银行会计档案管理规定

1、bgy银行会计档案管理规定第二版1目的为加强我行会计档案管理，确保会计档案的安全完整，根据中国人民银行颁布的中华人民共和国档案法和银行会计档案管理办法的有关规定，结合我行具体情况，制定本规定。2范围2.1本规定规定了会计档案管理的职责、内容和要求。2.2本规定适用于xx银行的会计档案管理。3术语和定义3.1银行会计档案是银行各项业务活动的会计记录和重要史料，是财务档案的重要组成部分。银行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。3.2纸质档案是以纸质形式保存的会计档案，原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料应保存在纸质档案中。3.3电子档案是指由磁性、光盘、缩微胶片等电子信

2、息载体保存的会计档案。3.4会计档案缩微是指一种会计档案管理方法，通过扫描、拍摄和压缩，将纸质会计档案、会计报表、历史交易明细等计算机会计业务数据的图像和数字信息存储在光盘或胶片上，实现会计业务信息的压缩存储和快速存取。4项职责4.1会计结算部负责会计档案管理的业务指导和检查。4.2运营部负责全行会计和储蓄业务凭证的集中管理和检查。4.3分行负责管理和检查本行的会计账簿、会计报表、财务会计报告、会计登记簿及其他会计档案。5岗位设置和岗位职责档案管理员的职责：5.1负责管理不同载体的会计档案；5.2负责各种会计凭证、会计账簿及其他文件资料的收集、整理、装订和归档；5.3负责会计档案的登记、保管、

3、修复、查阅、复制、检查、移交和销毁；5.4负责编制各种会计档案检索工具，科学管理档案；5.5负责档案的保密工作，防止会计档案的丢失和泄露。6工作内容、要求和程序6.1会计档案的整理和装订6.1.1各分行会计档案的整理和装订6.1.1.1的会计档案按日、月、季、年分别装订整理。6.1.1.2各营业网点和分支机构的财务会计部门(县支行综合管理部)将整理本单位的会计账簿、财务会计报告、会计登记簿等会计资料，填写封面并装订在封底上，在装订处加盖印章，用活页夹加盖个人姓名章，并提交营业网点或分支机构的会计档案管理员，会计档案保管登记簿进行登记。当日6.1.1.3网点的会计凭证应按柜员号和柜员流程从小到大

4、排列，附件应加盖“附件”章，该章跟随主体部分。柜员应在凭证封面上清点并注明主要文件和附件的数量，注明的主要文件和附件数量必须与实物相符。在整理凭证时，要把它们一个一个分开，避免粘在一起，并禁止各种金属物品。6.1.1.4 xx区域支行营业网点应于次日将前一个工作日整理好的业务凭证提交至运营部岗位监管部，由运营部岗位监管部统一监管、扫描、封存。封存后的凭证不得丢弃。盖章后的凭证应在封面上盖章并放入档案盒，档案盒应注明分行名称(所有营业银行名称应在合并盖章传票中注明)、日期、柜员号等要素。6.1.1.5分行营业网点每天将前一个工作日整理好的业务凭证提交至传票扫描岗，传票扫描岗统一发放6.1.1.6

5、省外分行根据档案管理的要求管理自己的业务传票，辖内分行传票扫描岗负责扫描和保管业务传票，并于每年12月20日前报送财务会计部统一管理。6.2会计档案的移交6.2.1移交会计档案时，应编制移交会计档案清单，并办理移交手续。会计档案接收部门根据会计档案移交清单进行统计和分类。计数后，登记交接登记簿，由转让方和接收方签字确认。上级负责人监督转移并签字确认。6.2.2各级会计档案保管部门应将保管的会计档案逐一登记在会计档案保管登记簿中。6.2.3档案管理员离开或调动时，必须在完成档案调动程序后离开岗位。6.3会计档案的保存期限6.3.1银行会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案的

6、保存期限从会计档案形成的下一年开始，必要时可以延长，但不能缩短。同一介质上不同保存期限的会计档案，保存期限最长。会计档案由6.3.1.1永久保存a)年度财务会计报告b)资本、股本和权益的详细信息c)挂失登记并补发凭证收据d)保管和销毁会计档案的清单e)存款和贷款费用账户的记录f)机构变更移交清单g)主管当局的查询、冻结和扣减h)销户记录(一)本行认为应当永久保存的其他会计资料6.3.1.2保存会计档案15年a)会计凭证及附件b)总账和明细会计数据c)中期财务会计报告d)重要文件和印章的签发、保管和注销记录e)移交会计人员名单和会计档案f)本行认为应保存15年的其他会计资料6.3.1.3保存会计

7、档案5年a)下属银行提交的财务会计报告2)银行间交易会计数据c)保密表的使用和保存记录d)对账收据e)处置固定资产卡片f)本行认为应保存5年的其他会计资料6.3.1.4保存会计档案三年a)每日报告b)计算机应用系统运行日志c)运行帐户d)不定期报告e)本行认为应保存3年的其他会计资料6.3.2电子会计系统开发和修改的文件应作为会计档案进行管理，保存期限为系统停止使用或发生重大修改后的5年。6.4会计档案仓库管理6.4.1仓库设施和环境的管理在6.4.1.1存放会计档案的仓库应按规定保持干燥、封闭、整洁、安全，不得放置无关杂物，以保证妥善保管、有序归档和方便查找。6.4.1.2的仓库应该由两个人

8、管理和进入。钥匙必须由两个人保管，不得交叉使用。出入境登记出入库登记簿应注明出入境时间、原因、人员、事项及其他因素。6.4.1.3档案馆是保存档案的重要场所。会计档案管理人员应认真遵守保密制度，做好档案库房的管理工作。非档案管理人员不得进入档案库房。6.4.1.4银行会计档案的存放地点应为“六注意”、“五不”和“二不”六项预防措施：防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防虫五注意：无昆虫、老鼠、霉菌、损伤和化学气味2.不：没有损失或披露。6.4.1.5仓库严禁烟火。易燃易爆物品不准带入仓库，也不准堆放在仓库附近。6.4.1.6仓库的灯在使用后应立即关闭，每天下班后应切断电源，并仔细检查，发现问题应及时

9、处理。随时注意仓库门窗的开关，严格管理钥匙。消防设备6.4.2.1会计档案库房必须坚持24小时双岗，不得擅离岗位或擅离岗位；认真使用和维护仓库内的保安设备及附属设施，每月对设施进行检查和维护，并进行检查和登记。6.4.2.2会计档案库房人员必须认真检查登记业务查询人员和进出库房的车辆，严格防止无关人员和易燃易爆危险品进入库房区域。6.4.2.3会计档案库房工作人员应每天做好巡视和防范工作，及时检查，及时向有关部门报告突发事件，妥善处理，不留隐患。6.5会计档案的保管6.5.1档案管理人员应在交接手续完成后对档案进行分类、编号和登记，并建立会计档案保管登记薄，按内容和形成时间进行分类和索引，以方

10、便查阅。6.5.2已入库保管的文件应按行、类别、时间顺序及时放在密集架上，不得存放在手提箱、纸箱等不方便查找的物品中。6.5.3支行名称、凭证时间、货架号等。应在放置会计档案的架子上标明。6.5.4档案管理人员应定期检查会计档案，对损坏或变质的会计档案及时进行复制、修复或其他技术处理。6.6访问会计档案6.6.1当内部人员、法律法规授权部门和客户需要查阅、提取和复制财务会计部的会计档案时，读者应提出申请，填写会计档案查询申请书，持有个人或单位的有效证件及相关手续，并经营业网点负责人、财务会计部经理和主管行长批准，由营业网点自行登记会计档案借阅登记簿，查询人离开档案库房后，档案管理人员应及时将查

11、阅凭证归档。6.6.2对于运营部保存的会计档案，总行各部门、分支机构应首先了解业务系统中查询到的相关信息，包括发生日期、柜台员工号、业务流水号、账户名称、金额等信息，并填写会计档案查询申请书一式两份(一份用于查询部门或分支机构备案，另一份用于仓库备案)。分行财务核算后，6.6.3各分行如需查询和阅读分行内部账户，必须由管理行主管行长和财务会计部经理签字并加盖公章。6.6.4各分行如需查询和阅读其他银行的账户，必须经被查询银行主管行长和财务会计部经理签字同意，或报运营部负责人签字批准。6.6.5银监局、人民银行等监管部门进行查询时，经营部负责人签字同意后，被查询的支行或总行相关部门将派专人陪同到

12、仓库进行查询。仓库工作人员会登记会计档案借阅登记簿，登记时会注明支行名称、查询项目、查询人姓名、查询前是否复制凭证等因素。6.6.6各分行查询人员不得进入仓库，仓库人员在转账后应在查询接待室核对凭证。仓库工作人员在检查凭证时应在室内提供协助。6.6.7审核人可对会计档案进行抄录、拍照、复印或复制，但不得拆封或出借，不得丢失、泄露或污损所查阅的会计档案，不得复制、涂改或勾画。6.6.8各分行在流程再造后访问会计档案时，可以在影像系统中访问收款业务的凭证。仓库中需要读取的凭证可以按照6.6.1-6.6.7进行处理。6.6.9询价结束后，会计档案库房人员将询价记录在会计档案查询申请书中，并由审核人签

13、字确认。查询人离开仓库后，仓库工作人员应及时将出入凭证归档。6.7会计档案的销毁会计档案有完整的储存期6.7.1各分行需要销毁会计档案时，财会部应准备会计档案借阅登记簿和会计档案借阅登记簿，经分行财会部经理、分行行长、经营部负责人、会计结算部负责人、总行负责人批准后，方可销毁。6.7.2在销毁支行保存的会计档案时，分行会计结算部、保卫部、运行部、档案管理部和财务会计部应共同派人到现场监督销售，并在销毁申请上签字确认。6.7.3银行销毁会计档案时，应销毁档案信息及其保存介质。6.7.4保管期限届满但涉及未清债权债务或其他未清事项的原始会计资料不得销毁，应单独保存至未清事项处理完毕，并按规定销毁。

14、6.7.5销毁电子文件必须消磁、粉碎或腐蚀，以确保磁介质上的文件不会泄露或丢失。6.8机构分立、合并和撤销的档案管理6.8.1如果银行机构分立，原机构存在，会计报表、子账户等会计档案由原机构保存；独立机构客户的印鉴、开户资料等会计档案由原机构移交独立机构管理。6.8.2银行机构合并时，会计档案由合并后的银行机构保存。银行分行关闭，会计档案由其上级银行管理。银行业金融机构撤销或者破产清算时，会计档案应当移交给相关档案机构代管。法律法规另有规定的，从其规定。7检查分行、营业部门会计档案管理检查的频次参照会计档案销毁清单严格执行。8罚分总行分支机构和部门违反本规定的，按照会计档案销毁申请书、xx银行会计业务管理规定和中华人民共和国会计法的相关规定追究相关人员的责任。9证明文件9.1中华人民共和国档案法9.2银行会计档案管理办法9.3中华人民共和国会计法10份支持记录10.1 xx银行会计记录保存登记簿bgy-质量控制-编号-3103-0110.2 xx银行会计档案借出登记簿bgy-qc-n-3103-0310.3 xx银行会计档案销毁清单