私募基金管理公司份额登记管理制度

1、xx资产管理有限公司份额登记管理制度xx资产管理有限公司份额登记管理制度第一章总则第一条是规范xx资产管理有限公司(以下简称“公司”或“本公司”)旗下管理基金的份额注册，防止份额注册过程中的操作风险，提高份额注册工作的准确性和生产效率。 根据中华人民共和国证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、私募投资基金管理人内部控制指引等法律法规、规范法律文件及相关监督管理要求制定本制度。第二条本法适用于本公司公司及其所有子公司管理的所有基金。第三条根据业务需要，公司可以委托基金服务机构代理公司产品的份额登记事项，但有关责任不得因委托而免除。 委托其他基金份额登记机构进行份额登记业务的，对基金份额登

2、记机构的行为进行必要的监督第四条(公司xx部门)应当在基金合同中注明份额登记。 包括购买基金份额、进行购买业务的时间等。第五条公司份额注册部门或者外包委托机构应当妥善保存注册数据，将基金份额持有人姓名、身份信息以及基金份额明细等数据备份到国务院证券监督管理机构认定的机构。 其保存期限必须自基金账户出售之日起至少20年。第六条公司份额登记部门或者外包委托机构应当保证登记数据的真实、准确、完整，不得隐瞒、伪造、篡改或者损坏。第七条公司份额登记部门或者外包委托机构应当通过基金中央数据交换平台交换基金份额(权益)、合同等基金销售信息以及相关变更信息。 办理民间投资基金份额登记业务的机构，必须将基金份额

3、(权益)数据汇总登记在中国结算中。第二章岗位的设置和责任第八条份额登记岗位是运营管理部的设置岗位，具体负责投资组合份额登记的运营管理。 份额注册岗位根据业务需要，分别设立份额注册业务主管岗和份额注册业务经营岗。第九条份额注册业务负责人的岗位责任如下：(一)处理、协调、管理份额登记运行业务，指导、监督份额登记各业务的工作；(二)对份额注册业务办理部门实行业务操作许可；(3)负责份额登记系统残奥表的设定和日常业务处理的讨论，确保交易重要数据的正确性的份额登记业务相关报告的讨论(4)以日志查询等方式参与整个份额注册业务工作流程，监督份额注册业务负责人的日常操作行为，防止份额注册业务错误风险(5)对共

4、享登记系统的运算结果进行采样讨论运算，如果有错误，立即向分管指导者报告，根据情况修正系统残奥仪表和运算结果，记录此事以备查询(六)根据审计等业务要求，提供投资者名单、投资组合交易等相关信息资料(七)负责制定份额登记管理制度，规范结算行为，防范风险(8)决定异常业务处理方式和程序，授予业务操作员权限(九)负责份额登记结算业务用章的保管使用；(10 )每天制作业务日志(十一)完成公司领导提出的其他各项工作。第十条份额注册业务的经营责任如下：(一)认真贯彻执行份额登记的法律法规和公司内部规定(2)负责份额登记系统的日常维护和残奥仪表设置；(3)负责份额注册业务的日常操作，包括数据收发、投资组合纯日常

5、维护、账户类和交易类业务的处理等(四)根据主管指令处理异常业务，执行危机应急方案；(5)每天制作份额登记业务日志，定期对业务报告书、业务管理文件、业务日志等相关资料进行分类整理、装订、妥善保管。第十一条份额登记岗位的设置可以根据业务变化情况及管理需要适时调整。第十二条份额注册岗位需要更换版本，以便份额注册工作人员全面熟悉各项工作，同时了解份额注册工作的内部控制和风险防范重点。第三章作业程序和规范第十三条每年根据公司经营管理的要求，份额注册业务主管应当提交相应的工作修订计划。 包括管理修订画、训练修订画、制度建设修订画等，在领导的批准下实施这些修订画。第十四条份额注册业务人员在工作中必须遵守职业

6、道德，确保良好的职业质量，忠于本职工作，严格执行操作规定和操作流程。第十五条份额注册运用中严格遵守操作许可管理制度第十六条份额注册运营中的各种原始数据和交易数据的结算结果，必须经过严格的检讨程序，只有检讨的数据信息被对外传送。第十七条对交易资料进行审查、查阅和记录管理第十八条建立份额登记工作日志记录管理和报告制度第十九条共享登记对各部门的系统操作进行密码管理，操作员定期交换操作密码。第二十条份额注册业务负责人对份额注册业务的有效性、合规性进行内部监督的审计审计部定期、不定期地对份额注册业务的运营情况进行内部审计。第二十一条份额登记业务主管通过日志查询等方式，全面监控整个份额登记系统的运行情况，

7、定期核对有关系统和数据，检查特殊处理是否严格按照指令执行，检查总结报告的核对关系是否准确，同时进行份额登记第二十二条公司监察审计部根据有关制度，对份额登记业务的运行情况进行内部审计，对各工作制度、工作流程和岗位设置的有效性和合理性进行检查和评价。 通过内部审计，发挥再监督作用，完善内部控制制度，及时发现问题，堵塞漏洞，有效防范各种风险。第二十三条在份额登记系统和销售机构、管理人员的其他系统之间建立数据结算机制，在技术和管理两方面确保数据的准确和安全。 如果发现数据错误，则恢复清算前的备份重新处理。第二十四条公司份额注册业务依照法律法规受证券监督机构、组合份额持有人大会、外部审计机构等有关机构的

8、监督。第二十五条份额登记者按照基金合同等有关协议领取的相应收入，应当接受审计机关的审计监督。第二十六条份额注册工作人员审核按照公司有关规定办理，审核成绩成为录用、晋升、表彰份额注册工作人员的主要依据。第二十七条公司份额注册业务人员调动和退休，应当交付本人管理的全部份额注册业务，份额注册业务主管提出注销其权限和密码的申请，不办理交接手续不得擅自退休。 份额注册业务人员的离职交接手续应当在有关人员的监督下进行。第二十八条共享登记业务人员离职后，应当对离职递交的资料、文件、磁盘等有关资料的合法性、真实性承担法律责任。第四章行政管理第二十九条共享注册业务印章的使用和管理遵循公司印章使用管理的基本规定。

9、 本印章由运营管理部的指定人保管。第三十条本印鉴的使用范围仅限于上海东方证券资产管理有限公司的份额注册业务，具体印刷事项如下第三十一条本印鉴管理人员在印刷时，必须严格遵守本制度，认真检查印刷内容与批准记录是否一致。 不要在空白证明书、备忘录、介绍信上盖章，以免只看签名，不看打印内容就盲目盖章。第三十二条印鉴管理者不得擅自委托他人保管并代办印鉴。 因原因出港的，指定代管人，办理交货登记手续。第三十三条份额登记信息资料是指持有人名单、投资组合交易资料、业务报告等相关资料，是投资组合交易和份额登记运营的重要历史资料和证据。 份额注册工作人员必须遵守相关规定，建立健全的份额注册相关资料的立卷、存档和保

10、管措施。第三十四条共享注册单位的人员应当立即维护更新投资者的信息，严格按照投资者的信息保密原则，防止投资者的资料被非法运用。第三十五条共享注册业务信息资料以书面数据、磁盘、光盘等形式存储，保存期限20年以上。第五章委托外包模式的主要作用第三十六条公司采用份额注册委托外包模式的，份额注册部门应鼓励外包委托机构履行下列职责，并在外包协议条款中予以明确。(一)负责投资者基金账户开户登记和日常管理；(二)负责代销和直销渠道交易申请数据的收发和备份；(三)负责基金交易数据确认，包括份额确认、金额和费用核算；(四)负责基金份额的登记和管理；(五)负责基金分红、支付利息等权益分配处理；(6)负责非日常交易申

11、请(强增减、强制购买等)数据的确认、订正(七)提供基金业务数据和报告，进行手续费订正统一(八)编制相关会议修订报告、其他业务报告和业务分析报告；(9)负责共享登录基本信息的日常维护和重要残奥仪表的设定(10 )负责新基金发行时ta残奥表的编制。(十一)其他相关工作第三十七条公司采用份额注册委托外包模式的，公司份额注册部门应当履行下列职责(一)负责探讨外包委托机构提供的交易确认数据和基金行情准确性；(二)负责代销及与直销渠道的联系和维护信息交流；(3)探讨外包委托机构设立新的契约型基金残奥表，保证新的契约型基金在线销售的顺利(4)负责将基金的状态变化(购买、购买等)及时通知外包ta，通知其进行残

12、奥仪表设置(5)负责向外包委托机构通知契约型基金存在特别业务(非交易通过、强制购买等)(六)根据契约型基金合同完成基金净披露工作。(七)鼓励外包委托机构在季度末后十五个工作日内向基金业协会提交外包业务情况表，在年度末后三个月内向基金业协会提交外包运营情况报告。(8)通过确认ta残奥表，明确契约型基金在线发行时的代码、名称、汇率、账户、清算规则、领取周期和发行期限。(8)要确保发行数据的准确性，如发现异常，应及时警告、修正。(九)通过经营信息通知书，向外包委托机构通知基金销售期限的设定。(十)在存续期内契约型基金发生非交易、强制购买等非日常业务的，应向外包委托机构发放运营事项通知书，并提供相关法律协议、充分的交易支