内审员需知的审核流程.ppt

1、1,审核执行,2,审核执行/技巧,沟通 观察/收集证据 判定,3,沟通（Communication）,单向沟通（One Way Communication） 双向沟通（Two Way Communication）,4,沟通技巧,提问技巧 信息的理解（聆听技巧）,5,问题的种类,封闭式的问题 开放式的问题 澄清式的问题 引导式的问题 没有声音的问题（肢体语言）,6,封闭式的问题,简单答案（是/否，有/没有） 可获得指定的资讯 可用以总结结论 由审核者控制问与答 带来压力/减轻压力？,7,开放式的问题,由获得的资讯再提出跟进问题 对问题进一步讨论,8,引导式的问题,可减轻被审核者压力 避免使用,9

2、,没有声音的问题,以身体语言提出问题 沉默-非常强而有利的工具！,10,应避免的问题,欺诈式问题（不要误导被审核人员） 含糊不清的问题 多重式问题（不要连续提问）,11,审核员常用问式5W1H,-怎么样？（How，如何做？） -什么？ （What，在做什么？） -何时？ （When，什么时候做？） -何地？ （Where，在哪里做？） -谁？ （Who，是谁在做？） -为什么？（Why，为什么要做？）,12,提问注意事项,-明确观点和目的，准确表达； -发问一定考虑被问者的背景； -注意神态表情； -适时表达好意； -努力理解回答； -不能建议或暗示某种答案； -不说有情绪的话； -不可连续发

3、问。,13,聆听,聆听重要性 -审核过程中，审核员聆听的时间可能会 达到总时间80%； -聆听效率对得出客观结果起重要作用； -谦和认真的聆听态度有助于形成融洽气 氛和获取得有价值的信息。,14,审核员聆听技巧,-少讲多听； -不怕沉默； -排除干扰； -多问开放性问题； -多鼓励讲话者； -善意的态度。,15,影响倾听的因素,不专注集中 选择性的听 个人偏见 情绪与喜恶 草率的结论,16,除了听，还要看,沟通时，需注意对方的身体语言 身体动作 面部表情 眼神,17,被审核者的行为,紧张 防卫性 少说少错，不说就不会错 不欢迎任何批评，轻视审核员的意见,18,被审核者的行为,高谈阔论，滔滔不绝

4、 消极阻碍或气势汹汹的不合作 主动介绍存在的问题 不认可，对查到问题千方百计的辩解,19,审核中的可能见到的人物类型及对象,没问题型 -这种人将试图给留下对公司 “优秀”体系的深刻印象，为此只给你看好的一面，对差的地方搪塞而过，而对好的一面再三地突出； -要注意不要被一带而过，要仔细和坚持对体系好的和差的每一点进行评定。,20,审核中的可能见到的人物类型及对象,不要告诉我如何管理我自己的事型 -审核员的任何意见、疑问或发现的问题将会被轻视，有时是蔑视，他们不接受他们认为是批语的任何东西。 -对这种类型的人，重要的是保持冷静和坚强，并清楚地报告在体系中发现的任何不合格情况。,21,审核中的可能见

5、到的人物类型及对象,“真有关系吗”型 -把审核看作是一种不得不应付的负担，所有的提问都会得到同样的答复：“这真的有关系吗？这不会使我们的产品有什么区别？” 军人型 -这种人对会见审核员受过良好的培养，具有对所有提出的问题给出一个字回答的天生资质，他们只愿提供最少量的情况； -对这种类型的人，要非常耐心地要求提供你需要的情况，同一个问题要问几遍，必要时换个问法，提出三个问题来得到一个情况，而耐心、容忍、坚持和灵敏。,22,审核中的可能见到的人物类型及对象,不知道型 -有时候，受审核方的管理人员工“指派”给审核员一名既对供应商有文件证明的管理体系缺少必要的知识，又不愿承认他不知道该体系的人作为向导

6、。这种类型的人将地提供含糊的和引入误入岐途的情况，结果是浪费审核员时间； -对这种类型的人，同样需要坚持和灵敏，说服向导安排找到了解情况的人介绍向导所不熟悉区域的情况，或者决定是否应要求管理者代表换一个向导致“如在审核实际开始前对此没有明确，受审核方和审核员均会受到损失。,23,审核中的可能见到的人物类型及对象,专家型 -这种人对有关工作掌握极大量的详细知识，但不同的是他们坚持要与审核分享这些知识，这种人可能会使审核员的工作停顿并彻底破坏所有时间安排； -对这种类型的人，要明确和有意识地提出你的问题并对提供的情况时行调查，不要让这种人控制住时间表。,24,审核中的可能见到的人物类型及对象,停止

7、一切型 -每次认定在任何区域体系没在达到质量要求时，这种人就想停止一切工作和重新谈判， 提到可能的总是或改变，就立即讨论停滞不前工作和大量额外成本问题； -这种类型的人，要确保你不要介入合同问题、额外成本问题等，要将所有非审核问题的讨论交给有关人员，继续进行审核工作。,25,审核中的可能见到的人物类型及对象,我正等着你来型 -这种人将立即向你倾诉他的热情，他将向你诉说过去30年来管理人员及同事们犯下的 “错误”，如果不加制止，他将会公布出无限数量的 “错误”； -这种类型的人，最好的办法是采取无视态度，谨慎的做法是，与审核组的向导讨论这些意见，评定反应，并判断是否继续检查有关质量的不正常状态说

8、法，任何由此产生的事实有关情况应记下来并与公司代表进行适当的讨论。,26,审核/客观证据,定义：与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其客观存在信息。 注：审核证据可以是定性的也可以是定量的。 在审核中应分清什么可以作为审核证据，什么不可以作为审核证据。,27,观察/收集证据,通过会见人员，检查文件/记录，及观察有关活动以收集符合要求的证据 留意检查表内容以外的有关不符合事项的线索 验证通过感官观察或测量记录而获得的资料,28,观察/收集证据,实施审核收集证据,审核技术提问,开放型、封闭型和阐明型问题： 你如何. 是你负责签署通知单吗？ 请示范给我看. 如果. 你 如 何,29,观察/

9、收集证据,实施审核收集证据,审核技术提问 (5“W” 和1“H”),What - 这是什么过程？ Who - 谁负责？ When - 此过程什么时候进行？ Where - 检测点在哪？ Why - 为什么这么操作？ How - 你怎样完成此过程？,30,观察/收集证据,实施审核 收集证据,仔细听所讲的内容 记记录 用记录加以评估 注意非语言的表达 控制，尽量不离题 注意观察产品标签和标识 追踪工序流程,审核技术 聆听和观察,31,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术 重复,整理收集到的资料 与受审核方确定,32,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术 记录,审核日期，时间和地点

10、受审核人员姓名、职务 所见记录 文件名、编号、版本 记录编号 设备、编号.等 审核发现事实,33,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员必需,尊重被审核方规定 不超越你的权限范围 汇报事实 尊重其他人的权益 彻头彻尾 有信心,34,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员必需 - 尊重被审核方规定,审核员和被审核方到计算机房检查文件的使用。 审核员： 我应拖下鞋子吗？ 被审核方：哦，我们都这样。 审核员然后就穿着鞋子走了进去。,事例：,35,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员必需 - 不超越你的权限范围,请假申请表 雇员姓名：Tom 部门：生产部 请假时间

11、：2008年6 月11 日到2008 年6 月12 日 地点： 家 请假原因：妻子不太舒服 请假被建议/ 未被建议 请假被批准/ 未被批准 主任签字11/06/2008 经理签字11/06/2008 姓名签名/ 日期 姓名签名/ 日期 审核员：为什么这个申请被批准？ 他的妻子应能照顾自己。,36,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员必需 - 汇报事实,事例： 审核员： 我可以看你的受控文件清单吗？ 被审核方：只做完了一部分。 审核报告：没有受控文件清单。,37,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员必需 - 尊重其他人的权益,从不把你所喜欢的施加给别人。 被审核方对体

12、系如何运行有决定权。 举例：审核员说：“总经理代替质量经理做管 理代表将会更有效，你同意吗？”,38,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员必需 - 彻头彻尾,寻找客观证据，不是“道听途说”。 确定所抽样审查的样品是有代表性的。,事例： 被审核方：这是我们的检验程序。上一个月的记录已填好， 在这。旧的记录被保留在另一个办公室里。我 们的检验从来没有什么发生问题。 审核员： 非常好。你们上个月的记录很好。我 想看一下 你们的旧记录。我们可以到另外的办公室去吗？,39,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员必需 - 有信心,展示你的信心 非常了解标准和程序,审核 员： 为什

13、么校准标签没贴在千分尺上，而是被贴在盒子上？ 被审核方：所有的千分尺都有不同的尺寸。每一个千分尺只能放到 单一的盒子里面。所以不需要贴标签在千分尺上。 审核员： 同意。但是如果购买一个相同牌子，型号和尺寸的千分 尺，该怎样呢？ 被审核方：那可能造成一个问题。让我和我们质保工程师讨论解决 的办法。,40,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员不应该,假定 争论 质问 把调查结果给其他人,41,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员不应该-假定,事例 审核员： 一些采购定单送给ABC贸易公司。ABC贸易公 司在合格分供方名单中吗？ 被审核方：哦，是的。ABC贸易公司是由总经

14、理的弟弟开办 的。一定在合格分供方名单中。他是总经理的弟 弟。我们相信他。 调查报告：采购定单被送给ABC贸易公司，它不在合格分供 方名单中。 事实： ABC贸易公司被列在合格分供方名单中。,42,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员不应该-争论,冷静、保持礼节、理智,审核员： 为什么你的计时器没有被校准？ 被审核方：总这样操作吗？你有没有校准你的手表？ 审核员： 不要离题。我现在谈的是你的计时器。 被审核方：我认为不需要去校准。 审核员： 这由不得你决定，是 标准的要求。 被审核方：实际一点吧。校准费用比买一个新的还要贵。 审核员： 那是你的事了。,43,观察/收集证据,实施审

15、核 收集证据,审核技术审核员不应该-质问,被审核方不应受责难。 避免出现使人为难的现象。 过分的质问将引起人身性的攻击，审核将不再是客观的了。,审核员： 为什么这个检验记录没有签字？ 被审核方：这是一个意外。 审核员： 为什么会有意外？ 被审核方：我记不得了。 审核员： 这只是3 天前的事，你怎么会忘记呢？你怎么做的工作？,44,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员不应该-把调查结果给其他人,被审核方拥有调查结果 有关信息可能是很敏感的 审核员的专业形象,45,观察/收集证据,实施审核 收集证据,审核技术审核员切记,被审核方很自然地产生防御心理，因为 一些被审核方认为审核是在调查

16、错误 错误将汇报给主管 审核报告是很敏感 主管要阅读 有些人的前途会受到影响 审核导致工作的停滞 被审核方的工作受影响 如果审核不是全面的，就没有第二次了,46,检查方法,检查是以随机抽样形式进行，而非100%全检 决定抽样的数量时应考虑 被审核部门/项目的文件，工作，人员 和记录的数量 过去的表现,47,检查方法,抽查的方向不一定需要从头到尾，可从任何一点展开 抽查的文件/人员/记录间应有连贯关系采购文件： 申购单采购单审批者要求合格供方名单供方评审记录供方评审要求,48,评审观察点,记录下所有的观察点 评审观察点以确定不符合事项 对所有不符合事项需有证据作为依据,49,请依据不同职责组成审

17、核组； A/B/C/D四组分别抽签进行审核实习； 一个小组审核完成后交换角色； 时间：每节45分钟审核实习，5分钟总结。,小组练习6：审核实习,50,准备不符合事项报告,分析观察所得的不符合事项，以准备不符合事项报告 不符合事项的类别 不符合事项的模式,51,不符合事项的分类,严重（主要）不符合项 轻微（次要）不符合项 观察（建议）事项,52,不符合事项的分类,严重（主要）不符合项 不合格品可能装运，导致产品或服务 的规定性能降低或破坏的情况 由经验和判断很可能导致体系或严重降低产品和过程能力 缺少所要求的管理体系条款 多个次要不符合项发生在一个要素上,53,不符合事项的分类,轻微（次要）不符

18、合项 在执行或控制中的一个孤立的或小的缺失 文件化体系有部分缺失,54,不符合事项的分类,轻微（次要）不符合项 根据经验和判断不会导致出现如下问题的不符合情况 导致体系失误 降低过程控制能力 导致不合格产品发生,55,不符合事项的分类,观察事项 没有足够证据表明不符合存在 有不合格，但是偶尔发生，对管理体系的正常运行不产生影响。,56,不符合事项的模式,文件问题 没有把标准的要求文件化 文件不能放映实际运作情况 文件内容不当，不足或错误 文件之间有矛盾,57,不符合事项的模式,执行问题 没有按文件要求执行工作 有执行，但不彻底 设计问题 方法错误 工具设计错误 技术错误,58,不符合事项报告,

19、不符合事项的说明 发现的问题（观察所得的事实） 客观证据 结论（违反标准或文件的章节） 类型（严重、轻微还是观察事项）,59,不符合事项报告,案列 1： 在检查2004年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉。 发现问题 客观证据 结论,60,不符合事项报告,报告方法： 方法 1 - 分点式 问题：管理评审中，没有对纠正及预防行动及顾客投诉进行评审。 证据：2004年度的管理评审记录 结论：违反ISO9001：2008中的5.6.2中的有关要求,61,实施审核不符合报告,62,化验室在推行ISO14001环境管理体系时，规定产生的废液用统一的收集桶收集，然后交

20、由合格的厂商进行处理，后来化验室由于实验的需要，使用了大量的丙酮、甲苯、酒精、双氧水，文件规定仍然继续执行。,63,涂装科本有一甲苯53加仑桶接地的改善方案，即利用加装接地线以改进在储存和使用中的安全，但当你到现场时发现，由于预期未来使用量加大，现场已在两个星期前改成储槽储存，并已经使用，储槽的接地线尚未安装。,64,黎明公司从某电梯厂购买一台电梯，几个月来一直运转正常，你在审核时发现，该电梯并未获得生产许可证。,65,某工厂的调漆室，有机溶剂浓度很高，夏季温度提高，员工对此提出了抱怨，科长把办公室的风扇搬到调漆室使用，降低了有机溶剂浓度和工作温度，员工抱怨的情形获得改善，在查阅危险评价清单时

21、，并没有发现与此有关的内容。,66,在某厂甲苯储槽区，供应原料的“虎克”公司的槽车司机正在卸料，你发现司机未按厂内卸料程序（ISST-012）规定使用接地线，询问司机小赵，小赵告诉你他不知道有这个规定，也不知道接地线放在何处。,67,你到重油储存区进行审核时发现，为了改善事故应急响应条件，重油储槽的防溢堤改善工程正在进行中，先打掉了东侧部分围堤。,68,MSDS（材料安全数据表）控制程序中规定：“明示用的MSDS要进行日常管理，避免破损或遗失。”但审核员在现场观察时却发现有些MSDS明示破损，字迹模糊难以辨认。,69,实施审核审核结果综合分析, 文件的完整性和可操作性； 体系的实施 体系运行的

22、有效性 方针是否得到贯彻； 目标、指标和方案是否得到落实； 是否严格遵守了法律、法规和其它要求； 整体质量、环保、安全行为是否得到持续改善； 员工的安全意识是否得到了提高； 相关方对体系的评价如何； 体系发展的历史和趋势,70,针对练习题，判定是否有不合格项，并指出不符合标准中哪条，简述其理由。 时间：20分钟,小组练习7：不符合项报告练习,71,审核报告,审核目的和范围； 商定的审核准则； 进行审核的（起止）日期和审核含盖的日期； 审核组成员名单； 关于审核过程的简要说明，包括所遇到的障碍； 审核综述和结论。,72,典型的审核结论,管理体系符合管理体系审核准则情况； 体系是否得到了正确的实施

23、和保持； 内部管理评审过程是否能确保管理体系的持续适用性与有效性；,73,请依据前段所有练习过程，编制一份审核报告 时间：30分钟,小组练习8：审核报告练习,74,末次会议,1、重申审核的目的、范围、依据与方法 2、由各审核员宣读不符合报告 3、分发不符合项报告 4、由审核组长对本次内审进行总结发言 5、总经理对本次内审做出评价,75,小组练习9：末次会议练习,每个小组请选出组长一名； 由A/B/C/D小组组长分别代表审核组召开末次会议； 其他小组成员注意倾听； 时间：每组10分钟。,76,纠正和预防措施的提出与实施,1、由不合格发生部门进行原因分析 2、针对分析出的不合格原因提出相应的纠正措

24、施 3、分析可能潜在的不合格，提出相应的预防措施 4、针对提出的措施进行实施,77,跟 踪,1、内审员根据责任部门提出的改善日期，按时到责任部门进行跟踪审核 2、根据提出的纠正和预防措施，内审员逐条核对，有无按提出的纠正和预防措施进行改善 3、根据审核的结果，做出结论，是否同意关闭该不符合项,78,1、促使受审核方认真分析原因，找出不符合的根源，防止类似事件再次发生，进一步完善管理体系，创造良好的体系运行条件。 2、使受审核方按照纠正措施计划进行有效的纠正，为过去出现的问题划上问号，为审核组的审核结论提供依据。 3、通过纠正措施实施情况跟踪，促使受审核方管理体系完善内部运行机制。,纠正措施跟踪

25、的目的,79,1、所有发现的不符合项，必须采取纠正措施，内审员应进行跟踪验证，确保其得以关闭。 2、可采用的纠正措施跟踪验证方式 现场验证和资料验证,纠正措施跟踪的原则,80,纠正措施跟踪的原则（续）,3、纠正措施完成期限 严重不符合项一般在三个月内完成，审核员在此时间内予以验证。 一般不符合项一般在一个月内完成纠正措施验证。 程度轻微的一般不符合项并在现场审核期间立即纠正的，审核员及时进行纠正措施跟踪验证，如确已完成，应在不符合报告中注明完成情况。,81,审核员的责任 确定不符合项； 提出纠正措施要求和实施完成期限； 为纠正预防措施提出改进的建议； 进行纠正措施的跟踪验证； 受审核方的责任

26、确认不符合项； 分析不符合项的原因； 制定和实施纠正措施； 检查完成纠正措施情况，作好记录； 及时向审核组提交不符合项报告原件及纠正措施完成情况证明材料。,审核双方在纠正措施跟踪上的责任,82,1、原因分析方面 受审核方针对不符合进行的原因分析是否确切找到问题的根源，而非避重就轻或浮于表面； 2、措施制定方面 纠正措施是否具备可行性及合理有效性； 采取的纠正措施是否与不符合项严重程度相适应； 纠正措施是否可以防患于未然； 纠正措施是否能举一反三，避免同类问题的发生；,纠正措施的验证,83,纠正措施的验证（续）,实施及效果方面 计划是否按规定日期完成； 计划中的各项措施是否全部完成； 效果如何，是否有效控制了类似不符合的再次发生； 实施情况是否有记录可查，纠正措施和实施情况记录是否是不符合的发生部门完成； 如程序修改，修改内容是否适用有效，是否按照文件控制进行并予以记录，该程序是否已被执行。,84,每组完成不符合项练习时的原因分析及纠正措施实施； A/B/C/D小组抽签，安排一个审核员验证对方小组的纠正措施完成情况； 时间：第一节20分