秘书学PPT4.ppt

1、第五章会务工作,第一节会议概述一、会议的涵义 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言和书 面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。 构成会议的要素有：会议名称、时间、地点、主持 者、参加者、主题、方式方法和结果等。,二、会议的起源与发展,（一）会议是人类社会历史发展的产物。 据书周官载：“议事以制，政乃不迷”，这是 对民主议事的赞扬；汉代学者蔡邕在独断上说：“凡 章表皆启封，其言密事，得帛囊盛；其有疑事，公卿百官 会议”，这是对会议历史作用的客观记述。 （二）会议是随着近代社会生产力的发展而发展起来 的。资产阶级的民主观导致了三权分立的国家制度，并形 成了在这一制度架构下的议事机构国会。

2、在我国由 于实行社会主义民主制度，全国人民代表大会是最高国家 权力机关。,三、会议的性质,、会议不是目的，而是工作方法。开会的目的是为了 做好工作，解决问题。 、开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部。 、开会只是工作过程中的一个环节，不是工作的始终,四、会议的作用,（一）发扬民主 （二）集体领导 （三）科学决策 （四）交流沟通 （五）推动工作,第二节会议的分类,（一）按会议的规模划分： 、特大型会议。即万人以上的集会。 、大型会议。即千人至数千人的会议。 、中型会议。即百人至数百人的会议。 、小型会议。即十人至数十人的会议。 、特小型会议。即十人以下的会议。,二、按与会者来自或代表的地域

3、范围划分,、国际性会议。即与会者来自或代表不同的国家或地 区的会议。 、全国性会议。即与会者来自或代表全国各地或各 条战线的会议。 、区域性会议。即与会者来自一个国家的同一区域或 代表同一区域内若干单位的会议。这里的“区域”既 可以是行政区划，也可以是自然区域和经济合作区域。 、单位性会议。即一个特定组织内部召开的会议。,三、按与会者相互关系划分,、纵向关系会议。即由上级组织召集下级组织参加的 会议，与会者之间具有上下级关系。 、横向关系会议。这类会议有两种情况：一种是在会 议期间与会者之间具有相同身份和平等的权力的会议， 如我国的各级人民代表大会和党代表大会、双边或多边 的会议、会谈等。另一

4、种是会议主办者同与会者之间身 份不同也无相互隶属关系的会议，如新闻发布会、记者 招待会等等。,四、按会议的公开程度划分,、公开性会议。即允许群众旁听或记者采访并可完全 公开报道的会议。 、半公开性会议。即只允许公开报道其中一部分信息 的会议。 、内部性会议。即会议内容涉及党和国家的秘密，必 须采取严格的保密措施，将与会人员和传达范围控制在 一定的范围之内，并且保证会议的时间、地点、参加人 员以及内容不得泄露。,五、按会议的方式划分,、现场会议。即在事件发生现场召开的会议。 、观摩会议。即通过观摩操作演示，相互切磋交流的 会议。 、电话会议。即利用电话系统召开的会议。 、电视会议。即利用电视实况

5、转播或电视电话系统召 开的会议，又称电视电话会议。 、广播会议。即通过有线或无线广播召开的会议。 、网络会议。即以计算机和通信网络为技术手段的会 议。 、座谈会。即以围坐交谈的方式召开的会议。,六、按会议的性质和内容划分,、法定代表性会议、领导办公性会议 、专题工作性会议、审批鉴定性会议 、咨询论证性会议、学术讨论性会议 、传达布置性会议、总结交流性会议 、宣传教育性会议10、沟通协调性会议 11、调查听证性会议12、庆祝表彰性会议 13、纪念追悼性会议14、谈判商洽性会议 15、信息发布性会议16、交友联谊性会议 17、典礼仪式性会议等等。,第三节会议的组织安排,一、会前准备阶段的工作 、安

6、排议题，确定步骤、拟定与会者范围或名单 、办理会议报批手续、发会议通知 、准备会议文件和材料、选择和布置会场 、排列座次、办妥后勤服务事宜 、做好新闻发布工作 10、进行全面的会前检查,第三节会议的组织安排,一、会前准备阶段的工作 、安排议题，确定步骤、拟定与会者范围或名单 、办理会议报批手续、发会议通知 、准备会议文件和材料、选择和布置会场 、排列座次、办妥后勤服务事宜 、做好新闻发布工作 10、进行全面的会前检查,二、会议进行阶段的工作,、搞好签到工作 、热情接待会议成员 、协助领导掌握情况，控制会议进程 、担任会议记录，编写会议简报 、调派车辆,三、会议结束阶段的工作,、回收有关文件 、

7、整理会议记录 、立卷归档 、做好会议总结,四、会务工作的原则,1、准备充分 2、服务周到 3、确保安全 4、勤俭节约,第四节 会议文书,一、会议文书的种类 1、会议的指导性 文书 2、会议主题内容 文书 3、会议的进程 文书 4、会议的参考 文书 5、会议提案信访 文书 6、反映会议成果的文书 7、会议的管理 文书,二、会议文书的撰写（一）会议通知,1、会议通知的标题 2、会议主题与内容 3、会议时间与报到时间 4、报到地点与行车线路 5、出席会议的对象与范围 6、对与会者的要求,（二）开幕词,1、郑重宣布会议开始 2、阐明目的、任务与意义 3、概述议程与要求,（三）闭幕词,1、总结会议成果并

8、作出评价 2、提出希望和要求 3、宣布会议结束,（四）会议报告,撰写会议报告的原则： 1、实事求是，切实可行 2、分析说理，提高认识 3、质朴简明，通俗上口,第五节、会议的控制一、会议内容的控制,1、目的不明确的会议不开 2、可用其他方式解决的不必开会 3、条件不成熟的会议推迟开 4、内容相关的几个会议合并开 5、会议中的“无轨电车”不准开,二、会议规模与范围的控制,1、控制会议的出席人数 2、建立报请审批制度 3、采用候会制，减少陪会,三、会议地点的控制,1、控制在风景区开会 2、选择节能实用的会场 3、以虚拟会场取代实地会场,四、会议时间的控制,1、预测会期，尽量长会短开 2、整顿会风，制

9、止迟到现象 3、对发言时间进行限制 4、统筹安排，避免时间冲突,五、会议经费的控制,会议经费的控制就是通过对会议经费的预算、决 算和在使用过程中进行严格的监管，努力降低会议成 本，以最少的会议成本换取最佳的管理效益和社会效 益。,第六节会见和会谈,一、会见的含义与类型 会见是指双方见面会晤，交换意见，亦称会晤。凡身 份高者会见身份低者，叫“接见”或“召见”；身份低者 会见身份高者，叫“晋见”、“拜见”或“拜会”。 会见，就内容而言可分为礼节性会见、政治性会见与 事务性会见，或者兼而有之。,二、会谈的含义与类型,会谈是指双方或多方以平等的身份为达成某项协 议正式交换意见，又称谈判。 会见的内容既可以是重大的政治、经济、外交、 军事、文化问题，也可以是具体的业务性和技术性问 题。 会谈按内容的多少可分为综合性和专题性会谈。,三、安排外事会见、会谈的一般原则,1、礼宾工作应以我国对外政策为指导