你的知识需要管理-个人知识管理指引实务分享稿.ppt

1、个人知识管理指引实务,你的知识需要管理,-张仁胜 2012-3-22,大概我们都会有这样的经历： 为了寻找一个地址、电话号码或电子信箱而翻箱倒柜，花费许多时间寻找或打电话询问，而最终却发现这个东西就在你的电脑桌面； 昨天刚看过的一份关键资料，今天起草报告时要用到，自己却那里也找不到，最终造成报告无从下笔，结果是工作完不成领导怪罪而自己也感觉工作干得不爽。,序引,我们认为： 造成个人工作中效率低下的原因是因为没有对个人的知识进行有效的管理。,知识时代的到来,劳力,资金,知识,土地,农业时代,工业时代,知识时代,以知识为本位的经济即将改变全球经济发展形态；知识已成为生产力提升与经济成长的主要驱动力

2、，随着资讯与通信科技的快速发展与高度应用，世界各国的产出、就业与投资将明显转向知识密集型产业。,什么是知识-几个相关定义,数据：一种数值，数字，刻度，需要进一步解释。 信息：完整的事件或事物的表述或描述，咨询，新闻。 知识：从相关信息中过滤、提炼及加工而得到的有用资料； 而在商业领域，知识指与企业经营及管理的各个要素相关的有价值信息及资料（市场、客户、竞争对手、技术、产品、员工、供应商、合作伙伴、股东、业务流程、管理流程）； 知识分类：分为显性知识和隐性知识，既包括直接的知识内容，也包括间接的专家渠道（含专业机构）和知识渠道。 智慧：基于知识基础之上的个人创造性活动。 例：库存管理 数据：原始

3、文本、数字、图像等，例：账务记录 信息：有意义的数据，例：资产负债表 知识：信息分析，并能转化为行动。例：合理库存，二八法则 智慧，知识的应用，创新。例：库存太高了，应该降低库存,数 据,知 识,智 慧,信 息,知识的层次,没有速成，从资料到知识，从知识到智慧，需要10000个小时。 个人知识管理 的发展方向慢慢定型，将自己的智慧潜力挖掘出来。 每个人真的是需要问自己的一个问题是： 我的智慧程度如何？我如何改进？ （个人知识管理方法学习是基础，剩下的是不断阅读、不断实践、不断AAR等）,知识是将信息化为行动的能力,事实：知道是什么的知识（Know-what）关于事实方面的知识。例如企业有多少员

4、工、企业的主要产品等等。 技能：知道怎样做的知识（Know-how）做事情的技术和能力。比如开发人员开发软件的技术、销售人员销售产品的能力等。 原理：知道为什么的知识（Know-why）原理和规律，比如公司为什么选用某种平台、为什么学习非常必要。 人际：知道是谁的知识（Know-who）人际交往。在工作和学习过程中，如果出现了问题应该请教谁。,个人知识管理 打造知识工作者的核心竞争力 学习丰富人生 知识改变命运,二、个人知识管理的作用,知识与时间,IDC的研究报告显示，知识工作者做的90%的所谓“创新工作”是重复工作，因为这些知识已经存在（存在于组织内部或组织外部）。 另一份研究报告显示：知识

5、工作者1/3的时间用在了寻找某些他们永远没有找到的信息上。,这些问题是为什么呢？,知识爆炸,“知识爆炸”使知识工作者手足无措，个人要确保跟上时代节拍而免于被无情淘汰必须“持续地学习”，以掌握所需的专业知识资源。 然而，随着个人已经掌握的以及需要进一步掌握的知识资源的数量不断增多而类型日趋复杂，职业经理人和专业人士必须有效地管理这笔高价值的个人“无形资产”才能在职业生涯规划和职场竞争这两个方面最终达到预期的目标。 知识管理对个人的现实意义在于建立专业知识和实践能力不断提高的基石，从而为个人能力和事业的可持续发展打下坚实的基础。,个人知识管理的主要作用如下,有计划地建立个人专业知识体系； 有针对性

6、地吸收和补充所需的专业知识资源； 持续性地学习、更新、提高个人专业知识和工作技能以提升个人价值和竞争力； 有效率地提取所需的专业知识资源用于实际工作以获得良好的工作绩效； 更好地展示个人的学习能力和工作能力； 在所在的机构中成为知识交流的重要元素并获得更好的事业发展机遇。,三、个人知识管理的含义与过程节点,知识管理,知识管理(Knowledge Management)，能协助企业、组织或个人，透过信息科技，将知识经由创造、分类、储存、分享、更新，并为企业或个人产生实质价值的流程与策略，主要重点管理内容为文件管理、核心专长管理及知识社群管理。,管理的实质,知识管理的实质：,知识管理在于帮助个人提

7、升工作效率，整合自己的信息资源，提高个人的竞争力。,知识管理过程-学习,知识的获取 个人知识的获取，其实是个人学习知识、积累经验的过程。个人知识的获取主要是知识的学习，通过学习可以帮助个人系统掌握一些显性的知识（explicitknowledge），然后利用这些知识指导实践。在知识经济时代，个人知识的学习应该是一个永远没有结束的过程，而且在这个时代的学习也有了不同与以往的特点。互联网的普及，elearning学习方式的流行使个人终身学习成为可能。例如通过互联网，每个人理论上是可以找到人类已有的知识来学习（当然搜索引擎的使用有很多技巧，作为一个现代人都应该掌握这些技巧）。另一方面，个人也面对着获

8、取什么知识的困惑，这应该结合自己的职业生涯规划和自己目前的职业来考虑。隐形知识的学习获取，人脉，圈子，业界交流研讨。 因此，个人知识的获取在目前来说是容易的，关键问题是： 个人需要获取哪一方面的知识。当今时代是知识爆炸的时代，在知识的海洋中个人必须确定自己的方向。 个人必须培养学习知识的强烈愿望。你必须有意识的去学习，作为一个成年人已经不需要人督促你学习。 掌握相关的知识学习的工具与技巧。例如互联网、Elearning软件的使用，Google、百度、维基百科等强大的搜索引擎的搜索技巧等。,知识管理过程-存储,知识的存储 以前听过一个笑话：一位经理在自己桌子上成山的文件中寻找一份文件时却在里面发

9、现了两台打印机。虽有些夸张，但大概大家都有过这样的经验：明明记得一份文件或论文自己看到过，但要用的时候却怎么也发现不了，那边老板还催着，很为尴尬！可能你会说养成一个良好的办公习惯就好了，我承认这样会好一点，但我保证类似问题还会发生。你也许说有个秘书就好了，这也是一个好办法，但并非每人都有秘书，最重要的事是连自己都搞不清楚的事，秘书能搞清楚吗？ 关键是你要有个人知识管理（PKM）的概念，并能充分的例用各种工具。公司的各种信息系统是一个可以利用的重要方面，但这还不够，因为这些系统毕竟不是为你个人打造的。你最简单的可以充分利用你自己的一个笔记本，你当然也可以充分利用以有软件的各种功能（例如OutLo

10、ok）、有道、针式、桌面搜索。网上有许多免费的“内容管理系统”软件可以作为一套很好的工具，利用这些工具，你可以简单的讲自己的知识分类，建立自己的一套Ontology来将你自己的知识进行分类、存储，并能进行很好的查询。,知识的存储管理步骤,一、了解你的需要，你的工作，你的专业，你的需求，你的生活工作习惯，工作性质地点（是否多个地点，经常出差，几台电脑）。 二、对电脑存放知识的大分类：工作、生活、学习、家庭 三、对电脑硬盘的管理：C盘、D盘、E盘。 四、对文件类型的管理：影视（视频），音乐声音文件、图片照片文件、文档文件（word、excel、powpoint、数据库、文本文档） 五、对文件进行文

11、件夹分类，分类标准与逻辑，知识树结构。,知识的管理过程-分享,知识的分享 在个人的知识管理（PKM）中，个人知识管理的愿望并不强烈，这是与企业的知识管理（KM）最大的区别。但作为知识经济时代的一名利用知识进行工作的人才，你必须认识到知识个共享的重要性。你的一个苹果被别人吃了你就没有了，但你的知识如果与别人分享后还可能增值，知识的不宜损耗性是知识共享的理论基础。 如果你有某一方面的知识，你应该拿出来让大家知道，让别人批评，只有这样你才能提高。企业内外的各种专业论坛可以作为知识共享的一个很好工具。不应该怕自己的知识被别人掌握了影响个人的竞争力，每个个体都应该清楚是你的综合素质、你对知识的敏感性和强

12、大的学习能力是你立于不败之地，而并非你的某个具体知识。 分享工具：微博、空间、Q群,知识的管理过程-利用,知识的利用 说白了，你的满脑子知识是要拿来用的。知识只有在利用中才能创造价值，不能利用的知识无论对于你和你所在的组织都是没有价值的，这也正是我们古代那位学屠龙的仁兄虽然手艺很高，但仍然没有人承认的原因。 知识的利用就是知识的实践，知识的学习和实践对个人知识的管理同样重要。实践是检验你学习到的知识，把知识升华为经验（implicitknowledge）的关键过程，只有经过这个过程的潜心修炼，个人在处理问题和业务时才能达到游刃有余的境界。其实对知识的利用会随不同个体的不同而不同. 例如一个普通

13、的办事人员个人知识管理的目的在于能找到自己需要的各种资料,从而对自己大部分事务性的工作有所帮助； 而一个高层的企业主管个人知识管理的目的就在于游刃有余的利用各种知识，并能在这个基础上创新。进一步说，职位是暂时的，而每个个体的成长都不能忽视。也许你现在只是一名普通的工作人员，但只要你能勤于学习知识，并能在知识的利用上多下功夫，能在自己广博知识的基础上创新，那你也将成为不平凡的人。 百无一用是书生,知识的管理过程-创造,写文章、发博客、谈问题 思考 思想有多远，你就能走多远 思路决定出路 归纳总结 周、月、季度、年度总结、心得体会。,四、怎样建立个人知识管理体系,知识管理的思维模式,1.基础-学习

14、积累知识,2.核心-积极思考提问,3.方法-分类无处不在,4.任务-发掘事物本质,5.提升-思维路径,6.深入-背后的背后,3.1建立个人知识管理体系流程,3.2分析个人对专业知识资源的需求,个人知识资源需求分析的作用：,对个人在工作和学习中所需要掌握和应用的专业知识资源进行具体的分析，以确定相关知识的专业分类和每个知识类别下的知识要素类型。,知识要素类型 （a）KnowWhat 事实（即：是什么？）； （b）KnowWhy 规律、原理、规则（即：为什么？）； （c）KnowWhere 渠道、来源（即：哪里有？）。 （d）KnowWho 专家、人力资源、服务机构（即：谁能做？）； （e）Kno

15、wHow 方法、能力、技艺（即：怎样做？）；,分析个人的知识结构是什么？,个人知识管理的构成,联系人管理 ； 日历时间管理； 文件系统管理 ； 项目管理； 学习资源管理； 知识交流管理；,个人知识管理 从建立资源管理开始,另一种解读 How,2. 时间管理,3. 文档管理,4. 总结分享,1. 环境管理,人人都是管理者,Total Commander,Desklook、Google 日历、AtNotes,AAR、社区,选择个人知识管理系统,个人知识管理系统选择的两个原则： 原则一、简单而有效。期望个人能够根据我们描述的个人知识管理实施方法可以独自实施对自己的知识进行管理，这种管理的效果让自己可

16、以感觉到。 原则二、经济原则。个人知识管理的实施不需要你额外去投资什么（不需要你去花很多money），以利用每个普通人能得到的工具为主。,建议：,建立个人知识管理的准则,建立知识命名及编码准则 建立准则以规范知识内容更新及删除、共享交流等操作的原则、时间安排、操作细则等,建议：知识存储分类，没有统一标准， 但有原则：层次分明，逻辑思维清晰， 轻易不变动，个人方向有关，查阅方便。,别让知识库成了垃圾捅,知识管理 -显现知识（文件）管理,公司文件版本管理 文件的名称力求能够反映文件内容，如果是项目文档，就需要按照项目流程中的环节取名。 取名或修改时需要标明主题、时间、作者、状态、修订版次。 文件的

17、状态可分为：草案（初稿）、修订、基本定稿、定稿、递交稿。,文件命名建议,例： 某某公司战略规划建议书_张三_2003.07.14_初稿,维护及提高个人专业知识体系,添加新的知识资源（包括知识类别）； 更新、修改或删除部分知识资源； 调整共享的设置； 与他人进行互动的知识资源交流； 不断完善个人知识管理的各项准则。,在实际工作中应用专业知识资源 与机构知识管理互动 行业聚会活动,五、知识管理工具,知识的管理 工具和手段,知识资源库（知识内容、专家渠道、知识渠道）; 知识交流的平台、知识共享的工具； 个性化知识管理的工具（通用知识库内容定制、个性化知识内容的储存和共享、个性化学习及交流的过程管理）

18、； 机构知识管理的专职部门/小组、制度、文化、活动。,个人知识管理 工具,www.DAO - 为您定制的知识管理平台,文件存储管理-重复文件查找器,知识学习管理-针式PKM,知识创造管理有道笔记,人的管理 -QQ通讯录,管理通讯录,专业的通讯录-天涯通讯录,互联网知识的管理-傲游,桌面搜索-本地电脑存储管理,Windows Desktop Search 小档案 软件名称：Windows Desktop Search软件版本：4.0软件大小：5.16 MB 软件授权：免费适用平台：Windows 2000/XP/Vista下载地址：点击下载Windows Desktop Search 百度硬盘搜

19、索 小档案 软件名称：百度硬盘搜索软件版本：软件大小：1.9 MB软件授权：免费 适用平台：Windows 2000/XP/Vista下载地址：点击下载百度硬盘搜索 Google Desktop Search 小档案 软件名称：Google Desktop Search软件版本：5.7.802.22438软件大小：2.02 MB 软件授权：免费适用平台：Windows 2000/XP/Vista下载地址：点击下载Google Desktop Search 快易搜 小档案 软件名称：快易搜 软件版本：1.31软件大小：1.22 MB软件授权：免费 适用平台：Windows 2000/XP/Vista下载地址：点击下载快易搜,互联网搜索,互联网高级搜索,互联网高级搜索,知识管理的几点感悟,知识管理的关键 深度和广度 横向和纵向 有为和无为 工具和结果 时间管理,人 -知识管理项目的关键因素,1 实施知识管理培训/唤起知识管理的意识（如：workshop） 2 建立知识管理目标 3 激励自己、知识管理工作 回报 4 建立和发展实践社区 5 建立正式的知识管理网络（如：分散在专业圈子的专家，或网络知识管理社区）,过程-知识管理项目的关键因素,1 考察现状或对现状梳理 2 建立一个知识管理战略 3 实施一