浅谈项目管理软件与IT业界项目经理人的关系

1、项目管理是基于现代管理科学的一门新的管理学科，它集财务控制、人力资源管理、风险控制、质量管理、信息技术管理(通信管理)、采购管理等为一体。有效，从而达到高效率、高质量、低成本地完成各种内部工作或项目的目的。目前，项目管理已经成为继工商管理硕士之后的“黄金职业”。随着信息产业的发展，信息产业的项目扩张和投资比比皆是。为了提高项目管理水平，赢得市场竞争，特别是中国加入世贸组织后，越来越多的业内人士以不同的方式参与项目管理培训，力争获得世界上最权威的专业项目经理(PMP)资格认证(见，)。与此同时，信息技术行业的大多数项目经理都试图使用项目管理软

2、件来帮助管理他们自己的项目。为了方便大家的使用，本文简要介绍了项目管理。目前市场上的项目管理软件有很多种，以微软项目管理软件2000为代表，但大多数都是基于项目管理研究所(PMI)的项目管理理论，在使用过程中应注意以下内容：一、项目管理软件的特点1.预算和成本控制大多数项目管理软件系统可以用来获取项目中活动和资源的信息。人员工资可按小时、加班或一次性计算，也可指定到期支付日期；对于原材料，可以确定一次性或连续成本；对于各种物料，可以设置相应的会计和预算编码。此外，您还可以使用用户定义的公式来运行成本函数。大多数软件程序使用这些信息来帮助计算项目成本，并在项目过程中跟踪成本。在项目过程中，您可以

3、随时比较和分析单个资源、团队资源或整个项目的实际成本和预算成本，这些信息应该在计划和报告中使用。大多数软件程序可以显示和打印出每个任务、每个资源(人员、机器等)的成本。)或整个项目。2.安排日历程序主要用于确定项目中单个资源或一组资源的工作时间。您可以使用这些日历来计算项目日程。大多数系统软件为基本工作时间设置默认值，例如周一至周五，上午8: 00至下午5: 00，中间有一小时的午餐时间。您可以为单个资源或一组资源修改此计划。例如，修改工作时间，根据非工作时间输入公司假日，以及输入各种班次(白天和晚上)，包括假日和数量单位(小时、天和周)。这些时间表用于报告工作进度，通常可以根据每个单独的资源

4、按天、周或月打印，或者整个项目时间表可以打印为带有大墙的综合项目时间表。3.电子邮件一些项目管理软件程序的一个共同特征是它们可以通过电子邮件发送项目信息。该功能使用户能够直接从电子邮件中获取信息，而无需使用打印机或屏幕显示。通过电子邮件，项目团队成员可以了解重大变更，如最新的项目计划或进度，掌握当前的项目工作，并发送各种业务表单。4.制图法对于一个有大量活动的项目来说，手工制作甘特图或网络图，或者手工修改绘图，都是极其枯燥和容易出错的。当前项目管理软件最突出的特点之一是，它可以根据最新的数据简单快速地生成各种图表，包括甘特图和网络图。有了基线计划，任何更改都可以很容易地输入到系统中，图表将自动

5、反映这些更改。项目管理软件可以连接甘特图中的任务并显示工作流。特别是，用户只需一个命令就可以在甘特图和网络图之间来回切换显示。此外，图形和表格通常有以下功能供用户使用：任务和关系的交互操作处理。例如，通过图表连接任务、更改优先级关系或通过扩展活动持续时间显示功能来更改活动持续时间。自定义格式，如图形大小、标题、颜色、字体和文件布局。显示任务或成本的基准交叉参考表。突出关键路径并显示任何活动的延迟。放大或缩小显示图像。5.转入/转出数据许多项目管理软件包允许用户从其他应用程序中获取信息，如文字处理、电子表格和数据库程序。为项目管理软件输入信息的过程称为调入。例如，您只需要在必要时传输某个电子表格

6、的信息，而不需要在电子表格中将人员或机器的成本信息重新键入项目管理软件程序。此外，您可能会输入冲突或错误的信息。同样，经常需要将项目管理软件的一些信息输入到这些应用程序中。发出信息的过程叫做传递出去。例如，可能需要将承包商的进度报告转移到文字处理备忘录文件中。绝大多数项目管理软件程序都允许将标准ASC代码中的信息文件从窗口剪贴板传输到数据库、lotus、excel、微软项目交换、ole客户机/服务器、DDE客户机/服务器等系统。6.处理多个项目和子项目有些项目太大了，需要分成更小的任务集或子项目。另一种情况是，有经验的项目经理同时管理几个项目，团队成员也同时为多个项目工作，并在多个项目中分配工

7、作时间。在这种情况下，大多数项目管理软件程序都可以提供帮助。它们通常可以将多个项目存储在不同的文件中，这些文件是相互关联的。项目管理软件还可以将多个项目存储在同一个文件中，同时处理数百甚至数千个项目，并绘制甘特图和网络图。7.做报告当项目管理软件包第一次被应用时，只有几个报告，它们通常以列表的形式总结进度、资源或预算。今天，大多数项目管理软件包都有非常广泛的报告功能。下面列出了一些可以生成的报告内容：项目综合报告表。项目主要阶段(里程碑)的报告。一定时期内的各种信息，如该时期内已完成和正在进行的任务，以及要开始的任务。财务报表，显示全面的信息，包括所有任务，整个项目预算，超支，累计预算成本，实

8、际成本和承诺。成本/进度控制系统标准(c/scsc)报告。这份报告通常是美国国防部在进行国防项目时所要求的。报告项目的各种资源或一组资源的资源分配情况。定制标准报告、交叉报告和可变基准对照表。8.资源管理目前，项目管理软件有一个资源列表，其中列出了各种资源的名称、资源的可用时间限制、资源标准和淘汰率、资源收益方法和文本描述。每个资源可以配备一个代码和成员的个人时间表。限制每个资源，例如可以使用的时间。用户可以按百分比将资源分配到任务中，设置资源分配的优先级标准，为同一任务分配资源，并为每个资源保留注释和描述。该系统可以突出和帮助纠正不合理的分配，调整和顺利的资源配置。大多数软件包可以处理成千上

9、万的项目资源。9.规划在所有项目管理软件包中，用户可以定义需要执行的活动。正如软件通常可以维护一个资源列表，它也可以维护一个活动或任务列表。用户为每个任务选择一个标题、开始和结束日期、总结评估和估计的工期(包括根据各种时间标准的乐观、最可能和悲观估计)，并阐明与其他任务和负责人的顺序关系。通常，在项目管理软件中有成千上万的相关任务。此外，大多数程序可以创建工作分析结构来帮助规划工作。10.项目监督和跟踪项目管理的基本任务之一是跟踪和管理工作过程、实际成本和实际资源消耗。大多数项目管理软件包允许用户定义一个基准计划，并将实际过程和成本与基准计划中的相应部分进行比较。大多数系统可以跟踪许多活动，例

10、如正在进行或已完成的任务、相关费用、花费的时间、开始和结束日期、实际投入或花费的资金、消耗的资源和剩余时间限制、资源和费用。这些邻近性和跟踪特征有许多报告格式。11.时间表在实际工作中，项目的规模往往相对较大，因此手工安排活动极其复杂。项目管理软件包可以为日程安排提供广泛的支持，并且通常是自动化的。大多数系统可以根据任务和资源列表以及所有相关信息制作甘特图和网络图，日程安排会自动反映这些列表中的任何更改。此外，用户还可以计划重复性任务、确定任务的计划优先级、进行反向计划(从结束到第一天)、确定工作班次、计划占用时间、计划任务、确定最晚开始时间或最早开始时间，以及指定任务必须开始或结束的日期或最

11、早和最晚日期。12.机密项目管理软件的一个相对新颖的特性是安全性。有些系统有项目管理包本身的密码、单个项目文件和项目文件中的基本信息(如工资)。13.分类和筛选使用排序，用户可以按他们想要的任何顺序浏览信息，如从高到低的工资率、按字母顺序排列的资源名称或任务名称。大多数程序都有不同的排序方法(例如，按名、姓等)。)。过滤功能帮助用户选择一些符合特定标准的资源。例如，一些任务需要一些特定的资源。如果用户想知道关于这些任务的信息，他们只需要指示软件程序忽略不使用这种资源的任务，只显示使用这种资源的任务。14.假设分析项目管理软件的一个非常实用的特性是进行假设分析。用户可以使用此功能讨论各种情况的影

12、响。在项目的某些节点上，用户可以问系统：“如果延迟一周会发生什么？”系统将自动计算延迟对整个项目的影响并显示结果。例如，在一个建筑项目中，为了研究如果木材消耗率增加15%会发生什么，承包商只需要将这一变化输入到计算机中，并且可以显示所有相关的成本。项目中的几乎所有变量(人员、工资率、成本)都可以通过测试来观察特定情况的影响。这种分析可以使项目经理更好地控制与项目相关的各种风险。二、通用项目管理软件包以下是一些最常见的项目管理软件包的简要介绍。1.CA-超级项目计算机联合国际公司的CA-SuperProject是一种常用软件，特别受管理公司网络的项目经理、在Unix或Windows环境中工作的人

13、以及需要高性能程序的人的欢迎。这个软件包可以支持超过160，000个任务的大型项目。许多评论家高度评价它在大型和小型项目中的出色表现。CA-SuperProject可以创建和合并多个项目文件，为网络工作者提供多层密码输入，并对项目计划进行概率分析。此外，该程序还包含一个资源平衡算法，可以在必要时保证重要工作的优先级。它的主要缺点是用户界面不如其他程序友好，这应该在以后的版本中进一步解决。2.微软项目毫不奇怪，微软项目作为微软大家庭的一员，占据了项目管理软件包市场的很大份额。微软项目的主要优势在于，它与其他微软产品(Access、Excel、PowerPoint、Word)相似，具有几乎相同的菜

14、单栏和相同的用户工具栏。此外，用户可以轻松地在应用程序文件之间来回移动信息，例如，可以轻松地将Excel资源表中的成本信息移动到Microsoft Project中，也可以通过拖动或连接轻松地将Microsoft Project中的甘特图移动到Word文件中。每日提示、提示卡和大量帮助示例极大地简化了程序的应用，交互式日历系统、电子邮件和分发设备功能强大。现在，它还包含了Visual Basic fot Applications，这便于高级用户设计界面或自动处理重复性任务。微软项目的缺点是它的关键路径处理，用户不容易查看，并且它不如其他软件包处理多个项目和子项目。3.项目计划程序Scitor的

15、项目调度软件是一个易于操作的基于Windows的项目管理软件包，在电脑杂志年获得了Editos选择奖。项目调度器具有传统项目管理软件的所有特点，如设计良好的图形界面、强大的报表功能和绘图功能。例如，甘特图可以用各种颜色区分关键任务、正时差或负时差、已完成任务和正在进行的任务。任务之间建立模式连接非常方便，修改任务工作时间也很容易。资源优先级设置和资源平衡算法非常实用。多个项目和大型项目的操作和处理也相对简单，与外部数据库的连接也不同。这个软件的美中不足之处是在线帮助、文档和电子邮件的功能有限。无论如何，这些都将在未来的版本中得到改进。4.确定崔克项目经理当然，Trak项目经理是Primavera系统公司的产品。该公司还生产高质量的尖端项目管理软件包，称为项目规划。Sure Trak项目经理是一个高度可视化的程序，具有出色的缩放、压缩和拖入功能。其基本结构，如列、图表、颜色和数据结构，易于调整，自定义模板易于创建。其工作分析结构功能完善，使用方便。重复的活动很容易处理，活动网络图可以存储在磁盘的不同部分，也可以加载其他程序。在线帮助和文档是确保追踪项目经理的缺点，在未来的版本中将会得到改进。5.时线电脑杂志“编辑选择奖”的另一个获奖者是赛门铁克的时间线软件。虽然对初学者来说使用这个软件有点困难，