公文写作1.ppt

1、公文写作,第一章行政公文写作概述,3,一、公文的概念,办理公务的文书。公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有直接效用和规范体式的文书。,4,狭义公文： 2001年1月1日施行的办法规定了13种行政公文：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 1996年中共中央办公厅印发中国共产党机关公文处理条例规定14种党的公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,5,三、公文分类,按照使用范围：行政公文、事务公文、专用公文 按照行文关系（行文取向）：上行文（请示、报告）、平行文（

2、函、通知、议案）、下行文（令、决定、公告、通报、批复） 按照公文来源：外发公文（发文，本机关对外发出的公文，如函、报告、请示），收来公文（外机关向本机关的公文，由外机关制定，批复、指示、报告等），内部公文（本机关拟定，在本机关内部使用，内部计划、通知总结、会议记录等）,6,三、公文分类,按照公文的作用：指挥性公文（令、决议、决定）；指示性公文（指示、批复、意见、通知）；晓谕性公文（公告、通告、公报通报）；呈请性公文（请示、报告、议案）；法规性公文（条例、规定）；商洽纪要性公文（函、会议纪要） 按照处理要求：内容要求（需办公文、参阅公文）；时间处理要求（急件，包括特急、紧急、急件；平件）；保密处

3、理要求（机密件、普通件。机密件包括绝密、机密、秘密三级） 国家行政机关公文处理办法规定了13种行政公文：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,第二章 公文语体,8,二、事务语体的特征 1、明确性,（2）句式严整 A适当运用长句，附加成份复杂，说理严密，信息量大。“中华人民共和国妇女在政治的、经济的、文化的、社会的和家庭的生活等方面享有同男子平等的权利。” B普遍使用主谓完全句 C使用插说成份。,9,二、事务语体的特征 1、明确性,（3）语气恰切：恰当贴切 A切合文种和受文对象 B切合题旨 C切合情景,10,二、事务语体的特征,2.简要性：简洁扼要 （1）

4、用词精当 A根据不同需要，采用专业词语。 B适当使用文言词 兹、悉、拟、系、鉴 C经常使用介宾短语，表达简洁严密。 表目的：为（了）；表对象范围：对（于）、将、关于；表根据方式的：根据、遵照、通过、在,11,二、事务语体的特征2.简要性,D常用的事务性词语： 开端用语：根据、查、兹、为了、按照 称谓用语：本（第一人称）、该（第三人称） 经办用语：兹经、业经 引叙用语：前接、近接 期请用语：即请查照、希即遵照 表态用语：照办、同意、可行、不宜、不可 征询用语：当否、可否、是否可行 期复用语：请批示、请复 结尾用语：为要、为盼、为荷、特此函达。,12,句子分析,盼盼亲了我也亲了妈妈。 1，找出问题

5、？,13,文件格式：眉首、主体、版记 公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,第三章 行政公文的格式,14,眉首,主体,版记,15,排印格式,各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外观形式。 （一）用纸 1.国际标准A4幅面尺寸为210mm297mm，并规定各裁边的误差为土 3mm。 2.纸张定量为60gm一80gm2的胶版印刷纸或复印纸 3.纸张白度为85一90，横向耐折度15次，不透明度85，pH值为7595,16,排印格

6、式,（二）公文页边与版心 公文用纸天头(上白边)为：37mmlmm 公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm(不含页码),17,18,眉首部分,份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方 （一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。,19,眉首部分,（二）秘密等级和保密期限 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,20,份号,秘密等级和 保密期

7、限,空一字,“”,21,眉首部分,（三）紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,22,眉首部分,（四）发文机关标识 发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”，字体为长宋体。,23,字体为长宋体。 大小：22mm55mm 约为初号字,24,25,上行文发文机关标识位置,26,上下居中,公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号

8、缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止,27,眉首部分,（五）发文字号：位于版头正下方，机关标识下方，党的公文可以在版头的左下方，报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面。,28,居中,机关代字,年份,序号, 六角括号,29,眉首部分,（六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。,30,平行排列于发文字号右侧 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,居左空1字,居右空1字,主办单位签发人姓名置于第

9、一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,31,主体部分,（一）标题： 公文名称，由发文机关名称、发文事由和公文种类组成，可省略机关名称或事由或这两项。事由前常加“关于”。它是一个偏正词组，以文种为中心词。 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 标题中除法规条文、规章名称加外，一般不加标点符号，还可以在并列的词或词组中间用顿号。,32,主体部分,（二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会

10、议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定题注为“（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过）”,33,主体部分,（三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。,34,标题,主送机关,35,标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍

11、顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。,不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如 “各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”,36,主体部分,（四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。,37,主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。3号或4号仿宋体印刷。,38,带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，正文只是转发的说明和要求，这种“附件”其实也

12、是正件、正文。,39,主体部分,（五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字，文件印章等生效标志之上,40,正文下空一行左空2字，文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。,41,主体部分,（六）发文机关：如文件头或文件标题已经标明发文机关，文末可以不标；但大多文件需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件。联合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次独行排列。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上

13、面的内容空出一定距离，以便加盖印章。,42,主体部分,（七）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。,43,上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文l行之内，也就是不到一行的空白。,44,45,46,主体部分,（八）发文时间：或成文时间。是公文制成时间或生效的法定时间。年月日齐全，不可省略。一般以签发日期为准，会议通过的以通过日期为准，联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。,47,位于发文机关下方，横向距离是右空4字。一定要用小写汉字，不能用阿拉伯数字，零写为，字体字号同正文。,48,（九）注释或特殊说明：用以说明在文件的其他区域不便说

14、明的各种事项，如术语的解释、文件的传阅范围、使用方法等。（附注）：无需特别说明的可以不注，内容一般为印发传达范围或联系人。位于末页日期下方左边。每项一个自然段，两项或以上注意序号和正文中的序号一致。,49,位于成文日期左下方、主题词之上，用（）标注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。,50,版记部分,（一）主题词：反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。1988年12月修订的国务院公文主题词表中共有786个主题词，按照内容分为15个类别。上行文应从上级机关制发的主题词表中选择合适的词语，若没有可选用表上位概念的上位词。,51

15、,用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为35个,52,版记部分,（二）抄送机关：需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报”，对同级机关或不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”。抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送，名称应为全称或规范化简称。位于文件末页主题词下方。,53,版记部分,主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机

16、关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,54,版记部分,（三）印发标记：由印发机关、印发日期、录入校对人员姓名和印制份数组成，位于公文末页下端。印发机关一般为发文机关的办公厅（室）。印发日期指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯数字标注。,55,版记部分,印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行。用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,56,版记部分,（四）版记中的反线：版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为

17、显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线。 （五）版记的位置： 版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。,57,版记部分,（五）页码：公文每一页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在图文区下端，正面为单号，位于右下角，反面为双号，位于左下角。,58,4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,59,公 司 发 文 办 理 ？,60,第三章 行政公文写作,第一节 命令、决定、公告、通告、通知,62,一、命令,(

18、一)命令(令)的适用范围 命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）命令的特点： 1法定的权威性。 2执行的强制性。,63,(三)命令的分类（根据内容和作用划分） 1任免令。用于任免国家行政机关的首长。 2公布令(发布令)。用于公布重要的行政法规、规章。 3行政令。主要用于公布重大的强制性行政措施。 4嘉奖令。用于表彰有功人员和先进单位、集体。,64,(三)命令的结构和写法 由标题、编号、正文、签署和日期四个部分组成。 1标题。命令(令)的标题有两种写法： （1）发文机关事由文种 （2）发文机关(或机关首长)文种 2编号。 （1）采

19、用发文字号 （2）用于个人名义签署的命令，编号用流水号，即从该领导人任职时开始编排，至任职期满为止，下届新领导人任职后又重新编号。,65,二、决定,（二）决定的特点：权威性、指挥性、全局性 （三）决定的分类：事项决定、行动决定、奖惩决定、撤销决定、法规政策性决定 （四）决定与决议的区别： （1）文类不同：决定是党政机关公文；决议是党的公文。 （2）内容不同：决定内容相对比较具体，实践性较强；决议内容原则性强，理论性较强。,66,第四章 行政公文写作,公告 通告 通知,67,一、公告,（一）概念和适用范围：晓谕性文种，党的公文中无公告有公报。办法适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 （二）特点

20、： 1.发文权力的限制性：被限制在高层行政机关及其职能部门，具体而言，国家最高权力机关（人大及其常委会）、国家最高行政机关（国务院）及其所属部门，各省市自治区行政领导机关，某些法定机关（如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等），有制发公告的权力。其他地方行政机关、党团组织、社会团体、企事业单位一般不能发布公告,68,一、公告,2.发布范围的广泛性：全国或全世界。 3.题材的重大性：在国际国内产生一定影响的重要事项，或依法必须向社会公布的法定事项。 4.内容和传播方式的新闻性：新近发生的。一般不用红头文件传播，而是在报刊上公开刊登。,69,70,二通告,（一）概念和适用范围： 办法：适

21、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。党的公文中无此文种。,71,二通告,（二）通告与公告的区别：（二者都是晓谕性文种） 1.发文机关的级别不同：公告的发文机关级别较高，普通单位不可使用公告；通告发文机关广泛，任何机关单位都可制发通告。 2.发布内容重要性不同：公告的内容必须是非常重要的事项，对国内外有重大影响；通告内容大多是有关业务工作方面的具体事项，带有局部性。,72,二通告,3.发布范围告知对象不同：公告的范围涵盖了国内外，范围广泛；通告的范围限制在特定区域内或特定人群、单位。 4.发布方式不同：公告一般不用发文件的方式或张贴的方式，而是登报纸、广播等方式；通告可以用文件印发，也

22、可以张贴或登报,73,二通告,（四）写法： 与公告大体相同。发文字号：一般不用常规公文的字号。政府通告用正规字号；某一行业管理部门发布通告可用“第号”标示于标题下方；基层企事业单位发布通告可以不用发文字号。,74,三、通知,（一）概念： 办法功能式定义：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员用通知行文。,75,三、通知,批转：上级机关将下级机关的公文加批转发下去，起到认可批准的作用。 转发：下级机关将上级机关或不相隶属机关的公文发给下级机关，使其了解或执行，起传达推荐作用。,76,三、通知,（二）通知和通告的区别：

23、1.对象：通告的对象是相关人等；通知的对象一般是机关、单位、团体，个人很少。 2.行文规则：通告不必逐级下发；通知大多要按照管理垂直系统逐级下发。,77,三、通知,（三）通知的分类： 1.发布指示的通知：对一事项进行处理、对问题做出指示，而又不适合用命令、决定行文，这时要用通知，如关于清理收回企业欠缴社会保险费有关问题的通知（劳社部发199936号），这类通知的写法和指示、意见相似。,78,三、通知,2.颁发规章的通知：重要的法律性文件用命令颁布，其它多数规章性文件，如条例、规定、办法、细则等适合用通知发布，如关于颁布矿产资源储量评审认定办法的通知。这类通知正文由目的、根据、发布对象、发布决定

24、组成。,79,三、通知,3.晓谕性通知：只有告知性而无指导性，用途广泛，如机构人事调整、启用作废公章、名称变更、机关隶属关系变更、迁移办公地址、安排假期等事项。 4.任免通知：根据职务重要程度不同，可用不同文种，最高的可用任免令，其次用决定，再次用通知。任免基础干部常用通知。写明什么会议决定、任命何人担任何职务；免去何人何职不必写明原因。若任免同在一文，应先写免职再写任职。,80,三、通知,5.会议通知：下行文或平行文。主要有以下项目：会议时间、地点、名称；中心议题与议程；对与会人员身份的要求及会前准备工作的要求；报道时间、地点及联络人。其它需要说明的事项（如费用、乘车路线等,81,三、通知,

25、6.批转、转发文件的通知：批转的是下级上报的建议性报告或工作性报告；转发的主要是指示性意见、通知。确定是批转还是转发的关键是弄清机关之间的关系（隶属关系和上下级关系）。,82,三、通知,（四）通知的写作 1标题： 通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。 省略式标题有如下三种情况：,83,三、通知,2正文 通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法：,84,三、通知,(1)指示性通知的写法 指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规

26、章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。 指示性通知的事项，一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。,85,第五章 行政公文写作,第三节 通报报告,87,通报,一.概念：适用范围： 表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。 普发性下行文，一般不写主送机关；党政公文共有的文种。 二.特点： A真实性：表扬先进、批评错误、传达的情况必须真实，不夸张、不编造； B教育性典型性； C晓谕性时效性,88,通报,五.通报的分类（根据适用情况和写作内容分类）： 表彰通报、批评通报、情况通报,89,通报,六.通报的写法 （1）表彰通报：概述先进事

27、迹（概括叙述）、先进事迹的意义性质（切合事实，不可偏离）、表彰决定（何机构对何人以何种表彰奖励）、希望号召 （2）批评通报：错误事实或现象、错误的性质危害性原因教训、惩罚决定或治理措施、希望要求。 （3）情况通报：缘由目的、情况和信息、希望要求,90,报告,一、概念：适用情况： 向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 也可以用于转送文件物品。 上行文、陈述性。,91,报告,三.报告的分类（根据内容）： 工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告（向上级报送文件或物品） （1）工作报告：工作情况、进展、成果、问题、经验、综合专题 （2）情况报告：正常情况工作秩序之外的情况，多为

28、事故、问题或突发、新生的新动向新趋势 （3）建议报告：对职权范围内某方面工作有深思熟虑、切实可行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给上级，希望采纳。上级可以采纳也可以不采纳。 （4）答复报告：回答上级机关询问，要求针对性强，不能答非所问。 （5）报送报告：向上级报送文件、物品。写作简单“现将报上，请注意查收。”,92,第六章 行政公文写作,第四节 请示,93,请示,一、概念：适用情况：向上级机关请求指示、批复。上行文 二.特点： （1）期复性（双向性）：发出请示意味着将得到一份批复，与批复对应。 （2）单一性：一事一文，多事多文。不可将不同的几件事项集中在一份请示中，这样会使上级无法在单

29、一性的批复中答复。 （3）必要性：不能动辄请示，不可将职责全部推卸给上级。 （4）时效性：及时写作、发出请示。,94,请示,请示的行文规则 （1）一般不得越级请示：特殊情况如需越级，则需要抄送被越过的上级。 （2）主送明确：主送机关必须是发文机关的直接上级，不可多头主送，否则可能会得到不同的批复，导致无法落实。不能直接送给领导个人。 （3）抄送原则：受双重领导的单位发出的请示，也只能有一个主送机关，可抄送另一个领导机关；主送机关在批复请示时，要抄送另一领导机关。,第五章 行政公文写作,第五节 函 会议纪要,96,函,（一）适用范围 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 具体来说，函的适用范围主要包括四个方面： 1平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。 2向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。 4机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。,97,函,（二）特点： 1适用范围广泛，使用灵活方便2行文方向：主要是平行文。又可以上行、下行。 3表述清晰准确 4.短小精悍。,98,函,（三）分类 1按照内容和用途，函可分成三种类型： (1)商洽函