办公室工作实务.ppt

1、办 公 室 工作实务,中心办 2012年6月13日,办公室管理名言,把每一件简单的事做好就是不简单 把每一件平凡的事做好就是不平凡,第一章 办公室实务概述,1、办公室的含义与职能 （1）办公室的含义 特指：党政机关、企事业单位内的综合办事机构 （2）办公室的职能 两大职能：政务（或业务）服务 事务管理,2.办公室工作的基本原则,（1）准确的原则。（ 2）迅速的原则。 （3）保密的原则。 （4）密切联系群众的原则。 （5）精简高效的原则。 （6）严谨科学的原则。 （7）协作配合的原则。,3.工作人员能力素质要求,（1）分析判断能力。 （2）表达能力。 （3）协调能力。 （4）调研能力。 （5）办

2、事能力。 （6）应变能力。 （7）交际能力。 （8）使用现代办公设备的能力。,4、办公室环境的布置和管理,（1）办公室环境布置的目的 创造舒适而又工作效率高的环境； 塑造组织形象；建立挡驾制度； 有利于保密工作 （2）办公室环境布置的内容与要求 办公室的配置 照明 色彩搭配 隔音 空气调节 盆景、挂画等,办公室管理名言,如果你热爱这份工作，你每天就会尽自己所能力求完美，而不久你周围的每一个人也会从你这里感染热情。 -山姆沃尔顿,第二章 文员实务,1.文员的工作顺序 计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤 2.“优先顺序”处理工作 先将科室工作以重要程度为标准分类 其次以紧急程度和重要程度为标准分类

3、 同时考虑领导的意向和自身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先做。,3.工作方法,（1）请示方法与报告方法 请示内容：必须是自己难以处理或者无权处理的事，请求领导给予指示或授权办理。 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示，领导书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，领导只作口头答复或指示。紧急的事，可以先做口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。,报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让领导及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让领导及时作出处理；三是合

4、理化建议，供领导改进工作是参考；四是应领导的要求汇报情况。主动汇报情况，区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰领导的工作。,报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供领导选择、参考。,（2）计划方法和总结方法,计划方法：要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。分清轻重缓急，决定工作顺序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。,总结方法：总结方

5、法是每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，汲取教训。从时间上、规律上进行。,（3）传达方法,传达是将领导或上级机关的文件精神、知识、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达，即在正式场合上宣读文件，或口授领导指示；另一种是非正式传达，即有意识地向传达对象“透漏”主要精神，或者所谓“吹吹风”。一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。无论是正式传达和非正式传达，都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以领导口气讲话或是曲解精神，甚至假传“圣旨”。,（4

6、）变通方法和挡驾方法,变通方法：通常情况下，必须照章办事，但在特殊情况下，可采用变通方法，灵活从事。对于新情况、新问题，无章可循时，领导又没有明确的指示，可参照有关政策，作出合乎情理的处理。,挡驾方法：对于领导不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由工作人员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的是保护领导，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则。没必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。,（5）分工方法与合作方法,既要“集中领导，分工负责”，又要善于合作，密切配合。 互帮互助，体谅对方，不要互相拆台、互不信任。,办公室管理名言,我强调细节的重要