公文规范化管理.ppt

1、1,新奥集团公文规范化管理,二一一年十月,2,当前集团公文存在的问题,公文格式,公文流转,公文写作,掌握不准确 自成一体,规则不清楚 把关不严,风格不符 写作技巧欠缺 大型材料把握不够,3,公文写作格式,目录,1,2,常用公文写作技巧,4,公文写作格式,标准化，方便阅读、传递与处理，提高效率； 规范化，明确紧急、密级等属性，防范风险； 格式化，达到协调、统一和醒目，展示形象。,公文格式要求,集团公文规范格式,5,公文流转管理的工具表单,6,公文写作格式,目录,1,2,常用公文写作技巧,7,集团常用的八种公文写作技巧,决 定 通 知 通 报 报 告 请 示 批 复 函 会议纪要,8,几类文种的辨

2、析请示/报告,将来时,请 示,过去时,报 告,时间,内容,要求,侧重于提出待批准事项,侧重于汇报工作,上级必须回复,不要求上级回复，仅供工作参考,9,几类文种的辨析通报/通知,用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为 不涉及直接具体的执行要求,通报,以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作 有较为明确的工作要求,通知,内容,发放范围,发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。,有特定的发放对象，发放范围较通报为窄。,10,几类文种的辨析会议纪要/会议记录,只记要点，是法定行政公文,会议纪要,讨论发言的实录，是事务性文书,

3、会议记录,性质,功能,要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行,一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档,内容,指定人员根据会议记录等其他会议文件基础上整理摘编加工而成，是会议内容的系统简要的反映,记录人在会议发言过程中同步完成的实录性文字材料，基本要做到有言必录，具有原始和详实的特点,形式,有严格的格式要求,没有统一格式，各单位自行制定,11,几类文种的辨析批复/指示,批复,指示,内容,对象,动因,针对请示事项作出具体答复,对下级机关布置工作、阐明工作活动原则,有特定的受文单位，只给原请示机关发批复,不是特定机关，而是有关单位，甚至是不确定,针对下级机关请示而发，属被动行文,根据需要而做，属主

4、动行文,12,几类文种的辨析批复/复函,批复,复函,行文关系,行文内容,上级机关向下级机关答复行文，属下行文,向不相隶属机关答复用文，属平行文,对重大原则和政策性问题做出决定、批答,多用于一般性事项的回复,13,公文常用专业术语,14,公文写作特点,受领导之命，代机关立言,集思广益、群体行动,有特定读者，针对性强,事关公务活动，方针政策性强,刻不容缓，时限性强,讲求规范格式，不求标新立异,公文写作要么是在领导授意下写作，要么是代表单位阐发意图，要么是根据来文起草答复，要么是为了解决将出现或已出现的问题而写作。总之，是遵命作文。,公文是集体智慧的结晶。公文起草人员必须善于集思广益，兼收并蓄，协商

5、共事，充分调动每个人的积极性。,公文内容是要反映现实工作中需要贯彻、执行、联系、商洽的事项，具有特定的读者对象。,公文既要符合公司的制度，又要提出具体措施，还要讲究内容的连续性和相关性。它就是公司政策制度的体现形式。,公文写作必须强化时间和效率观念，解决问题及时，处理工作迅速。,公文在外观格式上有明确统一的标准。公文具有的专门术语。在拟写公文时准确应用。,15,公文写作基本步骤与规律,广泛收集材料,明确公文主旨,拟定写作提纲,从事草稿写作,做好审核修改,1,2,3,4,5,深刻领会领导发文意图。 规范使用文种。,确定公文内容的组成情况。 确定公文正文的表达顺序。 安排公文的首尾和衔接过渡。 将

6、上述固化为写作提纲。,收集材料要围绕主题进行。 要明确收集材料的途径和方法。,增强时效观念。 做好会商工作。 讲究材料与观点的和谐统一。 注意文面规范和字迹、用纸要求。,明确审核范围。 选择合理的审核方法。,领导意图是立意依据和思维原点 站在领导角度考虑问题 提高思维水平 符合行文逻辑 认真履行公文审核 加强基本功训练,16,谢 谢,17,决定适用范围与类别,一、适用范围 对重大事项或重大行动作出决策和安排时使用决定 二、分类 政策性决定：用来对某些重要的问题进行政策交代或政策引导，或直接规定重大方针政策的决定，这类决定对全局或整体工作具有重要而深远的影响。 批准性决定：用于批准或修改某些重要

7、公文等具有深远影响意义的文件。 部署性决定：用于对重要工作事项作出全面部署。 知照性决定：这类决定并不要求收文单位具体办什么事情，只需要知了解有关重要机构设置或重要人事变动等事项。 奖惩性决定：用于对重要人物、单位、事件的褒奖或惩处事项。,18,决定写作方法,决定的正文结构一般由三部分组成： 一是开头部分，简要交代决定的缘由、目的、根据； 二是主体部分，主要写决定的内容，落实决定的要求和措施，要求具体明白、层次清楚，便于有关单位执行； 三是结尾部分，用于提出希望、要求或执行说明。,写作注意事项： 一是要有法律或政策依据 二是事实准确、语言严谨,19,通知适用范围,用于批转下级机关的公文，转发上

8、级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,20,通知类别,指示性通知,主要用于传达要求下级机关执行的事项。,规定性通知,主要用于针对某些工作或行为出台明确规范，在具体工作上提出明确要求。与指示性通知相比，它侧重于强调应当做什么和怎样做。,知照性通知,要求有关单位周知一般事项，以便公务联络和信息沟通。,事务性通知,即发文单位要求下级单位办理的一般事项或临时性公务。,批转、转发、公布性通知,主要用于上级机关根据工作需要和本机关的职权范围批转下级机关的公文；下级机关转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文；发布执行某一规章或其他规范性文件。,任免

9、性通知,上级机关任命和聘用干部时，对所属下级机关下达的一种较为特殊的知照性通知。,21,通知写作方法,1.标题 凡批转性通知的标题应加“批转”，转发性通知写“转发”，发布性通知在标题中写“发布”、“颁布”、“印发”等字样。如果被批转、转发、发布的文件属于规章类公文，则应在原规章标题外加注书名号，否则不加书名号。 2.正文 正文的内容依次包括通知的缘由、通知事项、执行通知的要求和希望。一般来说，通知的事项要分条列项表达。 3.结尾 部分通知后可增加结语“以上事项，请认真贯彻（遵照、研究、参照）执行。”、“特此通知。” ，或者是围绕主题发出号召，说明注意事项，提出行文要求。,22,通报适用范围与分

10、类,一、适用范围 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。 二、分类 表彰性通报。主要用于表彰突发事件中的好人好事，也用于确认和公布先进集体、先进个人的表彰结果，介绍先进经验，树立先进典范，旨在宣传先进思想和实际，鼓励和号召大家学习先进，做好工作。 批评性通报。即用来批评错误，教育干部和群众引以为戒，防止类似问题再发生的通报。 情况通报。主要是运用通报对一定时期或某方面的主要工作任务的进展情况，及时交流信息，引起广泛的重视，统一思想认识和行动，共同完成任务，同时也为领导决策提供重要情况。,23,通报正文由三部分组成： 一是引言部分，主要概括通报的内容、性质、作用和意义； 二是事实部分，表扬

11、性通报写先进事迹，批评性通报写错误事实； 三是分析及处理部分,对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并提出处理意见。,通 报写作方法,24,报告适用范围,向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位询问。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。,25,报告分类,工作总结报告 这种报告是工作到一定阶段，就工作的全面情况或是某项工作向上级或是向本单位内部进行通报的报告。其内容大体包括工作的进展情况，成绩获取问题，经验或教训以及对未来工作的意见。如各单位的年终工作总结报告、燃气企业的项目开展报告等。 例行报告 例行报告是下级单

12、位因工作需要定期向上级单位提交的报告。如财务部门定期向业务主管部门和财政、税收、银行等业务指导机关所呈送的财务报表，包括日报、周报、旬报、月报、季报等。 答复性报告 答复性报告是针对上级单位或领导所提出的问题或某些要求而提交的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。 调研报告 调研报告是针对现实中出现的问题，为了解情况、澄清事实、制定解决问题的政策措施，发现和总结典型经验，深入实际做调查研究后书写成书面报告。如燃气项目开发前的城市调研报告。,26,报告写作方法,报告正文通常作这样的安排： 一是说明报告的缘由。 二是报告的主体内容。重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取

13、得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；对今后工作提出安排意见或表述做好工作的愿望。 三是结尾。一般使用下列公文术语，“特此报告，请审阅”、“以上报告如有不当，请指正。”,27,请示适用范围,对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、 指示与认可。 请求审批或批转本单位制定的重要文件。 请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预算以及对人员或事故的处理。 请求协调解决本单位无法解决的问题。 根据规定必须履行审批手续的事项。,28,请示分类,请求指示类的请示,请求批准类的请示,请求批转类的请示,核心是要解决

14、“我们请求该怎样做”的问题。例如政策规定难以把握，工作中遇到新的复杂情况等，需要请求上级给予指示。行文中要写明本机关的意见，以便上级机关批复时参考。,核心是要解决“请求批准我们这样做”的问题。这是请示中最为普遍的一种。即在机构设置、人员编制、领导班子调整、财务预算、重要事件或重要人物的处理上，请上级单位进行审核批准。行文中需要把有待批准的事项阐述清楚，必要时应当采用附件形式，提供有关事项的完备材料，以便上级单位审核批准或了解有关情况。,核心是要解决“请求有关单位这样做”的问题。针对本机关提出的涉及重大事项的解决方案、工作部署性意见，或拟订的重要规章制度，请求上级机关批转在相关机关或部门范围内执

15、行。,29,请示写作方法,开头：说明行文根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。 主体：提出请示事项和本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能上交矛盾。 结尾：恰当使用结语。“以上请示妥否，请指示” 、“以上请示如无不妥，请批准”、“以上请示如无不妥，请批转执行”、“特此请示，请予审批”,30,批复适用范围与类别,1.适用范围 用于上级机关答复下级机关的请示事项。 2.类别 肯定性批复（表态式、阐发式） 否定性批复 解答性批复,31,批复写作方法,批复的正文有以下三部分构成： 一是引叙来文，往往只用一句话就说明是

16、应什么机关的什么请示而批复的。通常会引用下级机关请示的来文日期、标题和文号。 二是批复事项，分层分项写清具体批复内容，必要时可说明理由。 三是批复结语，写明希望或要求，如“请遵照执行”等，或者可以用批复的结语“特此批复”等结束全文。有的批复没有结语，把批复的事项或问题说完即可。,32,函适用范围与类别,1.函的使用范围 用于平行和不相隶属的机关单位之间相互商洽、询问、联系一般事项，向同级主管部门请求批准以及答复审批事项。 2.函的类别 （1）根据行文关系划分 发函 复函 （2）根据行文目的划分 请求函：旨在向专门职能部门请求批准。 批准函：用于批准有关单位的请求事项。 商洽函：旨在与对方单位商

17、洽有关事情，请求予以协助或解决某个问题。 询问函：即向对方询问了解有关事项，上下级单位、平行单位、无隶属关系的单位之间都可以使用。 答复函：即答复对方询问和商洽之事。,33,函写作方法,函的正文结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 开头。说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 主体。说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事

18、项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。 结尾。用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。函的结语通常应根据函询、函告、函复的事项，选择运用不同的结束语。,34,会议纪要适用范围,会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。,35,会议纪要写作方法,开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、议题等。 主体：记载会议主要精神和决定事项：包括会议研讨 的主要问题、与会者讨论意见、会议取得的成果、决定事项。 结尾：一般

19、会议纪要不必安排结尾部分，但是有时为了防止结尾处过于突兀，会再次号召落实会议精神，强调落实会议精神的关键问题等。,36,会议纪要写作,根据会议性质、规模、议题等不同，纪要的写作方法可以有以下三种：,37,规范公文整体结构分为眉首、主体、版记三部分。公文首页红色反线以上部分为眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间部分为主体；置于主题词以下部分为版记。,眉首,主体,版记,集团公文规范格式,38,集团公文规范格式,公文打印纸型为国际标准A4型纸，上下页边距为3.7厘米，左右页边距为2.7厘米，段落行距为28磅，空行字体应调为三号仿宋体。 公文应双面打印，左侧或顶部装订；页码套正。,39,集团

20、公文规范格式,眉首：秘密等级和保密期限,如需标明秘级，用三号黑体字，标在版心右上角第1行顶格，每两字间空1字；如需同时标明保密期限，用三号黑体字，标在版心右上角第1行顶格，秘级和期限间用“”隔开。 集团公文密级包括绝密、机密、秘密三种，公文的秘密等级由签发人确定。,40,集团公文规范格式,眉首：紧急程度,如需标明紧急程度，用三号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字间空1字；如需同时标明秘级，秘级顶格标明在版心右上角第1行，紧急程度顶格标明在版心右上角第2行。公文紧急程度包括“特急”、“急件”和“一般”三种。紧急程度为“一般”的公文，或是文件标题中加上“紧急”二字，就不必再单独注明。,41,集

21、团公文规范格式,眉首：发文单位,由发文单位全称或规范简称加“文件”组成；特定公文可只标明发文单位全称或规范简称。联合行文时，主办单位名称在前，“文件”置于所有发文单位名称后，上下居中排布；如联合行文单位过多，必须保证首页显示正文。,42,集团公文规范格式,眉首：发文字号,由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位下空1行，三号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份标全称，六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。联合行文，一般标注主办单位发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个单位的发文字号。,43,集团公文规范格式,

22、主体：公文标题,红色反线下空2行，小二号宋体，不加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。上报的公文和联合行文，一般不标明发文单位。公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。,44,集团公文规范格式,主体：主送单位,标题下空1行，左侧顶格用三号仿宋体字书写，回行时仍顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。,45,集团公文规范格式,主送单位名称下一行，每自然段首行空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用三号仿宋体。,主体：公文正文,46,集团公文规范格式,主体：附件,公文如有附件，在正文下一行空2字，用三号仿宋体字标明“附件”，后标全角