浅谈Word之髓——样式

1、浅谈word之精髓样式jason2004年，台湾的侯俊杰老师（没错，就是创作和翻译了大量经典windows程序设计书籍的侯杰杰：）在word排版艺术一书中谈到了如何利用word进行专业排版，推荐运用word的文档结构图、自动化图标题注、交叉引用、域、宏等等，为写作过程引入架构与管理上的协助，降低琐屑事务（dirty-work）。2008年，大陆的顾经宇老师在就这样享用word中更是提出了要“拒绝原始生产力，采用以样式为基础的一系列规范操作，使word文档能够长治久安的排版方法”。顾老师所讲的“原始生产力”指的是全篇文字清一色“正文样式”，通过大量的对格式工具栏、对话框等等操作，采用孤立的、原始

2、的、“单打独斗式”的方法。侯老师原创和翻译了大量经典的windows编程书籍，而顾老师在就这样享用word中谈到自己身为临床医师和医学教师需要撰写大量的论文报告等。可见，这两位前辈是在日常大量的写作工作（当然是通过word写）中，通过不断的实践，将知识和经验积累下来，最终得出了要使用“样式”这一word精髓的结论，是非常值得我们学习、借鉴的。可能有的同学会想，“你这里谈到的看似都是长文档（如：书籍）的问题，而我平日工作编写的文档不超过10页，也要搞这么复杂吗？”首先，应用“样式”并不复杂，而且有“一劳永逸”的效果。其次，想想看，你是不是每次打开word后还在为标题定什么字体，几号字体伤脑筋？是

3、不是觉得word很笨，连个正文缩进2字符都需要手动设定？是不是觉得段落之间的间距很难调整？是不是感到要保持同级标题的一致性很烦？还有页眉页脚等等。如果你不想继续忍受这些痛苦，想要让word“发挥功力”帮助你完成排版任务，请学习并正确使用“样式”，因为这才是正确使用word的方法呀。注1：本文针对word 2003这一版本介绍样式的运用。注2：本文略去了关于“段落多级自动编号”的内容，虽然在长文档中自动为段落编号非常重要。但我想把这部分内容独立开来介绍。注3：本文有相当内容引自就这样享用word。一、修改样式的具体特性一方面，word默认的各种样式的特性（如：字体、字号、对齐方式、空行方式，等等

4、）往往不符合我们的特定需求；另一方面，即使同一个人，写不同文章时也会有不同的需求。因此，修改样式的具体特性是非常有用、非常常用的操作，也是自如运用样式甚至可以说“自如运用word”的关键环节！下面以修改“正文”样式和修改各级“标题”样式为例介绍经典操作。1.修改“正文”样式鼠标指向（但不要点击）样式窗格中的“正文”稍等片刻，将出现“下拉按钮”，点击它进一步点击“修改”弹出如下对话框：请根据各自的常规需求而设置例如：我的文稿通常被要求“正文四号字、西文采用times new roman字体”，这就需要依次改动。还可以通过点击“格式”按钮点击“字体”、“段落”等进行更复杂的设置。不过，就我的经验来

5、看，word默认的正文样式基本符合多数人的需求，一般无须那些操作。务必不要投机取巧地将“正文”样式修改为“首行缩进2字符”，深在的道理一言难尽，可以高度自信地说：听我的，没错。2.修改各级“标题”样式实例：修改“标题1”样式。操作要点包括以下环节。2.1 首先，修改“字体”特性首先，类似修改“正文”样式那样，修改“字体”设置。为方便新手起见，就不厌其烦地具体点吧：鼠标指向（但不要点击）样式窗格中的“标题1”稍等片刻，将出现“下拉按钮”，点击它进一步点击“修改”进行类似上图所介绍的操作，当然啦，一般还要多做一件事：即点击“加粗按钮”。2.2 接着，修改“段落”特性“标题”样式显然是非常“众口难调

6、”的，因此，几乎所有用户都需要进一步修改“标题”样式的“段落”特性。在“修改样式”对话框中，点击（左下角）“格式”按钮点击“段落”弹出如下对话框：图示设置仅供参考，应根据个人自己的经常性需求来确定自己的设置。值得一提的是：“段前”、“段后”两处在word默认状态下采用的是“磅”这个度量单位。就我的经验来看，采用“行”更符合中国人的排版要求，操作方法是：选中原来的“x磅”，删掉手工输入“x行”（x指代数字）。2.3 最后，推荐选择“自动更新”本人高度推荐：修改“标题x”样式时在“自动更新“前面打上。3.（继续）修改其他常用样式修改任何样式的操作都与上述类似。参考设置如下，请根据你的具体情况调整（

7、tnr表示times new roman）。正文：（中文字体）宋体、（西文字体）tnr、（字形）常规、（字号）四号、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）正文文字、（对齐方式）两端对齐。标题：（中文字体）宋体、（西文字体）tnr、（字形）加粗、（字号）三号、（段前间距）0.25行、（段后间距）0.51行、（行距）单倍、（大纲级别）1级、（对齐方式）居中对齐。标题1：（中文字体）宋体、（西文字体）tnr、（字形）加粗、（字号）三号、（段前间距）0.25行、（段后间距）0.51行、（行距）单倍、（大纲级别）1级、（对齐方式）两端对齐。标题2：（中文字体）宋体、（西文字体）tnr

8、、（字形）加粗、（字号）小三、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）2级、（对齐方式）两端对齐。标题3：（中文字体）宋体、（西文字体）tnr、（字形）加粗、（字号）四号、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）3级、（对齐方式）两端对齐。标题4：（中文字体）宋体、（西文字体）tnr、（字形）加粗、（字号）四号、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）4级、（对齐方式）两端对齐。对绝大多数用户而言：（几乎一律）不要修改“正文缩进”样式。保持word对“大纲级别”的默认设定。word默认“标题”和“标题1”的大纲级别是“1级”，“标题2”则为

9、“2级”，以此类推，这是有深意的，除非你透彻地理解了“大纲级别”并确实要改动，否则不要改。（“大纲级别”是word自动生成文档结构图和目录的关键参考值）再次提醒：这只是一套推荐的和最基本的样式设定，请务必根据自己的经常性需求调整！4.为常用样式指定快捷键实例：为“标题1”样式指定快捷键。鼠标指向样式窗格中的“标题1”稍等片刻，将出现“下拉按钮”点击它进一步点击“修改”弹出“修改样式”对话框点击（左下角）“格式”按钮点击“快捷键”，弹出如下对话框：将插入点定位在“请按新快捷键”下的框中，同时按下alt+1点击“指定”按钮点击确定。个人建议为其他常用样式指定快捷键：正文缩进：alt+；标题：alt

10、+0；标题1：alt+1；标题2：alt+2；标题3：alt+3；标题4：alt+4。为了么要“为样式指定快捷键”呢？快捷键可以让你在码字中的手不离开键盘的同时实现格式的设置。请随便输入几个文字同时按下alt+1发现了吗，这段文字在瞬间实现了各种格式设置（已成为标题1样式），例如字体、字号、加粗、居中、段前段后空行，等等。二、谈谈“（样式）管理器”好不容易在a文档中设置了多个漂亮的样式，能不能把这些样式一下子传给b文档呢？能。请用（样式）管理器。word 2003中的操作方法如下：单击“格式”菜单中的“样式和格式”菜单项，打开“样式和格式”任务窗格。单击“显示：”框右侧的下拉箭头，选择“自定义

11、”菜单项，打开“格式设置对话框”，单击“样式”按钮，在“样式”对话框中单击“管理器”按钮，打开“管理器”对话框，然后选择“样式”选项卡。在两个列表之一中选择要复制的样式，然后单击“复制”按钮。在左边列表上显示活动文档或其选用模板里所用的样式，在右边列表上显示“通用”文档模板（normal.dot）里的样式。如果两个列表中都没有要复制的样式，可单击“关闭文件”按钮，然后选定所需的模板或文档，再单击“打开文件”按钮。如果想重命名某个样式，先选择该样式，然后单击“重命令”按钮，出现重命名对话框。在重命名对话框中键入新样式名，单击“确定”按钮，返回到“管理器”对话框。如果想删除某个样式，先选择该样式，

12、然后单击“删除”按钮。单击“关闭”按钮退出“管理器”。三、对“样式”的理论性阐述1.俗语特性&术语属性首先，要知道：每一个“段落”都有自己的“特性”（计算机术语叫属性），例如这个段落用什么字体、多大字号、要不要加粗、首行要不要缩进2格、如何对齐、段前要不要空0.51行、这个段落官拜“大纲几级”，等等这些都是“段落”的特性/属性。2.样式的概念样式，是属性的集合。3.样式的其他实用价值除了前文说阐述的巨大实用价值外，应用“样式”的更多、也更巨大的价值包括包括：供创建文档结构，极大地方便了浏览文档；供形成大纲，从而方便地将某一或某些段落移前、移后；供创建段落的自动编号；供创建自动化的目录；供创建表

13、、图、公式等复杂自动编号；供创建自动化的交叉引用；供创建自动化的书籍页眉；是轻松汇总管理n篇文档的必要基础。4.修改/新建样式之精要总结&补充解释修改/新建样式时，以下方面尤为关键（指对绝大多数用户、绝大多数情况）。（几乎）一律将“基准样式”设定为“正文”前面已经说过，除非你透彻理解什么叫“样式基准”，并确有相应需求，否则不要设成其他样式；（几乎）一律将“后续段落样式”设定为“正文缩进”为什么呢？因为：默认情况下，word自动继承上一段落的格式，而这样设置后，无论原先段落格式是什么，敲击回车键（另起一段）时，word自动恢复成“正文缩进”样式；关于“大纲级别”：“正文”等“非标题类样式”均选择

14、“正文文本”；“标题”样式和“标题1”样式对应1级；“标题2”样式对应2级；“标题3”样式对应3级，其余类推；关于“对齐方式”：各类“标题”样式酌情选择“居中对齐”，其他则选择“两端对齐”；是否选择“自动更新”呢？这要理解“什么叫自动更新”。我来举例解释：对于1.1、1.2等这样的标题，如果编辑突然要求改成“小四、楷体”的话，我显然希望“只需改动任意某个标题，其他标题就自动跟着改变”这就叫“自动更新”，为了达到这个目的，必需选“自动更新”。而对于各个普通段落，我用的是“正文缩进”样式，我有时会对某个段落作“局部的、孤立的改动”（例如，某个段落我用了“项目符号”功能，有时，只有某个段落需要段前空

15、0.5行），但是，显然，我可不希望“全文其他段落都跟着改变”这就不能应用“自动更新”（即：必需去除“自动更新”前的）；是选择“仅限此文档”呢、还是选择“基于该模板的新文档”呢？如果你希望“以后新建的文档都采用这种格式设置”，就选择“基于该模板的新文档”。补充话题：在我应用word的经历中，“各级标题”都属于应当“自动更新”的。因此，我修改各级标题样式的操作是：在“修改样式对话框”中只做一件事，就是在“自动更新”前面打然后选中标题段落直接改变字体、字号、段落、对齐等设置请注意：只有特性为自动更新的样式可以这样修改该样式的其他特性！而对于特性是非自动更新的样式（包括“正文”样式），需在“修改样式对

16、话框”中进行，否则，这种修改不改变该样式的内在特性，因而不会实现全局性的变化，而仅仅改变当前段落（即局部地区）的外观。四、就这样享用新文档随意套你按照前面所做的辛苦设定、辛苦修改，都、只、被，保存在相应的文档中。如果我们新建一篇文档也想套用已有模式，怎么办呢？有以下方法：运用“新建列表样式”（本人不推荐）。“假”模板法：把这篇文档作为模板，即：清空另存为新文件此法地球人都知道，效果也不错，不过这属于“劣质”模板。“真”模板法：此法最佳。操作类似前一方法，只不过最后另存为“模板”文件这才是“优质”模板。管理器法：也非上策，操作方法见前文。恭喜你！由于，你很辛勤、很耐心地把“word装修”进行到了这一步，从此，你将在word中狠狠赚回宝贵的脑力、体力、精力、以及好心情因为，以前的种种低级、机械、枯燥、却赶不走、躲不掉的重复操作，从此“灰飞烟灭”啦，你将以胜过“关羽温酒斩华雄”的效率，飞速完成以前令你头痛、眼胀、手酸、心情郁闷、熬夜苦战的“设置、修改、调整”，而且完成得更干净、利落、高质量、无后患！五、结语如果不用“样式”，而是死抱着“原始生产力”不放，用格式工具栏和格式刷设置标题格式，就无法自动生