25丨如何告别无效会议不妨试试这六招_W

1、 下载APP 25 | 如何告别无效会议？不妨试试这六招2019-08-26 黄勇黄勇的OKR实战笔记进入课程 讲述：李良时长 15:32 大小 7.11M你好，我是黄勇。今天我们一起聊聊有关开会的话题。相信很多做技术的朋友都有这样的感受：我们不太喜欢开会，认为会议不够高效，我们只希 望能够静下心来，沉醉在自己的代码世界中。为了让世界变得更加美好，而付出自己的青春，这才是我们程序员的梦想，这才是我们最应该去做的事情。那么追根溯源，为何我们不 喜欢开会呢？我们就从这个话题开始聊起吧。为何我们不喜欢开会？我们其实都知道，会议是必不可少的。可是，每当我们满怀憧憬，奔向会议室的那一瞬间， 其实已经开始

2、“踩坑”了，一段痛苦的时刻即将到来。我们原本希望在会议上将问题讨论清楚，并期待会议结论可以落地执行，但实际情况与原本的想法总是大相径庭：面对无休止的讨论，却迟迟没有结论，甚至会出现会上引起争论，会后无法落地执行的情 况。原计划半小时的会议，竟然开了两小时，若不是会议室预定时间到了，会议还真结束不 了。会上很多参会人员被莫名其妙地叫来，但似乎会议的主题却与他们没太大关系。当然，还有无数难忘的会议经历，这些低效的会议使得我们不再相信可以通过会议来解决问题。经过多年折腾，我总结了一套轻松又高效的开会方法，今天想借助此文，把它分享给还在痛苦的会议中摸爬滚打的你。希望你在使用我分享的“会议六招式”时，一

3、场高效的会议能够立竿见影，速见成效，而且你身边的同事们也会对你的组织能力刮目相看。什么是“会议六招式”？接下来，我要讲到的“会议六招式”，实际上是一套开会的原则，你也可以将这套原则作为 组织会议的流程，按照这套流程来，从此可告别无效或低效的会议。现在我们就一起进入到“会议六招式”的具体内容，我们先从第一招开始。第一招：制定明确的会议目标每个会议都需要有一个明确的目标，且目标最好只有一个，所有交流的内容都要围绕这个目标，并且在固定的时间内锁定目标而不偏离主题，于会议组织者而言，是不小的挑战。不过这也是最容易踩的一个坑，大家总是希望一个会议能讨论尽可能多的问题，最好每个问 题都要有结论，尤其是解决

4、方案。可事实情况证明，这只是无意义的奢望。与其让精力分散，不如让目标聚焦，大家既然付出了时间，就一定要有所成效。此外，在会议进行中大家一不小心就容易偏离主题，比如，本来是讨论 A 主题，结果引发讨论 B、C、D 主题，最后 A 问题没有得到解决，B、C、D 也依然没有结论。或许大家都不希望发生这样的事情，但就是容易被其他人带到“沟”里。所以，作为会议的组织者，你必须坚定“一个中心”的原则，所有涉及的内容都要围绕它， 会议主题时刻不能动摇。第二招：编排简洁的会议流程会议流程需要结合会议目标来制定，流程一定要做到清晰、简洁，流程中每个环节都要设置合理的预估时间，流程能否被顺利执行是对会议组织者的艰

5、巨考验。作为会议的组织者，如果不知道如何计划会议流程，那么这个会议最好还是不要开了。大量事实证明，哪怕有一个简单的会议流程，也比没有要好太多。我的经验是，会议流程最好不要过于复杂，一般不要超过 4 个环节，因为环节越多，时间越难把控，风险也就越大。会议其实和项目管理类似，事前同样都是按照计划来执行，事中学会灵活控制风险，事后需要有总结和成果。此外，需要注意的是，作为会议组织者，你应该在会议开场就介绍会议的目标与议程，以及 会议的结束时间。你可以呼吁大家一起努力打造高效的会议效果，还可以非常礼貌地提醒大 家在会议期间不要做与会议无关的事情，与大家达成一种会议原则，一起来遵守和相互监督。第三招：掌

6、控恰当的会议时间计划的会议，最好不要超时，而且时间要尽可能短，但时间短并不意味压缩时间而忽略重要信息，掌控会议时间是会议组织者的基本功。时间永远是最宝贵的资源，作为会议的组织者，你要用好这个资源。首先，需要把控的是会议的整体时间，就像你在评估项目的开发工作量那样，需要对会议流程进行分解，分别评估每个环节的时长，从而计算出整个会议的总时长。此外，在会议进行时，你需要参考既定的会议流程，把控每个环节的时间点，需要做到的是灵活，而不是刻板，你需要根据会议现场情况来决定是否提前或延长。时间把控一定要做到合理，确保变化在可控范围内即可。第四招：邀请合适的参会人员邀请的参会人员是否合适，将决定会议的质量与

7、结果，选择不合适的参会人员是对企业资源最大的浪费，因为人力成本是公司最贵的资源。其实很好计算，请 8 个无关的同事开会 1 小时，相当于浪费公司 1 个人 1 天的成本，也许1 个人 1 天的成本损耗对于企业不算太多，但如果这样的会议时常发生，确实会带来一笔不小的开销，这笔开销拿来做团建等事情多好。更严重的是，耽误了那些本就与会议主题无关的同事的时间，甚至产生急躁的情绪，其实他们可以利用这些时间做出更多有价值的工作。此外，参会人员太多，其实不是什么好的事情，表面看来信息似乎可以更好进行同步，实际情况却会使得会议变得更加难以控制，尤其是一旦引发一个有争议的问题，就会引发一场混乱。当然还有另一种

8、，所谈论的话题与有些同事的相关性不太大，总是那么少数几人在讨论，其他人要么看电脑，要么玩手机，这些都是对企业成本的巨大浪费。第五招：渲染活跃的会议气氛何将活跃的气氛是高效会议的润滑剂，没人愿意花时间去参加一次沉闷而无聊的会议，如会议变得生动有趣，让大家愿意讲出心中所想，多多反馈，其实这考验着会议组织者的 与开会技巧。有些会议组织者，一开场就把会议气氛搞得十分紧张，尤其是一些团队管理者。紧张的气氛会抑制大家主动表达自己的想法，从而没达到预期的会议效果。更严重的是，死气沉沉的会议，将变成会议组织者的个人演讲，然而这场演讲还得不到任何的掌声。反之，作为会议组织者，你应该学会如何活跃气氛，调动参会人员

9、的情绪，就像一场好的演讲或培训一样，会议也需要有一个“破冰”的环节。此外，你虽然是会议组织者，但并非是独角戏演员。你要做的是组织大家来探讨，并通过提问来引导大家去思考，最终为需要解决的问题得出解决方案和结论。其实你更像是一名编剧兼导演，其他参会者才是真正的演员。第六招：编写清晰的会议纪要会议中实际交流的内容一般比会前计划更加丰富，会议组织者需要将会议所交流的内容清晰地表达出来，包括待办任务，当然也可以在会议前邀请一位参会者负责记录。记录会议纪要是有必要的，也是有技巧的。我的经验是，可以在会议前就把会议纪要的模版准备好，可以写在电子文档中，也可以写在纸上。不管哪种方式，都要参考会议流程来制作，甚

10、至预先把问题找出来，会议上只需抛出这些问 题，组织大家讨论，最终记录结论即可。由于会议节奏较快，记录时可以只使用一些关键字，为回忆要点提供下思路，便于会后梳理和总结。此外，所记录的会议纪要一定要具备条理性，需要做到让没有参加会议的同事也能看得明白。在关键问题和结论上，可以用粗体或带有醒目颜色的文字来标注，但记号一定不要太多 或过分突出。对于会后需要落地执行的任务，应该指定相应的负责人和截止时间，便于后续 跟进和追踪。切记！以上“会议六招式”是一套“组合拳”，连续打出去，效果会更佳。尤其是第一招“定义明确的会议目标”，它的“ 力”极强，也为后续“出招”打下了基础。既然高效会议是我们需要追求的目标

11、，那么如何使用 OKR 来制定会议目标，让会议变得更加高效呢？我们接下来继续探讨。如何使用 OKR 制定会议目标？为了让你快速掌握如何使用 OKR 来制定会议目标的方法，我找到了一个真实的案例，这是我们曾经开过的一个“月度交流会”。以下是我在会前给团队发送的会议邮件，目的在于将会议目标、流程、时间、人员等信息能够清晰地展现出来，便于团队伙伴更加清晰地知晓会议内容等，提高沟通效率。而且，为了让这个会议变得更加高效，我还在邮件中补充了一个“会议 OKR”：随后，我将以上内容（包括“会议流程”和“会议 OKR”），通过邮件方式发给各位参会人员，并抄送给需要知晓的相关同事。以便大家能对会议目标和流程有

12、一个清晰的认识，也是为了让会议变得更加高效。在第一次开这样的会议前，我会打开这封邮件，给大家讲讲会议的相关流程以及“会议OKR”；在会议过程中，严格按照会议流程进行操作，要是发现话题偏了，我会及时将话题拉回来；在会议结束后，我也会和大家一起根据“会议 OKR”做一个评估和复盘，让大家对高效会议有一个清晰的认识。我使用这套方法，并和团队们亲自实践下来发现，每次开会的效率都有明显提高，大家更愿意参加这种有目标、有节奏、有结论的会议，每个人也更愿意全情投入了。希望这套方法，也能够帮助你提高会议效率，改善会议质量，从此告别低效会议。总结今天我首先给分析了我们不喜欢开会的原因，其实是认为会议低效，那么如

13、何让会议变得高效。接着我为你分享了我的“会议六招式”，当然这六招招式主要是针对会议组织者的，那么应该如何让会议参与者也能共同打造高效会议。最后我为你介绍了“会议 OKR”的用法。不论开怎样的会议，只要会议有目标，就能通过这套方法来实践。总结一下我的三个观点：1. 我们并非不喜欢开会，而是不喜欢参加低效的会，追求高效会议才是大家的共同目标。2. 一场高效会议需要做会前计划和会后总结，学会“会议六招式”，让高效会议触手可 及。3. 高效会议并非会议组织者一人所为，需要使用“会议 OKR”与参会人员一起建立共同目标。开会绝对是一种需要有高度技术含量的沟通方式，当你掌握了一套高效开会的方法，才能让会议变得更有节