TS内审员培训教案

1、内审员培训教程,体系审核员,审核员： 有能力实施审核并能胜任的人员。 国家注册审核员(外审员) 具备资格并在中国认证人员国家注册委员会 (CNAT)注册的审核员。 内部质量管理体系审核员 具备资格由组织聘任从事内部或第二方审核的 人员。,内审员的基本要求,-具有一定的组织管理和综合评价能力。-需接受具有内审员培训资格机构或具有内审员 培训资格的人员的培训。-遵纪守法坚持原则实事求是作风正派。组织的内审员资格可按下述要求结合以上内容自定-教育和培训，经历与个人素质-管理能力与工作能力保持。, 遵守有关的审核要求并传达和阐明审核要求 参与制定审核活动计划编制检查表并按计 划完成审核任务 将审核发现

2、整理成书面资料并报告审核结果 验证由审核结果导致的纠正措施的有效性 整理保存与审核有关的文件 配合和支持审核组长的工作 协助受审核方制订纠正措施并实施跟踪审核 参加的第二方审核。,内审员的职责,管理体系审核总论,按审核方分： 第一方审核 第二方审核 第三方审核,a.符合性-管理体系文件/程序是否符合标准 过程是否确定职责是否明确文件 (文件审查)b 有效性-管理体系文件/程序是否得到有效 实施和保持 (现场审查)c 适合性-管理体系过程和结果是否达到既 定的质量目标.,内部审核的内容,内审中常用的术语,审核: 为获得审核证据并对其进行客观的评价, 以确定满足审核准则的程度所进行的系 统的 独立

3、的并形成文件的过程。,审核准则： 用做依据的一组方针程序或要求。,审核证据： 与审核准则有关的并且能够证实的记录事实陈述或其它信息。,审核发现：将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的 结果。,审核结论： 审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得 出的最终审核结果。,审核组： 实施审核的一名或多名审核员。,内部审核准备工作,制定审核计划；组成审核组；文件审核；编制审核任务分派； 编制检查表。,内部审核准备的内容,编制审核计划,a.审核时机：确定审核的频次，即每年应审核多少次为宜； 确定是否需要审核，即何时审核为宜； 两种方式： 常规审核和追加审核。,编制审核计划,特殊情况下的追加审核： 发生了严

4、重的管理或质量问题或顾客有严重的投诉； 组织的领导层、隶属关系、内部机构、产品、 方针和目标、技术及装备以及生产场所等有较大改变； 即将进行第二第三方审核或法律法规规定的 审核。,编制审核计划,b.审核目的： 依据审核的动机确定审核目的。（例如：质量管理体系运行的全面检查及为外部认证审核作准备）,编制审核计划,b.审核目的：确定质量管理体系与标准的符合性； 是否得到实施与保持； 是否具有潜在的改进机会； 确定体系的充分性、有效性与适用性。,编制审核计划,c.审核范围： 审核范围是指“某一给定审核的 深度和广度”，审核范围是通过诸如场所活动和 过程等因素有关的用语对审核的深度和界限加以 表述的。

5、,需考虑的因素删减的合理性，涉及产品、过程或服务的类别，组织机构设置以及与产品相关的法律法规。,编制审核计划,c.审核范围：,关于过程方面的范围： 它与审核依据的要求有关。,编制审核计划,c.审核范围：,关于场所方面的范围：场所涉及两个概念（部门和地区），凡是与审核所覆盖的产品和活动有关的部门和地区均应列在审核范围以内。场所的另一个重要内容是指受审核单位的分支机构是否包含在审核范围以内。（例：不包含外地的分公司。）,编制审核计划,d.审核依据：,条款要求； 文件要求；有关的法律法规；有关的客户要求。,组成审核组,a. 任命审核组组长；b. 审核组组长选拔审核员；c. 组成审核组。,文件审查,a

6、.文件审核时机, 当新建立的文件化体系投入运行前 当体系文件进行过重大修改时 发现文件化体系运作有明显问题时 其它认为有必要时。,文件审查,b. 文件审核方式 形式审查 内容审查。,文件审查,c. 审查形式文件的发布生效日期审核与批准是否按规定权限进行是否按规定进行文件编号在确定的范围发放是否有页码章节标记文件名称等是否最新版本所有修改处是否有明显的修改状 态标识及说明。,文件审查,d.手册与方针的审查公司的基本信息如规模简史组织机构产 品(服务)联络方式等是否被包括方针是否由最高管理者签署并对做出承 诺实现目标的手段是否可行对体系所采用的过程或活动的描述是否能满足标 准的要求并切合实际对增删

7、条款应有说明支持性文件是否反映体系文件的架构并将手册中 的要求完整地落实。,文件审查,e.程序文件内容的审查程序文件内容应是手册中相关要求的具体化二者 应统一协调无矛盾及遗漏之处 程序文件应具可操作应有明确的目的范围职 责正确表达活动的顺序和方法有检查评价方法 程序文件具有系统性各程序逻辑上独立与相关 活动有清晰明确的接口 程序文件具有完整性能保证标准中要求的及实际 需要的各项活动均有实施的规定。,文件审查,f.注意事项了解各部门的文件是否覆盖标准条款要求 了解各部门的工作流程，以便后续编制检查表 审核重点，是否识别了标准条可要求，是否定义如何在组织内执行 结论，部分未覆盖到或合格，未覆盖到的

8、要做记 录，以便后续验证。,编制审核任务分派,每一次审核的具体安排；安排某时间进行某过程或活动的审核。,编制审核任务分派表,a.陪审人员确定；b.审核目的/范围/依据； c.审核员任务分派（审核部门）；d.日程安排（具体日期和时间）；,编制审核任务分派表,范例,编制检查表,a.审核检查表包含内容 审核准则； 审核方法； 审核记录。,编制检查表,b.审核检查表的作用 指导审核过程； 备忘录； 保持审核进度； 原始审核记录。,编制检查表,范例,内部审核检查表,部门：,编制检查表,c.审核检查表编写注意事项 标准对要求的性质有“应”“确保”“必要时”“适当时”等，对于“应”审核员要进行现场取证看其是

9、否满足；对于“必要时”“适当时”审核员可以从过程的结果是否有效来判断是否必要，是否适当，而不要停留在文件上的争论。故在编制检查表时需注意记录的考核（效果性）。,内部审核实施,首次会议 实施审核 不符合报告 审核组会议 末次会议 审核报告,相关内容：,首次会议（作用）,审核正式开始创造良好气氛保持审核的正规化 让各部门了解审核意图和要求传达并落实审核计划 简要介绍审核采用的方法和程序 建立审核组与受审核方的正式联系 提出并落实审核组需要的资源和设施 澄清并协调有关审核计划中不明确的内容 确认审核组和受审核方领导都参加的末次会议的日期 和时间以及审核过程中各次会议的日期和时间。,首次会议（议程）,

10、签到 目的/范围/准则 介绍审核方法 不合格处理方式 宣布行程计划 确定陪审人员 公正性和客观性说明,实施审核（技巧）,随机抽样，要有代表性。 逆溯追踪或顺溯追踪,实施审核（调查方法）,询问、交谈、查文件或记录； 观察现场或活动； 实际测定和效果验证。,注意倾听适当引导；仔细观察（标识、记录、文件、设备和环境）；作好记录（时间、地点、人物、事实、凭证材料）善于全面比较获取客观证据。,实施审核（提问技巧）,a.开放式提问,带主题的问题； 什么事如何做？ 扩展性提问； 为什么？如何？怎样？ 讨论性的问题； 说出您的个人见解？ 调查性的问题； 觉得怎么样，有什么想法？ 假设性的问题； 如果则? 验证

11、性的问题。 请拿出证据来，在哪儿？,实施审核（提问技巧）,b.封闭式提问 用是或否来回答，在规定的范围 以内作答。,例：公司在今年是否执行过内部审核。,实施审核（提问技巧）,c.澄清式提问 用以确认已获取的信息，带主观导向，不适合经常使用。,实施审核（观察技巧）,设备状态(维护与保养)； 面谈人员的语气和态度； 顺实际活动及结果跟踪验证找根源。 现场(设施环境标识人员操作) 过程文件和记录(数据的分析图表和业绩指针)； 来自其它方面的报告如顾客反馈外部报告和中 间商的评价 相关抽样方案的水平和确保对抽样和测量过程实 施质量控制和程序。,实施审核（交谈技巧）,在审核过程中审核员聆听的时间可能会达

12、到总时间的80%谦虚和认真的聆听态度有助于形成融洽气氛和获得有价值的信息有助于得出客观的审核发现。,实施审核（交谈技巧）,1) 聆听技巧 A少讲多听,不怕沉默 B排除干扰 C多问开放性问题 D多鼓励讲话者 E善意的态度。 2) 聆听时应注意事项 A持平等真诚的态度 B专注认真地听 C有耐心并及时反馈 D尽可能不要做出不恰 当的反应。,实施审核（验证技巧）,1)验证时可按下述思路进行 a.有没有。不能因为回答得很圆满审核就到此止步。 还要按照准则验证应具备的文件计划记录等 是否符合要求 b.做没做。不能因为文件计划记录编制得很好 很多就认为符合要求了还要按照文件计划进 行观察面谈核查判断实际是否

13、做了,实施审核（验证技巧）,c.做得怎样。不能因为已按文件计划做了审核到 位了还要检查实际做的结果是否有效是否真正进 入了受控状态是否达到了质量活动规定的目标 d.笔记。在提问验证观察中发现的客观证据应及 时予以记录并让受审核方确认。,实施审核（验证技巧）,2) 验证技巧 A审核员自己抽样并征得对方同意 B抽取代表性样本验证有关活动 C面谈所得信息应通过检查样本或与有关人员 面谈加以验证 D非受审核区域人员的信息不能做客观证据。,实施审核（观察结果）,1) 观察结果的提出: a.以审核员或以审核小组的名义提出 b.建立在客观证据的基础上并有充分依据 c.经整理分析所收集到的客观证据而得出结论

14、d.在审核组内沟通取得共识 e.有利于改进。,实施审核（观察结果）,2)观察结果应包括: a.证明管理体系正常运行并满足规定要求方 面的客观证据 b.证明不符合管理体系要求的客观证据(不合 格项) c.审查组长对审核结果的正确负责。,实施审核（客观证据）,a.客观证据: 存在的客观事实(例如:观察测 量实验的结果) 被访问人员(当事人)的口述 现存的文件记录等。,实施审核（客观证据）,b.非客观证据: 主观推测,推断要发生的事情； 传闻，陪同人员及无关人员的说话； 作废文件的规定，擅自改过的记录。,实施审核（审核记录）,a.记录方法: 包含时间地点人员主题事件主 要过程活动实施慨要； 观察到的

15、事实主要过程关键过程和主 要信息； 不合格情节可追溯，必要时有见证人。,实施审核（审核记录）,b.范例: 询问工程部经理关于该部门人员职责规定情况时，工程部经理递交了QW-006岗位职责规定。经询问PE工程师其工作职责，回答内容与文件规定一致。,范例,实施审核（审核记录）,c.审核记录的作用: 作为备忘核实的依据 作为查阅追溯的参考 便于同事进行调查时参阅 便于下一审核部门的调查 编制不合格报告和审核报告的依据。,不符合报告（分类）,a.不符合类型 : 体系性-质量管理体系与有关标准法律法规不符合 实施性-未按文件/程序实施 有效性-实施效果未达要求。,不符合报告（分类）,b.不符合性质:,

16、严重不符合 严重不合格通常是指系统性或区域性 失效。,不符合报告（分类）,b.不符合性质:,一般不符合 个别偶然的后果轻微的对某个区域性或系统有效性影响轻微的。,不符合报告（分类）,b.不符合性质:,观察项 -证据稍不足但存在问题需提醒的事项 -已发现问题但尚不能构成不合格如发展 下去就有可能构成为不合格的事项 -其它需要提醒注意的事项。,不符合报告（内容与格式 ）,a.不符合项陈述要点:,严格引用客观并可以追溯的证据(事实地点当 事者涉及的文件号产品批号有关文件内容有 关人员的口头陈述等) 文字尽量简单明了便于理解不写审核过程和原因 分析,不符合报告（内容与格式 ）,a.不符合项陈述要点:,

17、简单说明不合格的理由(错在哪里) 不合格现象的结论主要是指所描述的现象违反了约 定文件(如质量管理体系标准质量管理体系文件 合同等)的哪条规定。,不符合报告（内容与格式 ）,b.不符合的内容 :,不合格项报告三要素是 不合格现象的描述； 不合格现象结论； 不合格项性质。 这是任一不合格项报告不可缺少的。,不符合报告（内容与格式 ）,c.不符合项报告格式确定原则:,无统一规定视各组织的工作习惯而定 无论何种格式所必须有的内容应完善。,不符合报告（内容与格式 ）,d.判定不符合项的经验:, 就近不就远原则- 发现的问题按最接近的 规定判断 该细则细的原则- 判断的条款应尽量可能 细化到问题的所在

18、由表及里的原则- 应从表面看到问题的实 质。,审核组会议,在末次会议前所有计划审核工作完成后召开时间以一小时左右为宜 仅审核组成员参加 确定所有的不符合报告 总结整个审核过程 审核员准备自己所审核区域的工作总结 组长准备审核结论及总结性发言。,末次会议（目的）,向受审核部门领导介绍审核总体情况以使他 们能够清楚地了解审核的结果并予确认 报告审核发现(重点不合格项)和审核结论 提出后续的工作要求(纠正措施跟踪监督 等) 结束现场审核。,末次会议（议程）,签到； 目的/范围/准则； 强调审核的局限性； 不合格报告； 管理体系有效性评价;宣布审核结论； 提出纠正措施的要求； 各部门领导表态，并对纠正

19、做出承诺。,末次会议（注意事项）,末次会议重点应围绕不合格项提出纠正措施及要求； 审核结果涉及到的人员最好到会以便实施纠正； 末次会议的召开时间在审核计划中确定应保持审核 风格和良好的氛围； 末次会议应有会议记录应包括到会人员的签到； 末次会议应适当肯定受审核部门取得的成功经验和好 的做法不要一味谈缺点； 宣读不合格项报告或对受审核部门不利结论时应充 分准备选择适当措辞防止陷入“僵局”。,审核报告（主要内容）,审核的目的范围受审核的部门及日期； 实施审核所依据的文件/程序及标准等； 审核员姓名受审核部门的主要参与者姓名及职务； 不合格项目的统计分析； QMS的有效性评价；(作为综合评价应客观公

20、正 合理地对受审核方的质量管理工作进行整体评价 肯定优点指出缺点提出审核结论。) 审核综述审核结论提出纠正措施实施要求；,审核报告（主要内容）,审核报告的发放范围 审核报告的审批(审核报告应得到最高管理者或 管理者代表的批准） 审核报告附件(审核计划不合格报告不合格 项分析和其它认为必须的审核结果的数据可作为 审核报告的附件) 其它内容(如报告编号审核编号等)。,审核报告（分发范围）,报告应经管理者代表批准后分发 分发范围为所有与审核有关的部门单 位及有关高层管理者管理者代表等 报告的发放应签收。,纠正措施与效果验证,改进措施的提出； 措施的评审与实施； 效果验证。,相关内容：,改进措施的提出

21、,提出并实施纠正和改进措施这是内审 的工作重点。 措施的提出是审核组和受审核部门共同 的责任。所有内审中出现的不符合项 都应采取相应的纠正措施。,改进措施的评审,改进措施提出后应进行评审目的是确保措施实施的有效性。 措施针对性强具体可操作时间分工合 理明确 措施得到实施能经济有效地解决问题 并不会产生其它较大的负面效应 解决问题有较强的系统性和一定的深度能 较好地防止问题再发生。,改进措施的确认,改进措施评审后还须进行确认目的是确保其能够得到有效实施。 确认者除审核组长外还应包括负有责任有 能力实施的部门和人员； 受审核方范围内的措施(受审核方有责任并有能 力实施的措施)经双方确认即可超出受审核方范 围的措施(受审核方有责任但无实施能力的措施) 审核组应与受审核方及有关部门共同确认认可或 由组织领导确认认可。,改进措施的实施,受审核部门范围内的措施由受审核部门领导确 认批准后付诸实施 其它相关部门范围的措施由相关职能部门领导 确认批准后付诸实施 组织范围的或影响重大的牵涉面广的由最高管 理者或其代表确认批准后付诸实施。,改进措施的实施评价,对措施实施过程及记录应进行评价。 主要实施过程和结果符合措施要求 在实施过程中能及时发现问题分析原因 采取新的措施加以克服解决。,效