QEP-003-03 记录控制程序.ppt

1、丰兴精密产业有限公司,FONG HING PRECISION INDUSTRY CO.,LTD.,文件分发状况：,文件签署：,关联文件 文件控制程序 QEP-002 ISO体系文件编号规则 WI-QGB-008,1、目的 规范记录的管理，客观、真实、准确地反映管理活动和体系的有效运行，为产品的可溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。 2、范围 本程序文件适用于与管理体系有关的所有记录。 3、职责 3.1 公司各级负责人负责相关记录的编制、审核、批准； 3.2 各部门负责相关记录的填写、收集、保存、归档、移交、处理； 3.3 管理者代表负责监督、审查记录控制的实施情况； 3.4 记录的填写人

2、员应对所记录的每一个数据文字负责。 4、作业程序 4.1记录的分类、范围和形式 4.1.1凡体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的范围，需要控制的记录，可分为下列三种类型： 与体系运行有关的记录：体系审核、管理评审、合同评审、合格供应商评定、纠正和预防措施、培训及考核等； 与产品有关的记录：检验记录、不合格处置、产品让步等； 与环保有关的记录：环境因素识别评价记录、环境管理方案、监测报告等。 4.1.2记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。 4.2记录的管理 4.2.1记录的设计及编号：记录由需求部门设计、经部门长确认OK后，E-mail给文件管理员进行编号登记，按照I

3、SO体系文件编号规则进行编号、 登记后再发一份给需求部门。 4.2.2记录样式的更改：当需求部门更改记录样式时，由部门长确认OK后，E-mail一份给文控中心管理，旧版表单可使用完毕再更新， 能识别及能满足记录需要的情况下新旧版本可同时使用，避免纸张浪费； 4.2.3记录印刷管理：所有部门需要印刷记录格式时，请购单务必经过企业管理部确认记录版本的有效性及根据实际使用量，评估订购量， 避免版本错误及采购大量，记录仕样修订时，造成浪费或不必要的麻烦； 4.2.4记录填写要求 记录填写要求字迹清晰、内容或数据真实、所有栏目填写完毕，不需要填写的位置，用“/”标识，表示已确认，但没有发生； 各部门发行

4、的表单记录，务必经过相应的管理人员签署，方可生效，涉及到金钱方面由总经理或总经理授权者签署生效，签署记录时， 各级人员务必同时注明年、月、日，便于记录的追溯性； 检测数据记录管理：A、工程主管对测试数据不定时抽查，签字确认时，对数据进行核实； B、当出现异常时，对该批该时间段测试品全检处理； C、教育全体操作工及检测人员，当出现数据规格边缘品时，务必上报主管，避免出现批量性不良至产品报废；,2,4.2.4记录的修改 记录不可随意涂改，如有错误应用划线（错识处划两条横线标识）的方式进行更正，注明日期并签名； 禁止使用涂改液修订记录，禁止修改记录时，在错误处反复涂黑； 例：标准修订 : 4.2.5

5、记录的收集、归档 活动的开展均伴随有记录的产生，每一项活动结束后该项活动负责人应将记录整理或交予相关部门； 各部门负责记录管理的人员，根据需要复印规定份数分发至有关部门，分发时应要求收件人在原件上签字，原件则进行分类、装订后归档； 工作现场只保留1年内的记录，超过1年的记录保管在专门的记录保管室，分部门别，资料别，时间别标识保管，便于查找，追溯。 4.2.6记录查阅、借阅 已归档的记录、借阅时应填写“记录借阅登记表”，经相关部门负责人同意，可查阅其记录； 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/人员。 4.2.7记录的标识、贮存和保护 记录按类别装订成册（至少一年装订一次），做好名称、部门、时间标识，保存在适当的地方便于查阅并注意做好防老鼠、防潮工作， 以防止记录的损坏、变质和丢失； 采用其它媒介的记录，也应有相应的贮存条件，如软盘应注意防潮、防压、防磁以免贮存内容丢失，必要时备份。 4.3外来记录的控制 外来记录由接受部门依情况分发予相关部门。,NG修订：,1.涂污，不美观 2.没有签修订时间,1.涂污，不美观 2.没有签年份,1.使用涂改液 2.无签署名字及年月日,4.4记录的保存期,3,3,3,4.5 记录