行政管理人员Office 研修课.ppt

1、行政管理人员Office 研修课,研修内容摘要,快速制作精美而专业的文档 便捷的文书档案管理 有序的邮件管理 灵活高效的会议 行之有效的团队协作 安全可靠的信息管理 全面的在线管理,快速制作精美而专业的文档,用Office 2003应用模板文库快速创建日常行政文档,来访登记表 物品领用表 介绍信 会议室使用须知 印章管理规定 邀请函 会议记录 ,批量打印信封、邀请函,邮件合并的功能 主文档 数据源 Excel、Access、SQL 数据的过滤和筛选 指定符合条件的数据,制作行政管理图表,Visio行政管理图表 与Excel的结合 将Visio图表加入Word或PowerPoint,便捷的文书档

2、案管理,查找文件,内置于Office中的文件搜索命令 根据文件名查找 根据文件内容查找 高级搜索,在门户站点上按部门或类别共享文档,SharePoint门户站点 在门户站点建立共享文件夹、共享文档和图片,文档多次修改时的版本管理,基于SharePoint门户站点的版本管理 版本管理设置 文档修改后发送通知 并排比较内容相近的Word文档,有序的邮件管理,联系人管理,用联系人组针对部门分组联系人 建立不同的联系人页 联系人的导入导出,管理不同来源的邮件,公司内部邮件和应聘邮件 建立不同的数据文件 邮件规则 用搜索文件夹查找邮件 垃圾邮件处理,委托秘书处理信息,外出时的代理 前提基于Exchang

3、e Server 代理邮件处理 代理日程安排 保护隐私信息,灵活高效的会议,安排会议和日程,查看其他人的日程 共享日历基于Exchange Server,会议记录和会议纪要,用OneNote进行会议记录 手写 绘图 添加标记 录音 整理会议纪要 手写转换为文本,在线会议,基于 Windows Messenger 和 Live Communication Server 的在线会议 在门户站点的会议工作区随时随地进行在线会议 Outlook会议邀请与会议工作区 特点：异地异时的会议 添加会议文档 在线形成决议,会议内容演示,PowerPoint会议播放技巧 在演示文稿上涂画 Ctrl+P、B、W、

4、E 播放定位：Ctrl+S 放映时查看备注 从左下角“屏幕”中选择“演讲者备注” 在电脑和投影仪上显示不同内容 利用Windows XP显示属性设置双显示屏 在PowerPoint中，设置放映方式为多监视器,行之有效的团队协作,避免协作中的文档改动,Word文档保护 Excel工作表保护 单元格格式设置 Excel允许用户编辑区域 Excel工作簿保护 Excel保护并共享工作簿,公文的顺序流转和审批,Word的文档传送功能 Outlook的传阅跟踪功能 Word的审阅方式,小组成员的文档协作,共享附件的作用 SharePoint共享工作区 签入和签出 修订的接受和拒绝,安全可靠的信息管理,传统的文档保护方式,密码 保护文档（或工作表） 结合Windows安全设置 缺陷：有权限打开文档的人能够打印或复制文档内容，导致信息存在泄露的隐患,信息权限管理,与其他保护方式的区别 基于服务器的身份验证 文档离开有效环境将无法打开 限制对文档内容的打印、复制、修改 指定文档到期日期 限制邮件的转发,全面的在线管理,利用门户站点在线开展日常工作,发布通知、公告 建立讨论