《机关公文处理》解析.ppt

1、2020/7/26，1，1，1，1，公文处理公文格式讲义，201405，公文处理学习资料，2020/7/26，2，2020/7/26，3，公文处理基本知识和常见错误，2020/7/26，4，4，(2) 首先，法定作者作出并公布，无论事实、数字、各种意见、结论，一旦列入正式公文，不能任意变更、解释、否定。 第三，公文是机关、团体、单位的喉舌、意图，是其开展的依据。 2 .规范性。 公文的制作和处理，从起草到成文、收发、传递、分取、立卷、档案化、处置，有一套规范化的制度。 此外，公文具有特定的体态。 其文体、结构、纸张尺寸、文件标志有统一规定。 3 .工具性。 公文是各机关、团体、单位在公务管理过

2、程中最常用、最大量使用的工具。 2020/7/26，5，5，(3)作用1 .指导作用。 传达意见和决策，安排部署工作。 2 .行为规范的作用。 例如，通过公布法律、法律规范及规范文件等，规范机关单位、社会组织、公民个人行为。 3 .信息传递作用。 4 .公务联络作用。 向上级汇报情况，询问问题，与一般机构就业务进行商谈、询问法、回答或者交流情况和经验。 5 .证书所述的作用。 大部分文件传达意图，安排工作，与公务联系，对云同步，在一定意义上具有证明书的作用。2012年6月26日、6、2、原种类型及适用范围、(1)种类决议、决定、命令(令)、公报、公告、告知、意见、通知、通报、报告、请示、请示源

3、的方法规定公文种类为13种，新条例规定公文种类为15种，追加“决议”和“公报”，在云同步中“会议纪要” 2020/7/26，7，7，(2)适用范围决议行政机构不太使用，命令和公报的使用权限高，议案仅限各级政府使用。 1 .做出决定。 适用于重要事项的决定和配置、奖惩相关机关和人员、下级组织的不当决定变更或者撤销。 一是重要事项的决定和引进，二是语气强。 2 .公告。 适用于向国内外公布重要事项或法定事项。 对市州一级政府、部门和企业来说，向国内外发布重要事项，也限定发布不一般存在的土地征收公告、招聘公告、招标公告等法定事项。 3 .通告。 适用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。 2020

4、/7/26，8，4 .意见。 适合提出对重要问题的见解和处理方法。 在原来的方法中，“意见”可以作为上文(提出见解和处理方法，向上级提出修订画实际使用时，一般用于向上级征求意见的回答。 也可以是下文(多为对重要问题表态、提出见解和参考的处理方法)。 平行文(主要是为了对方的参考而提出意见。 2020/7/26，9，5 .通知。 适合公布、传达下级机关的执行和要求有关机关公知或者执行的事项，批准、转发公文。 (用得最多)常见的通知类型和注意事项： (1)批准和转移：批准通知用于上级批准下级的文件，转移通知用于上级或上级的文件。 例如，根据条例的要求，单位的内设部门一般不直接向下级部门发放指令性公

5、文。 内设部门某方面的工作安排应通知下级部门、本级有关部门执行。 有三种处理方式：一是直接由该内设部门以单位或者单位办公室的名义起草原稿，由单位或者单位办公室发行文件。 二是部门批准本级部门的文件。三是从公司办公室传输文件。 (2)印刷通知。 常用于印刷条例、规定、办法、细则、方案等。 (3)分批转送、转送、打印资料为正文，不能显示附件，留心可以分批转送、转送、打印资料上有附件。 (四)人事任免用通知。 2020/7/26，10，6 .通报。 适于表扬先进，批评错误，传递重要精神，通知重要情况。 7 .报告。 适合向上级汇报工作，反映情况，回答上级的询问法。 8 .请示。 适用于向上位机关请求

6、指示、批准。 所要求的是，主送机关一般是一个，多头指示使不得，向下级机关提交使不得。 多头请示在主办单位和赞助单位之间相互配合，使批准时间延迟，批准意见不一致，使下级很难适应。 接受双重指导的机构在询问问题时，必须根据谁有权批准这个问题的原则，将另一个上级放入cc，使对方能够了解情况。 书面请示文件最容易出错的表兄弟是标题：如某公司关于寻求信息化建设资金解决的请示，申请接近于书面请示的意思，为重复颤抖错误，应删去请求二字。 2020/7/26，11，9 .批准。 适合回答下级机关的请示事项。 批准是被动的文章，有请示才批准。 批准开头的第一句基本上是固定模式“你们公司收到了关于*的请示(句号)

7、。 中选择所需的墙类型。 10 .函件。 适用于不属于公司的业务洽谈、问题和回答问题、要求批准和回答的事项。 注意的不同：国务院、省政府、市政府的发行文中，有很多下行文编号编成国的发行书、川府的信等以书信的形式发行，这只是形式，不是文件种类。 11 .简档。 适合记载会议的主要状况和协议事项。 2020/7/26，12，(3)一些容易混淆的句型差异1 .决定和通报：为了表扬先进，主要的差异是语气的强弱，决定语气强，有强调决定意义的通报语调弱，只通知表扬状况。 决定的制造单位是相对较高的水平。 根据省的规定，现在市州政府及以下部门(单位)，表彰不再普遍使用，改为表彰。 市政厅(市政厅)在制作公文

8、的时候，也有削弱表彰文件的意图，不过，现在没有必要决定这个文件种类，多数情况下采用通报。 与表彰通报有关的这类文件，应当经过纪委、安监、订正生、综合治疗、维持稳定等否决单位签字，没有特别原因就应当提交会议审议。2020/7/26、13、2 .公告和通告。 除了用法律、法律规范公告的情况，主要的不同是公告范围的大小不同。 3 .请示和报告。 请示和报告不区分这是极为容易犯的错误。 一句话，看是否要求上级解决或批准，有的用请示，没有的用报告。 在许多报告中，有些内容是建议意见，上级收到文件后可以采用也可以不采用，有关情况可以以报单通知，也可以不以报单通知。 2020/7/26、14、4 .请示、批

9、准和书信。 信被用于要求批准和回答的批准事项时，角色与请示相同，只是行文关系的不同。 向自己的上级请求批准事项的批准和回答时用请示，不属于或平级的有关行文时用信。 这也是容易混淆的表兄弟，但正因为容易混淆，所以为了尊重对方，达到办事儿目的，信有时会向故意的请示。 对请示的回复用于回复，对信的回复用于回复。 例如，某公司应该向上级公司集团的人力资源部指示借用事项，正确的标题应该是关于某公司借用某公司某同志的信，公司人力资源部的回复应该是关于某公司集团的人力资源部同意借用某公司某同志的信。2020/7/26、15、三、公文的行文规则(一)行文关系根据所属关系和职权范围确定。 一般不能超过文章，在特

10、殊情况下必须超过的，必须对超过云同步的单位进行cc。2020/7/26，16，(2)给上级送文章，必须遵循以下规则：1.原则上主要送上级，必要时送有关上级和同行，不送下级。 2、公司部门对上级主管部门指示重大事项并报告的，必须经本级公司同意或授权属于部门职权范围内的事项应当直接提交上级主管部门。 3 .下级机关的指示事项需要以本公司名义指示上级的，应当提交趋向性意见报告，不得以原文报告上级。 4 .指示必须一文不值。 在报告书等非请示性公文中加入请示事项后进行要不得。 5 .除上级责任者直接提交的事项外，以本公司的名义向上级责任者提交使不得公文。 以本公司责任者的名义向上级提交使不得公文。 6

11、、受过双重指导的单位在一个高级单位写文章，必要时另选高级单位。 对2020/7/26、17、(3)下位单位的文章，应遵循以下规则：1.主送挂号处单位，必要时对相关单位进行cc。 重要文章要向云同步抄送发送单位的直接上级单位。 2、单位办公室根据本级单位的授权，可以下级单位写文章，其他部门可以向下级单位发出指令性公文，或者在公文中向下级单位提出指令性要求或使不得。 需要公司批准的具体事项，经公司同意后，公司职能部门可以写文章，本文必须注明已经有公司同意。 3 .单位部门可以在各自的职权范围内给下级单位的有关部门写文章。 4 .关于多个部门职权范围内的事务，部门间协商不一致的，下边写文章要不得随便

12、写文章的，上级应当责令改正或者撤销。 作为解决办法，常见的是共同发信文。 5、上级给接受双重指导的下级写文章，必要时给该下级的另一个上级机构进行cc。2020/7/26、18、(4)同类单位、单位可根据需要与其他同类单位结合文章。 属于公司各自职权范围内的工作联合使不得文章。 车间的部门可以根据职权互相写文章。 单位内设机构除办公室外，正式写文章要不得定。 (5)三种行文关系1 .上行文和下行文。 指具有领导风格关系和业务指导关系的单位间的行文。 例如，稻州公司集团和稻州阳光制药厂是领导风格关系，稻州集团营销学部和稻州阳光公司营销学部是业务指导关系。 2 .平行句：平行单位和非所属单位之间的行

13、文。 平行单位：一般指同一指导单位下的各部门。 例如，在稻州集团人力资源部和集团财务部之间。 不属于的单位：没有指导、指导关系，不属于同一指导单位指导的部门。 例如，在稻州集团和南骏集团之间，在稻州集团和市交通运输局之间。 2020/7/26、20、4、常见的错误(1)发行单位标志与发行单位不对应。 例如，关于公司开展工作的通知，发行单位标志是公司的办公文件。 (二)涉密公文不编辑号码(三)的发行号码和发行人。 1 .在某些单位写文章不给人加标签条。 2 .发行号码和发行者的位置不对。 一个是发行号码和发行者的左右不空一个字，两个是关于多个发行者的，“发行者”这三个字与第一列的发行者的名字不同

14、，只有两个发行者上下排列。 (4)在掌门人页面上不显示正文。 (5)句子中的结构层次。 1 .应该是(1.(1)的文档也有1 .这样的序列号被拉出的情况。 (6)附件的记载错误。 1 .附件不得填写“附件”和“附件”。 2 .附件编号和名称的位置不对。 3 .附件名称后面也不加标点符号。 (七)指示不要写明联络人； 再送文件的时候多头送给主人。 上行文不盖章。 (9)印章的位置不对。 1 .在白纸页上盖章。 2 .印章要推一推或超过正文。 (十)抄送单位。 文件为“cc :”，配置文件为“分发：”，cc单位用逗号分隔，最后用句点分隔。 不同级别的cc单位之间，各级别相互分离，用句号分隔。、20

15、20/7/26、21、公文格式学习材料、2020/7/26、22、公文格式、一、范围适用于各级党政机关编制的公文。 其他单位和机关的公文可以参照执行。2020/7/26、23、二、版面、(1)页边和版心尺寸(2)字体和尺寸特殊的情况：密级和保密期限(3号黑体)、紧急度(3号黑体)、发行者名(3号黑体字)、标题(2号小黑体字)、文章结构层次(一般页号(半角宋体阿拉伯数字)、 政府系统公文公开选项(没有具体规定，建议参照省政府办公厅使用的字体)，2020/7/26，24，(3)行数和字符数。 与原国家行政机关公文处理方法一致，一般情况为一面22行，一行28字。 特殊情况：公文合成后残留的空白不能包

16、括印章、发行人签章、成文日期的，解决调整行间距、字距的措施。 以“此页无正文”的方式在白纸页上盖章使不得。2012年6月26日、25、3、公文格式各要素的编排规则、公文要素分为版头、主体、版记三个块，编排格式一般分为格式和特定格式。 信件、指令和配置文件是特定的格式。2020/7/26、26、普通格式、(1)版本1 .部编号必须表示部编号(所有干扰公文均不显示)，通常为6位3号阿拉伯数字，顶格位于版本左上犄角旮旯的第一行。 注意：直接显示6位的3号阿拉伯数字。 不能像“000012”那样显示“NO.000012”。 2020/7/26、27、2 .密级和保密期限的密级分为“绝密”、“秘密”、“

17、秘密”。 要显示机密等级和保密期限，一般是3号黑体字，顶格位于版心左上犄角旮旯的第二行。保密期间的数字以阿拉伯数字表示。 注：如果有保密期，保密期和保密期之间用“”隔开，如果保密期和紧急之间没有非空的保密期，在保密级和紧急之间空出一个字。 2020/7/26、28、3 .紧急度紧急公文分为“特急”、“急”，电报分为“特提”、“特急”、“急”和“平急”。 公文需要显示紧急时，一般是3号黑体字，顶格是配置在版心左上犄角旮旯的部号，密级和保密期限，需要在云同步上显示紧急时，按部号、密级和保密期限、紧急度的顺序从上至下排列。2020/7/26、29，注意：要掌握部号、密级和保密期限、紧急的排版原则，经

18、常从版心左上上的格开始按顺序排列，紧急的要素只有一个，则该要素必须是版心左上上的格。 2020/7/26，30，4 .发文机关标志注意：1.从发文机关标志上边缘到版心边缘统一为35mm。 2 .党委系统的发言机关标志的变化很大，取消了在先()上表示的文件的形式(下图)。 2020/7/26、31、2020/7/26、32、5 .发行字符号被配置在发行机构标识牌的下面的两行空白的位置，被配置在中央。 每年的序列号都是阿拉伯数字的。 错误类型：“201215号”、“201205号”、“2012第15号”。 上行文党委系统的发文号不再位于中央，与行政机构的上行文一致。 2020/7/26、33、6 .发行者的上行文必须标记发行者。 “发行者”三字用3号字体，发行者名用3号字体。 在有多个发行者的情况下，发行者的姓名按照发行机构的排列顺序从左到右、从上到下依次均等排列，一般在各行排列2个姓名，与前一行的第一个发行者的姓名对齐。 在2020/7/26、34、7 .版