采购管理实务任务4 (1).ppt

1、任务4 编制采购计划与预算,1. 能确定并分析影响编制采购计划和预算的主要因素； 2.结合企业实际确定编制采购计划和预算应达到的目的； 3.掌握采购计划的编制环节； 4.确定采购预算编制的方法与流程； 5.熟悉采购数量计算常用的方法。,学习目标,核心能力,1.结合企业实际的物流能力，运用所学采购计划相关知识制定合理的采购计划; 2.培养学生做事不急不躁“予则立”的优良品质。,核心术语 适用情景 技能描述 技能要点 技能诊断 任务4小结 任务4测试 课堂讨论 业务技能自测 案例分析,俗话说，“好的开始是成功的一半”，采购计划作为采购管理进行运作的第一步，是启动整个采购管理的开关，采购计划制定得是

2、否合理、完善，直接关系到整个采购运作的成败。众所周知，企业大部分的营业额都是由采购部门划出去的，采购节约1%的成本接近于销售产品所带来5%的效果。有效的采购计划可以使企业资金的有效利用。采购计划的好，不仅能减少企业资金的流出，还可以有效的控制库存，要知道库存也是花费 很多资金的地方；对于市场也很有帮助，至少不回出现断货的现象，对于生产的车间也不会出现停产的现象。因此，衡量企业采购工作的绩效水平，在很大程度上取决于我们所编制的采购计划是否科学、合理。,任务导入,技能点1 如何编制采购计划,核心术语 采购计划编制认证计划编制订单计划 适用情景 当要准备编制采购计划时，查看此技能。 技能描述 编制采

3、购计划是一项复杂而又细致的工作，一个好的采购计划，一定是能对已经发生或将要发生的变化因素进行深入的分析和预测，这样才能够有效地避免投资风险，最大限度降低物流成本，对企业的物流管理活动起到积极的作用。完整的采购计划包括准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制定认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量和制定订单计划8个环节。这8个环节必须做到综合平衡，才能保证物料的采购成功。,采购计划，是企业管理人员根据企业内部资源和外部环境状况，以认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律为基础，采用科学的预算和预测方法，对计划期内物料采购活动所做的预见性的安排和部署，以确定从组织外部采购哪些产品

4、和服务，能够最好地满足企业内部需求的过程。采购计划主要是确定采购的数量、时间和方式。,重要知识4-1,认证是指由认证机构证明产品、服务、管理体 系符合相关技术规范、相关技术规范的强制性要求 或者标准的合格评定活动。 编制采购计划的步骤 准备认证计划评估认证需求计算认证 容量制订认证计划准备订单计划评估 订单需求,接收开发批量需求 （原有+新开发） 接收余量需求 （市场需求大/采购环节下降） 准备认证环境资料 （认证环境+订单环境） （认证容量、订单容量） 制定认证计划说明书,1.准备认证计划,2.评估认证需求,分析开发批量需求 （量的需求+物料技术特征等信息） 分析余量需求 （市场需求扩大+供

5、应商萎缩） 确定认证需求,分析项目认证资料 熟悉各种物料的认证资料（过程/周期） 计算总体认证容量 （认证容量+订单容量） 计算承接认证量 周期不同，承接认证量也不同 确定剩余认证容量 物料认证容量=物料供应商群体总体认 证容量-承接认证量,3.计算认证容量,4.制定认证计划,对比需求与容量 认证需求与认证容量的对比 综合平衡 确定余量认证计划 制定认证计划 认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量 开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间,接收市场需求 接收生产需求 准备订单环境资料 制定订单计划说明书,5.准备订单计划,6.评估订单需求,分析市场需求

6、分析生产需求 确定订单需求,分析项目供应资料 计算总体订单容量 计算承接订单容量 确定剩余订单容量,7.计算订单容量,8.制定订单计划,对比需求与容量 综合平衡 确定余量认证计划 制定订单计划,物料剩余订单容量= 物料供应商群体总体订单量- 已承接订单量,下单数量=生产需求量-计划入库数-现有库存量+安全库存量,下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间,编制认证计划 某手机制造厂根据去年的销售量统计，其生产的某款手机销售量达到了20万部，根据市场分析，今年的销售量会比上一年增长了30%。为生产20万部手机，公司需要采购某种零件60万件才能保证生产。由于该种新型销售量的扩大，原有零部

7、件供应商难以达到要求的供应量。供应比例：A供应商70%，B供应商30%。A供应商年生产能力为80万件，已经有40万件的订单；B供应商年生产能力为50万件，已经有24万件的订单。设测试的数量为此批样件的0.1%，样品数量和机动数量分别为0.05%。要求在4月1日前（3月31日）完成认证，认证周期为15天，缓冲时间为15天。,实用范例,根据此情况，公司做采购前分析编制认证计划。 第一步：分析认证需求 根据市场调研，公司某款手机比去年增长30%，即需生产20（1+30%）=26万件，才能满足销售需求。这时，该种零部件的需求量为：26（6020）=78万件，比去年增长78-60=18万件 第二步：计算

8、认证容量 根据需求，A供应商需要供应7870%=54.6万件，B供应商需要供应830%=23.4万件才能满足需求。但是A供应商的年生产能力是80万件，已经有40万件的订单，B供应商的年生产能力是50万件，也已经有24万件的订单。所以A供应商+B供应商的供应量可以达到（80-40）+（50-24）=66万件。 第三步：制定认证计划 经过比较，78-66=12万件，公司还需要在进行采购12万件才能满足需求。由于此种零件是根据公司要求进行定做的，所以公司需对其能满足公司要求的新供应商产品进行认证。 认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量=12+120.1%+120.05

9、%+120.05%=12.024万件 开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间=31-15-15=1天 即要求从3月1号开始认证，认证的物料数量为120240件。,采购感言 编制采购计划是开展采购工作的基础，是采购工作得以及时、有序进行的有力保证，企业应当充分重视。,技能要点 编制采购计划的环节主要有 ： 准备认证计划 评估认证需求 计算认证容量 制定认证计划 准备订单计划 评估订单需求 计算订单容量 制定订单计划 技能判断 根据所学知识，并结合企业情况画出采购计划编制过程示意图。,技能点2 如何保证采购计划的准确性,核心术语 采购计划保证计划准确 适用情景 当编制的采购计划出现偏差

10、时，查看此技能。 技能描述 由于影响采购计划的因素很多，所以采购部门在拟定好采购计划以后，还必须与生产部门经常保持联系，并随着实际情况的改变作出必要的调整与修订，以保证维持企业正常的产销活动，协助财务部门妥善规划资金来源。,能预估物料或商品需用的时间和数量，保证连续供应 配合企业生产计划与资金调度 避免物料储存过多，积压资金（20%-40%） 使采购部门事先准备，选择有利时机采购物料 确立物料耗用标淮，以便管制物料采购数量以及成本,1.编制采购计划应达到的目的,重要信息4-1 采购计划的特征,1、采购计划的复杂性 2、采购计划的柔性 3、采购计划的周期性,采购环境（内与外） 年度销售计划 （外

11、界不可控+内部可控） 年度生产计划（对比销售计划） 用料清单（准确） 存量管制卡（准确，数量符合） 生产效率（生产效率低/高）,2.编制准确的采购计划需要考虑的因素,认真分析企业自身情况，做到“知己” 进行充分的市场调查，收集翔实的信息，做到“知彼” 广开言路，群策群力,3.编制采购计划的技巧,4.编制采购计划应注意的问题,一是编制的计划应尽量具体化、数量化，说明何时、何人实施，以便于计划管理、执行和控制。 二是应适时对计划进行修改和调整。,采购感言 编制采购计划时，编制人员一定要全面考虑企业的生产计划、销售计划、用料清单、存量管制卡、用料标准成本的设定等重要因素和相关数据，能够最大限度地减少

12、失误，保证所编制的采购计划的准确性。,技能要点 编制准确的采购计划需要考虑以下因素 ： 采购环境 年度销售计划 年度生产计划 用料清单 存量管制卡 生产效率 技能判断 请结合某一企业的实际情况，编制一个采购计划表。,技能点3 如何编制采购预算,核心术语 采购预算编制采购预算 适用情景 当要编制采购预算时，查看此技能。 技能描述 采购人员的职责就是从优秀的供应商那里采购符合企业要求的高品质的产品和服务，并在适当的时间，将其运送到适当的地点。采购预算作为一种控制工具，可以指导和约束采购人员职责的发挥。编制采购预算可以按照以下程序进行：,预算是一种用数量表示的计划，是将企业未来一定期间经营决策的目标

13、通过有关数据系统地反映出来，是经营决策的具体化、数量化。 所谓采购预算，就是一种用数量来表示的采购计划，是企业未来一定期间经营决策的目标通过有关数据系统地反映出来，是经营决策的具体化、数量化的表现。采购预算应以现金为基础编制，即应以付款的金额来编制，而不以预计采购的金额编制。,重要知识4-2,审查企业以及部门的战略目标（总与部门） 制定明确的工作计划 确定所需的资源（人力、物力和财力） 提出准确的预算数字（各种数学方法） 汇总（分预算汇总，确保没有超出预算额度） 审核并修改（实际情况，差异的大小） 提交预算,1.采购预算编制程序,P106：图4-7,2.采购预算编制流程,采购感言 由于采购计划

14、的特殊性，采购部门在编制采购预算时要不断参与制定和考虑组织的总预算和其他分预算，从而确保采购没有违反资金计划，没有超过企业可以批准的额度。,技能要点 编制采购预算的过程如下 ： 审查企业以及部门的战略目标 制定明确的工作计划 确定所需的资源 提出准确的预算数字 汇总 审核并修改 提交预算 技能判断 请结合某一企业的实际情况，编制一份采购预算。,技能点4 如何保证采购预算的准确性,核心术语 采购预算保证预算准确 适用情景 当编制的采购预算出现偏差时，查看此技能。 技能描述 由于影响采购预算的因素也很多，采购部门在做预算时，要做到准确必须重视决策过程，同时，要从实际情况出发，掌握一些编制采购预算的

15、技巧和要点，并随着实际情况的改变作出必要的调整与修订，以达到编制采购预算的目的。,促进企业计划工作的开展与完善，减小企业的经营风险与财务风险。 使企业高层管理者全盘考虑企业整个价值链之间的相互关系，明确各自责任，便于各部门之间的协调，促成企业长期目标的最终实现。 使部门之间合理安排有限资源，保证资源分配的效率性。 对成本进行控制，通过加快物资和资金周转、降低成本，实现企业可持续发展。,1.编制采购预算应达到的目的,应注意的问题,一是注意预算的系统性； 二是注意预算的业绩评估方式； 三是注意预算采用的方法；,采购预算是采购计划的关键环节，因此，除了上节介绍的影响采购计划的主要因素外，还有以下因素

16、： 物料标准成本的设定 价格预期,2.影响采购预算编制的因素,编制采购预算的要点 编制预算之前，要进行市场调研 编制预算时，为保证实现企业的总目标，应制订切实可行的编制程序、修改预算的方法及预算执行情况的分折等 确立恰当的假定 每项预算应尽量做到具体化、数量化 应强调预算的广泛参与性 编制采购预算时应避免的问题 避免预算过繁过细 避免预算目标与企业目标相脱离 避免一成不变,3.编制采购预算的要点和应避免的问题,采购感言 实施采购预算的目的是提高企业经济效益，要达此目标，采购预算必须体现科学性、严肃性、可行性，克服随意性，绝对不能用“拍脑袋”的方法来做预算。因此，采购部门在做预算时，必须重视决策

17、过程，多开展一些调研活动，不仅要对本年度预算的实施情况进行科学的分析，而且还要了解市场、了解对手。只有做到知己知彼，才能百战不殆。同时，要从实际情况出发，找到影响企业经济效益的关键问题，瞄准国内外市场，制订降本增效的规划、目标和措施。,技能要点 采购预算做到准确要注意以下问题： 影响采购预算编制的因素 编制采购预算的要点 编制采购预算时应避免的问题 技能判断 在实际编制采购预算时，应注意哪些问题。,技能点5 如何选择采购预算编制方法,核心术语 采购预算预算编制方法选择 适用情景 当要对多种采购预算编制方法进行选择时，查看此技能。 技能描述 预算的编制方法很多，由于各种预算编制方法的特点和原理不

18、同，企业在编制预算过程中，应根据自己的外部环境及本企业的实际情况进行选择。在编制采购预算过程中，常用的预算方法有弹性预算、概率预算、零基预算和滚动顶算。,含义 公式 步骤 第一，选择和确定各种经营活动的计量单位消耗量、人工小时、机器工时等。 第二，预测和确定可能达到的各种经营活动业务量。 第三，根据成本性态和业务量之间的依存关系，将企业生产成本划分为变动和固定两个类别，并逐项确定各项费用与业务量之间的关系。 第四，计算各种业务量水平下的预测数据，并用一定的方式表示，形成某一项的弹性预算。 典型事例,1.弹性预算法,弹性预算是固定预算的对称，又称变动预算，是指在成本按其性态分类的基础上，以业务量

19、、成本和利润之间的依存关系为依据，按照预算期可预见的各种业务量水平，编制能够适应不同业务量预算的方法。,成本的弹性预算固定成本预算数（单位变动成本预算数预计业务量）,P110:4-4,例如,某企业20年月预计生产甲种产品1,000件, 实际生产1,100件。 该月固定预算成本和实际成本的比较如图表到下表所示。,该月弹性预算成本与实际成本比较如下表。,从上例中可以看到,把实际成本与成本的固定预算进行比较, 实际超支1,400元。但由于生产量的增加,难以评价企业的实 际成绩。如果把实际成本与成本的弹性预算进行比较,结论 就完全相反。就个别成本项目来看,有节约的,也有超支的, 但总成本是节约的。可见

20、,弹性预算比固定预算更能清楚地 表明企业实际工作成绩的好坏。,含义 公式及步骤 典型事例,2.概率预算法,在编制预算过程中，设计的变量较多，如业务量、价格、成本等等。企业管理者不可能在编制预算时就十分精确地预见到这些因素在将来会发生何种变化，以及变化到何种程度，而只能从大体上估计它们发生变化的可能性，从而近似地判断出各种因素的变化趋势、范围和结果，然后对各种变量进行调整，计算其可能值的大小。这种利用概率来编制的预算，即为概率预算。,（1）销售量的变动与成本的变动没有直接联系。这时，只要利用各自的概率分别计算销售收入、变动成本、固定成本的期望值，即可直接计算利润的期望值。 （2）销售量的变动与成

21、本的变动有直接联系。这时，要根据计算联合概率的方法来计算利润的期望值。,P110:4-5,含义 步骤 优点 缺点,3.零基预算法,零基预算法是指在编制预算时，对于所有的预算项目均以零为起点，不考虑以往的实际情况，而完全根据未来一定时期生产经营活动的需要和每项业务的轻重缓急，从根本上来研究、分析每项预算有否支出的必要和支出数额的大小的一种预算编制方法。,第一，划分和确定基层预算单位 第二，编制本单位的费用预算方案 第三，进行成本一效益分析 第四，审核分配资金。 第五，编制并执行预算,一是有利于提高员工的“投入一产出”意识 二是有利于合理分配资金 三是有利于发挥基层单位参与预算编制的创造性 四是有

22、利于提高预算管理水平,一是由于一切工作从“零”做起，因此采用零基预算法编制工作量大、费用相对较高。 二是分层、排序和资金分配时，可能有主观影响，容易引起部门之间的矛盾。 三是任何单位工作项目的“轻重缓急”都是相对的，过分强调当前的项目，可能是有关人员只注重短期利益，忽视本单位作为一个整体的长远利益。,含义 步骤 优点 理由,4.滚动预算法,滚动预算，又称连续预算或永续预算，是指按照“近细、远粗”的原则，根据上一期的预算完成情况，调整和具体编制下一期预算，并将编制预算的时期逐期连续滚动向前推移，使预算总是保持一定的时间幅度。简单地说，就是根据上一期的预算指标完成情况，调整和具体编制下一期预算，并

23、将预算期连续滚动向前推移的一种预算编制方法。,P113:4-8,(1)滚动预算符合人们的认识规律 (2)滚动预算有助于提高预算的准确性 (3)实行滚动预算有助于企业管理当局从动态中把握企业的未来,一是能保持预算的完整性、继续性，从动态预算中把握企业的未来。 二是能使各级管理人员始终保持对未来一定时期的生产经营活动作周详的考虑和全盘规划，保证企业的各项工作有条不紊地进行。 三是由于预算能随时间的推进不断加以调整和修订，能使预算与实际情况更相适应，有利于充分发挥预算的指导和控制作用。 四是有利于管理人员对预算资料作经常性的分析研究，并根据当前的执行情况及时加以修订，保证企业的经营管理工作稳定而有秩

24、序地进行。,采购感言 熟悉各种预算方法的特点及适用条件，可以帮助企业选择适合自身条件的方法，使其既可简化预算程序，又可保证预算计划的准确性。,技能要点 常用的采购预算编制的方法有： 弹性预算 概率预算 零基预算 滚动预算 技能判断 请结合某一企业的实际采购情况，选择一种适合的预算方法。,技能点6 如何确定采购数量,核心术语 采购数量的确定预算数量的计算方法 适用情景 当要确定采购的数量时，查看此技能。 技能描述 物资采购数量的确定是企业做好采购计划的关键。物料采购量过大，会使存货储备成本过高以及资金的积压；物料采购量过小，则物料采购的价格提高，且物料不能满足生产所需，影响生产活动的正常进行。因

25、此，确定适当的采购数量是非常必要的。在编制采购计划时，采购主管依据什么确定采购数量呢？决定最适当的采购数量的常用方法有哪些呢？,1.确定采购数量的依据,生产计划 物料清单 存量管制卡,2.计算采购数量的方法,经济订购数量法，简称EOQ法，是指在保证生产正常进行的前提下，以库存支出的总费用最低为目标，确定订货批量的方法。经济批量的计算必须在已知计划期间的需求量、每批工装调整费、项目每单位在计划期间的保管费等数据的情况下，才能计算出经济订货批量。算出结果后就将之作为一定时期内的订货批量，直到各项费用和需求数量有较大变动时，才会有所变动。 典型事例：P4-6,补1.订货点采购的原理,由于生产的需要，

26、仓库物料会不断的消耗，一旦物料的库存量降低到剩余库存减去安全库存后可供生产消耗的时间刚好等于订货需要的时间时，企业须发出采购订单，进行采购活动。,补充2.订货点的确定,（1）订货点是指在最低库存量下，应立即加以订购补充物料，否则会影响生产进行。通常可以理解为，在订货点时订购，等物料消耗到了安全库存量水平的时候，订购的物料刚刚入库。,（2）订货点（Pq）=订货提前期（tp） 平均日耗量（cm）+安全库存量,公式推导,年总成本=购入成本+订购成本+储存成本+缺货成本 （一般不允许缺货，所以为0） 年购入成本为单位物品的购入成本与年需求量的乘积RP； 年订购成本为每次订货的订购成本与年订货次数的乘积

27、，全年订 货次数为年需求量与订货批量的商，年订购成本为C(R/Q)； 年储存成本为每单位物品每年的储存成本与年库存数量的乘积， 年平均库存数量为Q/2，即年储存成本为H(Q/2)，如果H用价格的 百分比表示，则有H=PF，这时年储存成本为PF(Q/2)； TC=RP+C(R/Q)+H(Q/2)=RP+C(R/Q)+RF(Q/2) R年需求量；P单位物品购入成本；C每次订货的订购成本； H=PF每单位物品每年的储存成本；Q订货批量；F以单位成 本系数表示的年储存成本；TC年总成本；,1、最低成本批量EOQ，对Q求一阶导数，并令其等于零。解 出最低成本批量Q； Q0=（2CR/H）1/2= （2C

28、R/PF）1/2 2、若供货周期L以日表示，则订货点B为： B=日需求率*L=R/年工作日*L 3、按最低经济订货批量订货时的最低年总成本为： TC=RP+HQ0=RP+（2CRH）1/2,例题： 某物品以每件25元购入，外购的订货成本为每次5 元，该物品的年需求量为2500件，储存成本为价格的10%， 订货周期为3天，求该物品的订货批量和订货点（全年工作 日按250日计算） 解：经济订货批量： Q0=（2CR/PF）1/2=(2*5*2500)/(0.1*25)1/2=100（件） 订货点： B=日需求率*L=R/年工作日*L=(2500/250)*3=30（件）,固定数量法，简称FOQ，是指每次发出的数量都相同，订购的数量是凭过去的经验或直觉，但也考虑某些设备生产能力的限制，模具寿命的限制，包装或运输方面的限制，储存空间的限制等。这种方法不考虑订购成本和储存成本这两项因素。