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文档简介
1、,归档整理的条件 引进现代管理技术,发挥计算机的功能。 “文档一体化” 归档整理十六字原则 强化收集,简化整理, 细化检索,深化利用,整理要求: 1、严格登记。文档一体化软件。 2、及时收集。对活动指定专人。 3、严格检查。同一活动材料是否齐全。 4、随办随归。预归档。,1、归档整理准备工作 2、收集文件材料 3、区分归档和不归档文件材料 不归档文件 (清退 暂存) 归档文件(区分文件材料的立卷年度),不同年度的文件,应归入相应的年度之中。 A 判定文件所属年度:一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件
2、签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。 B 跨年度形成的文件(如召开会议、处理案件等),统一在办结年度归档。 C 几份文件作为一件时,应以装订时排在前面的文件的日期为准,如请示与批复,以批复日期为准。 D 未标注日期的文件则采取分析文件内容等方法来考证和推断文件的准确日期或近似日期来判定所属年度。,4、确定文件材料的类别归属 档案门类文书(机构 问题),“问题”一般为大类,即党群类、行政类、生产技术类、经营管理类,5、判定各类内文件材料的保管期限 永久 长期(30年) 短期(10年) 6、件的确立,件: 归档文件的整理单位。 原则上每份文件单独计算为一件。 文件正本与定稿为一件;正文与附件为
3、一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;,转发文与被转发文为一件,会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的,一本为一件);,成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;,报表、名册、图册等按其原来装订方式一册(本)为一件,未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件,来文与复文为一件, 经过若干层次办理的来文复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件,归档文件应按件装订,装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;不同文字的文本,中文本在前,其它文种版本在后。有文件处理单
4、的,可放在最前面,文件定稿如果是计算机打印的,没有修改笔迹,与正文内容一致,只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档,装订方法:根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结,较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的,可保持原貌不变,分类方法:采用“机构(问题)-年度-保管期限的方法,归档文件应在分类的基础上进行编号排列。,首先按机构或问题分开,每一类中分三个保管期限。每一保管期限中从“1”开始编年度小流水。 比如:2000年 第一个机构“办公室”中,有永久、长期、短期三个流水号,分别从1开始。 “人事处”中同样有永久、长期、短期三个
5、流水号,分别从1开始。 其他机构也一样。 到2001年,又分别从1开始编件号。,4、一级类目(即机关或问题)中的文件,按事由结合时间,重要程度排列。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;事由之间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。因故未及时整理归档的零散文件,可以排在同一大类(问题)、年度的所有文件的最后。并在备考表中加以说明,而在实际整理工作中应尽量避免。,编号: 在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。 归档章的项目为:全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数,全宗号 年度 室编
6、件号 机构或 保管 馆编 总页数 问题 期限 件号 1、全宗号:档案馆给各立档单位编制的代号,没有代号的可以暂时不填。 2、年度:以位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二一年表示为“2001”,不能简化为“01”。 3、室编件号:档案室在分类方案的最低一级类目(即机构或问题)内,按文件的排列顺序从开始逐件编号,不同类目不能混合编号。 4、保管期限:归档文件保管期限统一为永久、长期、短期标识。 5、机构或问题:按机构分类的,用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称;按问题分类的,用中文填写类目名称,例:党群类、行政类。企业在归章中的问题可以填写原大类代号。 6、馆编件号:到进馆时按进馆要求
7、填写。 7、总页数:每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计,批文单与文件一同归档的,应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。,编目: 1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。但必须在题 名栏中用( )注明有无来文,如“附请示”。 2、归档文件目录项目设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。,件号:填写室编件号。责任者:制发文件的组织或个人。填写时使用全称或规范化简称。文号:文件的发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成,须填写完整。题名:填写文件标题。没有标题或标题不能全面揭示文件内容的,可自拟标题,外加“”号;会议记录需重拟标题
8、时,应写明会议的时间和主要内容;文件有正副题名的,正题名能反映文件内容的,副题名无须抄录;文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录;文件的附件独立性强,正题名不能反映附件内容时,附件标题可一并抄录,外加( );介绍信存根等一本作为一件,题名较笼统,在计算机辅助管理条件下,其介绍信中人名可在备注栏中录入,日期:填写文件的形成日期(即文件的落款时间),以位阿拉伯数字标注年、月、日,如年月日,标注为。页数:每件归档文件的总页数。备注:填写需要说明的问题或情况。,归档文件目录要装订成册并编制封面。可按保管期限装成三本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目,档案盒的封面:用全称或规范化
9、的简称标明全宗名称,档案盒盒脊:项目有:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。其中起止件号仅填写室编件号,即盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“”连接。盒号,即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写,装盒的要求:不同形成年度的文件,不同保管期限的文件以及按机构(问题)分类时,不同机构(问题)形成的文件不得装入同一档案盒,装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒,备考表:置于盒内文件之后,不宜印在档案盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人。盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;整理人、检查人栏应填写负责整理归档文件和负责检查归档文件整理质量人员的姓名日期,填写归档文
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