高效时间管理.ppt

1、2020/7/27,1,时间管理提升训练,2020/7/27,2,XIASH,概念篇,高效时间管理,2020/7/27,3,XIASH,时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多； 所以时间管理的问题本身不在于 , 而是在于自己如何 你自己的时间。,时间管理不是什么,高效时间管理,TM,2020/7/27,4,时间管理就是自我管理； 自我管理即是改变习惯, 以使自己更富绩效, 更富效能； 时间管理就是 。,时间管理是什么,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,5,XIASH,为何你我都不满意现状, 但又想安于现状？ 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你

2、的身上但是要用对 “新的思考方式”,人, 为何安于现状?,高效时间管理,TM,2020/7/27,6,XIASH,工作缺乏计划； 组织工作不当； 时间控制不够； 整理整顿不足； 进取意识不强； 忙了就好； 时间管理能有多大用； 身不由己； 江山易改、习惯难移。,时间管理的误区,高效时间管理,TM,2020/7/27,7,XIASH,时间价值分析,高效时间管理,TM,2020/7/27,8,XIASH,时间价值分析举例,高效时间管理,TM,2020/7/27,9,你的时间到哪里去了?,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,10,第四代时间管理,行事强调优先次序，依据轻重缓急将有限的

3、时间与精力加以合理分配，最终实现高效。,第三代时间管理,强调行事日程表，反映时间管理已开始注重规划,第二代时间管理,着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力,第一代时间管理,XIASH,时间管理的演进,高效时间管理,TM,2020/7/27,11,时间 平衡,时间平衡模型图,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,12,XIASH,法则篇,高效时间管理,2020/7/27,13,什么叫目标设定？ 目标即为个体所追求的 。设定目标意味着自觉地遵循某一 、朝着某一方向行动。,一.目标法则-目标的定义,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,14,XIASH,一.目标法则

4、-树立目标的七步骤,高效时间管理,TM,2020/7/27,15,生活在社会的最底层，生活过得极不如意。,没有目标,生活在社会的中下层,虽衣食无忧,但亦无突出成就。,目标模糊,生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人才。,有清晰但比较短期的目标,几乎都成为社会各界顶尖成功人士。,有清晰且长远的目标,一.目标法则-哈佛大学的研究成果,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,16,总体目标 （人生核心轴）,长期目标 （5-10年）,中期目标 （2-3年）,短期目标 （0.5-1年）,近期目标 （月、周、日等）,一.目标法则-目标分解的方法,高效时间管理,TM,XI

5、ASH,2020/7/27,17,个人目标,1.,2.生活状况,3.未来5年 的梦想,4.愿望：旅行、 丰富的阅历和回忆,4a.个人愿望 一览表,4b.个人收获 展望,5.,6.理想设计,7.生命计划,一.目标法则-个人目标的组成部分,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,18,一.目标法则-目标的倒金字塔,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,19,P,A,D,C,耗用时间,花时间在计划上才是最节省时间的作法,耗用时间,一.目标法则-做好计划,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,20,5.事后的检查；,4.,3.预留机动时间给意外的工作；,2.,1

6、.列出工作任务；,一.目标法则-日计划的步骤,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,21,XIASH,高效时间管理,TM,二.“要事第一”法则,？,？,？,？,紧急,不紧急,重要,不重要,A,B,C,D,2020/7/27,22,原料：大石块，小碎石，细沙，水，一只大木桶 实验目标：将四种原料依次装入这只大木桶，寻求如何提高木桶的使用效率。 实验目的：学习木桶原理反映出的高层次的时间管理技巧,高效时间管理,TM,二.“要事第一”法则-试验,XIASH,2020/7/27,23,XIASH,高效时间管理,TM,二.“要事第一”法则-试验,紧 急 不 紧 急,重 要 不 重 要,I（

7、碎石型事务）,I,I,I（细纱型事务）,I,I（石块型事务）,I,V（水型事务）,* 危机 * 急迫的问题 * 有期限压力的计划,* 防患未然 * 改进产能 * 建立人际关系 * 发掘新机会 * 规划、目标管理,* 不速之客 * 某些电话 * 某些信件与报告 * 某些会议 * 必要而不重要的问题,* 某些信件 * 某些电话 * 浪费时间的事 * 有趣的活动,2020/7/27,24,高效时间管理,TM,二.“要事第一”法则-不合理的时间配置,XIASH,2020/7/27,25,1.重要的事情着重在 Plan Plan着重在 Do Do着重在 Check Check着重在 Action 2.重

8、要的事情要逐渐地交给 信任的部属, 这叫 “灌能”,高效时间管理,TM,二.“要事第一”法则-明智的时间配置,XIASH,2020/7/27,26,高效时间管理,TM,二.“要事第一”法则-明智的时间配置,重 要,不 重 要,紧 急,不紧急,I,II,III,IV,一般：,理想：,一般：,理想：,一般：,理想：,一般：,理想：,2020/7/27,27,花最少的力气, 获得最多的效益 我们所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间,也就是说80%的努力是与成果关系不大。,三.20/80法则-含义,高效时间管理,TM,XIASH,2020/7/27,28,80% 时间,20% 时间,80

9、% 成效,20% 成效,重要的 少数事物,琐碎的 多数事物,高效时间管理,TM,三.20/80法则-示意图,XIASH,2020/7/27,29,高效时间管理,TM,三.20/80法则-判断主次的3个标准,XIASH,2020/7/27,30,XIASH,效率篇,高效时间管理21招,2020/7/27,31,做好“时间使用记录”（半年/次） 做好时间预算表 有计划的工作 没有预计的行事 突发性的事情,高效时间管理,TM,第1招-时间预算表,XIASH,2020/7/27,32,高效时间管理,TM,第2招-余暇时间管理,3. (1)选择具有创造性的活动。(2)选择有益于身心健康的活动。(3)要干

10、就要达到一定水平。(4)要适度。,2. (1)向成功者学习成功的方法。(2)一天一小时可以创造奇迹。(3)参加研习会。(4)长期与短期的学习，并养成终生学习的习惯。(5)高效的阅读。,1. (1)利用白天瞬间睡眠。(2)培养随时随地入睡的能力。(3)注重睡眠质量，不注重长短。(4)良好的睡眠环境与条件。(5)心理训练，自我暗示与身心放松。,XIASH,2020/7/27,33,高效时间管理,TM,第3招-处理Email的小技巧,进邮箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作； 养成习惯, 一天只有三个时段看 Email； 除了急件以外, 集中时段回信。,XIASH,2020/

11、7/27,34,大事表 正在进行的计划，尚未完成的事情。 每日行事历 一般例行事务， 小时内解决，不要带回家解决。 注意：凡事“ ”就会浪费了很多的时间。 今日不做，明天就后悔 明天有明天的事情。 限定最后一分钟。,高效时间管理,TM,第4招-今日事、今日毕,XIASH,2020/7/27,35,时间动作分析 穿衬衫（从下而上，节省3秒） 袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒） ； 路上时间的利用 一条路线。 思考。 听MP3。,高效时间管理,TM,第5招-上班前的小动作,XIASH,2020/7/27,36,一日之计在于晨 以前激素分泌最多 交感神经最紧张 午餐过后-小肠蠕动能力低 一周

12、之计在于 ； 周一征候群周末狂欢，周日睡大觉。 周五征候假期等待,高效时间管理,TM,第6招-找出最佳生理时间,XIASH,2020/7/27,37,人脑一次能处理7件事情 同时做两件事情 刷牙、洗脸、洗澡/听录音 上厕所/看书（？） 开车听演讲或者有声音的录音带 同时做三件事情 走路健身、听收音机学英语、上班。,高效时间管理,TM,第7招-同时做两、三件事情,XIASH,2020/7/27,38,设定期限（双方共同协议） 交办事项、定下期限，按时追踪 书面化 按时追踪 承办事项、自定期限、期限前提交 主动提出进度报告。 无法按时完成时，马上说出来。,高效时间管理,TM,第8招-没定期限就不叫

13、工作,XIASH,2020/7/27,39,桌面 清除不必要的东西相片、饰品。 物品定位。 抽屉 立即处理的公文、正在实施的计划。 长期的计划。 保留的公文，参考资料。 周围环境 一天有三分之一以上的时间在工作的环境中。 清爽舒适的环境可以提高工作效率。 清理没有价值的物品。,高效时间管理,TM,第9招-整理工作环境,XIASH,2020/7/27,40,阅读技巧 花在阅读上 阅读前选择阅读材料（1分钟200页） 阅读中改进阅读速度（1分钟500字） 阅读后用色带来记录 文档What,Who,When 该不该看； 该谁看，交给谁办。 何时完成，定日期。 只看一次的技巧 杂志当报纸看 书本当杂志

14、看,高效时间管理,TM,第10招-各种文件只看一次,XIASH,2020/7/27,41,时间管理软件; PDA; 手机; 个人电脑; 效率手册.,高效时间管理,TM,第11招-时间管理的利器,XIASH,2020/7/27,42,会议类型 头脑风暴型会议 定决策型会议 指派工作型会议 分担责任型会议 传达鼓励型会议 会议笔记系统记要点/提建议 会议记录提纲携领，及时完成。,高效时间管理,TM,第12招-会议笔记,XIASH,2020/7/27,43,专人 好朋友（可交心的朋友） 顾问 专线 图书馆。 互联网。（在线汉典、eMule等） 内联网。 光盘。,高效时间管理,TM,第13招-咨询专人

15、、专线,XIASH,2020/7/27,44,雇佣他人做事 授权 哪些项目？ 哪个人？ 看书评、看影评 听演讲（正规的演讲，有准备的演讲，可以赚别人多倍的时间）。,高效时间管理,TM,第14招-花钱买时间,XIASH,2020/7/27,45,化零为整 分钟读书法30分/20页/天600页/月24本书/年 托福单词10个/天30天1个月300词汇 汉字10个/天30天1个月300生字 集小胜为大胜,高效时间管理,TM,第15招-集合零碎时间做大事,XIASH,2020/7/27,46,睡眠的 模式 理想的睡眠时间是8小时；（日、一） 标准睡眠时间是6小时；（二、三、四） 最低睡眠时间是4小时；（五、六） 午睡30分钟,高效时间管理,TM,第16招-休息是为了走更多的路,XIASH,2020/7/27,47,乐在工作 第一春： 岁 第二春： 岁 第三春： 岁,高效时间管理,TM,第17招-把兴趣当事业,XIASH,2020/7/27,48,找对父母不由己 含着金汤匙出生 找对先生、太太靠眼力 省一甲子的功力。 经营人脉保成功（五个朋友决定富贵命） 岁以后靠人脉赚钱。 白手起家风险大 的失败概率。,高效时间管理,TM,第18招-打着灯笼找对人,XIASH,2020/7/27,49,学历是就业的敲门砖，升迁的垫脚石。 早一点接触像样的工作，