07长文档的编排处理.ppt

1、第7章 长文档的编排处理,本章主要介绍编排长文档的相关知识，如使用大纲视图组织文档，制作文档目录和索引，为文档添加脚注和尾注，以及如何在文档中添加书签等。,本章内容提要,使用大纲视图 插入目录与索引 使用脚注和尾注 使用书签,7.1 使用大纲视图,大纲视图主要有两个作用，一是方便修改和组织具有多级标题的文档，通过设置文档的标题级别还可以辅助提取目录；二是可以在大纲视图中使用主控文档组织子文档，从而轻松修改长篇文档，或提取长篇文档的目录。,7.1.1 大纲视图基本操作,大纲视图非常适合修改具有多级标题的文档，使用大纲视图不仅可以直接编写文档大纲，还可以很方便地查看现有文档的结构，以及重新设置现有

2、文档中的标题顺序和标题级别等，从而为提取目录做准备。 。,在大纲视图下输入标题文本,调整标题级别,在大纲视图下添加正文,降为正文级别,调整标题顺序,要在大纲视图模式下选择标题和段落，方法如下。 选择标题：若只选择一个标题，而不包括它的子标题和正文，可以将鼠标指针移至标题左侧，当鼠标指针变为“ ”形状时单击鼠标左键即可。 选择段落：若只选择正文段落，可单击段落左侧的“ ”符号，或将鼠标指针移至段落左侧，当鼠标指针变为“ ”形状时单击鼠标左键即可。 同时选择标题和段落：若要选择一个标题及其所有的子标题和正文，只需单击标题左侧的“ ”符号。,利用“大纲”工具栏中的按钮可方便地控制标题在大纲视图中的显

3、示。,7.1.2 使用主控文档组织子文档,为了避免由于篇幅较长给文档处理带来的麻烦，我们可将文档的组成部分保存为若干个文档，然后在大纲视图中将它们组织在某一文档中，该文档被称为主控文档，组织在其中的文档被称为子文档。 由于子文档与主控文档之间只是建立了链接关系，而每个子文档是独立存在的，所以用户可单独对某一子文档进行编辑，此时主控文档中相应的子文档也同时得到更新。,新建一个空白文档作为主控文档，然后切换到大纲视图,在主控文档中插入现有文档作为子文档,确定插入点,创建子文档,保存主控文档后的效果,折叠子文档后的效果,若要编辑子文档，除了在Word程序中直接打开编辑外，还可在主控文档中按住【Ctr

4、l】键的同时单击以超链接形式显示的子文档名称，或者当子文档处于展开状态时，双击该子文档的“ ”标记，打开子文档进行编辑。,要将子文档从主控文档中删除，可单击子文档标记“ ”，选中该子文档，然后按键盘上的【Delete】键。需要注意的是，在主控文档中删除子文档，只是删除了与该子文档的链接关系，该子文档仍保存在原文件夹中。,7.2 插入目录与索引,目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码。一般情况下，所有的正式出版物都有一个目录，其中包含书刊中的章、节及各章节的页码位置等信息，方便读者查阅。有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。 索引的主要作用是列出文档的重要信息及

5、其页码，方便读者快速查找。,7.2.1 创建与更新目录,Word一般是根据标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（或基于某个内置标题样式定义的样式），或已在大纲视图中，为这些标题设置了相应的大纲级别（如1级、2级、3级，但不能是正文文本级别）。 编制了目录以后，用户只要单击目录中的某个页码，就可以跳转到该页码对应的标题。,先对文章项目应用标题样式,创建的目录,创建目录后，如果在文档中进行了增加或删除文本等操作，引起了页码变化，或在文档中标记了新的目录项，此时都需要更新目录，使它与文档的内容保持一致。,如果只添加了正文文本而没有添加新

6、标题，选择“只更新页码”单选钮即可，在长文档中这种方式可以快速更新目录，节省时间；如果在文档中标记了新标题或更改了标题文本，则应选择“更新整个目录”单选钮,7.2.2 标记、创建与更新索引,创建索引就是将文档中出现的重点词汇提取出来，按笔画或拼音顺序分类，并为每个词汇标记它在文档中的页码。这样，当我们想要查找某个词汇时，就可以根据索引查到它出现的位置。,1标记索引项,在创建索引之前，应首先标记索引项（索引项可以是单个的词、词组或符号等），然后再生成索引。,保持“标记索引项”对话框的打开状态，继续标记其他索引项,单击“标记”按钮，标记选中的索引项；单击“标记全部”按钮，文档中所有与选中文本完全一

7、致的文本都将被标记,2创建与更新索引,标记好索引项之后，就可以创建索引了。由于索引标记也占用文档空间，所以在提取索引前，需单击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，隐藏索引标记，否则会导致索引中的页码错误。,若增加或减少了索引项或索引项所在的页码发生了变化，此时需要更新索引。为此，可右击索引区，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”项，或单击索引区后按【F9】键。,7.3 使用脚注和尾注,脚注和尾注的作用完全相同，都是对文档中文本的补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档中引用内容的来源等。 通常情况下，脚注位于页面底端，用来说明每页中要注释的内容。尾注一般列于文档结尾处，用来集中解释文档

8、中要注释的内容或列出引文的出处等。,7.3.1 插入脚注和尾注,脚注和尾注由两个关联的部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。注释引用标记出现在正文中，一般为上角标记字符，用来表示脚注的存在；注释文本在页面底端或文档末尾，用一条短横线与正文分开，是对注释引用标记的解释。 用户可让Word自动为标记编号或创建自定义的标记。在添加、删除或移动自动编号的注释时，Word将对注释引用标记重新编号。,1插入脚注,输入脚注内容,2插入尾注,输入尾注内容,7.3.2 查看与编辑脚注和尾注,1查看脚注和尾注,将鼠标指针移至脚注或尾注标记上,在普通视图下选择“视图”“脚注”菜单,查看所有脚注或尾注,2更改脚

9、注或尾注编号,3移动与复制脚注和尾注,选中要移动的脚注或尾注标记，然后将其拖至所需位置,选中要复制的脚注或尾注，按【Ctrl+C】组合键复制，然后按【Ctrl+V】组合键将其粘贴至所需位置。此时，脚注或尾注的编号会自动重新编号,4创建脚注和尾注延续标记,如果脚注或尾注的注释内容很长，可用空间无法容纳全部文本时（可用空间的大小取决于页面上的文本数量、文档的页边距设置、脚注的数量和长度等），Word 2003会自动将容纳不下的注释文本移到下一页，这时可通过创建延续标记让读者知道脚注或尾注延续到下一页了。,在普通视图下选择“视图”“脚注”菜单,4删除脚注和尾注,若要删除脚注或尾注，需选中正文中的注释

10、引用标记，然后按【Delete】键。值得注意的是，不能通过删除注释文本来删除脚注或尾注。若只是删除了注释文本，则注释引用标记仍会保留在正文中。,7.3.3 转换脚注和尾注,在文档中插入脚注或尾注后，还可以对其进行转换。例如，如果脚注内容过多，我们可以将其转换成尾注，转换后系统会自动对脚注和尾注重新编号。,转换单个脚注或尾注,转换全部脚注或尾注,7.3.4 更改脚注的注释分隔符,Word用一条短横线将文档正文与脚注和尾注分隔开，这条线称为注释分隔符。,在普通视图下双击正文中的注释引用标记，打开注释窗格，在“脚注”或“尾注”下拉列表中选择“脚注分隔符”或“尾注分隔符”项，此时在编辑区中显示脚注或尾

11、注分隔符。,若要删除分隔符，可选中分隔符后按【Delete】键。若要更改横线样式，可选择“格式”“边框和底纹”菜单，在打开的“边框和底纹”对话框中单击“横线”按钮，打开“横线”对话框，选择所需横线，然后单击“确定”按钮即可。单击“默认设置”按钮，可恢复为系统默认分隔符。,7.4 使用书签,1添加书签,在Word中，书签是用于定位的，在编辑或阅读一篇长文档时，若想在某一处或几处留下标记，以便以后查找、修改，便可以在该处插入一个书签（书签仅显示在屏幕上，不会被打印出来）。,书签标记,2使用书签定位文档,添加书签之后，用户就可以利用书签名快速定位到书签位置。定位书签的方法有两种，一种是利用“书签”对话框，另一种是利用“查找和替换”对话框。,若要删除某一书签，可在“书签”对话框的列表框中选择要删除的书签，然后单击“删除”按钮。,综合实例编辑科技文档,本例通过编辑一篇科技文档来练习本章所学知识。如应用大纲视图组织文档、编制索引、制作目录、插入脚注等知识。,首先对文档中要作为标题的文本应用系统内置标题样式，然后调整标题顺序，接着在文档中标记索引，插入脚注，最后制作目录和索引。,制作思路,操作步骤,具体操作步骤参见视频7-1。,本章小结,本章主要介绍了长文档的编排与处理，通过本章的学习，读者应该掌握以下知识： 熟练掌握在大纲视图中制作文档大纲的方法，以及在该视图下调整标题的级别