4章文档一体化理论.ppt

1、文件整合，张培斌，电话-Mail :4.1文件整合的基本内涵，4.2文件整合管理的理论基础，4.3文件整合管理的内容，4.4文件整合理论，4.4文件整合的可行性和必要性，4.5文件整合理论，4.6文件整合存在的主要问题，4.6文件整合的对策如下：第一节是文件整合管理的基本内涵。文件集成管理从文件处理和文件管理的连续性和完整性出发，以文件生命周期理论为基础，利用计算机和网络技术实现从文件生成到文件管理的全过程控制。一体化文件管理的基本内涵，是实现文书工作和档案工作的无缝衔接，实现文书和档案工作的前端控制，使文件实现管理、利用和标准化的一体化，最终实现文书工作和档案工作信

2、息共享的目的。二，综合文档管理的理论基础，1。文件生命周期理论定义，文件生命周期是指文件从形成、使用、销毁或作为档案永久保存并继续实现其社会价值的完整运动过程。1.文件生命周期理论-重要意义，a准确揭示文件运动的完整性和内在联系，为文件的全过程管理奠定理论基础，b准确揭示文件运动的阶段变化，为文件的阶段管理奠定理论基础，c准确揭示文件运动过程之间的联系和各个阶段的相互影响，以实现从当前文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员在前端控制文件提供理论依据。1.文件生命周期理论的指导价值，一是需要保证电子文件的真实性和可靠性，二是需要保证电子文件的完整归档，三是需要保证电子文件的安全使用。2.根据以

3、前端控制为特征的档案价值评估理论，“前端控制”也称之为“早期干预”，即根据电子文件真实性和完整性的要求，为了保证电子文件的凭证价值，在电子文件生成系统和管理系统的设计阶段就确定了电子文件管理的“干预时机”，将文件管理的要求和手段推进到电子文件管理阶段。2.以前端控制为特征的档案价值评估理论。文件和文件价值评估是一个以前端控制为主要特征的过程，随着文件生命周期的展开，可以进行多次评估。在决定是否保存或销毁的前提下，以确定保存期限为首要任务，应注意区分文件的重要性。承认档案的来源、地位和属性对档案的价值起着决定性的作用，主体需求的变化可能导致档案价值的升降，价值的差异直接影响价值判断。在确保重要和

4、珍贵档案的完整性和安全性的前提下，我们认识到鉴定结论的差异性、相对性、互补性和可调整性，以及档案价值鉴定的复杂性、模糊性和兼容性。3基于数字信息资源管理理论，它主要是指对组织内部形成和使用的各种信息资源，包括文件和档案，进行整合和管理，形成一个完整的信息系统网络，为组织的目标服务。4.以来源原则为核心的文件整理理论，其实质是尊重历史、尊重文件的来源和文件之间的原始联系。在文献综合管理的全过程中，在整理文献和档案，乃至收集、鉴定、编目、开发和利用等一系列工作中，必须坚持和尊重来源原则。在信息化、数字化、网络化的背景下，文献档案管理必须始终坚持来源原则。3.综合文件管理的内容；3.综合文件管理的内

5、容；1.集成文档管理的总体目标是实现全面的3.综合文件管理的内容具体内容、文件与档案生成的综合文件、档案管理的综合文件、档案利用的综合文件、综合文件管理的内容具体内容、文件与档案生成的综合文件的初始生成阶段，意味着在管理体系的设计阶段，应提前确立档案管理的意识，确保生成的文件满足档案管理的功能要求。3.综合文件管理的内容具体内容，文件与档案管理的整合对文件和档案的移动过程实施统筹规划、综合控制和综合管理，包括管理体系的统一设计、组织机构的统一设置、管理人员的统一配备和管理体系的统一制定。3。文件综合管理的内容具体内容，文件与档案利用的整合，文件与档案利用的合理协调，树立服务社会各界的意识，文件

6、与档案的早期和最大限度地发挥作用。文件综合管理的内容科学指导，从系统思维的角度来看，相互联系又相互区别的文件和档案是一个更大的整体系统的有机组成部分，并且有一个从文件到档案的转化运动过程，因此文件和档案的综合管理完全符合系统思维的要求。综合文档管理的内容技术支持、以计算机技术和网络技术为代表的信息技术。计算机技术可以简化文件和档案管理的工作程序，提高文件和档案管理的工作效率；网络技术更有利于文档和档案管理的一体化，使文档和档案的操作、传输、处理和利用更加方便快捷。(4)实施文档集成的可行性和必要性。(1)办公自动化技术提供了客观条件，使得文档集成管理成为可能。过去，文件管理和档案管理的分离已经

7、不适应政府信息的共建共享。为了消除传统文档管理和文件管理的时空障碍，满足人们随时随地交流和获取信息的需求，充分发挥办公自动化系统的巨大优势，迫切需要将独立的文档管理和文件管理集成为一体，形成文档集成。2.随着档案事业的发展，我国已经进入纸质文件和电子文件并存的时代，传统的档案管理模式已经不再适合电子档案的管理。为了保证电子文件的真实性、完整性和有效性，档案馆必须对电子文件实施前端控制和全过程管理，即采用一体化的文件管理模式。3.文件归档改革。2002年，国家和省档案局将进行文件归档改革，彻底改变原有的文件级分类方法，以文件级为基本存储单位。以“部分”为单位的归档改革与一体化文件管理有着相同的管

8、理基础，符合一体化文件管理的要求，为一体化文件管理提供了有利条件。4.提高文件管理水平的有效途径。文件综合管理是改革传统文件管理模式的有效手段，以适应信息时代对文件和档案管理的要求。它可以从根本上改变文件处理和文件管理脱节的局面，使之统一。有利于档案信息的完整收集、快速整理和准确检索，促进档案的规范化和标准化管理。同时，可以避免重复工作，从而提高工作效率，更好地为用户提供高质量的服务，实现文档资源共享。5.目前存在的主要问题。1.管理制度存在严重缺陷。中国实行文件与档案分开的做法。文件工作由各级单位办公室等职能部门管理，档案工作由各级档案局和单位档案室管理，各单位档案室负责2.有技术问题。首先

9、，由于案卷封面上有很多项目，在文档处理过程中很难规范字体，感觉凌乱。二是“领导批示”、“会签”等事项中的处理意见也有依据功能。当案件档案长期保存，需要更换卷盖时，这些物品的内容将失去真实性，影响档案的权威性和可信度。三是综合管理后，实行“一案一卷”归档。目前，保存电子文档的方法有很多。为了保存大量数据，通常使用大容量服务器、光盘、磁盘、磁带驱动器、移动硬盘等。然而，无论哪种存储介质，都存在技术缺陷，容易受到磁场、振动、湿度等的影响。并且需要非常苛刻的存储和使用环境。为了确保数据的完整性，需要定期对存储的数据进行备份。4.计算机软件和硬件的技术生命周期。电子文档存储载体的生命周期不是无限的，但它

10、仍然超过了计算机软硬件读写它的技术生命周期。世界上没有一家制造商能保证它的计算机软件和硬件不会过时。电子文件对设备的依赖性很强，因此文件保存部门必须不断更新必要的阅读和展示软硬件设备，这增加了部门管理的难度和复杂性，增加了开支。5.安全问题还没有解决。电子文档在为信息共享提供便利的同时，也面临着计算机病毒、电磁波辐射泄露、黑客攻击、电子文档信息与载体分离、数字信息形式的非直接阅读和易变、对设备和标准的依赖、网络传输的不安全性等问题。这给电子文档的存储和利用带来了许多纸质文档所没有的新问题。目前，我国文件和档案法律标准的制定分别由中央办公厅、国务院和国家档案局组织实施，但在一些具体的技术标准上仍

11、存在一些差异。在纸质文件和电子文件并行的时代，电子文件越多，档案管理的压力就越大。7.电子文件管理人才短缺。电子文件管理需要懂两方面的人才，纸质文件管理人员和精通电子计算机技术的人。近年来，虽然我国各级综合档案馆使用的技术设备有所提高，但总体来看，档案人员现代化管理程度不高，计算机网络操作技能较低，制约了综合文档管理的进程。6.实施文件整合的措施。1.要提高思想认识，档案工作者尤其是档案部门领导必须充分认识文件一体化管理的必要性和可行性，增强意识、紧迫感和使命感。2.加强文档管理的规范化，是现代管理的基础，是实现文档一体化的前提和关键。面对电子文件时代的新形势，要求档案工作者参与文件的生成和管

12、理，档案工作者还应了解文件的管理、开发和利用，统一系统；统一管理，确保档案的完善、系统、准确、安全使用，实现文件管理一体化。3.建立有效的综合文档管理业务系统；(1)建立综合文档管理组织。(2)建立统一的业务标准。(3)加强岗位培训。4.加强文档集成软件的统一规划。首先，统一文档集成软件。电子文件与档案计算机系统的兼容性，选择实用有效的文件集成软件作为通用软件。第二，根据各单位的职能，按照标准化和规范化的要求，调整和制定适合文档综合管理的分类方案和存储期限，并将其编码为：以统一描述和标引，体现arch的特点(2)应考虑功能结构的一致性。(3)应考虑管理方法的协调。6.为确保网络安全，首先，选择

13、性能可靠的防病毒软件，防止病毒侵害；常规数据备份是对互联网上的信息进行加密，在内部网络上建立防火墙，并限制对外部网络的非法访问。三是严格按照档案保密和信息上网的相关规定执行网上信息。7.要提高文献人员的综合能力，首先，文献人员必须更新观念。其次，通过多种方式的培训和学习，努力提高文书人员的专业素质，加强对文书部门的专业指导。使文件管理人员不仅掌握文件处理和文件管理的知识，而且了解文件移动和文件管理的全过程，从而满足一体化文件管理的要求。七.办公自动化(OFFiCE AUTHORITY)技术在文档中的应用，定义为办公自动化，简称办公自动化(OFFiCE AUTHORITY)，是一个以计算机和现代

14、通信技术为核心，与其他办公设备相匹配的综合性现代技术系统。办公自动化是一个信息处理系统，其主要内容是信息的生成、存储和利用。办公自动化是一个以办公室为环境，以办公人员为主体，以提高效率和服务为目的的人机结合的科学管理系统。办公自动化是综合文档管理的技术保障。一方面，计算机技术的应用和普及不仅提高了文档管理的效率，而且改变了文档的生成模式和载体特征，使得越来越多的文档依赖于计算机来生成和阅读。另一方面，网络技术的出现和普及改变了文件操作、传输、处理和利用的方式，使得计算机生成的文件通过网络实现了远程传输、远程处理和全球利用，也使得综合文档管理的必要性更加突出，更有可能在办公自动化环境中实现。办公

15、自动化基础技术、文字处理、数据处理、报表处理、语音处理、图形处理、网络通信、应用文档办公自动化设备、计算机、文字处理器、光学字符识别机、汉字输入、电传、多功能电话、传真机、复印机、一体机等设备。办公自动化软件，系统设计的合理性和先进性，系统功能的实用性和完善性，软件的通用性，可移植软件的安全性和可维护性，系统操作的简单易学，包括：倒档、前进档、复合项的模糊检索等。计算机在文件、文字处理、文件接收、登录和文件检索、跟踪、催促和文件发放管理中的应用，各种文件的分发、帐户登记和接收等综合统计，以及与通信设备的连接用于远程文件传输。计算机在文档中的应用，与打印设备的匹配，排版和打印，建立各种数据库，为

16、领导和办公室工作人员提供数据服务，对文档进行分类，生成文件，编制文件目录和各种检索工具，增加刻录设备，可以用光盘永久存储各种信息资源。8.办公自动化与文档一体化的意义。1.发挥计算机管理的优势。在将电子文档从文档转化为档案的过程中，由于文档的起草和流转都是在计算机中进行的，文档的所有信息都已经存储在机器中，所以不需要再人工费心去分类和生成论文。计算机可以在任何时候从任何角度对电子文档中的单个文档进行快速分类、合并和检索，并可以帮助快速找到与之相关的各种信息。同时，数据和信息的共享避免了文档工作者的大量重复性工作，提高了工作效率和质量。2.充分发挥文献综合管理的综合利用价值。在办公自动化管理模式

17、下，由于文件管理数据库的合理设置，政府和企业内部信息的生成、传输、存储和开发形成了一个全面合理的集成网络结构，特别便于对文件信息进行筛选、综合、汇总和提炼，及时为领导提供信息，拓展信息流通渠道，充分发挥文件信息的综合效用，为政府和企业领导做出科学决策。提高电子文档处理的快速性和可塑性。电子文档管理改变了传统的收发文档的过程。利用计算机登记文件可以实现一次录入和多/多格式输出。方便随时查找和使用电子文档管理，改变了传统的办公结构，进一步提高了工作效率。电子文档管理改变了文档处理和操作的方式。电子文件信息和网上虚拟档案改变了档案工作的提供和利用模式。4.提高文件编目的准确性和文件质量，推进办公自动化管理的控制，将文件管理的要求贯穿于文件生成、运行、处理和归档的全过程。因为文件是由管理人员制作的