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1、電腦培訓教材-excel,1,Office 軟件Excel 培訓教材,電腦培訓教材-excel,2,Excel97簡介 Excel 視窗結構,電腦培訓教材-excel,3,一、 Excel97簡介,Excel97是Office97中一個重要程序，Excel一經問世，就被認為是當前功能強大、使用方便的電子表格軟件。它可完成表格輸入、統計、分析等多項工作，可生成精美直觀的表格、圖表。為我們日常生活中處理各式各樣的表格提供了良好的工具。此外，因為 Excel和 Word同屬于Office套件，所以它們在窗口組成、格式設定、編輯操作等方面有很多相似之處，因此，在學習Excel時要注意應用以前Word中

2、已學過的知識。,電腦培訓教材-excel,4,工具列,二. Excel97窗口組成,窗口標題(顯示程序名及文件名),欄標,工作表 名稱欄,列 標,當前工作表,編輯欄(顯示當前單元格中的數据或公式,單擊左邊“=”可輸入公式）,工作區,菜單列,左右視窗分隔條,上下 視窗 分隔 條,全選按鈕,儲存格名稱欄 由列標和行標 組成當前活動 儲存格地址,電腦培訓教材-excel,5,三.檔 案 操 作,3.1創建新檔,方法一：啟動Excel，自動提供新文檔（“Book1”） 方法二：點擊工具列上的“開啟新檔”按檔“ ”（建立空白表格）,3.2儲存檔案,新檔案： 點擊工具列上的“儲存檔案”按鈕“ ”出現如下對

3、話框,在此處點擊下箭頭 選擇保存位置,在此處輸入自 己的文件名稱,點擊此 處保存,檔案類型選“Excel工作薄” 一般情況系統會自動選定 并自動加上.Xls的文件后綴,電腦培訓教材-excel,6,舊檔案:點擊工具列上的“保存”按鈕“ ”,將文檔 保存在原位置,且名稱不變. 另:“檔案”“另存新檔”出現上一頁中的對話框,可重新選擇保存位置或修改文件名稱.,3.3 開啟檔案,點擊工具列上的“開啟舊檔”按鈕“ ”,出現右圖對話框：,在此處點擊下箭頭 選擇欲開啟文件,電腦培訓教材-excel,7,3.4 關閉檔案,關閉暫時不用的檔案或關閉已完成的檔案 方法一：“檔案”“關閉”(關閉當前檔案) 方法二

4、：點擊窗口的關閉按鈕,關閉Excel程序及所有檔案,關閉當前檔案,3.5 保護檔案,為打幵檔案或修改檔案設置密碼:“檔案”“另存新檔”“選項”在“存檔選項”對話框密碼位置輸入開啟檔案或修改檔案的密碼.(依照此步驟刪除相應位置密碼就可取消密碼),電腦培訓教材-excel,8,4.1 Excel中的數据類型,常量: 直接在儲存格中輸入的數据,這類數据可能是數值、文字、日期.常量數据不會改變,除非用戶重新編輯它. 公式：以“=”幵始,后面跟一連串的數值、儲存格地址、函數等.它可從現有值產生新值,其結果陏著工作表中儲存格數据的改變而改變。,4.2 數据輸入中鍵盤的使用,鼠標在工作區时呈現為一个空心十字

5、形，用鼠標點擊選定儲存格,此儲存格變成當前活動儲存格,我們就可在其中輸入內容了, 或 Enter ：下移一個儲存格(若在同一個儲存格中下移一行：Alt+Enter) 或 Shift+Enter：上移一個儲存格 或 Tab：右移一個儲存格 或 Shift+Tab：左移一個儲存格 雙擊儲存格(F2)：修改儲存格中的數据,四、數据輸入,電腦培訓教材-excel,9,4.3 Excel中的區域選擇,選定儲存格后可直接進行輸入(Excel會在資料編輯列和儲存格中同時顯示輸入內容). 4.4.1 輸入文字型數据(文字型數据默認為左對齊): 文字型數据包括字符串、漢字、欲作為字符串處理的數值(如：電話號碼等

6、) 注意:當較長字串溢出到相鄰儲存格時,需要調整此儲存格的顯示寬度. 方法一：將鼠標停在此儲存格欄標右邊界，鼠標呈現黑色左右箭頭,雙擊鼠標.(或向右拖動右邊界) 方法二：如果不想把欄調得太寬,想使文字在儲存格中分多行顯示. 操作：將儲存格的欄寬調整到适當位置點擊列標選中此列 擊右鍵選“儲存格格式”或“格式”菜單“儲存格”) “對齊” 將“文字控制”下的 “自動換列”复選框打勾.,選取儲存格: 在某個儲存格上擊左鍵,儲存格四周以黑色粗線顯示, 表示此儲存被選中, 選取連續的儲存格范圍：按住鼠標左鍵在欲選取的范圍上拖曳或選 定起始儲存格，按住Shift鍵點擊終止儲存格。 選取多個不連續儲存格范圍：

7、按住Ctrl鍵用鼠標點擊不連續的儲存格。 選取若干行/若干列：拖動鼠標選取列標/欄標。 選取整個工作表：點擊欄標A左邊的那個方塊（或Ctrl+A）。,4.4.各類數据的錄入方法,電腦培訓教材-excel,10,4.4.2 輸入數值型數据(數值型數据默認為右對齊): 有效字符為:數字字符(09)、+、-、/ (分數)、%、￥等. 為避免系統將輸入的分數當作日期,應在分數前面加上空格. 如果要將輸入的數字按文字型數据處理(如:郵編、電話等)應在數字前面加上單引號, 如: 01234567 表示這是一个文字型數据而不是數值型數据,它將不參与任何計算操作. 如果要改變數字的顯示格式. 方法:選定要修改

8、格式的儲存格,擊右鍵選“儲存格格式”“數字”選項選取“類別”,如:數值、貨幣、百分比 等.或簡單地使用工具列上相應格式按鈕實現,4.4.3 輸入日期型數据(日期型數据默認右對齊): 用“/ ”和“-”作為日期輸入的分隔符,用yy/mm/dd (或yy-mm-dd) 格式輸入. 如果輸入錯誤日期格式(如:日期超界) 則將輸入內容視作文字型數据處理. 在鍵入日期后,系統會將其改為某种內置的日期或時間格式(如:yy-mm-dd). 要改變日期顯示格式,方法: 可選定欲修改格式的儲存格,擊右鍵選 “儲存格格式” “數字”“日期”(也可選“自訂”,自己定義一种日期格式). Ctrl+；輸入當前日期, C

9、trl+Shift+：輸入當前時間。,電腦培訓教材-excel,11,4.4.4 輸入系列數据:,方法一：輸入系列中第一個數据 在相鄰儲存格中輸入第二個數据選中區域將鼠標放在該區域右下角, 鼠標變成加號將鼠標向下或向右移動即可得到數据. 方法二：輸入系列中第一個數据 選定儲存格范圍 “編輯” “填滿”“數列”, 出現右圖對話框:(要建立等比 數列或特殊日期數列需要采 用方法二),日期單位是按日、按周、按月或是按年增長.該選項只有在創建日期序列時才有效.,可輸入正值、負值或小數來指定序列每次增加/減少的間距。,忽略間距值中的數据,只根据前兩個數值自動預測系列間距.,有時在表格中輸入的許多數据是系

10、列數据,如:文字型數据：一月、二月；數值型數据：100、200；日期型數据:2001/4/10、2001/4/15對這類數据不需要逐個輸入,可以用填滿方法快速輸入.,電腦培訓教材-excel,12,六、設置表格格式,6.2 表格中數据格式的編輯(与Word中字体格式編輯功能類似),方法一:選取區域擊右鍵選“儲存格格式”“外框”、“圖樣”兩個選項分別給所選區域加上外框和色彩. 方法二:選擇工具列上的“框線”按鈕給所選區域加上的框線. 方法三:“格式”“自動套用格式” (使用Excel提供的現成格式)。,6.1 給表格加邊框底線,6.3 表格其它修飾,在表格中文字藝朮師、圖形、文字方塊的使用方法与

11、Word中一樣.,方法一:選取區域點擊工具列上格式設置按鈕. 方法二:擊右鍵選“儲存格格式”“字型” 選項可在此設置字型、字型大小、下划 線、上/下標等更詳細的格式設置.選取 “對齊”選項出現右圖對話框.,電腦培訓教材-excel,13,七、數据編輯,7.1.1 相鄰范圍內复制:選定范圍 移動鼠標到目標區域 7.1.2 不相鄰范圍內复制:選取范圍擊右鍵選“复制”(或點擊工具列上的“复制”按鈕,在此區域四周出現活動的虛線)點擊目標區域的起始儲存格擊右鍵選“貼上”按鈕,不斷“貼上”可复制多次,复制完畢后,在虛線包圍的范圍按“Esc”鍵可去掉虛線框.,7.1 复制數据,7.2 移動數据,方法一:選取

12、范圍 將鼠標移到所選區四周的邊框線上,鼠標呈現向右指的箭頭拖動鼠標到目標區域 方法二:選取范圍擊右鍵選“剪下”(或點擊工具列上的“剪下”按鈕,在此區域四周出現 活動的虛線) 點擊目標區域的起始儲存格在右鍵菜單中選“貼上”實現移動.,7.3 刪除數据,方法一:選取范圍按Del鍵(此法只能刪除數据) 方法二:選取范圍“編輯”“清除” 選“全部”、“格式”或“內容”（此法可刪除格式、數据或全部),電腦培訓教材-excel,14,八、調整表格,8.1.1 增加列:(Excel默認新行插到所選列上面) 選取列(若選取若干列則可插入若干列) 擊鼠標右鍵選“插入”“整列”(或在菜單上選取“插入”“列”),也

13、可在“列標”處單擊右鍵按“插入”. (注:若表格已畫好邊框,如果想在表格邊框的上面或下面增加新列,可在相應范圍填好數据后再畫邊框.) 8.1.2 增加欄:(Excel默認新欄插到所選列左邊) 方法与插入列相同.,8.1 增加表格中的列欄,8.2 刪除表格中的列欄,選取若干列或欄擊鼠標右鍵選“刪除”則下方或右邊的內容前移. (此處注意區分: 右鍵選“刪除”:將所選列或欄格式、內容全部刪除； 按Del鍵:刪除所選區域的數据； 按“剪下”:將所選范圍放到剪貼板上而并未真正刪除),電腦培訓教材-excel,15,8.3 調整表格大小,8.3.1 調整欄寬:一欄:將鼠標停在欄標右邊界處,呈現向左向右 的

14、雙箭頭,拖動雙箭頭到合适位置松手. 若干欄/全表:選中若干連續欄或選中全表,將鼠標停在所選區域的任一欄標右邊界處, 拖動雙箭頭到合适位置松手. 8.3.2 調整列高:与調整欄寬方法相同 8.3.3 合并儲存格:方法一:選定范圍點擊工具列上的“跨欄置中”按鈕 方法二:選中范圍 擊右鍵選“儲存格格式”“對齊”選項,“文字控制”下的 “合并儲存元格”复選框前打勾.(此方法還可用于取消合并操作）,8.4 調節表格位置,方法:菜單欄“檔案”“版面設置”“邊界” 在“置中方式”下面選中“水平置中”（左右）或“垂直置中”(上下) (适用于從A欄幵始輸入的表格).,電腦培訓教材-excel,16,9.2.1

15、設置頁面,9.1 預覽列印,為節省打印紙張,我們可以在打印之前,預覽列印功能在屏幕上觀看 打印效果.“檔案”“預覽列印”或點擊工具列上的預覽列印按鈕,9.2 列印,“檔案”“列印” 或點擊工具列上的列印按鈕 “檔案”“版面設定”可對列印格式進行設定(其中包括頁首/頁尾的設定),也可在“預覽列印”處點“邊界”通過鼠標拖動相應邊界來調整,頁首,頁尾,下邊界,上邊界,右邊界,左邊界,9.2.2 設置邊界,九、文件預覽列印和打印,電腦培訓教材-excel,17,在下拉菜框選擇現有格式,分別設置:字体、頁碼、頁數、日期、時間、文件名、工作表名,可在左、中、右欄中插入自定義的格式,9.2.4 設置工作表,

16、9.2.3 設置頁首/頁尾,列印標題設定,電腦培訓教材-excel,18,10.1.2 顯示公式:Excel并不在儲存格中顯示公式,儲存格中顯示的是計算結果,如果要查看某个儲存格的公式,則用鼠標點擊此儲存格,在編輯欄中即可看到相應的公式.,10.1 公式的使用,在Excel中可以實現复雜的公式与函數的計算,這是Excel軟件的核心功能。這一功能是其它文字處理軟件難以實現的.,10.1.1 建立公式:公式必須以“=”開頭,后跟數值、運算符函數、儲存格地址等元素,儲存格是工作表的基本單位,為了便于使用,每个儲存格都有一個地址,儲存格地址就象Word表格中儲存格地址一樣用欄標和列標來表示,如:位于C

17、列第4行的儲存格引用地址為C4.,建立公式的方法:選擇要輸入公式的儲存格輸入等號(或點擊編輯欄左邊的編輯公式按鈕“=”)輸入公式(輸入時可直接輸入公式如:=F3+G3-H3 也可用鼠標點擊需要的儲存格，在儲存格之間用運算符連接). 注:表格中數据有變化時,系統會自動修改公式結果.(与Word不同),十、公式与函數的使用,電腦培訓教材-excel,19,10.1.4 公式中儲存格地址的引用方法:1)相對引用:將公式复制到新位置時, 例如,=F3+G3-H3,如果該公式被复制到I6儲存格,則公式自動變為F6+G6-H6這就是地址的相對引用,即公式在复制時儲存格地址隨复制而改變.2)絕對引用:有時我

18、們在复制公式時,不希望公式中的地址隨复制而改變,如:I欄每個儲存格的公式均為F3+G3-H3,這時就要用到絕對地址引用.絕對引用就是公式在复制時不改變儲存格地址.在儲存格字母和數字前都加上一個“$”符號就將地址變成絕對地址.如:要實現上述操作應把公式修改為:$F $ 3+ $ G $ 3- $ H $ 3. 3)混合引用:在公式地址中即有相對引用又有絕對引用稱為混合引用,如:A$1或$A1;當公式不是被复制到一列(欄)而是一個區域時常使用混合引用 ,例如下圖:,10.1.3 复制公式:在工作表中,只是儲存格地址不同而已,我們沒有 必要再逐個儲存格去輸入公式,只要利用“复制公式”這一功能,就 能

19、很方便地實現這一操作.复制公式的方法:1)選擇含有公式的儲 存格 將鼠標移動到合适位置,系統自動實現公式复制(自動修改公式中儲存格地址) 2)如果复制位置不連續則可使用“复制”、“貼上”按鈕來實現复制操作.,電腦培訓教材-excel,20,函數是由系統預先設置好的复雜公式,用于對指定區域內的數据 實施一系列的操作,例如:要計算從A1到H1儲存格數值的合計用公 式A1+B1+C1+H1可以實現.使用SUM函數可代替這一串公式 .簡化我們的輸入.Excel中共有數百种函數。函數均由以下三個部分組成.=函數名(儲存格地址范圍) 建立函數的方法如下: 10.2.1 直接輸入法:選擇要輸入函數的儲存格輸

20、入等號(或點擊編輯欄左邊的編輯公式按鈕“=”)從左邊名稱欄中選擇函數出現如下對話框:,若要修改地址，此步可自己輸入(其中“:”表示一串連續地址; “，”表示几個不連續地址)也可折疊此對話框,在表格中用鼠標選取.,折疊按鈕,可直接點擊“自動加總”按鈕求和,10.2 函數的使用,電腦培訓教材-excel,21,10.2.2 使用函數向導,選擇要輸入函數的儲存格點擊工具列上的“貼上函數”按鈕 (或菜單欄“插入”“函數”)出現如下對話框,選擇函數后,出現上頁的對話框:,貼上函數按鈕,電腦培訓教材-excel,22,11.1 建立數据清單,在Excel中可以對大量數据進行處理,如:排序或查詢滿足條件的數

21、 据等,這些操作都是以數据庫方式執行的.在Excel中數据庫也稱為數据清單,數据清單中的一列稱為一條記錄;一欄稱為一個字段;欄名稱為字段名.,符合以下條件的表格稱為數据清單 數据清單的第一列必須為字段名(如:工作表中第一列字段名為編號、姓名、性別 等等). 一欄中所有儲存格中的數据類型都要一致. 清單中不能有空列和空欄. 一個工作表放置一個數据清單.,11.2 編輯數据清單,方法:首先輸入數据清單的第一列(字段名),將光標停在任一字段名上或其下的儲存格中“數据”“清單”,在出現的標題欄提示對話框中點擊“确定”就會出現一個卡片對話框,我們可選擇相應按鈕(如:新增、刪除等)對數据進行編輯.,十一、

22、數据庫管理,電腦培訓教材-excel,23,在建立清單過程中,輸入的數据一般是無序的,如果數据量較大 而要查詢某些數据時會比較麻煩,這時可對數据庫進行排序,排序后數据庫中數据的排列次序發生改變. 11.3.1 普通排序 首先決定按什么字段排序,每個用來排序的字段都叫做關鍵字,排序時可以簡單地對一欄排序對也可最多同時對三欄排序. 一欄:如果僅對一欄排序,我們將光標停在這一欄的任意儲存格中 點擊工具列上的 “遞增排序”、“遞減排序”按鈕實現排序. 【注：1) 不要選取排序欄,否則只對此欄數据排序,其余欄數据不動. 2) 在Excel中公式可以參与排序. 】 多欄:如果一欄中有相同數据,使記錄不能分

23、出先后,那么我們可以再選取一列進行排序,Excel中可以同時最多對三列進行排序. 方法:將光標停在數据清單中的任一儲存格中“資料”“排序”在出現的對話框中選擇 “主要鍵” 、“次要鍵”和“第三鍵”以及排序的趨勢.,11.3 數据排序,電腦培訓教材-excel,24,11.3.2 特殊排序 在排序中,對於象月份、星期、季度這樣的數据,我們不希望 按筆畫或拼音的字母順序進行排序而是希望按日常習慣進行排 列.那么我們需要使用特殊排序功能. 方法: 我們將光標停在要排序的任意儲存格中“資料”“排序” 在出現的對話框中選擇“主要鍵”以及排序的趨勢“選擇”在“自定義排序次序”中選擇需要的序列(如:月份序列

24、、星期序列等,如果以前我們自己定義了序列,那么在此處也可看到相應序列)“确定”.,11.4 數据篩選以及按條件處理數据,篩選是在數据庫中查找滿足條件的記錄,篩選分兩种:自動篩選和進階篩選. 11.4.1 自動篩選 自動篩選是按照簡單的比較條件來快速地選取數据,將不滿足條件的數据暫時隱藏起來,將滿足條件的數据顯示在表格中.方法: 將光標停在表中的任一儲存格中 “資料”“篩選”“自動篩選”這時在清單中每個字段名右邊出現下拉式列表按鈕.以學生生成績庫為例,見下圖:,電腦培訓教材-excel,25,選條件一的關系運算符,選條件二的關系運算符,選兩個條件之間的邏輯運算符,輸入條件中的比較數据,結果,電腦

25、培訓教材-excel,26,注意： 篩選出的記錄列標和篩選欄的下拉箭頭均為蘭色,其余列被隱藏. 點擊任一字段名右邊的下拉按鈕,選“全部”則可將所有數据再次顯示出來. 將光標停在表中的任一儲存格中“資料”“篩選”再次選擇“自動篩選” 可取消自動篩選功能. 對于文字型數据注意運算符的選擇.如： 查找姓王的同學:運算符為:“等于”,數据为:“王*” 查找姓王,名字為三個字的同學:運算符為:“等于”,數据為:“王?” 查找姓名中有“王”字的同學:運算符为:“包含”,數据為:“王”,11.4.2 進階篩選 進階篩選是根据复雜條件篩選數据的方法.它允許把滿足條件的記錄复制到另外的區域,原數据清單不變,篩選

26、出來的數据形成一個新的數据清單. 方法: 1)在數据清單下方放置條件區域,條件區域与數据清單之間至少要留一空白行. 2)將需要篩選欄的字段名貼到條件區域的第一列. 3)在條件標志下面的一列中,輸入所要匹配的條件.,電腦培訓教材-excel,27,查找內容: 數值、日期型:直接用關系運算符（,=,等)連接 例1: 在上述數据清單中查找數學成績大于60,小于85的記錄 數學 數學 60 =1-1-73 =1-1-76 =12-31-76,輸入條件規則： 條件之間的邏輯矢系：寫在同一列的條件互為“与”關系. 寫在不同列的條件互為“或”關系.,与关系,或关系,注:條件中的日期格式必須与數据庫中的格式完

27、全一致,條件中不認全中文日期格式（如:“一九九八年二月十日”）,電腦培訓教材-excel,28,文字型： 查找內容与庫中內容完全一致,直接輸入內容: 如:查找姓名為王一一的記錄: 姓名 王一一 查找內容前一部分与庫中內容一致,后面內容忽略,可直接輸入前一部分內容: 如:查找姓王的且家住北京的記錄: 姓名 家庭住址 王 北京 查找內容前一部分与庫中內容一致,后面內容有個數要求,需要輸入 =“=前部分內容?” (其中“?”為通配符,可通配符一个字符): 如:查找姓王且名字為三個字的記錄: 姓名 =“=王?” 查找內容前一部分忽略,后面,倘容与庫中內容一致,需要輸入*后部分內容;其中“*”為通配符,

28、可通配符一串字符: 如:查找家住万泉道的記錄: 家庭住址 *万泉道,電腦培訓教材-excel,29,11.5 條件區域輸入完成后即可完成下列操作: 單擊數据清單中的任一儲存格選“資料”菜單 “篩選” “進階篩選” .出現如下對話框:,選擇此項,可在原有區域顯示結果,并隱藏不滿足條件的數据行. 選擇 “資料” “篩選” “全部顯示”可恢复數据庫的顯示.,選擇此項可將滿足條件的數据行复制到工作表的其它位置,接著在“复制到”編輯框中單擊“折疊對話框”按鈕,將此對話框折疊起來,用鼠標選取目標區域的第一個儲存格.,數据區域: 只要幵始時將光標在數据庫任一儲存 中,系統就可自動識別數据區域, 不用再去選擇

29、, 除非在以后的操作中數据區域范圍有變動,才需 要重新選取條件區域:可單擊“折疊對話框”按鈕, 將此對話框折疊起來選取條件區域,此區域必須 包括條件字段名、條件值.注意:選取的條件區 域上/下方不能包含空行.,電腦培訓教材-excel,30,4、按條件處理數据(用IF函數實現) IF函數是一個 邏輯函數,它可以執行真假值判斷,根据判斷結果對儲存格中的數据進行 不同的處理 由IF函數构成的公式的一般形式為: =IF(條件表達式,值1,值2) (即:如果條件表達式值為真則結果為值1,否則結果為值2) 說明: 1）在條件表達式中可以用邏輯運算符(“与”-AND,“或”-OR,“非”-NOT)來連接個

30、條件.格式:=IF(邏輯運算符(條件1,條件2),值1,值2) 如:=IF(OR(A2=50,A2=100),200,300） 2）值1,值2可以為一個數值也可為一個公式.如:=IF(H2=300,50,H2*100) 3）函數 IF 最多可嵌套七層格式:IF(條件表達式1,值1,IF(条件表達式2,值2,值3) ( 注意:括號要成對出現) 如:=IF(H2300,100,IF(H2=300,50,H2*100) 4）對一列數据進行處理時,將IF函數构成的公式輸入到第一個儲存格中,利用公式复制的方法將公式复制到其它儲存格中.,3、按條件處理數据(用篩選實現) 對于數据庫中的數据我們常常需要按某

31、种條件進行處理.比如:在成績庫中,總分大于150分的同學表示通過,在“通過”欄中用紅色“”表示;小于等于150分的表示未通過,在“通過”欄中用綠色“”表示,對于篩選結果的處理,我們可以分步驟進行: 1）先將滿足某個條件的記錄用篩選功能查找出來(在這里用“自動篩選”較方便),按要求進行相應處理.2）將數据庫中的數据再次全部顯示出來.3）返回 1）再做其它條件的處理,直到所有條件都完成為止.(見具体操作),電腦培訓教材-excel,31,例1:計算“職工工資表一”中的獎金項,如果基本工資小于300,獎金=基本工資*10% ,否則,獎金=基本工資*20%,假設,基本工資第一個儲存格地址為H2 公式為

32、:=IF(H2=300,H2=500),50,100) 例3:計算“職工工資表一”中的獎金項, 如果為教授,獎金=100;如果為副教授,獎金=75, 如果為講師,獎金=50;否則為25. 假設,職務第一個儲存格地址為D2 公式為:=IF(D2=“教授”,100,IF(D2=“副教授”,75,IF(D2=“講師”,50,25) 例4:成績庫(test.xls)最后新加一欄,如果姓張或姓名為三個字,此域中輸入姓名加一个“#”, 否則,輸入姓名加一个.假設,姓名第一個儲存格地址為B2 公式為：=IF(OR(LEN(B2)=3,LEFT(B2,1)=“張”),B2&“#”,B2&“”),介紹几個常用文

33、本函數 Len(字符串)：返回字符串長度. Left(字符串,截取個數)：返回從左邊截取的N個字符. Right(字符串,截取個數)：返回從右邊截取的N個字符.,電腦培訓教材-excel,32,有些報表需要按某一字段分類進行統計,如有一個“商品銷售情況表”,如果需要按產品類別對利潤進行匯總或求平均,在Excel中提供了分類統計功能. 方法:1)先對分類字段排序(在這里是對“產品類別”字段排序,升序/降序均可) 2）將光標停在數据區的任一儲存格中“資料”“小計”,出現對話框:,選擇以哪個字段為依据進行分類統計,選擇匯總函數:求和、求平均值等,選擇對哪個字段進行匯總操作,11.5 分類統計報表,電

34、腦培訓教材-excel,33,确定后,出現分類統計表,如下:,1 表示顯示總計數据 2 表示顯示總計及分 類匯總數据 3 表示顯示所有數据 + 表示折疊明細數据 - 表示打幵明細數据,3）可以調節匯總結果顯示形式:比如,將匯總結果都放在數据下方,選中一個總結果行擊右鍵“剪下”把光標移到所有數据之后擊右鍵“插入已剪切的儲存格”.其它匯總結果行以此類推. 4）恢复原工作表:“資料”菜單 “小計” “全部刪除”.,電腦培訓教材-excel,34,打幵一個工作薄后,默認工作表名稱為sheet1,sheet2,sheet3有時為了區別工作表方便,需要給工作表重新命名. 方法： 在工作表標簽處點擊要命名的

35、工作表擊右鍵選“重新命名”(或雙擊要重命名的工作表,光標變成“I”形后,就可以輸入名稱了.),12.1 移動整張工作表,在Excel中一個活頁薄代表一個文件(book),一個活頁薄又是由若干張工作表(sheet)构成的.前面所講的操作都是針對某張工作表內的數据進行的,下面介紹有關工作表的各种編輯操作.,如果要重新安排工作表次序時,則需要移動工作表. 方法: 在工作表標簽處點擊要移動的工作表拖動鼠標左鍵,此工作表上方出現一個黑色箭頭,拖動到合适位置時松手.,12.2 复制整張工作表,如果要產生一個當前工作表的副本,則需要复制工作表. 方法： 在工作表標簽處點擊要复制的工作表按住Ctrl鍵且拖動鼠

36、標左鍵,此工作表上方出現一個黑色箭頭,拖動到合适位置時松手.,12.3 工作表重命名,十二、工作表編輯操作,電腦培訓教材-excel,35,默認新工作表插入到所選工作表前面.方法： 選定工作表擊右鍵選“插入”在出現的窗口中,選擇一种工作表模板,則在所選工作表前面插入了一個新工作表,工作表名稱順延.,12.5 刪 除工作表,方法：選定工作表擊右鍵選“刪除”則所選工作表被刪除.,12.6 重新設置工作薄中工作表數,方法 : “工具”菜單 “選項” “一般” 修改“新活頁薄內的工作表”,12.7 在工作表間移動/复制數据,方法：選擇一個工作表中的需要移動/复制的內容擊右鍵選“剪下”(移動),選“复制

37、 ”(复制)選定另一個工作表中目標區域起始儲存格 “貼上” 注意：在選擇移動/复制的內容時,需要根据要求用鼠標選擇(有時在選擇不連續記錄時要配合Ctrl鍵)或用篩選功能實現.,12.4 插入新工作表,電腦培訓教材-excel,36,在Excel中將一系列常用的標准表格做成了模板,供大家套用, 這樣可以省去設計標准表格的麻煩.我們也可以將自己經常使用的表格式設置成模板文件,需要時將模板文件調出,填入新的數据即可.,13.1 使用系統提供的模板文件,方法： “檔案”菜單 “開啟新檔” “電子表格模板”,選擇其中一种模板.如：“旅游企業財務報表”,財務報表格式已做好,只需輸入數据即可.,方法： 調出

38、自己設計好的表格“檔案”菜單 “另存新檔” 將“保存類型”選為“模板” （EXCEL模板文件后綴為 . Xlt）,13.2 将自己设计的表格存为模板文件,十三、模 板 庫,電腦培訓教材-excel,37,14.1.1 將光標停在數据區的任一儲存中(以“圖表”文件為例). 14.1.2 “插入”菜單“圖表” 或工具列上的“圖表向導”按鈕 出現如下對話框: 14.1.3 選取圖表類 型點擊“下一步”,將數据以圖表形式顯示可以令數据更直觀、更易于理解.圖表也可幫助我們分析數据,比較數据之間的差异.,14.1 建立圖表,直條圖:系統默認類型,主要用來反映各序列變化情況,圓形圖:主要用來反映一個序列各數

39、据在總体中所占比例,選擇某大類里的子類型,點擊此處進行預覽,十四、 圖 表,電腦培訓教材-excel,38,14.1.4 見下圖,選擇圖表數据源,點擊“下一步”.,選擇系列產生在“列”還是“欄”(系統默認為“欄”),一般系統會自動選擇整個數据區,此處可點擊“折疊對話框”按鈕,在表中重新選取數据源,原表,電腦培訓教材-excel,39,14.1.5設置X、Y軸標題和圖表標題,點擊“下一步”.,在此處填寫 圖表標題、 X,軸、Y軸標題,此處可進行預覽,14.1.6 設置圖表位置,點擊“完成”.,產生一個新工作表用于存放此圖表,新工作表名稱為 “chart1”,存放在原工作表中,電腦培訓教材-exc

40、el,40,14.2.1 圖表中各個區域的選擇,圖表區域,圖表標題（總標題）,分類軸（X軸）,分類軸標題,數值軸(Y軸）,數值軸標題,繪圖區,圖例,數值軸主要格線,數据系列,選取各個對象時,可在圖表的相應區域用鼠標點取,直條圖,14.2 圖表的編輯,電腦培訓教材-excel,41,14.2.2 在圖表中刪除/增加數据系列,1）刪除工作表中的一列/一欄數据后在圖表中自動刪除相應序列. 2）選中輸入的新增數据范圍,當鼠標變成向右指的箭頭時,拖動鼠標到圖表區域,這時圖表區出現一個小加號,松幵鼠標,圖表中自動加入新增數据序列. 對于獨立圖表,在原表中選中新增區域后選“复制”,在獨立圖表中的圖表區域選“貼上”,14.2.3 設置圖表各對象的格式 圖表中各對象格式的設置主要包括：