行政公文写作.ppt

1、行政公文写作,主讲人：徐顽强 华中科技大学 公共管理学院,教学目的,该门课程是政治学和行政学专业的必修基础课。通过行政公文写作理论和文体的系统讲授与例文点评，指导学生掌握行政公文写作的一般规律，培养学生的行政公文写作能力与实际应用能力。,教学内容,（一）绪言 （二）公文概述 （三）行政公文文体知识 （四）公文常见病例简析,教学方法,（一）教师讲授 （二）个人自学 （三）课堂讨论 （四）写作训练,教材与参考书,1教材 徐顽强主编：应用文写作，华中科技大学出版社2005年版 2参考书 曾昭乐主编：现代公文写作，中山大学出版社2001年版 张浩主编：新编办公室文秘写作大全，光明日报出版社2001年版

2、,成绩构成,（一）书面考试 （二）课后作业 （三）学习纪律,公文的概念,广义公文，是同私人文书相对而言的，包括行政公文、规章文书、事务文书等机关常用应用文。 狭义公文，专指行政公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,公文的特点,鲜明的政治性 法定的权威性 明确的实用性 格式的特定性,公文的作用,规范和准绳作用 领导和指导作用 宣传和教育作用 联系和知照作用 依据和凭证作用,拟写公文的重要性,1.公文拟写是实现单位职能任务的重要工具 2.公文拟写是机关单位领导工作的重要组成部分,公 文 的 分 类,1.从公文来源分：对外公文、收

3、来公文、内部公文。 2.从公文作用分：指挥、规范、报请、知照、记录性公文。 3.从公文行文关系分：上行文、平行文、下行文。 4.从公文处理要求分：需办件、参阅件；急件、平件；秘密件、普通件。,公文拟写的一般格式,1.公文格式代码（又称公文检索代码） 2.印制顺序号（又称公文份号） 3.秘密等级（密级） 4.紧急程度 5.发文机关标识 6.发文字号 7.签发人,公文拟写的一般格式,1.公文标题 2.主送单位 3.公文正文 4.附件说明 5.发文单位署名 6.成文日期 7.用印（骑年压月） 8.附注,公文拟写的一般格式,1.主题词 2.抄送单位 3.印发说明（又称印刷版记）,关于公文的主题词,何谓

4、主题词？ 主题词（叙词）是指能够准确表达公文主题内容的规范化的词。 公文标注主题词的作用： 提高检索和查询速度，有利于公文管理的规范化、系统化、科学化。,关于公文的主题词,主题词的三个层次： 第一层是对主题词区域的分类 第二层是类别词 第三层是类属词,关于公文的主题词,主题词的标引规则： 数量规则 格式规则 排列规则 选词规则,关于公文的主题词,主题词标引的操作程序： 审读文稿 分析主题 查表选词 标引,关于公文的主题词,举例说明： 国务院关于加强水土保持工作的通知 听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要,公文文种的选择,1.文种的选择必须符合发文目的 2.文种的

5、选择要符合制发单位的权限 3.文种的选择要考虑收发文单位之间的隶属关系,公 文 的 布 局,基本要求： 严谨 完整 匀称 连贯,公 文 的 布 局,基本布局： 分列小标题式 分块式 并列式 章、条、款分列式 转发转述式,公文的文体特征,文书的表达方式： 叙述、议论、说明。 文书的语言特点： 准确、简明、庄重、朴实、规范。,公文的不同稿本及其作用,公文的文稿： 草稿；定稿。 公文的文本： 正本；存本；副本；各种文字文本。,公文写作的步骤与方法,1.明确发文主旨 2.收集有关材料，进行调查研究 3.拟出提纲，安排结构 4.起草正文 5.反复检查，认真修改,怎 样 修 改 公 文,公文的修改要点：

6、观点是否正确 主题是否明确 材料是否可靠 结构是否清晰 语言是否准确、简练、流畅,怎 样 修 改 公 文,公文的修改方式： 调：结构调整；叙述调整；词序调整。 删：删去与主旨无关的分支观点；删去不足以说明观点的例证；删去闲文。 增：充实；丰润；照应。 换：主旨深化；文意合并；例证更换；语言润色。,拟写公文的基本要求,1.观点正确 2.实事求是 3.及时迅速 4.简明生动 5.体式规范 6.注意书写材料的运用,思考与练习,1、什么是公文的书面格式？为什么制发公文必须遵循这些格式？ 2、公文有哪些特点？其作用有哪些？ 3、联合行文规则有哪些具体规定？ 4、公文语言有哪些要求？,请 示,请示是下级机

7、关向所属上级机关请求指示、批准事项时使用的呈请性上行公文。 请示的分类： 请求指示的；请求批示的； 请求审核的；请求解决的； 请求批转的。,请 示,请示的写作结构： 标题 主送机关 正文：请示事由或起因+请示事项+请求 落款,请 示,拟写请示的注意事项： 写请示要一文一事，切忌一文数事。 请示的主送单位只能是一个，不能多头主送。 不要错用文种，尤其要与报告区别使用。 要选准请示事项，考虑到上级批准的可能性。 请示理由要充分，能引人注目，有说服力。,报 告,报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问的上行公文。 报告的种类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。 报告

8、由标题、主送机关、正文、签署构成。 报告正文由开头（报告目的）、中间（报告内容）、结尾（结束语）组成。,报 告,报告与请示的区别： 1、行文目的不同； 2、行文时机不同； 3、内容宽窄不同； 4、办理要求不同； 5、报送制度不同。,批 复,批复是适用于答复下级机关的请示事项的一种公文。 批复的特点：行文的被动性、回复的针对性、效用的权威性。 批复的结构：标题+受文单位+正文+签署+成文时间,批 复,“批复”标题的写法： 发文机关+批复事项+行文对象+文种 发文机关+事由+文种,批 复,事由+文种 发文机关+原件标题+文种 发文机关+文种,批 复,“批复”正文的写法： 批复引语（引叙来文）+批复

9、内容+结束语 撰写批复的要求： 有理有据，态度明朗，及时批复，对象明确。,通 知,通知是上级机关对下级机关、平行机关以及机关内部发布规章、布置工作、传达指示、任免人员等经常使用的一种公文。 通知由标题、受文单位、正文（通知原由、通知事项、执行要求）、落款组成。,通 知,拟写通知的注意事项（“三忌三要”）： 一忌啰嗦，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒喧；内容要明确具体，语言要简洁肯定，要使用一定的专用语。,通 知,三种特殊类型的通知 1、批转性通知 2、转发性通知 3、发布性通知,通 报,通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种公文。 通报的特点：知照性、教育性、政策性、针对性、典型性

10、。 通报的类别：表扬性通报、批评性通报、情况通报。 通报由标题、主送机关、正文、落款组成。,通 报,通报的正文：通报原由、通报事项、分析概括、处理决定。 通报写作的基本要求：行文要及时；事例要真实、典型；叙述要详略得当；要突出教育性，注意掌握政策。,函,函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准等的公文。 私函与公函的区别： 口语化与书面语化 寒喧用语与礼貌用语,函,函的分类： 从函的内容来分：商洽工作函；询问情况或征询意见函；答复问题函；互通情况函；请批函。 从函的格式来分：公函；便函。 从函的发文方向来分：发函；复函。,函,函的格式： 一般由标题、正文、落款和

11、成文时间构成。 正文包括原由、事项、结语三部分。,函,拟写函的注意事项： 无论主动发函或复函，均应开宗明义，不用客套话； 要有鲜明的针对性，做到一函一事； 态度诚恳，语气平和，切忌发号施令； 复函要直接回答对方来函提出的问题，不宜提出执行要求。,公 告,公告：是向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。 公告的种类：事项性公告、祈使性公告。,公 告,公告的结构：标题、正文、署名、日期。 标题： 发文机关+事由+文种 发文机关+文种 文种,公 告,公告正文：公告依据、公告事项、公告结语。 写作要求：行文庄重，用语郑重，内涵清晰，文字简短。,通 告,通告:是在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的公

12、文。 通告的种类：政务性通告、事务性通告。,通 告,通告与公告的区别： 发文机关不同。 受文对象不同。 重要程度不同。 发布形式不同。,通 告,通告的结构：由标题、正文、署名、日期组成。 通告标题：四种形式。 通告正文：目的和依据、事项和规定、要求和希望。 署名和日期。,通 告,通告的写作要求： 规定明确； 事项清楚； 文字简练； 用语准确。,思考与练习,判断题： 1、公告和通告行文时，都要写上主送机关。 2、公告和通告的写法基本相同。 3、学校处分违纪学生可以用公告。 4、商店告知顾客可发公告。 5、深圳市税务局通告。,命 令（令）,命令（令）是适用于下述情形的一种公文形式： 依照有关法律规

13、定发布行政法规和规章； 宣布施行重大强制性行政措施； 奖励有关人员； 撤销下级机关不适当的决定。,命 令（令）,公布令是依照有关法律规定发布行政法规和规章的公文。 标题：发令机关名称+文种 正文：公布对象+公布依据+公布决定 落款：发令机关名称+发令时间,命 令（令）,行政令是宣布实行重大强制性行政措施的公文。 标题：发文机关+事由+文种 正文：命令原由+命令要求+执行办法 落款：机关名称+发令时间,命 令（令）,嘉奖令是嘉奖有关人员的公文，省以下领导机关多用表彰性的“通报”。 标题：发令机关名称+事由+文种 正文：嘉奖原由+嘉奖内容+号召要求 落款：机关名称+发令时间,例 文 评 析,深圳市

14、人民政府令 (第九十二号) 深圳市人民政府行政复议工作规则已经2000年1月7日深圳市人民政府二届155次常务会议审议通过。现予发布，自发布之日起施行。 市长：李子彬 二000年二月五日,意 见,意见是适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。 意见的主要特点： 作者的广泛性； 行文的灵活性； 内容的针对性； 制发的主动性。,意 见,意见的种类： 政策性意见； 工作性意见。,意 见,意见的结构与写法： 标题：机关名称+事由+文种 正文：制发的依据或原因+意见内容+执行要求 日期及落款,意 见,意见的写作要求： 具有明确的政策依据与法规依据； 从实际出发，具有明确的针对性； 意见的内容应明确具体

15、； 文字表述应条理清楚，简明易懂。,决 定,决定是对重要事项或者重要行动作出安排的公文。 决定的分类： 指挥性决定； 知照（宣告）性决定。,决 定,决定的结构： （1）标题 发文机关+事由+文种； 事由+文种。,决 定,（2）正文：决定的根据和原由+决定的事项、问题或重大行动+执行决定的要求和提出办法 （3）落款,决 定,决定的写法： 单一结构法 条例法 板块结构法,决 定,有关表彰和处分的决定： 一般由标题、正文、制发机关和制发时间组成。正文包括受表彰或犯错误者的情况；主要事迹或错误事实；决定的事项。,决 定,拟写决定的注意事项： 决定的文字要简明扼要，语言要准确，词语不能引起歧义； 决定的

16、事项要写得明白、具体，便于实际操作。,议 案,议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文。 议案的特点：制作主体的法定性；内容的特定性；规定的时效性；议案建议的可行性。,议 案,议案的种类： 机构变动案 人事变动案 重大事项案 批准条约案 法律、地方性法规案,议 案,议案的结构与写法： 议案一般由标题、主送机关、正文、署名与日期组成。 议案正文：案由、提案人（附议人）、理由、建议。,议 案,拟写议案的注意事项： 要认真进行调查研究； 要言之有理、持之有故； 要尽可能具有可行性； 要注意一事一案。,议 案,议案与提案的区别： 适用对象不同； 提出人

17、员不同； 内容不尽相同； 提出的时间不同； 公文处理的结果不同。,会 议 纪 要,会议纪要是记载和传达会议情况与议定事项的公文。 会议纪要与会议记录的区别： 会议记录不是公文，而纪要是正式公文； 会议记录是一种“过程记录”，而纪要是一种“精神传达”。,会 议 纪 要,会议纪要的作用： 沟通情况；交流经验；统一认识；指导工作。 会议纪要的特点： 概括性；纪实性；系统性；约束力。,会 议 纪 要,1、单式标题： 会议名称+文种 会议机关+会议名称+文种 会议机关+事由+会议名称+文种,会 议 纪 要,2、复式标题：由正题和副题组成。,会 议 纪 要,会议纪要的正文： 会议情况概述+会议内容摘要,会 议 纪 要,会议纪要的撰写要求： 实事求是，真实准确 突出重点，简明精炼 层次分明，条理清楚,公文常见病例简析,一、公文标题中的常见病 1.公文标题缺少文种 2.公文标题中生造文种,公文常见病例简析,3.公文标题中错用文种 4.公文标题混用文种,公文常见病例简析,5.公文标题制作不精