电脑档案管理的基本定义(ppt 41页).ppt

1、形成职业化的良好工作习惯（客户部内务管理）2001年/欧杰,电脑档案的管理 文件夹的管理 工作单的内容 平面印刷成品的管理 表格的应用,主要内容,电脑档案管理目的,让上司了解工作进程 让同事清楚工作状态 让自己一目了然,提升工作效率,电脑档案管理原则,不允许有文件夹外的文件，文件必须全部归档 清晰的搜索路径：不同类文件按母、子目录区分，同类文件按日期区分 定期清理，每月一次 90秒原则,公司,public,品牌组,其它部门,客户部,品牌组,大 路 径,对内会议记录,服务品牌,对外会议记录,To AM/AD,工作单,提案本,客户资料,财务类,传真,工作进度类,XXX0613,XXX策略案,子目录

2、及文本,文件夹的管理,内容包括： 1、封面及封二的“品牌写真” 2、来往传真、对内、对外会议记录、工 作进度、工作单、提案本、客户资料、 财务资料等,文件夹的建立,每个客户都应建立至少一个文件夹,单项合作客户只需建立一个文件夹 整体代理客户应将文件夹分三类,常规文件夹 财务类文件夹（如发票号、支付排期等） 已完成工作文件夹,文件夹的分类,文件夹背贴要求,按文件夹不同的厚度贴不同的背贴 背贴高度要求底部离文件夹底部25cm,文件夹的分类,客户： 类型： 编号：,主要内容按顺序排列（一）,A、FAX IN 客户传真 B、FAX OUT 给客户传真 C、CONTACT REPORT 会议记录 DE、

3、STATUS REPORT 工作进度表（内、外两种） FG、COMMUNICATION STRATEGY 全年沟通策略,常规文件夹,主要内容按顺序排列（二）,HI、MEDIA STRATEGY/INFORMATION 媒介策略/媒介资料 JK、CREATIVE BRIEF(未完成)创意工作单、制作工作单 L、RESEARCH DATA 市场调查资料 M、CLIENTS INFORMATION 客户提供的资料 NO、OTHERS 其它,常规文件夹,主要内容按顺序排列,A、客户确认的报价、合同，要求客户付款的 通知书 B、客户付款的底单、客户签收的发票复印件,财务文件夹,主要内容按顺序排列,A、项

4、工作的创意策略（工作单） 每项工作单后附每次的修改单及修改稿 B、客户确认的完稿、客户确认的打样稿、 完稿制作单等 C、最后的成品（平面类）（刻录光盘）,已完成工作文件夹,为便于工作可将常规文件夹与财务文件夹合并 已完成工作文件夹将发展为成品档案,NO、OTHERS 其它 PQ、 RS、 TU、确认的报价、合同，要求客户付款的通知书 VW、客户付款的底单、客户签收的发票复印件 XYZ、,文件夹的整理,文件夹的整理,文件夹应不定期清理，原则上每月一次，尤其是建立月报制度的客户 将常规文件夹中已完成的工作单及过程中单据移入已完成工作文件夹，如往来传真、会议记录、进度表、媒介资料、市场资料等 将已过

5、期的且没有保留价值的文件清理掉,工作单的要求,工作项目、项目背景 目标、目标市场、承诺点、支持点 竞争范畴 强制事项、既有策略、附件,创作部工作单 创意策略单,主要内容,工作项目：一项工作的内容及详细要求 项目背景：即项目来源，或项目形成原因,让创作部的同事更易了解并开始工作,或比稿、或对前期广告的改进、或新产品,目标：广告所要达到的目标 目标市场：广告所针对的人群 承诺点：原有的承诺，或策略设定的承诺 支持点：对此承诺产品可提供的支持,竞争范畴：对竞争产品的简要介绍 强制事项：Logo、Slogan等 既有策略：如已有客户已有的策略，或是经过内提通过的策略 附件：产品资料或竞争对手的资料等,

6、创意指引书,详细的创作部工作单可以让创作部的同事尽快熟悉商品，及有关方面 详细的创意策略单可以让创作部有明确的创意思路，工作效率更高 创意策略单可直接用于对客户的提案，让客户明了创意思路,结论：,平面印刷成品的管理,目的,客户需加印，我们只需按编号查找即可。 加印时需改动少部分内容，只需按编号在平面部查找出来原文件即可修改。 事后查看成品时，可直接看出完成日期、印刷次数 等内容,编号内容,X X,客户代码,工作单编号,印刷次数,如“大显01060501” 编码印于印刷品背面的右下角。,表格的应用,每周工作进度表 每日工作安排表 项目进度表 CF进度表,表格包括：,每周工作进度表,用于各分公司向总公司 汇报各品牌上一周的工作进度,要求,按客户描述工作进展情况，定出下一步工作及具体工作完成时间。 在完成时间一栏写入全部工作完成的时间。 每项工作标明负责方，即负责部门及负责人。,每日重点工作安排表,提交人：,要求,主要描述每天最重要的1-3件工作。 在备注栏写明需要其他部门协助或需要某个主管协助的工作。,项目进度表,内部使用表,外部使用表,CF项目进度表,客户部内务管理,做好文件夹、工作单、印刷品的管理可使客