《Access_2002数据库应用实训教程》第7章：报表.ppt

1、第7章 报表,7.1.1 使用自动报表创建报表,使用“自动报表”生成的报表以数据表格的形式打印，只 需两个步骤，就可以生成一个报表。我们以创建“商品销售 情况”报表为例，操作方法： 1.打开数据库，进入表对象窗口； 2.选定要用来创建报表的源表格。选择“商品销售情况”表； 3.单击工具栏上“新对象”按钮旁边的箭头，打开下拉的列表。如图 7.1所示； 4.单击“自动报表”选项。这时系统将生成一个报表，而且立即进入 了预览视图。如图7.2所示； 5.我们看到这张报表将所有字段竖直排列，与平常工作中所用的 报差别很大，不是我们需要的报表。关闭预览视图，不 保存这张报表。,图7.1 选择表对象并打开“

2、新对象”按钮,图7.2 “商品销售情况”报表预览视图,5.我们看到这张报表将所有字段竖直排列，与平常工作中 所用的报表差别很大，不是我们需要的报表。关闭预览视图， 不保存这张报表。 “自动报表”并没有给用户机会去挑选字段，一切都是自动创建的。 如果用户需要利用“自动报表”来创建报表，并且需要挑选字段的话， 可以先建立一个查询来包含自己所需的字段，然后再使用“自动报表”。,7.1.2 使用向导工具创建报表,通常情况下，我们是使用“报表向导”来创建报表的。 下面我们就来利用“报表向导”生成一个“商品销售情况” 报表。操作方法： 1.在“数据库”窗口中，单击“报表”对象，然后单击“新建” 按钮，我们

3、将建立一个全新的报表； 2.在“新建报表”的对话框中，选择“报表向导”，选择“商品销 售情况”表作为数据来源表，如图7.3所示。然后单击“确定”按钮。 这时我们就进入了“报表向导”，让它带我们创建一个报表； 3.在“字段列表”中我们可以看到“商品销售报表”中的所有字段。选中 报表所需要的字段，这里选取全部的字段。然后单击“下一步”按钮。 如图7.4所示；,图7.3 “新建报表”对话框,图7.4 “报表向导”对话框之一,4.这时将出现 “报表向导”对话框之二。在此对话框中 可以设定分组。分组是将符合某一准则的相关记录放在同 一组内。选定用于分组的字段，然后单击添加按钮。分组的样 式出现在右边的预

4、览方框中。系统默认为第一个字段。这里我们 选择默认的“商品编号”字段作为分组字段。如图7.5所示； 5.设定分组的字段后，接下来在 “报表向导”对话框之三中我们可以 设定排列顺序。如果不排序的话可以跳过这一步。这里我们也不选 择排序字段。然后单击“下一步”按钮。如图7.6所示；,图7.5 “报表向导”对话框之二,图7.6“报表向导”对话框之三,6.在 “报表向导”对话框之四中，“报表向导”将让我们 选择“布局”和“方向”。有六种布局可以选择。我们选择 “块”方式作为布局方式，“方向”则采用“纵向”。在左边 的预览窗口可以看到设定的布局。确认已经选择了“调整字段宽 度使所有字段都能显示在一页中”

5、选项，设置完成后单击“下一步” 按钮。如图7.7所示； 7.选择了布局之后，在 “报表向导”对话框之五中选择报表的样式。每 种报表都有不同的背景阴影、字体、尺寸、字样和其它格式。当选择 其中一个时，在左边的“样式”中将出现一个预览。我们选择默认的“ 紧凑”样式。最后单击“下一步”按钮。如图7.8所示；,图7.7 “报表向导”对话框之四,图7.8 “报表向导”对话框之五,8.在最终的“报表向导”对话框中，给报表加标题，我们 用默认的“商品销售情况”作为报表名称。并选定“预览报表” 选项。最后单击“完成”按钮。如图7.9所示； 9.这时Access开始创建并保存“商品销售情况”报表，并预览所 创建

6、的报表。在任何时候运行报表都会重新建立动态集。如图7.10 所示，为生成的“商品销售情况”报表预览视图。比起前面用“自动 报表”创建的报表更符合我们日常工作的要求； 此报表虽已创建完成，其中还有不完善之处。标签中的文字还不能完 全显示，数据的对齐方式不统一。下面我们将在“设计视图”中对 其进行修改。,图7.9 “报表向导”对话框之六,图7.10 “商品销售情况”报表预览视图,注意：完成报表后，请读者回到数据库窗口的“窗体” 对象选项卡，向“商品销售情况”窗体中添加“预览报表” 命令按钮。可以利用工具箱中的“命令按钮向导”来创建，按 下按钮时的动作为“报表操作”中的“预览报表”，并指向“商 品销

7、售情况”报表。 读者自己利用报表向导创建“商品销售利润查询”报表和“售货人商 品销售利润查询”报表。完成后的报表预览视图如图7.11和图7.12所 示； 注意：在“商品销售利润查询”报表完成后，请读者回到数据库窗 口中窗体对象选项卡，向“按日期查询销售利润”窗体中添加 “预览报表”命令按钮。此按钮可用来预览“商品销售 利润查询”报表。,图7.11“商品销售利润查询”报表预览视图,图7.12 “售货人商品销售利润查询”报表预览视图,7.1.3 使用图表向导创建图表报表,图表能够非常直观地显示数据的变化及数据与数据之间的 关系。现在我们就利用“图表向导”来创建一个图表报表“ 月商品销售利润图”。数

8、据来源为“商品销售利润查询”。 操作方法如下： 1.在“报表”对象窗口中，单击工具栏中的“新建”按钮，打开 “新建报表”对话框； 2.单击对话框右边列表中的“图表向导”选项。然后单击“请选择 该对象数据的来源表或查询”框下拉列表框，选择“商品销售利润查 询”，如图7.13所示。单击“确定”按钮； 3.进入“图表向导”对话框之一。在这里我们要选择报表中需要的 字段。在左边的“可用字段”框中列出了所有可以选择的字段。 具体方法和使用“报表向导”是一样的。这里我们选择 “销售日期”和“销售利润”字段。如图 7.14所示。单击“下一步”按钮；,图7.13 “新建报表”对话框,图7.14 “图表向导”对

9、话框之一,4.“图表向导”对话框之二提供了各种图表的类型。用户 可以根据自己的需要选择合适的图表类型。如果对这些图表 不太明白，可以单击左边的图表按钮，则对应于该图表的说明 会在对话框的右边显示出来。这里我们选择“柱形图”。 如图7.15所示； 5.单击“下一步”按钮，进入“图表向导”对话框之三。该对话框用 来指定数据在图表中的布局方式。用户可以将右边字段拖动到图表中 相应的部位。其实这里向导已经将“销售日期”和“销售利润”两个 字段放到正确的位置了。如图7.16所示。在这里Access自动将“销售 日期”按月分组。可以双击“销售日期（按月）”框，即可调整分组 情况。对于“销售利润”字段，Ac

10、cess默认对其求和。也可双击 “求和销售利润”框，然后再选择不同的汇总方式；,图7.15 “图表向导”对话框之二,图7.16 “图表向导”对话框之三,6.单击“下一步”按钮，进入“图表向导”最后一个对话 框。在“请指定图表的标题”文本框中输入图表的标题“月 商品销售利润”。如图7.17所示； 7.单击“完成”按钮后，完成图表的设置。新建立的图表将显 示出来，如图7.18所示。从图表中可以很清楚地看到每月的商品销 售利润情况； 请读者自己利用“图表向导”完成“售货人利润比例”报表。完成后 的报表预览视图如图7.19所示：,图7.17 “图表向导”最后一个对话框,图7.18 “月商品销售利润图”

11、报表,图7.19 “售货人利润比例”报表预览视图,7.2.1 使用设计视图创建报表,上面我们利用“向导”创建了报表。下面我们来使用 “设计视图”从空白报表开始创建“商品库存情况”报表。 操作方法如下： 1.在“数据库”窗口中单击“报表”对象，进入报表窗口。单击 “新建”按钮，打开“新建报表”对话框； 2.选择“设计视图”，并确定报表的数据来源表。打开右下角的下 拉式列表框，选择“商品库存情况”表。如图7.20所示； 3.单击“确定”按钮。进入“报表设计视图”。我们可以看到设计视 图中已经有了名为“商品库存情况”的字段列表框。如图7.21所示； 4.选中字段列表中所有的字段，用鼠标将它们拖动到报

12、表设计 视图中（按Ctrl键和Shift键配合鼠标可以选择多个字段）。 如图7.22所示；,图7.20 “新建报表”对话框,图7.21 报表设计视图,图7.22 向设计视图中添加所需字段,5.修改控件：将所有字段的“标签控件”移动到报表的 页面页眉中，并排列好。相应地，把所有字段的数据显示部 分的文本框控件在“主体”节中对齐各自的标签控件排列好。 右键单击“供货商”列表框控件，弹出快捷菜单，将“更改为” 命令的下一级菜单选择“文本框”，然后调整“文本框”的大小。 6.修改完成之后的设计视图如图7.23所示； 这样，我们就利用报表设计视图创建了“商品库存情况”报表了。 至于修改控件大小、位置，修

13、饰报表等我们在下一节中再详述。预览 一下报表。,图7.23 修改控件后的设计视图,7.2.2 使用设计视图修改报表,下面我们进一步在报表“设计视图”中对“商品库存情况” 报表进行修改。 操作方法如下： 1.打开“商品库存情况”报表的“设计视图”； 2.调整报表设计视图中的各个控件的宽度，使其能完整地显示其 中的内容； 3.打开“视图”菜单，单击“报表页眉/页脚”项，使设计视图中能 够显示报表页眉和报表页脚； 4.在报表页眉中添加一个标题标签。单击工具箱中的标签按钮，然 后单击“报表页眉”中需要插入标题标签的地方。设置标签名称为 “商品库存情况”。选中标签，然后单击工具栏中的“属性”按钮， 打开

14、标签的属性对话框。在“格式”选项卡中将“字体名称” 设置为“隶书”，“字体大小”设置成20号，“文本对齐” 方式为居中。如图7.24所示；,图7.24 设置标签属性,5.在页面页脚中添加日期。在报表页脚中任意部分单击， 打开“插入”菜单，单击“日期与时间”项，打开“日期与 时间”对话框。选择后单击“确定”按钮。如图7.25所示； 6.在页面页脚中添加页码。打开“插入”菜单，单击“页码”项， 打开“页码”对话框，设置页码的格式。在这里我们选择“格式” 为“第N页，共N页”；选择“位置”为“页面底端（页脚）”；选择 “对齐”为“右”；选中“首页显示页码”项。选择完成后单击“确 定”按钮。如图7.2

15、6所示； 7.将页面页眉适当拉大，在标签的下方利用工具箱中的“直线”工 具添加一条直线。设置直线的宽度、颜色、效果等属性。到此 报表的设置已基本完成。完整的设计视图如图7.27所示， 相应的预览视图如图7.28所示；,图7.25 向报表中添加日期,图7.26 向报表中添加页码,图7.27 “商品库存情况”报表设计视图,图7.28 “商品库存情况”报表预览视图,7.3.1同时创建主报表和子报表,利用报表向导同时创建主报表和子报表，同样要求主报表 和子报表的数据源表具有一对一或一对多的关系。创建时需要 同时从这些表中取得字段。 我们以“售货人销售情况”主/子报表为例，利用向导同时创建一 个主报表及

16、其子报表。 操作方法如下： 1.“售货人销售情况”主/子报表的数据来源于两个表：“售货人名单” 表和“商品销售情况”表。在6.4.1节中在创建主/子窗体时我们已经要 求在这两个表之间建立了关系； 2.进入数据库窗口“报表”选项卡，单击“新建”按钮创建新的报表； 3.在出现的“新建报表”对话框中，选取“报表向导”。可以不选 择报表的数据源； 4.单击“确定”按钮进入“报表向导”对话框之一，选择字段。 这里选取的字段与6.4.1节中创建的“售货人销售情况” 主/子窗体相同。单击“下一步”按钮。 如图7.29所示；,图7.29 “报表向导”对话框之一,5.打开的“报表向导”对话框之二，在对话框窗口的

17、左侧 列出了前一步中选取字段的所有来源表。在这里选择不同的表 会得到不同的报表布局方式。我们选择“通过售货人名单”。 在窗口右侧是演示窗口。如图7.30所示； 6.单击“下一步”按钮后进入“报表向导”对话框之三，如图7.31 所示。在这里确定是否对报表中数据进行分组。我们不进行分组。 直接单击“下一步”按钮进入“报表向导”对话框四。如图7.32所示； 7.在“报表向导”对话框之四中，如图7.32所示，确定是否对数据进 行排序。如不进行任何操作。直接单击“下一步”按钮进入“报表 向导”对话框之五；如图7.33所示；,图7.30 “报表向导”对话框之二,图7.31 “报表向导”对话框之三,图7.3

18、2“报表向导”对话框之四,图7.33 “报表向导”对话框之五,8.在“报表向导”对话框五中，选择子报表的布局方式。 我们采用“块”方式。方向为“纵向”，并选中“调整字段 宽度使所有字段都能显示在一页中”选项，如图7.33所示； 9.单击“下一步”按钮后进入“报表向导”对话框之六，选择报 表的样式。我们采用默认的“紧凑”样式。如图7.34所示； 10.单击“下一步”按钮后进入“报表向导”对话框之七。在这里我 们给出报表的名称。在这里我们输入“售货人销售情况”。最后单击 “完成”按钮。如图7.35所示； 至此，主/子报表已经建立完成。在数据库窗口的“报表对象”中 已经出现了我们刚才建立的报表，运行

19、“售货人销售情况”报表。 注意：现在请读者回到数据库窗口中“窗体”选项卡中，修改 “售货人销售情况 主窗体”的设计视图，在其窗体页脚 的合适位置添加一个名为“预览报表”的命令按钮。,图7.34“报表向导”对话框之六,图7.35 “报表向导”对话框之七,7.3.2 在已有报表中添加子报表,这里也有两种情况：一种是子报表还未创建，另一种是子 报表已经创建完成。 对于第一种情况，我们在这里不进行练习，有兴趣的读者可以 参考第六章中在已有窗体中创建子窗体的方法自己练习。 对于第二种情况，我们以“售货人商品销售利润查询”报表为 例，向其中添加已创建的“售货人利润比例”图表报表。 在7.1.2节中我们已经

20、创建了“售货人商品销售利润查询”报表， 在7.1.3节中我们已经创建了“售货人利润比例”图表子报表。 与向窗体中添加已有窗体作为子窗体相同，向报表中添加已有报表 作为子报表也有两种方法，一种是利用工具栏中“子窗体/子报表” 按钮进行添加；另一种是直接利用鼠标拖动完成添加。第二种方法 我们这里不进行操作了，读者可以参考第六章。,第一种操作方法如下： 1.打开“售货人商品销售利润查询”报表的“设计视图”， 将报表中“页面页脚”节适当拉大，并将“页面页脚”中的控件 往下移动到合适位置，给子报表留出一定的空位。如图7.36所示； 2.单击工具箱中的“子报表/子报表”按钮“”，并在报表主体中 拖动鼠标，

21、随即弹出“子报表向导”对话框之一。如图7.37所示； 3.此处我们选择“使用现有的报表”项。在窗口下方的列表框中选中 “售货人利润比例”图表报表； 4.单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中给子报表命名。我们输入： “售货人销售利润比例”。如图7.38所示； 5.单击“完成”按钮即完成了向报表中添加子报表的操作。,图7.36 在设计视图中调整“售货人商品销售利润查询”报表页面页脚,图7.37“子报表向导”对话框之一,图7.38 给子报表命名,6.对添加进去的子报表进行一些属性设置。这里不在详细 说明。最后完成的“售货人商品销售利润查询”报表设计视图 如图7.39所示； 运行一下这个报表，看看结果

22、。 注意：报表完成后，请读者回到数据库窗口中“窗体”对象选项卡， 向“按人员查询销售利润”窗体中添加“预览报表”命令按钮。,图7.39 “售货人商品销售利润查询”报表设计视图,7.4.1 打印机的安装,在学习Access的过程中，你可能没有一台打印机，那么面 对报表你只能束手无策了。因为Access在预览报表的时候总 是提示你安装一台打印机。可能你会因为自己没有打印机而认 为自己不得不放弃对报表的学习。其实不然，我们可以在没有打 印机的情况下也能为我们的计算机安装一台“虚拟”的打印机，来 “骗”一下计算机。 操作方法如下： 1.单击屏幕左下角的“开始”菜单，然后单击“设置”选项中的 “打印机”

23、选项。这样我们就进入了“打印机”窗口。如图7.40所示； 2.双击“打印机”窗口中的“添加打印机”图标。这时出现“添加 打印机向导”对话框之一。如图7.41所示；,图7.40 “打印机”窗口,图7.41 “添加打印机向导”对话框之一,3.单击“下一步”按钮就进入“添加打印机向导”对话框之 二。在这一步中我们要选择被添加的打印机是“本地打印机” 还是“网络打印机”。这里我们选择“本地打印机”。 注意：要把“自动检测并安装我的即插即用打印机”选项中的勾 去掉。如果选择了这一项的话，计算机会自动检测打印机。当然， 它是检测不到的，浪费时间而已。如图7.42所示； 4.单击“下一步”按钮，进入下一个对

24、话框。在这个对话框中要我们 确定打印机的通讯端口。这里我们使用默认值，不用更改。 如图7.43所示； 5.单击“下一步”按钮，等待一会儿后进入“添加打印机向导” 对话框之四。我们看到这里列出了很多打印机。 如图7.44所示；,图7.42 “添加打印机向导”对话框之二,图7.43“添加打印机向导”对话框之三,图7.44“添加打印机向导”对话框之四,6.在对话框四中随便选择一台打印机,再单击“下一步” 按钮，在向导的帮助下进行安装。本来在这里我们应该选择 实际存在的打印机或单击“从软盘安装”按钮来安装一台打印 机。但是我们现在并没有真正的打印机，在此对话框中选择的打 印机，Windows中都带有驱

25、动程序，所以安装起来非常方便； 7.剩下的几步是给打印机命名、决定是否共享此打印机（不共享）、 是否打印测试页（否）等。在最后一个向导对话框中单击完成，我们 的计算机中就有了一台打印机了。虽然它不能真的打印出什么东西来， 但是，我们的报表就可以进行“打印预览”，可以进行“打印页面” 设置了。 注意：对于不同的操作系统，其“添加打印机”向导界面也是不 同的。本节中的“添加打印机向导”对话框仅仅是在 Windows2000的操作系统下的界面。,7.4.2 报表的页面设置,操作方法如下： 1.单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面 设置”对话框； 2.在“页面设置”对话框中“边距”选项卡中

26、设置上、下、左、 右的页边距并确认是否只打印数据。如图7.45所示； 3.在“页”选项卡中设置打印方向、打印纸张的设置和选用的打印机。如图7.46所示。 4.在“列”选项卡中设置报表列数或列的宽度和高度等。可以使用默 认值，如图7.47所示。 这些参数的设置，完全与Windows中其他应用软件中页面设置的方法 相同。设定完成后，单击“页面设置”对话框上的“确定”按钮， 即完成了为报表设置页面的操作。,注意：这里设定的各项页面参数仅仅对本报表有效，并不 会影响其他对象的页面设置参数。,图7.45“边距”选项卡,图7.46 “页”选项卡,图7.47“列”选项卡,7.4.3 预览报表,预览报表可以快速查看报表打印结果的页面布局。预览报 表有两种类型的预览窗口：版面预览和打印预览。 1版面预览 通过“版面预览”可以快速核对报表的页面布局，但是“版面预 览”窗口只能在报表设计视图中使用。 操作方法如下：