2-事务文书.ppt

1、实用文体写作专题辅导,实用文体写作专题辅导,事务文书（下）,教学目标 在本章的学习中，应当着重掌握：简报、计划、总结及调查报告的涵义；简报、计划、总结、调查报告的一般写法；计划、总结的写作要求。其它问题可一般了解。 按文体划分，计划、总结应为本章的重点文体。,教学环节 课堂导入 教学辅导 例题讨论 课堂练习 课外实训,一、课堂导入,本课程所讲述的第一大类文体为“公务文体”，公务文体又称“通用公文”，包括行政机关公文和事务文书，其通用性是不言而喻的。在社会各行业和部门中，行政机关公文和事务文书都是不可缺少的处理工作的工具。,根据教学大纲的要求，在本章的学习中，应当着重掌握：简报、计划、总结及调查

2、报告的涵义；简报、计划、总结、调查报告的一般写法；计划、总结的写作要求。其它问题可一般了解。按文体划分，计划、总结应为本章的重点文体。,二、教学辅导,计划 总结,（三）计划,计划的涵义 计划的写法 制订计划的要求,计划的涵义,计划是某一个单位、部门或个人对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。有些“工作要点”、“工作意见”、“工作部署”等，也可以起到计划的作用。,计划的写法,计划通常是由标题、正文和落款几个部分构成的。,1. 标题,（1）综合性计划的标题 （2）专题性计划的标题,（1）综合性计划的标题,一般包括单位名称、适用期限和文种名称等几个项目。

3、如： 印刷厂年度工作计划,（2）专题性计划的标题,一般包括单位名称、适用期限、工作内容和文种名称等几个项目。如： 印刷厂 核定年度流动资金定额的工作计划,2. 正文,计划的正文包括四个部分： （1）开头 （2）目的要求 （3）步骤做法 （4）结尾,（1）开头,写明制订计划的依据或指导思想。可以省略。,（2）目的要求,写明目标、任务及完成时限。这是计划的关键。,（3）步骤做法,写明阶段、措施和具体安排。这是计划的重点。,（4）结尾,总结全文，提出希望。可以省略。,3. 落款,一般包括制订计划的单位名称和日期两项内容。,制订计划的要求,要符合政策 要讲求实际 要具体明确 要留有余地,1. 要符合政

4、策,本着对上负责的原则，认真贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。,2. 要讲求实际,根据本单位、本部门的实际情况确定目标、任务和标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是规划和设想，也应保证能基本做到。要深入调查研究，广泛听取群众意见，集思广益，反对主观主义。,3. 要具体明确,目标任务要明确，提出的措施要切实可行，具有可操作性。切忌开空头支票，做表面文章。,4. 要留有余地,计划制订中要分清工作的轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。要预先想到计划执行中可能出现的困难，采取必要的防范措施或补充办法。,（四）总结,总结的涵义 总结的写法 撰写总结的要求

5、,总结的涵义,总结是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩，存在的问题，得到的经验或教训加以回顾和分析，为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。,综合性总结 专题性总结,1. 综合性总结,是对总结对象在一定时期内的所有情况进行全面反映和评析的总结；,2. 专题性总结,是对某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况，进行专门反映和评析的总结。,总结的写法,总结通常是由标题、正文和落款几个部分构成的。,1. 标题,总结的标题有三种写法： （1）综合性总结的标题 （2）专题性总结的标题 （3）新闻式标题,（1）综合性总结的标题,一般包括单位名称、适用期限和文种名称等几个项

6、目。如： 上海财经大学一九九二年工作总结,（2）专题性总结的标题,一般包括单位名称、适用期限、总结对象和文种名称等几个项目。如： 上海财经大学一九九二年工作总结,（3）新闻式标题,标题直接概括文章主要内容。如： 坚持对外开放方针 促进国民经济调整 端正行业作风 搞好优质服务,2. 正文,一般包括前言、主体和结语几个部分，分别写入基本情况、成绩与经验及问题与教训、今后的意见等几个方面的内容。篇幅较短的总结，开头和结尾通常也可以省略。,（1）开头,扼要说明基本情况，通常用以概述情况，或对工作背景和开展工作的条件，做一个简要交代。可以省略。,（2）主体,介绍成绩与经验，问题与教训。“成绩与经验”部分

7、，要用翔实的材料，将成绩及取得成绩的做法写明，最好要有实例，有数字，还要有体会，要能够从中找出规律性的东西。,“问题与教训”部分，要实事求是地把工作中的失误和问题写明，并深刻分析产生失误和问题的原因，指出应当吸取的教训。,（3）结尾,明确提出今后的意见。要结合经验和教训，提出改进工作的办法或下一步努力的方向。有的总结是在最后展望前景，表明决心。可以省略。,3. 落款,总结的落款同计划的落款写法完全相同，一般包括撰写总结的单位名称和日期两项内容。, （开头） （主要成绩） 一、 。 二、 。 三、 。 （存在问题） 一、 。 二、 。 （结尾） 年月日,总结的文本格式,撰写总结的要求,广泛占有资

8、料，掌握客观事实 认真分析材料，研究实际问题 合理取舍内容，突出工作重点 深入研究问题，写出工作特色,1. 广泛占有资料，掌握客观事实,撰写总结应注意搜集和积累丰富的材料，同时要对搜集到的材料进行必要的筛选，以确保材料的真实性和典型性。这是撰写总结的基础。,2. 认真分析材料，研究实际问题,撰写总结要明确指导思想，将其作为评价工作得失的理论依据。要坚持实事求是的原则，克服夸大成绩、回避错误的缺点。要坚持用辩证的观点，正确看待过去的工作，既能看到得，又能看到失；既能看到现象，又能看到本质；既能看到主流，又能看到支流。这是写好一份总结的关键。,3. 合理取舍内容，突出工作重点,总结不是流水账，不能

9、不分主次地去罗列数字和事例，要围绕一个中心主题精心选用、分析典型材料，突出主要问题。,4. 深入研究问题，写出工作特色,每个单位都有自己的工作特色，总结应当反映那些具有典型意义和自身特点的以及带规律性的经验教训。,三、例题讨论,下面是印刷厂核定年度流动资金定额的工作计划的材料。请根据计划写作的要求，合理安排材料的顺序，适当增设必要的小题，使之成为一份规范的计划。,1、总的时间为一个月，自即日起到月底止结束。 2、核资工作分三步进行：第一步，各部门自查自核，财务科配合协助；第二步，全厂平衡，汇总上报；第三步，建立健全制度，深入动员，做好执行定额的思想准备。 3、在去年核资的基础上，结合增产节约运

10、动中揭露的问题，发动群众挖掘资金潜力；按照正常生产最低需要的原则和加速资金周转的要求，从紧核定资金定额，通过核资，认真建立健全制度，进一步提高企业管理水平。 4、这次核资采取分级归口、自查自核、专业部门协助的办法进行。具体做法是： （1）定额的计算，以第一季度生产计划为依据； （2）一切不参加正常周转的呆滞、积压物资和供、产、销各个环节上不正常因素所需的额外资金，不包括在核定定额范围内； （3）凡原材料供应方式、地点、价格发生变动，产品生产周期和存放期限变化，或者销售条件和结算方式的改变，均据实予以调整； （4）供应正常，可以保证供应或有其他代用品的原材料物料，一律不计算保险日数； （5）各项

11、定额均须分项计算，并计算系数。如纸张分品种计算，油墨应分书版墨、色墨、一般墨及高档墨计算，一般原材料和辅助材料应分小类计算。同时，应认识计算定额负债（包括税金、应付工资等），以防止资金使用上的浪费。 5、根据上级关于核定流动资金定额通知的精神，提出我厂核定年度流动资金定额工作计划。 6、月日至日。财务科内部测算，开始拟定资金归口管理办法，厂部动员。 7、月日至日。各部门准备资料，发动有关群众讨论，自查自核。 8、月日至日。财务科综合平衡，上报方案。各部门酝酿讨论资金归口办法，开会听取汇报。 9、月日至日。向上级办理资金交拨，公布资金归口办法。,四、课堂练习,划分层次，增设小标题，拟写文章标题。

12、,我店位于和平路口，曾是两起两落的“潮汕酒家”。开业三个月，亏损六万多。1983年12月底改为“喜相逢酒家”后，半年盈利达八万元。在同样的设备、同等的营业面积的条件下，为什么前亏而后盈？我们看有三条基本经验。以前的“潮汕酒家”，既以“潮菜”为主，又想做大生意，搞中高档菜式，结果环境、位置和技术、菜色等方面都不具备经营中高档的条件，因而碰了钉子。改名为“喜相逢酒家”后，吸取以前的教训，坚持以中低档、散餐、便食为主，搞大众化，不企求承揽豪华宴席，而做到价廉物美，薄利多销。我们把平均毛利率控制在40%以内，低于市府规定的酒家、宾馆的毛利率可取45%的标准。为了提高菜肴的质量，我们高价聘请了香港名厨主

13、灶掌勺，并引进马来西亚的“沙爹牛肉”、香港的“金牌霸王鸡”和潮汕大菜等名肴。此外还根据时令，不断创造新的菜色，鱼、虾、禽、肉、蛋和蔬菜等餐料，均选购新鲜上品。当天未销售的菜，第二天不再出售，从而受到顾客的欢迎。我们改变了以前干活“打大捞”和分配上的平均主义，制订了计分、打卡的考勤制度和服务公约、卫生标准、敬业尊客、仪表仪容等岗位负责和具体要求，奖勤罚懒，奖先罚后。职工上班迟到早退、与顾客吵嘴或受到顾客投诉者，则实行经济处罚。为了保证服务质量，我们订出了正副经理每天轮流到餐厅值班的制度，值班经理必须认真观察职工工作情况和精神状态，征求顾客的意见，接受顾客的投诉和批评，发现问题及时处理，并且要将当天情况作好记录，搞好交接班，玩忽职守者，也按规定受罚。领导以身作则，群众自然不敢怠慢。“喜相逢酒家”博采众长，虚心学习香港和本市其他酒家的先进管理经验，制订服务规范、操作规范，对服务员进行严格要求、严格训练。我们在开业前，先对全体职工进行了两个多月的岗位培训，从服务员的意义、工作的程序、要求，到怎样排碗碟、怎样上菜、怎样接待顾客等，一一进行较系统的学习、训练，开业后，又坚持每星期一、三、五对服务员进行班前班后一小时的轮训，学习业务条例和进行“五讲四美”等道德品质教育，组织大家练习基本操作要领，要对一整套服务程序