证券股份有限公司资产托管部档案及印章管理操作规程

1、证券股份有限公司资产管理部文件及印鉴管理操作规程第一章总则第一条是强化xx证券株式会社(以下简称“xx证券”或者“公司”)资产管理部的文件和印章管理、业务操作规范化、业务风险的有效防范和管理，依据证券法、公司法、合伙企业法、证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、证券公司内部控制指引、基金业务外包服务指引（试行）其他法律法规和公司相关制度的规定第二条本操作规程所称业务文件是指资产管理部开展业务活动的重要法律文件(管理协议、民营募捐业务外包服务协议、各种辅助协议或补充协议、操作备忘录等)、投资指令、会订证明书、帐簿和报告、交易记录、开放/营销资料、印章预约、信息报告等重要文件第三条资产管理

2、部应当依照法律法规的规定，建立健全部门业务档案管理制度，指定负责人负责档案管理工作，妥善保管业务档案。第四条业务资料应当分类保存，建立负责人负责的登记、阅览、变更、交付、销毁手续。 重要文件的保管期限按照有关规定和公司要求执行。第五条资产管理部人员应当严格保密工作有关业务资料的信息，除法律法规的规定和合同协议另有约定外，不得向任何单位或者个人泄露有关信息和资料。第六条资产管理部印鉴包括部门专用章、业务专用章、外包业务专家及管理业务专家专用预约印鉴等。第七条资产管理部应当指定人员管理印章，建立正式接受、批准、使用、登记、交付、报废等手续。第二章会议档案管理第八条会订文件是指评价值和会订计算过程中

3、取得或生成的原始证明书、会订证明书、会订帐簿和财务报告等会订计算专业资料，是记录和反映产品运营的重要史料和证据，是运营开始通知书、管理者指令和对应的支持性文件、会订证明书、投资合同的副本、票据的复印、决算第一节修订文件的装订第九条原件证明书应当同时印刷和装订，并定期整理。 原始证书提供的公司修订信息必须与系统中的记账证书一致。第10条月末，评价修订算岗(经营)将各产品的会订证明书、评价表、会订报告书存档，评价修订算岗(讨论)进行核对。整理好的会订文件应在下月底前存档，按年装订。 装订前，必须核对证明书、文件张数，发现不合格或手续不是全部时间，修改后装订。会订文件的装订按号码排列。 装订的时候要

4、求整齐排列，装上封面、封底，装订牢固。 封面上填写开始日期、产品名称、公司订正资料名称、批量号码等，经营者和讨论者盖章确认。第2节会议订正文件的保管第11条评价修订算冈将会修订文件存档，保管在资产管理室内上锁在文件柜中，还维护资产托管部档案保管清册 (附件一)。 装订好的文件，不得随便拆开。 因特殊理由需要取出文件的，必须征得资产管理部负责人的批准。第十二条对阅览的重要文件，资产管理部设重要文件调阅登记簿(附件二)详细登记阅览日期、阅览者、阅览理由、归还日期等。 资产管理部内部人员阅览时，必须征得评估核算岗的同意，公司其他部门或者外部人员阅览时，必须提出书面申请，并得到资产管理部负责人的认可。

5、 评价修订算冈对阅览的重要文件应该立即催促归还。 未经批准，阅览者不得携带文件外出。 不可擅自摘录有关数字。 在特殊情况下需要复印文件的，应经资产管理部负责人批准，在重要文件调阅登记簿内详细记录复印文件的情况。第十三条每年年初，评估核算所将上一年的会议文件资料交给综合管理所保管。 综合管理冈根据需要进行前年会订正文件的入库手续，将会订正文件移送到公司指定的仓库保管。 交给公司仓库后，需要咨询的，由咨询人向资产管理部负责人提出咨询申请并批准。 资产管理部负责人批准后，综合管理岗陪同仓库去询问。第三节会订正文件的废除第十四条到期的公司修订文件，可以按照下列程序废弃(1)评议会订正事务所提出废弃申请

6、，制作资产托管部档案销毁申请表 (附件3 )，明确记载废弃会订正文件的开始日期、产品名称、会订资料名称、卷号、应保管的期限、保管期限、废弃时间等内容。(二)资产管理部负责人在资产托管部档案销毁申请表签署意见。(3)审计监督处负责审计会订文件。 在销毁会议修订文件之前，审计监视计数器根据资产托管部档案销毁申请表中记载的内容清点核对销毁的会议修订文件，销毁后，审计监视冈在资产托管部档案销毁申请表上签名盖章，将审计状况报告给资产管理部负责人。第十五条有关已过期但未结算的原始证书和其他未决事项的原始证书不要销毁，要单独抽出立卷，保管到未解决事项结束。 单独提取卷的会议修订文件必须记载在资产托管部档案保

7、管清册和资产托管部档案销毁申请表中。文件的保管期限见附件四。第4节会议修订文件的清点第十六条审计监督岗定期提取会订文件的保管情况。 发现任何文件破损、遗失时，向资产管理部负责人报告，催促文件保管者查明原因。第三章投资清算文件管理第一节投资清算文件的保管内容第十七条投资清算文件如下：(一)银行账户开户、变更、销售资料；(二)收到支付指令；(三)各类银行收据，如存款通知书、成功支付收据、汇票存根等(四)银行结算账户的发票；(五)银行查询书等。第二节投资清算文件保管要求第十八条投资清算岗按月存档，按年装订投资清算文件，存放在资产管理室内上锁柜中，并维护资产托管部档案保管清册，下年初移交综合管理岗。

8、装订和保管的要求请参照会议修订文件。有必要废弃已过保管期限的文件时，参照公司订正文件的废弃程序进行处理。第三节投资清算文件查询规定第十九条投资清算文件阅读手续参照会订文件办理。 第四节投资清算文件的详查第二十条投资清算文件的详查手续参照公司修订文件进行。第四章ta清算档案管理第1节ta清算文件保管内容第二十一条ta清算文件如下：(一)银行账户开户、变更、销售资料；(二)收到支付指令；(三)各类银行收据，如存款通知书、成功支付收据、汇票存根等(四)银行结算账户的发票；(五)银行查询书等。第二节ta清算文件保管要求第二十二条资金清算岗按月归档，按年装订ta清算文件，存放在资产管理室内上锁柜中，同时

9、维持资产托管部档案保管清册，明年年初移交综合管理岗。 装订和保管的要求请参照会议修订文件。有必要废弃已过保管期限的文件时，参照公司订正文件的废弃程序进行处理。 第三节投资清算文件查询规定第23条ta清算文件的阅览手续参照会订文件进行。 第四节投资清算文件清单第24条ta清算文件的清点手续参照会订文件进行。第五章份额登记档案管理第1节份额登记文件保管内容第二十五条份额登记文件如下：(1)基金份额注册业务残奥表(二)基金成立时份额登记信息表；(三)存续期间份额注册业务申请书，包括开户、修改、销售、预约、申请；购买、购买申请)及相应的确认表(4)基金分红方案和分红明细表(5)基金业绩报酬方案和确认表

10、(六)基金清盘方案和收入分配清单；第二节份额登记文件保管要求第二十六条份额登记岗按月存档，按年装订份额登记文件，保管在资产管理室内上锁柜中，同时维护资产托管部档案保管清册，下年初移交综合管理岗。 装订和保管的要求请参照会议修订文件。有必要废弃已过保管期限的文件时，参照公司订正文件的废弃程序进行处理。第三节份额登记文件查询规定第二十七条份额登记文件阅读手续参照会订文件办理。 第四节份额登记文件的详查第二十八条份额登记文件的详查手续参照会订文件进行。第六章其他业务资料第一节交易业务资料第二十九条对外发送业务资料应当遵循下列程序在上一期的业务联系阶段，产品经理与管理人员约定正式的业务联系方式，双方应

11、当对有关业务通知、联系方式变更、业务变更等发出书面信件。 书面信件包括电子邮件、传真、邮寄等方式。资产管理部业务人员对外发出的信件、通知、业务联络票等，应当在审批级别上批准同意。 涉及多个部门的，必须由有关人员签字。 签字稿由起草人登记后妥善保管查阅。负责人对外寄送正式信件，以电子邮件形式寄送时，必须将最终原稿转换为pdf文件，通过部门专用邮箱寄送。 以传真或邮寄形式发送时，根据最终原稿打印，按照有关规定或合同协议的约定盖业务专用章。对外寄信后，办理人必须立即联系收件人，确认是否收到。第三十条领取业务资料应当遵循下列程序监管部门、业务客户、同行等机构向资产管理部发送、传真或发送的信件业务负责人

12、收到后，应当立即通知理财部负责人。 有关业务的重要文件，资产管理部负责人阅读后，应当立即批准有关业务人员处理。 经营者在处理后必须把信或者文件复印留下。第三十一条业务资料的保管应当遵循下列程序各种纸张的交易业务资料由操作者妥善保管在资产管理室上锁的柜台中按类别保管，赋予唯一的识别码。 保管的所有资料登记在资产托管部档案保管清册，以备日常查询、检查和审计需要，明年年初交给综合管理人员统一保管。带有电子文档的正式文件应尽可能保存在资产管理部指定的文档目录中，以便业务人员查询参考。每年，综合管理岗负责前一年的资料入库手续，根据情况将资料转移到公司指定的仓库保管。查询、销毁、审核业务资料时，由综合管理

13、人员在参照会订文件的查询、销毁、审核过程中处理。第二节账户资料、合同文本第三十二条账户资料、合同文件包括资产管理部保管的有关银行结算账户、证券类账户及其他投资账户的资料和应保有的法律文件的原件或者复印件。账户资料包括各种开户、变更、取消收据(没有收据应保留提交开户机关资料复印件)、印章卡预订、有关账户管理协议、承诺书、确认书等。合同文本包括各基金产品的基金合同/合作合同/公司章程、管理合同、服务合同、操作备忘录、各种补充合同等。保管、查询、销毁、审核账户资料和合同文本时，参照交易业务资料的保管、查询、销毁、审核流程进行处理。第三节投资监测、信息披露和报告文档第三十三条投资监督文件包括投资监督过

14、程中双方确认的监督规则、管理者就违反事项书面联系后由资产管理部出具的报告、通知书、投资监督日志等资料。信息发现和报告文档包括通过指定渠道发布的信息、监管报告、经理违规报告、严重事项报告和可疑情况报告等资料。保管、查询、处置、库存投资监督、信息披露和报告文件时，参照交易业务处理资料的保管、查询、处置、清点流程。第四部分其他业务操作的表单第三十四条没有特别规定的，各种业务表格、统一修订表格等资料由经营者按照法律法规和有关公司的规定自行保管。第七章印章管理第一节印章的使用范围第三十五条各业务人员在日常各业务运营中，应当根据业务需要使用资产管理部业务专用章“xx证券株式会社资产管理部”(以下简称“部门

15、章”)、“xx证券株式会社管理业务专用章”(以下简称“管理业务专用章”)、 包含“xx证券股份有限公司资产管理部私人外包服务业务专用章”(以下简称为“外包业务专用章”)的“xx证券股份有限公司资产管理部投资清算业务专用章”(以下简称为“投资清算专用章”)、“xx证券股份有限公司资产管理部修订业务专用章”(以下简称为“管理会修订专用章”)、“xx证券股份有限公司资产管理部修订专用章”第三十六条部门章适用于部门对外交流的正式信件、通知、监督管理报告、说明、证明等用途。业务专用章仅适用于进行民营募捐业务的外包服务及资产管理业务的业务证明书、业务说明、业务指令、业务报告书等。预约印章(包括法人章)只能

16、作为托管银行结算帐户和外包业务专家的预约印章。印章必须在授权的业务范围内使用。第二节印章的雕刻和保管第三十七条资产管理部印章按规定样式雕刻。 不得擅自变更印章的名称、规格。印章刻印制由有关业务负责人根据业务需要提出，综合服务部向公司办公室提出刻印申请。第三十八条印章雕刻完成后，综合管理岗负责接收有关印章，由相应保管人员保管。 印章由负责人保管，不得代他人保管使用。保管和领取预约印章必须由两人负责，发挥相互制约的作用，不得由一人保管或领取全部预约印章。第三十九条印鉴必须放在箱子里上锁，不得任意放置。 每个工作日结束后，印章保管员要认真检查清单业务的印章。第四十条印鉴保管人员因业务需要、部门调动等

17、原因需要交付业务专用章的，应办理书面交接手续，登记资产托管部移交登记簿，由审计监督岗审计。第四十一条综合管理岗负责资产托管部印章保管登记表 (附件五)的维护，登记印章的领取、保管、交付和报废等记录。第三节印章的使用第四十二条部门章、管理业务专用章、外包业务专用章及预约章(含法人章)的使用，将资产托管部印章使用审批单 (附件六)提交资产管理部负责人予以批准。 每次使用时，必须在资产托管部印章使用登记表 (附件7 )注册使用状况。第四十三条投资清算专用章的使用仅限于投资清算岗进行日常清算结果的确认。评价补正算专用章的使用仅限于评价补正算冈的日常与管理者的核对确认。第四十四条印章应当在规定业务范围内使用，禁止错误使用、串行使用、禁止未经许可的公司印刷、禁止印刷在空白文件、证明书及其他空白材料上。第四十五条