办公5S培训教材(liu).ppt

1、办公室5S培训,宁波职工职业培训学校 刘 悦,培训内容,5S是什么 文件管理 如何做好5S 整理 整顿 清扫 清洁 素养,第一部分,5S是什么,何谓5S,整顿(SEITON ),整理(SEIRI),清扫(SEISO),清洁(SEIKETSU),素养(SHITSUKE),5S是什么,区分要物与不要物，将不要物处理掉。,将要物规范放置，使寻找时间为零。,使工作环境变得无灰尘、干净整洁。,保持前3个S，制度化，规范化。,形成习惯，提高整体素质。,演 变,5S是什么,5S是一种管理 需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈 每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善,5S是什么,5S不是知识，也不是技术，而

2、是应该做的事情！,企业形象,5S是什么,可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率,5S是什么,推动,管理水平提升,整顿,现代病无奇不有，而5S是现代病的克星。 5S易于吞服，有病治病，无病强身，绝无副作用。请安心使用。 （成分）：整理、整顿、清扫、清洁、素养 （功效）：对任何疑难杂症均有疗效 （用法）：后续说明 注意：开始服用后，请持续，切勿中途停止，中断药效。,此药苦口，疗效奇好！,培养员工的主动性 和积极性,培养团队精神和 合作精神,5S 活 动 的 目 的,提高管理水平 改善企业的经营状况,创造人和设备

3、都 适宜的环境,形成自主改善的机制,实施5S的好处,对个人而言 使您的工作环境更舒适； 使您的工作更方便； 使您的工作更安全； 使您更容易和周围的同事交流； ,享受高品质 的人生,实施5S的好处,对企业而言 亏损为零 5S是最佳的推销员 不良为零 5S是品质零缺陷的护航者 浪费为零 5S是节约能手 故障为零 5S是交货期的保证 切换产品时间为零5S是高效率的前提 事故为零 5S是安全的软件设备 投诉为零 5S是标准化的推动者 缺勤为零 5S可以创造出快乐的工作岗位,更具竞争力,实施5S的阻力,整理、整顿为什么很重要？ 为什么要做清扫，它马上又要脏 整理、整顿并不能产生更多的产品 我们在很多年以

4、前就实施5S了 我们太忙了那有时间实施5S,17,组建挑战团队,18,企业文化建设,19,团队展示与人际互动,20,创作与展示说明,第二部分,文件管理,文件管理,文件,信息及其承载媒体,媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。,一组文件，如若干个规范和记录,某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求,文件管理,记录,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件,记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。,通常记录不需要控制版本。,文件管理,文件分类,重要度,

5、保存期限,来源,版本,缓急,文件管理,管理技巧,分门别类,制度化,规范,专业化,专人负责,索引,专门化,文件管理,签字,以旧换新,文件收发,可追溯性,认可,盖章生效,连贯性,有效性,授权,文件管理,文件管理制度 手机号码管理 OA管理 短信群发管理,第三部分,如何做好 5S,A,如何实施5S,整理,含义,将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。,目的,腾出空间 防止误用,根据JIT原则，只留下： 需要的物品 需要的数量 需要的时间,5S 差！,5S 好！,现场检查,1S关键,整理不仅仅是将物品打扫干净后整齐摆放，而是处理所有持怀疑态度的物品。,樱桃理论,抽屉理论,要领,马上要用的

6、,暂时不用的,长期不用的,要区分对待!,1S区别“需要”和“不需要”,区别“需要”和 “不需要”的原则 是否有用 是否经常使用 数量是否过多,处置方法 就近放在工作区域 丢弃 放在仓库 多余部分或是丢弃或是放 在仓库,1S区别“需要”和“不需要”,想一想，那些是“不需要”的物品？,地点： 1.黑屋 2.角落 3.工具箱 4.料架 5.抽屉 6.公告栏 7.,物品： 1.材料 2.工具 3.文件 4.货架 5.设备 6. ,办公室,桌上摆放无关的 物品资料,抽屉有表格私人 物品等,办公室内有不需的纸箱或物品,办公桌 办公室,办公室,档案夹是否任意放置资料柜,档案夹破旧不能用,过期的文件资料,摆放

7、私人物品,档案夹 资料柜,办公室,是否过期公文资料任意放置,公文资料,私人文件参杂于资料中,下班仍有公文放置于办公室,公文、资料是否有定期或定时归档,办公室,过期或失效样品或 标准件,样品、标准件,是否有指定专人保管样品与标准件,样品、标准件是否与文件、资料混放一起,要领,将需要的物品的数量降到最低程度,例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间,要领,对可有可无的物品，应坚决处理掉， 决不手软!,要领,为何会有这么多废品？,分析,检查,改善,问 题 点 在 哪 里？,提问,1、图片中存在什么问题？,3、会产生什么样的影响？,4、我们应该怎样做？,2、为什么会产

8、生这样的问题？,1S必要品的分类处理,丢弃,保存在较远的地方,作业现场集中摆放,放在工作附近 随身携带,5S是什么？,红单运动,物品如果贴有红单,该物品是需要的吗？ 如果是需要的，是需要这么多数量吗？ 如果是需要的，它需要放在这里吗？,红单运动,设立红牌暂存区 限时办理转用或报废处理,多余或不用,基层主管 确认,张贴红牌,搬离现场,暂存,登录,主管确认,移出暂存区,报废,转用,留置,依据公司规范处理,移至适用单位场所,移送规划场所放置,整顿,含义,将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。即寻找时间为零,目的,工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序,三易 易取、易放、 易

9、管理 三定 定位、定量、 定容积,确定物品放置场所,物品分类摆放,进行标识,定 位、标 识 方法,*连接线标识,影绘表示（形迹管理）,问题点,怎么办？,问题点,怎么办？,？,如何整顿你的文件柜,提问,管理责任者 管理此架责任者姓名,架子表示标签 表示架子种类的标签,柜子内表示标签 用此标签表示下段 的内容,文件柜如何整顿？,要领,彻底整理， 只留下需要的物品,合理利用空间，100%定位放置,要领,根据 种类、空间、区域、防护 规定摆放方法,要领,利用各种颜色、数据等进行标识,问 题 点 在 哪 里？,问 题 点 在 哪 里？,清扫,含义,经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉,目的,保持良

10、好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗,如何清扫？,看不见的地方，也要彻底打扫干净。 经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,彻底清扫,电源插座,电脑侧面,主机座,要领,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行),清 扫 责 任 分 区,A1 区(张),B1区(赵),C1区(王),C2区(沈),C3区 (李),A2区(胡),E1区(贾),D1区(霍),要领,清洁,含义,将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。,目的,成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成,整洁的办公桌,如何保持？,连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动,要领,花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度,要

11、领,要领,每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S,素养,含义,对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。,目的,让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神,问 候、礼 貌 语,您好! 早上好! 下午好! 大家好!,语言,着装,离位时,要点： 1. 2. 3. 4.,持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作,要领,要主动整理、整顿传真？,传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。 不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。 主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信

12、息。,打印前，我们应该做什么？,确认打印机是否正常工作。 小故障请按照提示排除。 无法解决时，请及时与管理员联系。 确认打印纸。 及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 发现纸张快用完时，请及时领取。,如何维持,整理,整顿,清扫,办 公 室 中,小组讨论,办公室5S活动,早上5S,1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来,办公室5S活动,下班前5S,1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。,文 件 的 5S,整理,把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁,整顿,清扫,清洁,素养,将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找,防潮、防尘、防虫 定期修补维