无忧会议管理第一期.ppt

1、我们的会议管理,Contents,Contents,Hot Tip,人类社会存在，会议就存在！ 会议的主要目的就是解决问题，如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。,一、当今会议面面观,一、会议的意义 二、会议的目的 三、会议成本的计算,会议的意义,会议是一个集思广益的渠道； 会议显示组织或部门的存在； 会议是重要的群体沟通方式；,会议的目的,达成协议、解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。,会议成本的计算,会议的时间成本； 直接的会议成本； 效率损失的费用；,二、会议效率不高的原因及解决方案,一、

2、会议效率不高的原因 二、高效效益的八大特征 三、会议规范与礼仪,会议效率不高的原因,会议的三种致命伤： 主持人的技能； 会议的准备工作不充分； 会后跟踪工作不够；,高效会议的八大特征,三、开会前的准备工作,一、如何判断是否需要开会 二、会议准备的作用和方法 三、会议准备的内容 四、主持人如何做会前准备,如何判断是否需要开会,不需要开会的情况； 一定要开会的情况；,会议准备的作用和方法,会议准备的内容,主持人如何做会前准备,五、成功会议的五种策略,一、如何做开场白 二、如何分配发言时间 三、如何掌握议事进度 四、如何达成会议决策 五、如何圆满结束会议,如何做开场白,如何达成会议决议,五、会议中的

3、沟通与反馈技巧,一、会议中的沟通技巧,沟通漏斗,沟通金三角,有效沟通原则,造成沟通困难的因素,如何建立信任,2种效果较好的建设性反馈,六、主持人的会议管理技巧,一、倾听的技巧 二、实际的说话技巧 三、情景模拟,倾听的技巧,倾听的礼节,倾听首先是一种管理技巧，这种技巧能够通过学习和锻炼得到提高。 其次倾听是一种忘我的方式，让自我与他人在同一种话语背景中融合。,倾听的具体方法,倾听的误区,八、主持人与参会者的守则与责任,一、主持人的守则与责任 二、参会者的守则与责任 三、主持人和参会者怎样达成协议,主持人的守则与责任,具体的守则与责任 主持人作为矛盾调停者的失败表现,参会者的守则与责任,参会者10

4、大守则,参会者的责任,主持人和参会者怎样达成协议,九、会议记录,一、记录者功能和胜任条件 二、对会议记录的10大建议 三、团队会议的误区,会议礼仪 不迟到、不早退，有事尽早请假，及时了解会议内容并落实工作； 领导讲话时保持安静，认真做好记录，有问题待语毕提出； 进门要敲门请示，声音以室内人听见为适度，关门声音要轻； 会议期间有领导光临，要起立迎接，面带笑容，主动问候； 会议期间手机调整成震动或静音模式，不能中途打接电话，有急事发短信解决。,记录者功能和胜任条件,谁能胜任会议记录者,对会议记录的10大建议,重要的会议应该进行录音，从而使整理会议记录时有依据。 除非有必要，定期召开的会议通常不用录

5、音。因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。 大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由参会者轮流担任。 会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。 会议记录者的责任更全面： 要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。 适时做总结，协助讨论进行。 向参会者确认各议案的排序是否无误。 会议记录内容全面而准确： 讨论过程中所达成的各种共识。 有哪些证据支持议案的通过，及反对意见如何。 分派工作的详细情形及完成日期。 会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。 会议记录应有组织地整理： 标题、会

6、议目标、主席名字、缺席及出席人名单列在会议记录起头处。 使用列点或简短的一段文字，说出会议达成了什么一致。 工作分派情形及完成日期记录无误。 通过此决议的评估标准（如有必要）。 会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。 将会议记录发送给参会者。,十、会后跟进,一、作为参会者的会后跟进 二、作为主持人的会后跟进 三、自我评定 四、怎样提高下次会议的质量 五、关于习惯,作为参会者的会后跟进,作为主持人的会后跟进,自我评定,怎样提高下次会议的质量,只有必要时才开会。 召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 制订出色的会议议程并事先分发。 时间是宝贵的，开会是要花钱的;准时开会，才能准时结束。 经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。 注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。 会议记录应阐明最后的结论