第九章文书礼仪.ppt

1、1,第九章,文书礼仪,2,第一节 文书礼仪概述,一、内容和意义 （一）内容： 公务文书礼仪 私人文书礼仪 涉外文书礼仪 （二）意义： 秘书的基本功。 讲究文书礼仪，可以达到“相逢一笑泯恩仇”的效果。 加强友谊，扩大合作。,3,二、文书礼仪的基本要求,（一）准确、恰当 文体选择准确恰当； 选词造句准确恰当； 发、受文关系准确恰当； 发文时间准确恰当。 （二）真情、积极 （三）明确、规范,4,第二节书信类文书礼仪,一、基本要求 （一）中文书信结构： 1.称呼 2.启词 3.正文 4.酬应过渡 5.祝颂词 6.签署 7.日期,5,（二）中文书信行款规范： 字迹清晰端正，不写错字病句，单字不成行，单行

2、不成页。 一页纸上至少有1/3是话语长度跨两行以上的，奴役满页尽是长度不跨行的短句。 礼仪性的贺信、唁函、邀请书不宜太长，但不能少于100字。 不可用红色笔和铅笔书写。 对境外华语地区通信，应尊重当地汉语书写习惯。 信笺折叠应文字面朝外，受件人称呼朝外。 信笺折叠应简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，会影响工作信件的严肃性。,6,明信片的寄件人后不能写“缄”而写“寄”。 收件人姓名后可用“钧启、安启、公启、亲启、勋启、素启、芳启、手启（手拆）”等敬语。 邮资付足。 信封书写规范，不可随意印制或改制。,7,（三）常见书信写作规范,1.求职信： 称呼： 正文：求职信息的来源+应聘职位+个人基本

3、情况+能力（特长） 结尾：希望给予答复并盼望得到面试的机会；表示祝福、敬意之类的礼貌语。 署名和日期： 附件：,8,范文1： 自荐信 尊敬的领导： 您好！ 我是某大学某系的一名学生，即将面临毕业。 四年来，在师友的严格教诲及个人的努力下，我具备了扎实的专业基础知识，系统地掌握了、等有关理论；熟悉涉外工作常用礼仪；具有较好的英语听、说、读、写、译能力；能熟练操作计算机办公软件。同时，我利用课余时间阅读了大量书籍，不但充实了自己，也培养了自己多方面的技能。,9,此外，我还积极参加各种社会活动，抓住每一个机会锻炼自己。大学四年，我深深地感受到，与优秀学生共事，使我在竞争中获益；向实际困难挑战，让我在

4、挫折中成长。我热爱贵单位所从事的事业，殷切地期望能够在您的领导下，为这一光荣的事业添砖加瓦，并在实践中不断学习、进步。 收笔之际，郑重地提一个小小的要求：无论您是否选择我，尊敬的领导，希望您能接受我诚恳的谢意！ 祝愿贵单位事业蒸蒸日上！ 年月日,10,范文2（致意信）： 亲爱的萨马兰奇先生： 我曾收到过您寄来的关于北京申请2008年奥运会的信件。 在您最近主持的国际奥委会执委会上，北京已经成为5个候选城市之一。我和我的同事们完全支持北京申办。如能在具有悠久文明并且迅速发展的北京举办2008年奥运会，无论对奥林匹克运动，对中国乃至世界都具有积极意义。 我深信北京市在中国政府和全国人民的支持下，将

5、作出非凡的努力，一定能办成一届高水平的奥运会。 欢迎您在方便的时候访问中国。 中华人民共和国主席 江泽民 2002年9月9日于北京,11,范文3（贺信）,亲爱的总工程师： 欣悉您在今年科技创新评奖活动中容或一等奖，并当选为“科技领航人”，我由衷地为你高兴，并代表全公司干部群众向您表示衷心的祝贺！ 多年来，正是由于您和以您为首的科技班子为企业的发展殚精竭虑，无私奉献，我们光明公司才能以产品的不断创新和质量的持续稳定，在市场上立于不败之地。我和公司领导班子的全体同志都深深懂得，科学技术是第一生产力，科技人员是企业的第一财富，而您的突出成就则充分证明，科技人员是光明公司的第一功臣。在新一轮的产品创新

6、和市场开发中，还仰仗您和公司其他科技人员的钻研努力。我深信，只要我们全体员工拧成一股劲，就一定能不断取得新的胜利。 再次为您的获奖祝贺！ 光明公司总经理 2006年11月1日,12,北京2008年奥运会申办委员会： 欣悉在莫斯科召开的国际奥委会第112次全体会议上，北京市获得2008年夏季奥运会举办权，全国体育工作者为之欢欣鼓舞。这是中国体育界值得热烈庆贺的大事。 在中国举办奥运会是我国几代体育工作者的夙愿，是全中国各族人民的共同愿望。在紧张激烈的申办过程中，你们通过艰苦扎实和卓有成效的工作，终于使这一美好的愿望变成现实。在此，谨向你们和所有为申办成功作出贡献的人们表示衷心感谢和崇高敬意！ 改

7、革开放以来，随着我国经济快速发展，社会不断进步，综合国力显著增强，体育事业蒸蒸日上，中国体育界为国际奥林匹克运动会和世界和平进步事业作出更大贡献。在党中央、国务院的正确领导下，在全国人民的关心支持下，我们相信2008年北京奥运会一定能够圆满成功，并以独特的风采载入国际奥林匹克运动史册，为中国社会主义现代化建设增添新的光彩。 国家体育总局 中华全国体育总会 中国奥委会 2001年7月13日,范文4（贺信）,13,范文5（致歉信）,亲爱的高经理永恒先生： 我已知悉发生在会展中心的事。我公司两员工在布展时居然 不听贵处有关人员劝阻，致意违章操作，致使火灾酿成，对此我表示万分抱歉。现我已派人将两员工召

8、回，待事故调查结束后一并严肃处理。因火灾造成的损失由我公司赔偿，我公司并拟派人协助被损展台的修复事宜。 员工不听劝阻，也反映出我公司对员工的纪律教育和安全教育存在着问题，这首先是我的责任。我们一定要以此为鉴，举一反三，深查员工的纪律观念和安全观念，加强教育，严肃纪律，绝不让祸事重演。 再次向您表示深挚的歉意！ 三彩广告公司 总经理 2007年7月31日,14,范文6（邀请信）,尊敬的张千石先生： 为纪念伟大的辛亥革命90周年，我会定于2001年10月9日至10月11日在上海市政协江海厅举行“辛亥革命与中国现代化进程”专题研讨会。千老长年钻研辛亥革命课题，乃海内外享有盛誉的辛亥革命研究泰斗，务请

9、千老届时拨冗光临赐教。倘惠赐论文，请以前赠与我会，以便打印。即颂 撰安！ 上海市“辛亥革命”研究会 2001年8月30日,15,范文7（婉拒信）,尊敬的高谦良经理先生： 谢谢您热情洋溢的邀请信！清风山的景色与贵公司的业绩都是我向往不已的，能在一个美丽的地方与真情的主人相商美好的未来，实美煞人哉！然而我不得不十分抱歉的告诉您，由于您提出的时间与我公司早已安排的职工代表大会会期冲突，而我作为职代会代表和公司经理，必须全程出席会议，所以不能应邀出席清风山洽谈会，这真是令人遗憾的事，还望高先生及各位朋友谅解。但我相信，这毫不影响我们一向的合作诚意，我们的合作在即将到来的新世纪必定更上一层楼！顺致 最诚

10、挚的敬意！ 光明制件公司经理 2005年10月15日,16,第三节电子通信及柬贴类文书礼仪,一、电子通信文书礼仪的基本要求 简洁言简意赅 真诚真实城信 规范符合要求和约定俗成的通用形式 二、柬贴类文书礼仪的基本要求 形式精美但不奢华 递送方式很有讲究,17,三、电子通信及柬贴类文书写作规范 要素齐全 格式规范 内容简洁明了 用词确切,18,范文1（贺电） 中共北京市委员会贾庆龄同志： 北京市人民政府刘淇同志： 欣悉北京获得2008年第29届奥运会举办权，我们代表中共上海市委、上海市人民政府和1300万上海人民，向你们并通过你们你们向北京人民表示最热烈的祝贺！ 在分享申奥成功的历史性时刻，我们由

11、衷地喜悦，尽情的欢呼。上海人民将和全国人民一起奋发努力，扎实工作，全力支持北京办好2008年奥运会，共同为中华民族的伟大复兴而奋斗！ 中共上海市委员会 黄菊 上海市人民政府 徐匡迪 2001年8月19日,19,范文2（贺就任） 尊敬的余惠中女士： 欣悉您已就任 远大实业公司总经理，谨向您表示最热烈的祝贺和崇高敬意。俞女士的胆略见识和谨慎周密，素为业中人士称道，更为本公司同仁钦敬。我深信，有俞女士掌舵，贵公司必能更加乘风远航，贵公司与我公司的合作，亦将再写人生兴奋的一页。 星高公司总经理 赵培章 2001年6月16日,20,范文3（贺开业）,亲爱的郑总经理： 欣闻贵公司即将择吉开业，请接受我公司

12、全体同仁的真诚祝贺。时下本行业炙手可热，正蕴藏无限商机，是有但有识之才俊大显身手的自由天地。贵公司的加盟，使本行业增添一支生力军，使本公司多一个盟友，实乃幸事。本公司愿与贵公司精诚合作，共谋发展，以推动行业进步，并为促进经济腾飞而共同奋斗！ 山石公司经理 2007年8月5日,21,范文4（慰问信）,亲爱的罗经理鹏原先生： 惊悉您罹患肝炎，十分挂念。肝炎固有病毒作祟，却也因先生夙兴夜寐、操劳过度而积劳成疾。祈愿罗先生“既来之，则安之”，养病期间，千万遵从医嘱，耐心疗治，而勿以各种纷烦杂念为扰。健康乃青山，是事业的根基，也是千金难买的资源，只要有健康的身体，一切都可以创造！ 祝您早日康复！ 原源实

13、业公司经理 2006年7月25日,22,范文5（唁电）,奋强公司董事长朱先生： 惊悉贵公司总经理方先生在车祸中不幸罹难，至深哀悼。方先生致力于本行业的发展，自2003年出任贵公司总经理，业内人士对其胆识胸襟交口称赞。正值富于春秋的美好年华，却遭逢如此噩运，实为业内同仁悲悼，也是企业界一大憾事。谨向朱董事长及方先生亲属表示我们最诚挚的哀念之情。愿业内同仁继承方先生的遗志，携手共进，推动行业发展，并为繁荣社会主义市场经济而齐心努力，以告慰方先生在天之英灵。 鸿展公司董事长 总经理 2005年5月20日,23,范文6（唁电）,亲爱的方夫人王丽女士： 得知方总不幸辞世的噩耗，我们十分震惊和悲痛，所有与

14、方总相识的人都十分痛惜，方总将永远是我们怀念的朋友。但愿我们对方总的缅怀与敬意能给您些许安慰，并愿您节哀顺变，善自珍摄。 易 张 2005年11月5日,24,第四节致辞类文书礼仪规范,一、基本内容： 开（闭）幕词、迎送词、答谢词、祝酒词、悼词、题词等。 二、作用： 沟通思想、交流感情 三、写作要求： 感情真诚充沛，使致辞有感染力，能激发起有关人员的情绪。 多用口语化的短句，不宜太书面化。 全文不宜长。,25,四、写作规范 开幕词：标题+称呼+正文+结语 正文：宣布开幕+会议或活动名称+性质+参与者情况+指导思想、任务+希望和要求 结语：预示性评价+祝愿 闭幕词：正文部分扼要总结评价会议（活动）

15、的情况，强调其意义，对会后如何贯彻提出要求；结语可表示对有关方面的感谢，最后是郑重宣布闭幕。,26,欢迎词：称呼+正文+结语 正文：何人在何时、以何种身份或代表谁向来宾表示欢迎和问候+此番交往的意义与作用或表示进一步发展友好合作关系的意愿。 结语：表示祝愿。 欢送词：正文部分应强调来宾访问期间友谊、合作的新发展，并预见未来，表示进一步合作的态度；结语表示惜别并祝颂平安。,27,祝酒词：称呼+正文+结语 正文：举行什么宴会，欢迎什么客人（或答谢什么客人）；接着叙述此次双方接触的意义作用；提议干杯。 答谢词：正文主要包括感谢或激动，倾吐心声，回叙过程，不免自己对未来的看法。结尾可再次表示感谢或表示

16、美好祝愿。,28,悼词：标题+正文+结尾 正文：表示哀悼+介绍逝者身份、职务、逝世时间、地点、原因以及享年，正文的主体概述逝者生平，总结其优点和贡献。结尾一般表示对逝者的怀念和对家属的慰问抚吊，一般还要学习逝者的优点。结语一般是“同志永远活在我们心中”或“同志安息吧”。,29,范文1,在“博鳌亚洲论坛”成立大会上的讲话 江泽民 2001年2月27日 各位代表， 女士们，先生们，朋友们： 今天，“博鳌亚洲论坛”正式成立，亚洲和关心亚洲事务的许多国家的政界知名人士、企业界、学术界的精英汇集一堂，围绕亚洲发展问题交换意见，是一次盛会。我代表中国政府和人民，向成立大会致以衷心的祝贺！向与会各界人士表示

17、热烈的欢迎！,30,人类已经迈入了新的世纪和新的千年。当今世界，经济全球化和区域经济合作正在向纵深发展。亚洲各国国情虽然不同，但抓住机遇、迎接挑战、不断推进经济和社会发展，是我们共同面临的课题。 “博鳌亚洲论坛”作为一个非官方的国际性会议组织，以亚洲国家和地区为主，又向其它地区开放，为各方人士提供一个共商亚洲地区经济发展、人口和环境问题的高层次对话场所，反映了在经济全球化背景下亚洲各国希望加强对话、寻求合作、实现共同发展的时代要求。 我完全支持这个构想。中国政府主张建立公正合理的国际政治经济新秩序，一贯重视和支持多层次、多渠道、多领域的对话与合作。作为东道国，中国政府将继续为论坛的健康发展提供

18、支持，同时也希望与会各国人士予以支持。,31,让我们携起手来，为实现亚洲各国的共同发展，为增进亚洲与世界其它地区的交流与合作，为开创亚洲繁荣、富强、美好的明天而积极努力。 最后，祝大会圆满成功！,32,在香港特别行政区欢迎晚宴上的讲话 胡锦涛 （年月日）,同胞们，朋友们： 今晚的香港，暖风轻拂，群情振奋，呈现出浓郁的欢乐气氛。时隔年，有机会在这里同香港各界人士再次欢聚一堂，我感到十分高兴。明天就是香港回归祖国周年。借此机会，我向在座各位，并通过你们向全体香港市民，致以诚挚的问候和良好的祝愿！ 年月日，香港在历经沧桑后回到祖国怀抱。从那一天起，香港进入了新时代。这个新时代最显著的特点，就是在“一国两制”下香港同胞实现了当家作主，真正成为香港的主人。,33,年来，香港虽然几经风雨，但愈发光彩夺目。这其中的根本原因就是在新的条件下，香港同胞焕发出前所未有的主人翁热情，继续发扬爱国爱港的光荣传统和引以为豪的拼搏精神，同舟共济，自强不息。 我们欣慰地看到，今天的香港继续保持自由港和国际金融、贸易、航运中心的地位，经济持续增长，社会保持稳定，民生不断改善，公众信心明显增强，国际影响日益扩大。所有中华儿女都为香港回归祖国以来取得的成就感到骄傲！都为香港同胞显示出来的智慧和才能感到自豪！,34,香港回归祖国以来的实践，充分显示了“一国两