文件编写规定

1、编号：R-HR-WB-2010-1 部门： 尚美世家（北京）贸易有限公司文件编写规定1.0版编 制：审 核：批 准：发布日期：2010年4月17日实施日期：2009年4月19日受控状态： 尚美世家（北京）贸易有限公司地址：北京市朝阳区东土城路3号林达大厦B座北端1-2层（100013）电话：(010)64466899 传真：(010)64466674网址：1 目的对文件的编写做出规定，使文件的编写标准化，格式化。2 范围适用于公司除特别规定外所有文件的编写。3 用语定义 (无)4 职责人事行政部负责制定文件编写的方法，总经理批准后发布。5 工作程序5.

2、1 文件编号方法5.1.1 公司及各部门代号名 称代 号代号全称公司RROEN总办ZBZong Ban人事行政部HRHuman Resources财务部CWCai Wu供应链GYGong Ying市场部SCShi Chang企划部QHQi Hua直营店管理部ZYZhi Ying加盟渠道部JMJia Meng多品牌事业部PPPin Pai综合采购部CGCai Gou客服工程部KFKe Fu销售支持部XZXiaoshou Zhichi物流部WLWu Liu运营管理部YGYunying Guanli研发设计部YFYan Fa5.1.2 文件编号文件编号的格式如下：公司代号-编写部门名称代号-文件名中

3、文拼音简称-年号-序号（序号不编虚位，按自然数列顺次下编，不管年份，即1、2、3 ）例如，文件编写规定的编号为：R-HR-WB-2010-15.2 文件的编制格式5.2.1 封面页编 号：按5.1规定的方法编号公司名称：尚美世家（北京）有限公司名称文件名称：按文件内容赋予适当的名称版 本：指文件发行的次数（如：1.0版、2.0版、3.0版）,文件第一次发行为1.0版，后续有大的变化需整版书更换时，可变更版次。编制、审核、批准: 根据实际填写（打印）发布日期：文件的发布日期实施日期：文件的实施日期受控状态：盖 “受控”章表明其处于受控状态公司名称、地址、电话、邮编、传真、网址等内容5.2.2 首

4、页 公司Logo: 公司名称：尚美世家（北京）有限公司文件名称：按文件内容赋予适当的名称部 门：指受文部门的部门代号编 号：按5.1规定的方法编号页 次：用“共X页，第X页”表示，文件页次不含封面页、表格及附录页数发布章：文件发布时，发布部门须加盖发布章，换页、换版时仍使用发布章编制部门：文件的编制部门编制日期：文件的编制完成日期实施日期：文件的实施日期版 本：指文件发行的次数（如：1.0版、2.0版、3.0版）,文件第一次发布为1.0版，后续有大的变化需整版更换时可变更版次修订日期：文件修订日期编制、审核、批准：根据实际填写（签字）5.2.3 续页：文件从第二页起须使用续页，续页含以下部分：

5、公司Logo: 公司名称：尚美世家（北京）有限公司文件名称：同前部 门：同前编 号：同前页 次：接前续发 布 章：同前5.2.4 正文文件正文的编制须遵循以下原则和顺序：a)质量手册正文按照质量管理体系的章节顺序编写。b)程序文件正文：目 的： 正文第一条须明确文件编制的目的。适用范围： 正文第二条须明确文件的适用范围。用语定义： 正文第三条须对文件中所涉及的术语和定义加以解释。职 责： 正文第四条须明确责任部门或责任人。工作程序： 正文第五条须明确管理流程并加以说明。相关文件： 第六条须明确本文件的相关文件。记录表格： 第七条为正文的记录表格。c)管理制度等支持性管理文件、作业指导书的正文：

6、目 的： 正文第一条须明确文件编制的目的。适用范围： 正文第二条须明确文件的适用范围。用语定义： 正文第三条须对文件中所涉及的特有用语加以解释。职 责： 正文第四条须明确责任部门或责任人。管理办法及相关事项说明：正文第五条对管理办法及相关事项加以说明。相关文件： 正文第六条须明确本文件之相关文件。记录表格： 第七条为正文的记录表格。5.2.5 文件排列方式a) 文件条文排列采用点系统编码，例：b) 纸张规定：A4（210 297 mm）纸为主。c) 页边距规定：上3 cm ， 下2 cm ，左2 cm，右2 cm ，装订线0.5 cm d) 字体字号规定：中文字体：宋体 以小四号字为主英文字体：Times New Roman 以小四号为主e) 文件条文按一定顺序逐条叙述层次更清楚时，可在点系统下采用英文小写字母加半括号的