如何写好一个文件.pptx

1、徐杰 2014-5-3,如何写好一个文件,一、文件的主题 二、文件的框架 三、文件的正文,目 录,一、文件的主题 二、文件的框架 三、文件的正文,目 录,（一）确定合适的主题,文件的数量不是越少越好，也不是越多越好,（一）确定合适的主题,同类型的内容可归纳在一个文件,（一）确定合适的主题,同类型内容，若是针对不同的受众对象，可拆分文件,（一）确定合适的主题,形成可快速复制的标准文件体系,建议,（二）确定适宜的文件名,规范用语：制度、汇编、程序、规定、规范、要求、指导书、流程，特定文件（岗位职责、员工手册等）,青岛普天物流有限公司规章精选2,物流公司提货须知,电动叉车使用注意事项,关于系统发货单

2、位录入标准公告,服务质量提升方案 2,终端客户的回访,项目客服及主管绩效考核表,接待流程及标准,（二）确定适宜的文件名,不宜过长、主语不清，应切题、通顺、避免歧义，不可出现助词，用词尽可能准确、恰当,短驳车队交班办公室管理规定,仓储部各岗位每日工作要求,烟台仓储部人员岗位职责管理规范,核价流程,BYD项目组织架构图和岗位职责,青岛规章制度,西安所有人员绩效考核,终端客户的回访,一、文件的主题 二、文件的框架 三、文件的正文,目 录,统一格式、字体、字体大小,封面、目次、修订情况、发放范围等 1.目的及适用范围 2.术语和定义 3.职责 4.正文 5.相关文件 6.记录 7.附录 记录样张,当没

3、有内容时，保留该章节，写“无”,记录出自于文件要求，样张应附在文件后面,所有要素缺一不可 ，顺序和序号应固定,目的及适用范围,客服管理制度客服管理规定 原： 改： 1.目的及适用范围 本文件规定了公司客服人员的行为规范、工作要求，及奖惩条例，以完善客户服务体系，充分体现客户为中心的理念。 本文件适用于公司本部及所有分公司客服人员。,术语和定义,环境卫生管理制度 环境卫生管理规定 2.术语和定义 2.1. 5S 指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，包括：整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)，又

4、被称为“五常法则”。 2.2.可疑物料 指物料标签遗失，标签不清晰，或XXXXXXX的待处理物料。,职责,车辆管理制度 3.职责 3.1.行政部负责公务用车及私车公用的管理； 3.2.运作部车辆管理员负责运输车辆的管理； 3.3.仓储部设备管理员负责叉车的管理； 3.4.行政部安全员负责各类车辆安全的归口管理。,职责,要求,相关文件,在文件里，被描述到的其他文件应用书名号来表示 然后在“相关文件”条款里罗列出文件名称及编号 绩效考核管理制度 5.相关文件 人事制度 PTWL-XX-XXXXX,记录,在文件的正文里，涉及到需使用记录的步骤，应将记录名称完整、准确地描述出来，并用双引号“ ”表示

5、然后在“记录”条款里罗列出记录名称、编号、保存人、保存时间、保存方式 6.记录,附录,7.附录 附录A XXXX流程图 附录B XXXX表填写说明 附录C XXXX代码表 附录D XXXX操作错误图示,每个附录都应重起一页,记录样张不是附录,一、文件的主题 二、文件的框架 三、文件的正文,目 录,逻辑性分类，先写框架标题,4 财务报账规定及流程 4.1 小车 4.1.1 4.1.2 4.2 短驳车 4.3 长途运输车 4.4 一般采购,4.1 报账审批权限 4.1.1 4.1.2 4.2 时间要求 4.3 审批流程 4.4 特殊情况,语言组织完整、通顺,谁 在什么情况下 在什么时间、地点 做什

6、么 怎么去做 做到什么程度,X,避免大段的文字,济南分公司 （三）签收回单操作流程 1.起站回单：每开一票订单，在起站回单签收里产生一票回单信息，客服在收取到回单后，在起站回单管理中做签收，未收到回单严禁在系统中签收（如实际车辆还在途中，被签收后，到站分公司无法做车辆到站、货物的配送中转等情况），系统会有起站签收时间、签收人信息，便于异常情况查询。,合理利用表格、图示等直观方式表达,正确使用标点符号,文件名使用书名号 记录名使用双引号“ ” 同一段落尽可能不要出现多个句号 文件里一般不出现！？ 并列分句使用分号 有关联内容分项时，除最后一项用“。”以外，其它都用“；” 无关联内容分项用句号,正确使用助动词,不应出现姓名、鼓励性语句、要求不清等,以上规范从4月1日起实施。望所有人员树立“安全第一、预防为主”意识，有了安全意识，才能决定你在工作的行为，行为决定你的习惯，习惯决定的素质，素质决定了你的命运，用你的良好安全意识来掌控你的命运。 综上所述，公司拟订的各项规章制度均采用将日常扣罚