Access应用技术教程第7章 报表.ppt

1、第7章报告，学习目的和要求：本章通过典型示例介绍了创建报告的各种方法，还介绍了报告的基本控件、主要控件的功能及其属性。报告最重要的功能是通过精心组织的数据充分反映数据之间的关系，包括分组和汇总数据，这也在本章中介绍。通过学习本章，要求读者不仅要正确创建报表，还要掌握创建报表的计算字段、报表中数据的排序和分组以及其他操作。第7章报告，7.1报告概述，7.2创建和构建报告，7.3报告设计，7.4排序和分组，7.5报告的修订和修改，7.6报告的打印和预览，7.1报告概述，创建数据库的最终目的是以报告或标签的形式输出处理后的数据。报告是以打印格式显示数据的有效方式，可以是表格、列表等。因为您可以控制报

2、表上所有内容的大小和外观，所以您可以以所需的方式显示您想要查看的信息。大多数报表都绑定到数据库中的一个或多个表和查询。报告的记录源指的是基础表和查询中的字段，但不必包括每个基础表或查询中的所有字段。绑定报表从其基础记录源获取数据。表单上的其他信息(如标题、日期和页码)存储在报表的设计视图中。7.1.1报表的功能报表是Access用来打印数据库信息的对象。它的主要功能是从数据库中提取相关数据进行排序、分类、汇总和统计，并以所需的格式打印出来。报表可以打印出表格、查询或表单中的数据。与窗体一样，报表由一系列控件组成，这些控件为查询、创建、编辑和删除数据提供了最灵活的方法。报告中的大部分内容来自其所

3、基于的数据源。报告中的其他信息保存在报告设计中。但是，这两个对象之间有本质的区别：报表只能查看数据，而窗体可以更改数据源中的数据。7.1.2报告类型在Access中，常用报告分为以下类型：列报告、表报告和标签报告。1.列报告类似于列表单，如图7.1所示。2.表格报表以表格结构排列多条记录，如图7.2所示。3.标签报表标签报表是以标签的形式组织报表数据源中的少量数据，如图7.3所示。图7.1班级信息明细报表(列类型)，图7.2学生信息明细报表(表格格式)，图7.3学生信息标签报表，和7.1.3报表视图Access 2007数据库报表主要有四个视图：报表视图，设计视图，打印预览视图和布局视图。在“

4、数据库”窗口的导航窗格中打开报表后，在“开始”面板的“视图”选项板中单击“视图”，在弹出的列表框中选择“设计视图”，打开报表的“设计视图”，如图7.4所示。在“数据库”窗口的导航窗格中打开报告后，在“开始”面板的“视图”选项板中单击“视图”，然后在弹出列表框中选择“打印预览”以打开报告的“打印预览”视图。报表查看用于查看报表信息。设计视图用于创建或重新设计报告。打印预览视图用于查看要在报告的每一页上显示的数据。布局视图视图用于查看报表布局，可以根据需要修改报表布局。报告的结构报告的结构类似于窗体的结构，也由节组成。一个报表可以包含这些部分：正文、报表头、报表尾、页眉、页脚、组头和组尾，如图7.

5、5所示。图7.4报告的“设计视图”。默认情况下，报告分为三个部分，即页眉、正文和页脚。通过右键单击报表并从弹出的快捷菜单中选择相应的命令，可以显示报表页眉/页脚和页面页眉/页脚。而【组头】和【组尾】只能在创建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页，整个报表只有一个报表表头和一个报表表尾，它们通常作为整个报表的封面和封底。报告，图7.5报告组成，报告选择器，主体是必不可少的。大多数报表都有页眉和页脚。简单报表可以没有报表页眉和报表页脚。未分组的报表没有组页眉或组页脚。主体：是报表的主要组成部分，用于显示报表的主要数据部分。报表表头：报表的表头，显示报表标题、报表标识、公司或部门名称、日期和

6、说明。报告标题中的内容只在报告的第一页打印一次。报表页脚：是报表的尾部，用于显示整个报表的统计数据、日期、描述性文本等信息。在报表的最后一页，报表页脚显示在主数据的末尾，然后页脚显示在页面的底部。页眉：在每页的顶部，它用于显示列标题、页码、日期和其他信息。页脚：在每一页的底部，用来显示该页的页面摘要、页码、日期、摘要数据等信息。分组标题：用于显示分组信息，如分组字段。分组页脚：用于显示分组统计等分组信息。返回本章，7.2创建报表。作为办公室工作人员的数据库软件，Access的最大优势之一是它的简单性，在创建报告时也是如此。虽然报表设计视图可用于设计和创建报表，但这是一个复杂的过程。因此，系统提

7、供了自动创建和向导创建功能，以帮助用户创建通用报告格式的报告。如果数据格式有特殊的格式要求，可以通过报表设计视图重新设计。7.2.1自动创建报告自动创建报告的方法类似于自动创建表单的方法。自动创建报表，系统会根据数据源中的字段数量自动排列布局，这样报表中的所有字段在默认页面设置中会尽可能排列整齐。下面用具体的例子说明自动创建报表的方法来创建报表的操作方法。示例7-1以“学生信息”表为数据源，建立了一个名为“学生基本信息”的表格。(1)打开ldjkk数据库，在数据库窗口的导航窗格中选择表对象，然后选择学生信息表选项。(2)在“创建”面板的“报告”面板中，单击“报告”创建表格形式，如图7.6所示。

8、(3)点击报告标题右侧的【关闭】按钮，弹出提示信息框，点击【是】按钮，弹出【另存为】对话框，以“学生基本信息”的名称保存。图7.6学生基本信息报告，7.2.2使用报告向导创建报告，并使用自动创建报告功能创建报告。虽然速度很快，但它只有单一的格式，没有图形等装饰。在“新建报告”对话框中，还提供了报告向导功能。使用向导创建报表可以弥补以上两种方法的不足，是创建报表最重要的方法。使用向导创建报表，您可以通过系统提供的一系列对话框输入自己的设计思路，并依靠系统自动完成报表设计。如果系统生成的报告不理想，可以在“设计”视图中重新设计。利用报表向导的功能创建报表的方法，下面举例介绍。示例7-2创建名为“由

9、向导创建的学生基本信息报告”的报告。具体要求如下：以“学生信息”表为数据源，选择姓名、性别、身份证号码、政治面孔号码等字段，样式为“正式”。(1)打开ldjkk数据库并切换到创建面板。(2)单击报告选项板中的报告向导按钮，打开报告向导对话框。(3)在打开的报表向导对话框之一的表/查询下拉列表框中(如图7.7所示)，选择表单的数据源“学生信息”表；在“可用字段”列表框中选择所需字段，单击按钮或在选择字段后双击字段，并将选定字段添加到“选定字段”列表框中。在本例中，选择姓名、性别、身份证号码和政治面孔号码字段，然后单击下一步。图7.7【报表向导】对话框一，(4)在打开报表向导对话框二(如图7.8所

10、示)确定是否添加分组级别，本例不需要分组，点击【下一步】按钮。(5)在报表向导的第三个对话框中设置排序字段(如图7.9所示)，最多可以按四个字段排序，升序或降序(点击升序或降序切换)；在本例中，名称被设置为唯一的排序字段，并按升序排序。单击下一步。(6)在第四个打开的报表向导对话框中设置报表布局模式(如图7.10所示)，提供三套设置：布局选项组提供三种数据布局选择；方向选项组设置报表的显示方向；该复选框用于确定报表是否根据页面宽度调整字段宽度。在本例中，采用默认设置，然后单击下一步。(7)在报表向导的第五个对话框中设置报表样式(如图7.11所示)。在本例中，选择办公室，然后单击下一步。(8)在

11、报表向导的第六个对话框中设置报表的标题(如图7.12所示)。在本例中，标题为“向导创建学生基本信息报告”。(9)在报表向导的第六个对话框中点击【完成】，可以使用向导创建报表，如图7.13所示。图7.8报告向导对话框2，图7.9报告向导对话框3，图7.10报告向导对话框4，图7.11报告向导对话框5，示例7-3创建名为“得分分组汇总信息”的报告。具体要求如下：以“分数”表为数据源。前三个步骤与示例7.2相同，只是“结果”被选为数据源，并且所有字段都被选中。具体操作步骤如下：图7.12【报表向导】对话框6，图7.13向导创建报表，(1)在打开的报表向导对话框2中决定是否增加分组级别(如图7.8所示

12、)。在本例中，以“课程编号”为例。(2)点击分组选项，显示分组间隔对话框。如图7.15所示，在分组间隔下拉列表框中设置分组间隔，点击确定。(3)点击下一步，在报表向导的第三个对话框中设置排序字段(如图7.16所示)。在本例中，设置学生编号。作为唯一的排序字段，并按升序排序。(4)点击汇总选项，弹出汇总选项对话框，设置选项组中所选字段的汇总值，请选择要计算的汇总值。在本例中，在“显示”选项组中选择了“成绩”汇总、“详细信息”和“汇总”复选框，如图7.17所示，然后单击“确定”。图7.14报表向导确定分组信息，图7.15分组间隔对话框，图7.16报表向导对话框3，图7.17汇总选项对话框，(5)单

13、击下一步按钮在打开的报表向导对话框4中设置报表(如图7.18所示)。在本例中，选择分层，选择其他组的默认设置，然后单击下一步。(6)在报表向导的第五个对话框中设置报表样式(如图7.19所示)。在本例中，选择访问2007，然后单击下一步。(7)在报表向导的第六个对话框中设置报表的标题(如图7.20所示)。在本例中，标题是“结果分组汇总信息”。(8)在第六个打开的报表向导对话框中点击【完成】，完成分组报表的创建，如图7.21所示。注：分组间隔选项根据分组字段的不同数据类型提供不同的选项。正常选项是根据整个字段值进行分组。图7.18报告向导对话框4，图7.19报告向导对话框5，图7.20报告向导对话

14、框6，7.2.3使用向导创建标签是一种简单的输出方法，它以单个记录的方式输出数据，就像信封和发票一样，标签是报告的一种特殊情况。通过将标签绑定到表或查询，Access为基础记录源中的每条记录生成一个标签。通常用于显示姓名、地址和其他信息。下面通过示例说明使用向导创建标签报表的方法。图7.21完成分组报告，例7-4以“类信息”为数据源，建立一个名为“类信息”的标签报告。(1)打开ldjkk数据库，在导航窗格中选择表对象，然后选择类信息表选项。(2)在“创建”面板的“报告”选项板中，单击“标签”以打开“标签向导”对话框。(3)在标签向导的一个打开的对话框中指定标签型号、尺寸和标签类型(如图7.22

15、所示)(送纸表示打印纸与一页分开，连续表示不间断的连续标签)，也可以通过点击自定义自定义标签尺寸。在本例中，选择标签c 2166:52毫米70毫米，然后单击下一步按钮。(4)在标签向导第二个打开的对话框中，选择文本的字体、大小、颜色等字体样式(如图7.23所示)。在本例中，选择“”和“11号”，字体粗细为“细”。单击下一步。(5)在标签向导第三个打开的对话框中确定标签的显示内容和布局(如图7.24所示)。标签中的内容可以来自左边的字段值，也可以直接添加文本；在本例中，选择三个字段：班级名称、学生人数和班主任，然后单击下一步。图7.22标签向导对话框1，图7.23标签向导对话框2，(6)确定打开

16、的标签向导对话框4中标签的排序依据(如图7.25所示)。在本例中，按“类名”排序，然后单击下一步。(7)在标签向导的第五个打开的对话框中设置标签报告的标题(如图7.26所示)。在本例中，标题是“类别信息”。(8)在标签向导的第五个打开的对话框中(如图7.26所示)，点击“完成”查看标签的效果，如图7.27所示。图7.24标签向导对话框3，图7.25标签向导对话框4，图7.26标签向导对话框5，图7.27已完成标签报告，7.2.4虽然报告向导可以快速创建报告，但以这种方式创建的报告通常不能满足最终要求，需要重新设计。报告设计视图可用于修改报告，以满足用户需求。您可以使用“设计”视图向报表中添加各种控件。重新设计的报表不仅美观，而且更加方便、实用、强大。下面介绍如何使用报表设计视图创建报表。示例7-5以“学生信息”为数据源，使用报表设计视图创建了一个名为“学生基本信息报表”的报表，其中包含“学生编号”、“姓名”、“性别”、“民族编号”和“班级编号”等字段。(1)打开ldjkk数据库并切换到创建面板。(2)然后在报表选项板中点击【报表设计】，打开如图7.28所示的设计视图，在报表设计工具设计面板的工具选项板中点击【增加已有字段】，打开字段列表窗