财务档案管理制度

1、 财务档案管理制度 财务文件管理系统1 、用途：为了加强公司财务档案的科学管理，建立一套、健全的会计档案管理制度，完善财务档案管理工作，并使之规范化、系统化，特制定本制度。二、适用范围本系统用于管理的档案。财务部三、档案管理职责财务部负责归档、流水号、阅读、借阅等。，并负责财务会计档案的安全性、完整性、保密性。对于应入库的材料，应及时入库管理。四、财务档案的定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和报表等会计数据，是记录和反映经济业务的重要历史数据和证据。五、会计档案范围包括会计凭证、会计账簿、会计报表。其他会计数据(1)会计凭证会计凭证是记录经济业务和明确经济责任的书面凭证。包括自制原始凭证、外国

2、原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证汇总表、银行存(贷)款对账单、银行对账对账单等。(2)会计账簿、会计账簿由一定格式、相互关联的会计页面组成，根据会计凭证，综合、连续、系统记录各种经济业务的账簿。组成包括会计科目设置的总账、各种明细账、现金账簿、存款日记账、辅助备查簿等。(三)会计报表会计报表是反映企业财务状况和经营成果的书面总结文件。有主要财务反映指标，月度、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务报表等。(四)其他会计信息其他会计信息属于经济业务范畴，与会计密切相关、会计监督。财务部处理的相关数据。例如：经济合同、财务数据统计、

3、财务库存汇总数据、资金定额数据、会计档案转移库存、会计档案托管库存、会计档案销毁库存等。存储在磁盘上的会计电算化会计数据、程序文件，其他会计数据应视为会计文件管理。六、会计档案绑定和保管会计档案绑定：会计档案的绑定主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他书面资料的绑定。会计凭证通常每月装订一次。按年和月。正确保存绑定凭证(一)装订会计凭证前的准备：(xxxx第(2)年银行对账表和5年银行对账单(3)xxxx日记账第(2)年。年其中：现金和存款日记账25年(4)明细账、总账、辅助账户xxxx年(5)固定资产卡片和清单应在固定资产报废和清算后保存5年(6)主要财务指标报告(包括文本分析)3年(7

4、)月、季度会计报告(包括文本分析)5年(8)年度会计报告(包括文本分析)应为永久销毁库存永久(10)主要财务会计文件、合同、协议永久七、财务信息文件(1)含义财务信息文件是指存储在计算机中的会计数据、磁盘、光盘、打印的书面形式；会计数据是指科目体系、各种编码、各种应用方案、会计凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据；(2)获取财务信息会计档案、借阅和复制必须经本单位财务总监批准，重要数据必须经总经理批准。重要数据是指对公司有重大影响的数据。(3)财务信息会计档案的管理应防止磁性、火、湿气和灰尘，重要的会计档案应一式两份，存放在两个不同的地方。(4)使用磁介质保存会计档案，必须

5、定期检查和复制，防止磁介质损坏造成会计档案丢失。八、借阅会计档案(1)财务人员因工作需要查阅财务档案，必须按照规定的顺序及时归还原址。如果他们想查阅仓储档案，他们必须办理相关的借阅手续。(2)公司集团及下属单位因业务需要查阅财务档案，必须经本单位领导批准，计划财务部负责人批准后，档案管理人员才能接收查阅。(3)其他单位人员因业务需要查阅财务档案时，应持有单位介绍信，经计划财务部负责人同意后，档案管理员方可接收和查阅，档案管理员应对查阅财务档案人员的工作单位进行详细登记、查阅日期、财务档案名称和理由。(4)借阅会计档案的人员不得乱涂乱写、标记、拆解案卷中的原始卷，也不得涂改、携带或复制原件(如有

6、特殊情况，须经领导批准后方可携带或复制原件)，并限期归还。(e)因会计人员或会计机构变动，需要移交财务档案时，应办理移交手续，主管、转让方、接收方签字或盖章。九、销毁会计档案(1)当会计档案保管期限届满需要销毁时，档案部门应提出销毁意见，并与财务部门共同鉴定、编制会计档案销毁清单，经公司领导审核并报上级主管单位批准后方可销毁。(二)会计档案保管期满后，未清偿债权债务的原始凭证应当单独提取并单独归档，由档案部门保存，直至债权债务清偿；施工单位在施工期间的会计档案不得销毁。(3)销毁档案前，逐一核对会计档案销毁清单所列项目；财务部和行政部联合派人监督销售。会计档案销毁后，经理应在“销毁清单”上签字，注明“销毁”字样和销毁日