电子邮件礼仪及邮件管理.ppt

1、,-让我们高效的沟通,电子邮件礼仪及邮件管理,一、电子邮件沟通的重要性。 二、如何申请QQ号码，并利用QQ邮箱收发电子邮件。 三、如何申请免费电子邮箱，并使用邮箱收发电子邮件。 四、课后练习：请每位同事申请一个邮箱，并将个人的培训总结以附件形式发送到指定邮箱中。,如果你是初用邮箱新人。,回复？全部回复？,抄送？密送？,请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？,答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK

2、老板事件,本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。,召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？,邮件主题,？这些标题恰当吗,1、无主题 2、*关于您*年*月*日提出的*问题的回复 3、王先生收 4、关于*和*等相关问题的回复 5、RE,？这些标题恰

3、当吗, 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 2、标题要简短，不宜冗长，不要才能显示完你的标题 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 7、标题千万不要出现错别字,-简明、扼要,某某,？这样的邮件恰当吗,1、直呼收信人全名 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” 3、邮件中文字拼写错误,？这样的邮件恰当吗,1、Emai

4、l正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。,？这样处理客户邮件恰当吗,1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件,？这样处理邮件恰当吗,回复邮件是我们与别人 沟通交流的重要方式， 及时准

5、确是要实现的目标。,(1) 收到他人的重要电子邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重； (2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重 要的邮件； (3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时； (4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该 及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果 就会及时回复，等等”； 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进

6、行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。,3、回复不得少于10个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、 “对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,3、签名字体规格,2、进行针对性回复,如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,5、要区分单个回复和全部回复,(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； (2)

7、如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情； (3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，请三思而后行！,为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。,6. 主动控制邮件的来往,邮件主题,称呼与问候,正文,附件,结尾签名,正确使用发送、抄送与密送,回复技巧,你的邮箱是这个样子的吗

8、？,初始状态,若干日月年后。,(1836),邮件文件夹分类,1、单击“其他4个文件夹”下拉框,-以163邮箱为例,2、单击下拉框中的“新建文件夹”,3、对话框中输入文件夹名称,九 鼎,技巧：收件箱手动清空,太好了，没有邮件需要处理,你清空的不是收件箱，是你身上的猴子 你清空的不是收件箱，是解放你的大脑 将看过的邮件存档到对应的文件夹 将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹,通讯录的管理,-添加联系人,1、单击“通讯录”,2、单击“新建联系人”,3、填写相关资料，单击“保存”,通讯簿的管理,-联系人分组,九 鼎,1、单击“通讯录”,2、单击“新建联系组”,3、填写相关资料，单击“保存”,设

9、置姓名,-自己的姓名,3、填写姓名,2、选中“邮箱设置”，单击“个人资料”,1、单击“设置”,设置姓名,-发信人的姓名,1、单击“设置”,2、选中“邮箱设置”，单击“常规设置”,3、选中“优先显示通讯录中对应的姓名”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。,你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人回答过度期望，当然更不应对别人的回答不屑一顾。,部门对所上报表格打包上传,3、签名字体规格,1、请各位将公司经理层领导和与自己有工作联系的同事邮箱号添加到通讯录中，并存放在“同事”组中。 2、请新建文件夹“九鼎药业”，并将所接收的同事邮件存放在“九鼎药业”文件夹中。 3、请将自己邮箱姓名设置成真名。 4、将第1题和第2题作业利用QQ截图的方式， 作成图片(.jpg)，以压缩包的形式发送 至*邮箱中。 5