岗位编制与岗位说明书制定方法.ppt

1、0,如何制定部门岗位编制和岗位说明书,1,组织创新的整体思路和套路,定职-XXXXXXXX公司部门职能定稿 定编 定岗 定责 定效 定薪,2,一、什么是岗位？,岗位是由一系列内容或者专业相似或相关，职责、职权范围相同，所需知识技能任职资格相同，可以交由同一个人来完成的一组工作的组合。 岗位是以“事”为中心而设置的，以“事”的性质来划分；每个岗位都有特定的职能，不宜将同一职能任意分拆。 岗位说明书是描述岗位的说明性文件，是人力资源管理过程的一个基本工具，主要是用来描述目标岗位的工作目的、职责和权限，以及从事人员需要具备的知识、技能、经验以及其他相关与工作岗位相关的素质和能力条件。,3,岗位的几个

2、特点： 先有职能，后有岗位，再有相应的工作人员； 当没有合适的员工时，会出现“岗位空缺”的现象； 岗位不能随人走，若员工离职，其岗位仍然存在； 同一岗位可以在不同时间里由不同的员工担任； 岗位不是一成不变的，随着职能的变化，岗位在流程中所扮演的角色发生变化，岗位设置、权责也将发生变化。 由于工作量大小不同，有的岗位可以由一个人来承担，有的岗位需要由多个人来承担。 岗位说明书的对象是岗位，担任同一岗位，但在工作内容上又有分工不同的任职者可以享用同一个岗位说明书。,一、什么是岗位？,4,二、如何确定部门岗位编制,根据部门职能进行分解，按照工作量和工作性质确定岗位编制 不因人设岗，戴上“紧箍咒” 工

3、作量不超过1.5-1.8个工作日不设两个岗位（临近程序兼职） 工作量不超过1-1.5个工作日一个人干 工作量低于0.5-0.8个工作日以下不设岗 最终实现定编“壁垒”,5,工具-岗位编制表,某公司人力资源部岗位编制表 负责人： 编写日期：,6,7,三、如何编写岗位说明书,根据各部门职能编制各岗位说明书； 岗位说明书要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订，所以说制定岗位说明书也是管理者的一项职责，同时也有利于规范管理； 岗位说明书包括岗位名称、岗位编号、所在部门、岗位定员、直接上级、直接下级、编制日期、岗位概要、岗位职责与工作内容、岗位权限、工作联系、任职资格（资历、所需资格证书、知识要

4、求、技能要求、能力要求、素质要求）。 .岗位说明书模板.doc,8,1、如何填写“岗位名称”,岗位名称是对工作名称的进一步明确，规范岗位的名称有利于进行岗位管理； 公司高管：董事长、总经理、副总、总工、董助、总助、董事会秘书 部门负责人：部长 处室负责人：处长、科长、主管 班组负责人：班长、组长 基层关键岗位管理人员：专员、专责 高级技术人员：总工、高工、工程师 一般管理、后勤人员： 员 车间工人： 工 销售人员：业务经理、办事处经理、大区经理,9,2、如何填写“所在部门”,所在部门是指该岗位所属的部门； 繁简程度要视企业具体情况来定，原则是应该写到该岗位所属的最小组织单位； 一般会有以下几种

5、情况： 部门的正职和副职填写所在部门的名称； 各部门人员的所在部门填对应部门的名称；如果部门内还有处室等二级单位，则一般员工还应该写到属于处室；如行政人事部后勤处，物流部车队 总经理、副总经理、总工等高管岗位可以不填部门名称；,10,3、如何填写“直接上级”和“直接下级”,直接上级：在职人直接主管上级，也即工作汇报的上线；一般会有以下几种情况： 部门（车间）副职的直接上级是正职； 各部门正职的直接上级是对应的主管领导； 各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职；但如果部门内还有二级部门（如生产部的安全科、车间班组等），则二级部门主管的直接上级是部门正职，各二级部门的员工直接上级是二级部门

6、主管； 直接下属：在职人直接主管的下属；,11,岗位概要也就是岗位设置的目的，应该用一句话简单地概括工作的主要功能，简短而准确地表示该岗位为什么存在； 公司整体目的的哪一部分由该岗位完成？ 该岗位对机构的独特贡献是什么？ 如果该岗位不存在，会有什么工作完不成？ 例如： 某公司采购部部长的岗位概要：围绕公司生产经营方针目标，根据生产计划组织制定采购计划，通过对采购过程进行协调、管理，确保采购任务按计划完成不耽误生产。 某公司工艺工程部部部长的岗位概要：作为营销过程中的技术支持和服务部门，确保售前、售中、售后整个过程客户对公司为其提供的工艺配套及设备选型、工艺总图、工艺方案图纸的一条龙技术服务的满

7、意度 .岗位说明书模板.doc,4、如何填写“岗位概要”,12,4、如何填写“岗位概要”,13,5、如何填写“工作职责”,工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分。为了了解和描述岗位的情况，至关重要的是要明确提供该岗位的职责范围和权限； 岗位的职责来自于组织使命的分解，按照组织的要求，本岗位应该做什么； 在编写职责时，首先应该将本岗位职责的几个大块找出来，即本岗位应该做那几方面的事情，然后对每块事情进行具体描述；如项目管理部门，可以按照进度、质量、成本、安全、现场几个业务模块编写，部门的负责人还有包含计划、费用、人员、制度等管理模块（所有高中层均适用） 在具体描述时，每一条职责，都应尽量以流

8、程（操作程序）的形式描述，尽量讲清楚每件事的输入与输出，描述的格式为： “动词名词宾语进一步描述任务的词语” .岗位说明书模板.doc,14,5、如何填写“工作职责”,岗位的职责分解,15,5、如何填写“工作职责”,主管和一般员工的最大区别正在于：主管需要对团队的工作、领导所布置的任务进行分解和计划。 一个不善于做计划，但能够认真执行领导所交代任务的员工还可以算是合格的员工；但是不会做计划，对团队下一步工作任务心中无数的主管绝对不是一个合格的主管! 切记：主管最核心的工作就是规划、计划、培养下属、提升团队实力。,16,5、如何填写“工作职责”,在岗位说明书的编制过程中，经常会碰到下面这些情况：

9、 针对制度、方案、计划等文件： 用草拟、拟订、审核、审定、转呈、提交、下 达、备案、存档、提出意见等动词； 针对信息、资料： 用调查、收集、整理、分析、研究、总结、提供、汇报、反 馈、转达、通知、发布、维护管理等动词； 关于某项工作（上级）： 用主持、组织、指导、安排、协调、监督、管理、会 同、审批、审定、签发、批准、评估等动词； 思考行为： 用研究、分析、评估、建议、参与、推荐、计划等动词； 直接行动： 用组织、执行、指导、控制、监管、采用、参加、阐明、解释、提 供、协助等动词； 管理行为： 用达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督等动词； 专家行为： 用分析、协助、促使、联络、建议

10、、推荐、支持、评估、评价等 动词； 上级行为： 用批准、指导、确立、规划、监督等动词； 下级行为： 用执行、检查、核对、收集、获得、提交、办理等动词；,17,对应责任：每项工作内容都要承担相应的责任，可以从工作的时间、数量、质量、成本等方面考虑其效果，通俗讲即“多、快、好、省”，可用完成率、达标率、及时性、正确率、准确性、合格率、完整性、可行性、安全性、有效性、满意度等词语表述。 .岗位说明书模板.doc 例如： 在编制某一文件的过程中，部门负责人组织拟订文件（对其及时性、准确性、有效性负责），一般文员可能只是按部门内主管的要求收集一些资料（对其及时性、完整性、准确性负责），然后主管草拟文件（

11、对其及时性、准确性、有效性负责），主管副总审核文件并提出意见（对其及时性、准确性、有效性负责），总经理最终批准文件（对其准确性、有效性负责）。这些动词清楚、准确地表明了相应岗位在流程中的职责。,5、如何填写“工作职责”,18,6、如何填写“权限”,19,6、如何填写“权限”,工作权限方面-对 （工作或业务）的 权 对制度的制定权（批准权） 对生产计划的下达权 对质量责任的判定权 人事权限-对 （人员）的 权 对公司副总经理人选的提名权 对下属的考评权及奖惩（建议）权 财务权限-对 （财务事项/行为）的 权 对授权范围内费用的审批权 对经营成果的审计权 .岗位说明书模板.doc,20,7、如何填

12、写“任职资格”,任职资格是根据第二部分主要职责，确定任该职者应具备的条件； 任职资格是决定岗位价值、招募、培训等的重要依据； 任职资格的规定要严格界定为工作所要求的，必须从理论或者实证地证明与工作绩效有因果关系； 任职资格是对应职者的要求，不是针对现有人员的要求； 任职资格包括以下这些项目： 资历 所需资格证书 知识要求 技能要求 能力要求 素质要求 .岗位说明书模板.doc,21,7-1如何填写“资历”,资历包括学历（学位）、所学专业（或接受何种培训）、职称和工作经验（包括一般工作经验和特殊工作经验）； 资历一般作为参考要求。,22,7-2如何填写“所需资格证书”,所需资格证书不是职称，而是

13、指从事本工作所必须的证照； 例如： 出纳必须有会计证才能上岗； 某公司财务部经理需要“注册会计师证”。 驾驶员应持驾驶证上岗。 施工项目经理须有建造师证。,23,7-3如何填写“知识要求”,知识要求包括业务知识和管理知识； 业务知识是指该岗位开展业务工作时所必须接具备的知识； 如：一个办公室主任，要拟订各种文件，必须熟悉各类文稿的行文格式、体例这些知识。财务人员应精通财务知识。 管理知识是指该岗位在进行管理工作时所必须具备的知识； 如：作为一个部门经理，必须知晓必要的财务知识、人力 资源管理知识、计划管理、时间管理知识等； 这些知识都应区分其广博程度和精通程度。,24,7-4如何填写“技能要求

14、”,技能包括基本技能和业务技能： 基本技能是指完成工作需要具备的通用的操作技术。 通常指“写作能力、外语能力和计算机能力”； 业务技能是指运用所掌握的业务知识完成业务工作的能力。 如成本会计应利用其财务成本管理知识完成公司的成本统计、核算、分析等工作。 如化验员利用各种化验仪器进行化验、分析、判定化验结果的技能。,25,7-5如何填写“能力要求”,能力要求是指完成工作应具备的一些能力方面的要求。这些要求包括需要什么能力及其级别； 能力要求是指该岗位对任职者最需要的能力要求； 能力要求一般不宜多，三到五个即可； 常见的能力有： 学习能力：通过自学更新知识结构，吸收新事物、新工具、新方法的能力；在

15、工作中总结经验教训的能力；开辟新的学习渠道，收集新的信息的能力； 创新能力：思维灵活，能够从不同的角度思考问题并提出新设想、新方案的能力；改进工作方式和方法的能力；开拓新局面的能力； 协调能力：处理组织内、外的人际关系、冲突和矛盾的能力；协调平衡大家的利 益，促成“共赢”合作的能力； 沟通能力：语言准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力；善解人意，与人取 得共识的能力；通过说服改变对方行为的能力；,26,分析判断能力：对现有信息进行分析，找出相关因素的能力；在分析的基础上，对问 题的性质、根源及其发展趋势进行判别的能力； 问题解决能力：在不同环境、不同层面中发现问题的能力；面对问题提出解决思路

16、的 能力；解决问题的周到程度 ；解决问题的效率 ； 适应能力：熟悉新环境、新关系、新位置的能力；根据不同的环境和条件调整自己的 心态和工作方法的能力；在新的组织关系下定位自身角色，了解其他成员 对于自己的期望并与人合作的能力； 培养指导下属能力：发现下属的特点，合理用人的能力；因人施教，开发下属的能力； 计划能力：对未来进行预测的能力；在预测基础上制定有效目标的能力；分步骤有效实 施目标的能力； 组织能力：挖掘资源的能力；统筹安排，提高资源综合利用的效率的能力； 控制能力：面对各种局面，考虑并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝着 自己期望的方向发展的能力；紧急情况下，能利用各种有效的

17、方法，稳定局面，使事情正常、有序地发展的能力；,7-5如何填写“能力要求”,27,执行能力：领会目标要求，完成任务的能力；执行过程中应变的能力； 信息检索能力：对信息的敏感性，积累与本岗位工作相关的信息，掌握本领域最新动 态的能力；在大量信息中，筛选有效信息的能力 ； 领悟能力：领会计划、方案、他人意图的正确性；在领会的基础上，举一反三，做出系列反应的能力； 例如： 一个办公室主任的能力要求是：计划能力、组织能力、协调能力、激励下属的能力、控制能力； 市场策划人员的能力要求是：信息检索能力、分析判断能力、创新能力、学习能力、沟通能力； 销售人员的能力要求是：公关能力、沟通能力、拓展能力、适应能

18、力； 事务类人员只需要执行能力；,7-5如何填写“能力要求”,28,7-6如何填写“素质要求”,素质是指一个人的潜在特质，与生俱来，一般不宜改变； 素质要求是指该岗位对任职者最需要的个性或特质的要求； 素质要求一般不宜多，一到三个即可； 常见的素质有： 情绪稳定性 ：当有意外发生时，能保持心情平静，头脑清醒；能很快地调节自己， 恢复常态；处变不惊，临危不乱； 心理承受力 ：坦然面对困难、压力、挫折和复杂局面，积极采取措施去适应、解决 它；百折不挠，永不言败；心胸开阔，“宰相肚里能撑船”； 忠诚 ：对组织、事业、职责感情真挚，忠心耿耿，忠实可靠，为组织发展不遗余力 地贡献自己的力量；无论遇到多大

19、困难，绝不放弃，全力以赴地帮助组织渡过难关；不遗余力维护组织声誉； 自我认识 ：有自知之明，对自己的能力和性格有客观而全面的认识，清醒地认识自 己的缺点；明确自己在组织中适合的位置，量力而行；,29,团队合作精神：对团队共同的目标、价值观有深刻的理解和认同；愿意为实现共同目标 而尽自己最大的努力；明确自己在团队中的角色，承认并尊重其他工作伙伴的工作对自己的工作以及团队的重要性；开诚布公，愿意、善于与团队成员交流问题，分享经验；为了维护团队利益愿意调整自己的利益；能主动维护团队形象； 全局意识：能全盘考虑问题，清楚哪些东西对于整个大局是重要的，哪些东西则是不重要的，不会为了小事而误大局；为了顾全大局，能牺牲局部利益；大局利益受到损害时，挺身而出维护大局利益； 人际敏感性：能敏锐、准确地觉察他人对自己的态度和需求；能正确判断某个群体内 部的人际气氛及其细微变化； 责任心：非常清楚自己的责任，对本职工作一丝不苟，精益求精；遇到困难时，能坚韧 不拔地克服困难；工作第一，有奉献精神；出现失误，敢于承担责任，并千方 百计加以补救； 原则性：原则明确，是非分明，实事求是；随时用自己言行维护原则，即使碰到困难， 也会坚持原则；对于有违反原则的事情，会坚决与之作斗争；,7-6如何填写“素质要求”,30,成就动机：不满足于已取得的成就，不断为自己提出更高的目标，或是对工作的完成情况