工程交易文件和“工程会议记录”、“工程设计纪念品”、“工程概要”、“项目主目录”等。5.2.2.6项目总承包和工程监督和工程调查项目结束后，项目负责人/项目经理将整理并存档所有存档数据。5.2.3存档要求要归档5.2.3.1 high phase设计文件，必须使用cysb/zy0701-2003 高阶段设计文件编制规定。5.2.3.2项目(项目)负责人签署合同后，应立即来到科技档案处请求文件编号。在实施施工图设计之前，科学技术资料室和编号的方法应在附录i 有色冶金设计科技档案编号办法中填写施工图子表，并发给科学

9、资料室一份，同时发给各专业负责人，以便在施工图设计中按此子表编号。如果地物编号发生更改，请创建设计图纸图号变更通知单 (jl-zy0102-02)。5.2.3.3存档人员应仔细编写设计文件归档表 (jl-zy0102-03)，并根据附件ii 有色冶金设计科技档案保管期限划分标准确定技术文件的存档期限。5.2.3.4必须保管的科技文件资料，不得用铅笔、容易褪色的圆珠笔、红墨水笔书写和签名。不能将复制或签署的不完整的科技文件资料存档。稿子必须存档。文字资料保存两份，施工图保存一份。5.2.3.5软件电子介质通过按cysb/zy0104-2003 计算机软件管理规定运行。5.2.3.6各海外分支机构

10、生成的科学技术文件资料存档按照附件iv 驻外分院（部）科技档案管理规定进行。5.3档案科技档案基本工作5.3.1完整编辑5.3.1.1存档的科技文件必须严格执行兼职责任制(如检查分类、编号、重组、编目、搜索工具创建和计算机输入)，以创建重新组织的技术文件，以便存档和利用。5.3.1.2技术文件总帐和内部人员迁移记录，准备薄的技术档案分类目录 (jl-z y0102-04)。5.3.1.3认真执行修改和补充材料替换、补充工作，以确保有文档记录的科技文件完整、准确、符合系统要求。5.3.2保修5.3.2.1加强档案仓库的技术管理，确保科技档案资料的安全，最大限度地延长档案寿命，对此的领导应加强检查

11、和指导。5.3.2.2实行仓库清洁卫生、及时修复破损文件、“主对比、防结合”原则，有效测量温湿度，做好有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和文件保管状态检查。收到5.3.2.3技术文件后，仓库管理员必须按照总帐中注册的项目仔细确认帐户、事物和卡，并在技术档案库帐 (jl-zy0102-05)中注册，以便及时登记。5.3.2.4仓库搁板必须与技术文件分类和类别相匹配，每个文件保管箱、文件柜和各种文件的类别、分类和类别之间必须有明确的标记，以便于访问。5.3.2.5参考底图和蓝图文件必须单独存档。5.3.2.6仓库应定期清点，帐目、物、卡匹配发现问题，及时解决。5.3.2.7存档参考底图时必须创建

12、底图登记帐薄 (jl-zy0102-06)，从海外分支机构移交参考底图时必须在驻外分院底图移交清单 (jl-zy0102-07)中注册。不能外部借用参考底图；如果需要修改、复制，必须得到部门主管和技术部门的签字批准。5.3.2.8在文印工厂的地板画廊中调整参考底图时，不能注册借调底图登记本 (jl-zy0102-08)，第二天早晨整理完毕后退回。5.3.2.9库存参考底图应经常检查，对老化变质或破损的部分，应及时修理或再复制。5.3.3收益5.3.3.1利用是科学技术文件、资料的保存和管理的最终目的，利用是科学技术档案全体成员的责任。5.3.3.2根据技术文件的种类和分类，编制工程设计目录卡为

13、科技文件的提供和利用创造了条件，努力提高服务质量。5.3.3.3科技档案工作者要服务态度端正、敬业、熟悉家务，工作认真、细致、积极、热情、档案调整正确、迅速。5.3.3.4严格执行关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定(附件iii)，确保利用正常进行。贷款时，需要创建档案资料借阅卡 (jl-zy0102-09)，借用贷款人、主、次图形时需要创建借阅特、一、二级图纸申请表 (jl-zy0102-10)。如果借款人丢失了科技文件，文件情报局会将其视为“changye profile19995”。5.3.3.5新在本院工作的设计师必须由人教处向科学技术记录室发放贷款证，登记号码才能借用库存科学技

14、术资料。5.3.4系统要掌握5.3.4.1情况，总结经验，改进管理，建立和完善科技档案的统计系统。5.3.4.2统计范围：总保管量、各种卷、新接收量、总工作量、计算机输入量、识别、转移、销毁量、每日检验和贷款、归还量、个人工作量、组月、季度、年度合计等。5.3.4.3统计必须具有现实、准确性、及时性和持续性。5.3.5鉴为了保持5.3.5.1文件的完整、准确、系统，为了保证文件质量，科技档案库应根据文件的利用和保管期限等及时提交识别计划，经科技部负责人同意，在后顾忧虑下下达任务，由相关部门指定人员组成的专业评价组进行鉴定工作。5.3.5.2在科学技术文件和数据的收集、整理过程中，由重组者在鉴定

15、、文档创建、数据重组存档过程中执行。5.3.5.3鉴定工作可以根据情况在院内、在外分支机构或设计现场进行，每种鉴定都必须填写鉴定报告。5.3.5.4评估无效的文件应由鉴定人签署，并在部门主管(包括工程负责人)签署后最终由高级工程师(或负责副总经理)批准。文件负责人挑选废弃文件和资料，保管一年。如果可能，在使用其他名称保存文件的过程中或以后无需查找使用请求。5.3.5.5评估结束后，根据批准的无效清单，应注销账户卡，削减库存统计，以避免误用，确保账户、事物、卡的一致性。5.3.5.6销毁废弃文件应严格审查、验证，登记档案资料注销帐薄 (jl-z y0102-11)，经首席技术人员审查，经医院秘密保护委员会批准后，送往造纸厂销毁。6相关文件cysb/cx01-2003 文件控制程序cysb/zy0201-2003 高阶段设计文件编制规定cysb/zy0104-2003 计算机软件管理规定附件1: 有色冶金设计科技档案编号办法附件2: 有色冶金设计科技档案保管期限划分标准附件3: 关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定附件4: 驻外分院科技档案管理规定第7期记录jl-zy0102-01 工程档案给号登记表jl-zy0102-02 设计图纸图号变更通知单jl-zy0102-03 设计文件归档表jl-zy0102-04 技术档