秘书的可持续发展.ppt

1、第二章 秘书的可持续发展,学习目标,思考练习,主要内容,知识框架图,本章小结,通过秘书的应聘、面试、试用、审查考核 等方面向希望从事秘书工作的学生介绍如何走 进秘书职业岗位并逐步做个合格的秘书。 掌握在应聘秘书时，如何根据自己的特点 为自己准确定位；结合具体的秘书岗位分析自 己是否胜任，及如何保持自己的可持续发展态 势。,第一节 秘书的应聘与面试,第二节 对秘书的审查与考核,第三节 秘书的晋升与发展,第一节 秘书的应聘与面试,本节点睛,一、秘书的任职资格 与条件,二、秘书的推荐与应聘,三、秘书的面试,四、秘书在试用期间的 工作,随着秘书职业队伍的完善与成熟，社会对 秘书人员的任用，已经完全纳入

2、一般人才招聘 的程序。而不同职业岗位对自己要任用的秘书 有不同的标准。各行各业的用人标准有特性， 也有共性。因此我们有必要研究近年来秘书人 才市场的用人趋向。,一、秘书的任职资格与条件,我们首先来看两则真实的秘书招聘广告： 例文1 北京彗博通科技开发有限公司 本公司急聘经理助理，要求：女，24-28岁， 本科以上学历，懂贸易，英语6级以上口语好。 能长期出差，有出国机会，待遇优厚。 （摘自2002年12月18日北京人才市场报）,例文2 P & G 诚 聘 宝洁公司是世界上著名的日用消费品制造 和营销公司之一，北京宝洁技术有限公司系外 商独资高新技术企业，从事研究和开发洗涤用 品、清洁用品、口腔

3、护理用品领域的新技术， 我们正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。 经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以下 人员： 研究开发部秘书（3人，编号PGBTC09）,Requirements: College graduate or vocational school graduate. 1-2yearsecretarial/administration experience in a foreign or Joint Venture company preferred. Good communication skill including fluency in English & Mandari

4、n. Have good computer skills including Word and Excel.etc. Energetic personality who likes to take initiative and is good at problem solving and working effectively with others.,从以上几则招聘广告来分析，今天社会单 位对秘书的需求和聘用要求，对我们提出了如 下警示：,“硬件”要求毫不含糊； “软件”要求绵里藏针； “第二专业”不可或缺； “硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所 以标准比较清晰，“软件”作为共性的要

5、求反而模糊； 招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归 属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的 诉求转变的趋势。,“硬件”要求毫不含糊：在需方人才市场上，招聘 单位对求职者的年龄、生理条件、学历、专业技能水 平等硬指标要求相当严格。对秘书比较传统的三项要 求是文笔、英语和现代办公设备使用能力，这些要求 近年已经被逐步量化为硬件。 “软件”要求绵里藏针：所谓“软件”，是由那些“良 好的” 、“fluency”等词汇来体现的，这可以说是高难标 准。因为检测秘书是否良好的标准不是应聘者的自我 评价和自荐书，而是招聘单位的工作需要和对应聘者 的择优选拔。 “软件”是当今对秘书提出的更高的而且

6、 在不断升高的要求，是秘书运用知识、表现能力、展 现综合素质的指标。,“第二专业”不可或缺：几乎所有的招聘启事都先 介绍自己的业务范围，这是在告诉谋职的秘书本单位 所需要的专业知识和技能。“有相关专业工作经验者 优先考虑”的声明，表现了招聘单位对应聘秘书的专业 工作经验越来越重视。秘书逐步形成了自己的专业分 类，形成了以某方面专业知识、技能、工作经验见长 的各个秘书群体。 “硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所 以标准比较清晰，“软件”作为共性的要求反而模糊： 硬件比如身高、学历、英语级别等标准比较清晰。人 品等是弹性的，主动权就在招聘单位手中，应聘的成 败常常决定于当时应聘者的表现给招

7、聘者的感觉。,面对五花八门、求贤若渴的“诚聘”广告， 秘书要能以审慎的态度来分析自己和招聘单位。 择优录用会使标准上浮，所以应聘时要根据招 聘的具体职位、具体工作内容加以权衡，以求 双向选择准确，与此同时还要掌握一些求职技 巧。,求职技巧： 最快，最有效果的求职方法是认真浏览公司和单 位正在招聘中的职位广告，认真按照对方的要求递交 自己的简历。 业务发展好的企业常常看重有一定专业特长，技 术本领和教育水平同时求职态度认真的应聘人。这就 要求应聘人作出努力，用自己的教育水平，工作经验 和技术特长来说服招聘企业来浏览和考虑自己的应聘 信。 招聘单位不一定要求名牌学府的学历。尽量避免 发表三言两语的

8、求职信，或者没有真实内容的简历。 这样的求职材料只能给人们看到您草率和不认真的行 为。,1,2,3,为了避免缺乏经验的应聘者上当受骗，避免不法 分子利用求职者心切可能实施的骗局，应该注意以下 几点： 对于招聘公司/单位慎重审查其资质, 查询招聘单 位的联系电话和面试地址；应聘者接到招聘公司人员 打来的电话时，建议先查讯114，确认其真实性。 如果招聘公司/单位没有办公室，没有直线电话， 或者办公地点属偏僻处，不要冒然答应去面试，避免 受骗或受到人身伤害。 凡出现招聘企业用小灵通或手机而不是公司电话 约你在公司之外面试时，拒绝是你的最好选择，坚决 不能因为求职心切而贸然前去面试。,4,1,2,3

9、,二、秘书的推荐与应聘,秘书的推荐与应聘是有志于从事秘书工作 的人找到门径并走进秘书这方天地的第一步， 因此也是非常重要的职业生涯的开始。,（一）推荐秘书,推荐一名秘书到用人单位，一般有如下三条渠道（见图2-1）。,图2-1 推荐秘书的渠道,三条渠道是交叉关系，每条渠道各有优势和不便， 如表2-1所示。,表2-1 推荐秘书的渠道的比较,（二）面试或约见的联系,这是最常见的事先约见。通过上述的案例，我们 得到了两个启示。 电话联系应试，这比贸然前往更有把握。 有的启事没有写明联系人、电话联系时，不要找 总经理或老板，聘用之事自有分管。也不要谁接电话 就问谁。要简单说明自己是看了招聘启事而想进一步

10、 了解情况的，请有关人员听电话。,打这类电话或约见还应注意以下几点： 要明确联系目的，要弄清楚招聘启事上没写明、 而你又希望知道，以决定自己是否应试的问题。在电 话中，要表示出感兴趣、愿意一试的态度，而不要犹 疑或吞吞吐吐。 事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简 要回答，对方没有问及，你不必说，如果问到，要简 单明了，对答从容。 也许你感觉谈话非常成功，即便如此，对方不问， 你也不必非让对方知道你是谁。询问情况的人不止一 二，对方不可能一一记住，你也不必显得过分渴望这 份工作。 注意谈话的艺术。,1,2,3,4,（三）准备应聘材料,根据现在用人单位的要求，应聘材料主要有以下 七种（见图2

11、-2）。,图2-2 应聘材料的种类,应聘材料,自荐书,可以是表格，也可以是文章材料,技术等级证书、英语证书、驾驶执照,身份证、工作证、求职证,单位印制了此表，要求应聘者事先填写,要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定,毕业证书、学位证书等,随着社会求职者的增多，招聘单位的选择 工作量大，因此求职者的应聘材料无形中成了 敲门砖。现在不少求职者的应聘材料相当“专 业”且制作精美，虽说不能以材料的精美度取 人，但是在众多光鲜绚烂的材料中，粗糙、简 单的复印件必然失色，所以求职者要精心设计 和制作好自己的应聘材料。,三、秘书的面试,秘书的面试是秘书的应聘考试，实际上有 可能是笔试、口试或实际操作测试。因

12、为对于 招聘秘书，无论什么形式的考试，直观上看看 应聘者的形象，感觉言谈举止中体现的气质修 养，是必不可少的程序。所以习惯上一般称“面 试”。,笔试：秘书的笔试一般测试应用文写作水 平、英文水平、函电业务水平、秘书专业知识 和相关专业的知识水平。有的单位的测试内容 还包括心理测试，人力资源管理类测试，甚至 引入了智商、情商测试。测试一般并不难为应 试者，题量并不是太大，应试者不必过于紧张。 紧张了，反而发挥不好，也显得心理不成熟。,口试：秘书的口试一般是英语的听说能力 测试，水平也是因招聘单位需要而定。当然在 口试形式中也有了解应聘秘书思维能力和表达 能力的意义，这一般就体现在貌似闲谈，以汉

13、语或英语进行自然对话的过程中。有的单位由 领导或主管出任主考官。没有经验的应聘者常 被这种场面弄得挺紧张，其实这不过是形式问 题，核心是要测试秘书的思维表述以及心理素 质，这时越紧张，越容易失败。,实际操作测试：对秘书进行实际操作的测 试，目前很多是计算机应用方面的，比如要求 熟练掌握Office相关软件操作及Internet使用。 还有的实际操作可能就请应聘秘书进入角色， 协助操办个会议，出席个宴会，还有特意请应 聘秘书临时接待客户或处理某件事务，以求在 工作中观察秘书的综合素质。,深厚的知识、熟练的操作技术、从容的应 对能力以及稳健的心理素质是所有招聘单位共 同期望的，应聘秘书能自然地展示

14、自己优异超 群的综合素质才能成功。,所以，面试应当特别注意下面四点（见图2-3）。,图2-3 面试中注意的几点,四、秘书在试用期间的工作,现在社会行业的实际情况是，秘书经过面 试，用人单位认为合格的，一般就请秘书来试 工，用人单位想经过更长一段时间，在常规秘 书工作环境和事务中进一步考察新人。近几 年，随着就业市场从供方市场向需方市场的转 变，用人单位主动了，眼光就挑剔了，所以， 没有通过试用期的秘书就增加了。,作为试用秘书，尤其是初次走入职业岗位的秘 书，应当注意以下几个问题： 详细了解单位有关的规章制度和纪律要求，不 要等自己因为不了解而违犯了某项制度再由领导来 申明。 尽快进入角色，尽早

15、熟悉工作，尽量减少因为 自己生疏和不熟练所造成的工作不顺利。 新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标， 一定保持沉稳，注意观察体会工作环境和氛围。 在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作； 对自己来说，这个供职单位是否有发展前途；这份 工作是否有发展前途。,第二节 对秘书的审查与考核,本节点睛,一、对秘书的审查与职业纪律,二、国家秘书职业资格鉴定与 考试介绍,三、我国正在引进的两种秘书 职业考试,古今中外都认定秘书这门职业是机要性最 强的职业。能不能保守机密和挟重扼要，关键 在于秘书的素质。所以对秘书的审查和考核历 来是这门职业中比较重视的工作。随着社会的 发展，当前我国对秘书的审查和考核

16、在内容和 形式上也发生了很大变化。,一、对秘书的审查与职业纪律,对秘书的审查和纪律要求，是由秘书就职的具体岗 位和工作性质决定的。根据北京的情况，秘书可以分为 三种（见图2-4）。,图2-4 北京市秘书的分类,（一）北京市关于对秘书的选用 和审查规定所体现的特殊要求,随着反腐败和整顿机关工作作风工作的开展，我 们对党政机关、事业单位中秘书的审查日益严格，尤 其是对领导同志的秘书和担任一定领导职务的秘书， 审查更为严格。1996年，鉴于北京市政府发生的“陈王 事件”，北京市出台了关于加强对领导同志秘书管理 的意见（京办字 1996 10号，以下简称意见）， 文件从秘书的配备、秘书的选调、秘书的职

17、责、秘书 的管理、秘书的自律五个方面重申和提出了严格明确 的纪律要求。其中就明确规定了对秘书的审查内容、 形式，并且对考核有明确的时间周期要求。,（二）对企业秘书注重的是辅助 经济管理能力和工作效率,企业秘书没有统一的审查标准，常常依照不同企 业中对职员的审查标准进行。与政务秘书比较，企业 秘书在很多方面 都有其自身的特 点（见图2-5）。,图2-5 企业秘书的特点,企业虽然没有专门对秘书的审查，但是却 要求秘书公私分清、廉洁自律、正确把握工作 间的交际交往和奢侈腐化、不正之风的区别。 如上海证券交易所股票上市规则（2001年修 订本）。,上海证券交易所股票上市规则（2001年 修订本）：此书

18、将董事会秘书、股权管理与 信息披露事务作为一章，对董事会秘书的定位 任职资格、职责和权力以及任免和审查等做了 明确的规定。董事会秘书虽不同于一般秘书， 但是这种规定性的审查考核程序，让我们从一 个角度认识了对股份制上市公司秘书的审查考 核，也是值得整个秘书职业借鉴的。,（三）涉外秘书的审查和纪律,涉外秘书不同于以往做外交外事工作的机 关秘书，主要是指改革开放以来，受雇于外资 外商企业、合资企业等机构的中方雇员秘书。 涉外秘书的审查因不同国家的不同企业单位和 工作内容而异。这里介绍涉外秘书的工作原则 和涉外秘书人员守则（见图2-6）（见图2-7）。,图2-6 涉外秘书工作的原则,涉外秘书工作的原

19、则,坚持“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则,坚持“不卑不亢、内外有别”的原则,坚持“和平共处”五项原则,坚持“严格执行外事纪律”的原则,图2-7 涉外秘书人员在工作中应注意遵守的六项守则,六项守则,忠于祖国、忠于人民、忠于事业。既要维护祖国的尊严和利益，又要兼顾供职的部门和外方的利益，摆正中方、外方与秘书三者的关系； 注意贯彻执行党和国家的方针政策，自觉遵守国家的各项法律法规； 严格保守国家秘密，认真执行保密法规。保守职业秘密，讲究职业道德，遵守职业纪律； 忠于职守，尽职尽责。不超越权限； 保持中国人的优秀传统，吸收借鉴国外精华； 与外方人员私人交往要有度。遇事要向有关部门请示、报告。,二、

20、国家秘书职业资格鉴定与考试介绍,这里我们主要从国家对秘书职业资格的鉴 定以及鉴定的内容两方面来介绍。,（一）国家对秘书职业资格的鉴定,国家对秘书职业资格的鉴定的发展历程（见图2-8）。,图2-8 国家对秘书职业资格的鉴定,至今举办的考试实际技能操作还未能从书 面笔答变为实际操作。考试借鉴了国际上英国、 美国等国家的秘书等级考试方法。目前在秘书 行业还没有执证上岗的要求。且秘书职业技能 培训鉴定在北京市的通过率占参加培训测试秘 书的70%以上。,（二）国家对秘书职业资格鉴定的内容,我国在对秘书职业资格鉴定的内容方面有与外国 的共性，也有自己的特点，如表2-2所示。,表2-2 秘书职业资格鉴定,续

21、 表,（三）目前国家对秘书职业技能鉴定的局限,但从目前实施的几次鉴定情况看，有几个问题亟待 解决（见图2-9）。,图2-9 亟待解决的问题,三、我国正在引进的两种秘书职业考试,引进国外的秘书职业鉴定或考试，是对我 国秘书可持续发展的有益探索，特别是在我国 加入WTO以后，秘书这门职业走上国际化舞 台，引进国外对秘书的优秀的考核方法，对秘 书素质的提高将有极大的促进作用。,（一）英国的剑桥秘书证书考试,英国剑桥大学考试委员会的剑桥秘书证书 所遵循的标准是为世界各国所推崇的。证书考 试的程序和评估设计被认为能适用于不同的地 点、体系和文化。这个证书考试的目标是培养 和考察学生的秘书技能，且主要从8

22、个方面考 察秘书的能力。,1999年，国家教育部考试中心成立了中英 考试中心，重点进行秘书证书的引进工作。经 过专家论证、对英国剑桥秘书考试大纲的研究 讨论和修改，决定按照我国秘书工作内容和规 律修订剑桥秘书证书考试大纲，引进剑桥秘书 考试，并建立明确的秘书等级考试。,考察学生的8个方面能力： 文字处理方面的能力； 交流和任务管理方面的能力； 办公室管理能力； 速记能力； 对客户服务的能力； 沟通技能； 组织会议和事件的处理能力； 信息和沟通技术（重点在计算机用）；,（二）英国的NVQs秘书考试,NVQs（NationalVocational Qualification System）即国家职

23、业资格证书制度，是英国的 以国家职业标准为导向，以实际工作表现为考 评依据的一种新型职业资格证书制度。1997年 两国在研讨交流中提出了在中国部分地区引进 英国NVQs文秘（行政管理）和市场营销资格 证书的意向。,NVQs的秘书考试英文原文是Administration，是 英国NVQs行政管理及文秘标准委员会制定的，它的 职业概念涵盖了行政或事务管理所包含的全部内容。 它的标准体系的基础部分所描述的职责主要是执行 性的事务工作，包括来访接待、安全保卫、文件收 发、信息处理、文档保管、文件准备和办公设备使 用等等。目前国家劳动和社会保障部职业鉴定中心 成立了中英资格证书合作项目办公室，正在加紧

24、讨 论引进推广NVQs行政管理及文秘标准的工作。,第三节 秘书的晋升与发展,本节点睛,一、秘书晋升工作 的现状,二、秘书的可持续 发展,完善自我，实现自我价值是秘书一直追 求的。因此完善秘书的晋级工作是秘书得以 发展的保障。,一、秘书晋升工作的现状,秘书的晋升依赖于秘书职业等级的建立。只 有在秘书职业中建立明确的职业登记名称，建立 逐级提升职称的制度办法，秘书的晋升才能顺理 成章。下面就从秘书晋级的现状、困难、发展三 方面来讨论。,（一）社会中不同的秘书等级现状,传统的行政秘书是按照行政级别来确定等级的， 一些工厂企业如此，甚至事业单位也是如此。 相当多的公司、企业、饭店、商社中的秘书大 体就

25、分成两级，一级是处理日常事务的初级秘书， 一级是领导的助理、左右手的高级秘书，有些公司、 企业现在设行政总监或者叫行政主管。 只有在外交工作中，我国驻外使领馆有 三秘、二秘、一秘的等级，但这主要体现的 是外交意义和行政等级。,1,2,3,（二）晋升的可能和晋升的实际困难,秘书工作同其他工作一样，应该有一个正常的和 合理的晋升制度。但是在秘书这门职业的实际工作中， 我们往往更多地强调秘书应甘当无名英雄、幕后英雄， 秘书工作要求秘书踏踏实实奉献，要求晋升甚至会被 认为是非分之想。做好秘书的晋升工作一方面能增强 激励机制，提高秘书人员整体水平，使秘书职业人才 结构合理；另一方面还能给社会的人才需求提

26、供便利， 需要秘书的单位可以根据自己的需求招聘不同职业层 次的秘书。,（三）秘书晋升工作的推进,如果秘书职称明确，不同职称等级的秘书可以执 证上岗，高级秘书可以凭自己的知识、技能、资历做 高层次的秘书工作。秘书在工作流动中，也可以凭自 己的职称找到适合自己的职位。有这样的职称考评， 秘书有了优秀的标准，有利于秘书整体职业素质的提 高，有利于秘书职业队伍的稳定。国家秘书职业技能 鉴定工作尽管还需要迅速改进，但这种鉴定本身就是 规范秘书职业标准的好形式，而且在鉴定中体现了渐 次提高的要求。这个鉴定应当和秘书职称的评定结合， 并且尽快向执证上岗过渡，这是秘书非常关心的事。,二、秘书的可持续发展,许多

27、学者在探讨秘书的发展趋势。从社会 实际情况看，目前秘书的需求量大，职业队伍 迅速扩大。在这种情况下，对秘书的发展仍有 两种截然相反的观点。,有人认为秘书这门职业很快会萎缩和衰亡 其论据是秘书的基本事务工作可以物化在现 代办公设备中，而对业务的辅助工作可以被下级 业务人员替代。有些地方已经在大面积撤销党政 机关秘书，认为领导不配备秘书，是增强历亲为 作风、消除腐败的良药。,有人认为秘书这门职业会很快地发展壮大 其论据是现代办公设备可以替代的永远只 是一部分程序化工作，秘书从这部分事务性工 作中解脱出来，恰恰有了更好地拓展自己工作 范围的空间，可以更好地在管理协调与信息加 工方面发挥作用。针对消减党政秘书的举措， 这部分学者明确指出，秘书职位的设立不是官 僚和腐败的根源，从另一个意义上说，它还应 当起监督作用；至少“一刀切”撤销秘书是不科 学的。,从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境