丰田内部培训资料-高效工作方法-47页

1、 工作成果业务知识技巧 价值观行动准则 toyota问题解决法 专业知识 TOYOTA WAY 讲义实施的内容 一般PC 外语 商务礼仪 工作态度 PDCA 日程管理 文件的书写方式 1.归纳总结各位按下列重点，分为上司的视角，部下的视角就自家企业现存的问题进行归纳总结。 接受工作指示 汇报联络商谈日程管理 资料制作（书写方式） 2.PDCA接受指示Plan（计划）Action（对策）Do（实施）Check（评价） 2.PDCA时间问题对应改善计划需要较多时间DCA通过制作切实的P（计P划）、缩短 D（实施）C（确认反思省)A（处理）所需要的时间 按照计划完成、不必花费多余的时间 计划阶段的重

2、要性 2.PDCA（1）接受指示（把握现状）接受指示的同时，需把握开展工作的状况接受指示的方法 不要打断对方的讲话，认真听到最后。如有疑问应等对 方讲完再问。 记录要点。 将内容归纳为5W2H，简单重复。 做什么？ 何时进行，何时完成？（内容）（时间期限）（地点担当部门） 在何处进行？ 为何进行？ 谁负责，和谁一同进行？用什么方法进行？金额？所需数量？（目的）（担当，负责）（方法手段） （数量） 2.PDCA（1）接受指示（把握现状）接受指示的同时，了解开展工作的状况把握现状收集相关信息，并进行整理（保证完整，准确）把握过去实施过的内容确认所需花费的时间 通过交接工作和已有的报告书，使问题明朗

3、化*重点在下面的P（计划）中商讨对策关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 2.PDCA（2）Plan（计划）接受指示的同时，了解开展工作的状况 在把握工作目的期限等相关信息的基础上进行 工作计划。 针对委派的工作（问题）考虑对策*（根据情况与上司和老员工商量），并反映到计划中。*重点要反复思考接受的工作（问题点），为什么会发生。 考虑工作的优先顺序（重要程度，紧急程度），采取有效的手段和有效的顺序。 向上司和老员工确认，商量计划达成的可行性。关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免费下载海量名

4、企管理资 料 (全部免费) 2.PDCA（3）Do（实施）按照计划确实实施一边有意识思考工作的目的一边开展工作。实施过程中保持与相关部门的沟通。根据状况向上司进行中间汇报。 状况有变时，重新讨论计划。（4）Check（评价）是否达到目的要进行，评价和反思 未能按照计划实施调查原因（5）Action（对策）考虑更好的对应策略，达到标准化 向上司及相关人员汇报 将评价结果反映到下次的计划、进行改善防止再次发生。 2.PDCA重点 合理的P（ 计划）、可以使D、C、A有效进行。但是，计划是否只停留在自己的脑子里、就可以了呢？计划不只是为了自己、还是为了与自己以外的相关人员能够一同确认而制定的书面日程

5、，将进展状况可视化非常重要为此理解和掌握业务日程表的制作和管理技巧是非常必 要的。关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 2.PDCA管理者的作用 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费)（指示时）准确的对部下指示终点（=目标）什么、多少，何时：具体内容由部下自己考虑，但不提示总体方向，全部交给部下，不能达到人才培养的目的。亲自确认Plan阶段是部下是否认真考虑了工作内容（时而温和、时而严厉）：因为工作忙，不仔细看内容通过推广好事例，提高公司整体的能力和

6、效率。标准化横向展开 3.汇报联络商谈（1）汇报联络商谈的时机制定计划时（）当不清楚上司的指示内容时 自己制作的计划是否切实可行，需要与上司，老员工进行确认，协商在制定计划阶段出现不能如期完成等问题时应向上司汇 报，进行协商实际实施时（）实施时间较长（1周以上）时，应对进行状况进行中间汇报 根据状况与相关部门进行沟通，并将结果向上司和老员工切实汇报 3.汇报联络商谈（1）汇报联络商谈的时机完成时（）工作结束时，应立即进行汇报情况发生变化时 因个人原因想变更指示内容时 上司以外的其他人委派工作时（特别是其他部门及公司外 部人员）产生不良后果和出现问题时 由于自己的失误，有可能引发问题时 当认为不

7、能按期完成时 3.汇报联络商谈（2）汇报联络商谈的方法 直接向发出指示的人进行汇报根据情况用文件和便条进行汇报。内容复杂的有必要记录存档的需要向他人汇报的根据状况，也可用进行汇报。发送方须注意） 对重要事项必须以书面或当面说明接收方须注意） 需要答复的内容必须回复 正确简洁完整的汇报。预告汇报的主题。（有关 XX 的汇报）最先从结果，然后对理由和经过简练的讲述。（5W2H）不要将事实和自己的意见混淆。 3.汇报联络商谈重点 为在准确的时间内能够向上司汇报提前预定上司的日程 填写到自己制作的日程表里 即：日程管理！ 考虑对方的状况立场关心事项在适宜的时间汇报适宜的内容 关注微信：儒思HR人力资源

8、网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 3.汇报联络商谈管理者的使命贯彻实施日程管理（下次进行介绍）培养部下养成汇报联络商谈的习惯，通过、持续适宜的指导，是提高业务执行能力的有效方法（具体）一定要改掉这种上司在座位上，好象有时间，就去 商谈的不良习惯 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理日程管理的目的是？ 为使包括自己的相关人员能够把握业务进展情况 （问题、课题的视觉化） 4.日程管理很好的进行日程管理有什么好处？ 本人和相关人员在实施之前对 “谁”、“做什么”

9、、“什么时候之前完成”、“如何实施”等具体情况把握清晰可以向上司提前报告业务量较大的时期 使相关部门人员明确必须要执行的工作 （明确业务上的契约关系责任分担）关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理（1）关于细化到详细的“实施项目” 的系统图（2）应注意将“实施项目”沿时间轴（日程表的 横 轴）配置的方法 （27）（1）小项目123456891011项目全体日程（报告决裁）部長決裁総経理決裁企划公司的经营环境听取常务副总经理听取常务副总经理的意见 信息收集制作文本的意见Toyota Way听取总经理的意见报告总经资

10、料制作理 4.日程管理 （1）系统图所谓系统图将工作按照一定逻辑进行划分 抽象概念具体工作的分解手法通过So How（下一步应如何进行）的逻辑展开，将课题分解为各个具体工作 实施最后一项工作后、一定可以达成目标 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理 （1）系统图决定实施对象 询问有经验者 内容企划 决定讲师调查全公司活动日程So How 必须要做的工作（例：研修企划） 决定时期 So How决定対象人数 决定并预约举办场所Step1：筛选出完成工作的大项目 Step2：细分大项目、筛选制作出详细的实施项目

11、收集举办场所信息 决定地点 调查管理层日程 4.日程管理 （1）系统图大项目内容企划 决定实施对象调查全公司活动日程必须要做的工作 （例：研修企画） 决定日期 决定地点 举办场所信息收集预约举办场所 决定对象人数 调查经营层日程 决定讲师询问有经验者 内容企画决定实 询问有经验者施对象時期決定调查全公司活动日程调查经营层日程場所決定决定举办场所信息对象收集 人数決定予約 4.日程管理 （1）系统图注意点1） 没有疏漏、没有重复的细分工作项目2） 工作细分到什么程度 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理 （1

12、）系统图重点：考虑细分工作的突破口、筛选实施项目 通过5W2H4M找到突破口（What)决定内容 （When)决定日程 进行研修 （Where)（Who)（How Much)决定预算 决定人员 决定地点 4.日程管理 （1）系统图 （参考）所谓4M？特别适用于制造行业的工作人员 Man Machine MaterialMethod （人） （设备/物品）（材料） （方法） 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理 （1）系统图 （参考） 1）What5W2H的应用事例 ：经营、商品、广告内容、系统、零件、活动、

13、培训内容 ：目的、期待、理由、原因 ：地区、场所、事业机构、组织等 ：年、期、月、日、 ：客户、相关人员、竞争对手、资格、能力水平 ：系统、方法、规则、标准 2）Why 3）Where 4）When5）Who6）How等7）How Much：金额、数量、件数、率关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理（1）系统图重点：确认大项目是否归纳了子项目的内容 例）决定内容实施培训决定日程决定地点 不好的事例）差异决定地点 决定日程和同层次之间实施研修 制作当日主持的讲稿概要 重点：统一同层次之间的具体程度 4.日程管理 （

14、1） 系统图 细分的标准 细分工作，直到明确以下内容： 必须进行的工作有哪些 具体的成果是什么 日程要具体到： 明确每个项目是否完成 能够明确向其他相关人员可以明确实施项目以每周为单位细分各个项目 4.日程管理 （2）考虑时间的日程制作方法 实施内容注意点Step1 整理通过系统图筛选出的实施项目、考虑项目顺序 1确认前后项目的关系 Step2 确认能否及时完成业务2使用最快的途径 (critical path）Step3 按业务期限调整实施日期Step4 将实施项目放入日程3确认制约条件 4.日程管理 （2）考虑时间的日程制作方法 1所谓前后关系明确区分准备项目和后续项目 （准备项目）实施某

15、项目之前必须完成的项目 （后续项目）某项目不实施就无法实施的项目 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理 （2）考虑时间的日程制作方法 2 最短途径是指从实施到结束所花费的最短的时间 明确最短途径后与要求的工作期限作对比。 如发现不能在期限内完成，则需缩短时间3所谓制约条件会议日程、上司日程及和其他部门的关系 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理-CaseStudy-你现在是TFTM培训的负责人。 从2月份开始负责集体外出培训

16、的工作。【关于培训目前了解的情况】 必须从现在开始考虑培训的内容 （也就是说、资料制作负责人、讲师都没有决定） 现在以你的能力来看，2周后可以向经管会提交决裁【条件】 在2月末的经管会上必须汇报此次培训的整体企划外出培训时间为4月34日2天 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理-CaseStudy-在这种情况下，你作为负责人必须制作出2月-4月的业务日程表。 请设想业务内容，实际制作一份日程。 【时间】 个人思考：10min 小组间确认：15min 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg1

17、11 ）免费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 4.日程管理-CaseStudy-【参考（提示）：培训企划、运营方面必须做的工作】 决裁企划 委托相关责任人（各部门外包）制作资料委托、调整公司内部讲师 制作资料 上司最后确认 确定场所 给各部门发 统计出席情况 翻译资料（外包或在公司内部进行） 给参加培训人员详细日程 资料印刷 召集和组织当天运营的事务局人员 4.日程管理重点 为了能在准确的时间向上司汇报事前确认好上司的日程 将上司的日程放入自己的日程中 认真、细致的研究应形成什么样的业务流程 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料

18、(全部免费) 4.日程管理管理者的作用 确认部下制作的日程表：业务流程是否明确 确认能否按日程推进工作 （特别是汇报、工作开展的具体时间等）=是否切实的实施了工作 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 5.文件的书写方式 （1）首先 你是否被上司这样说过？不清楚究竟想说什么内容 信息量太大 全是文字，没有读下去的兴趣资料不美观 5.文件的书写方式 （1）首先 那么，什么是让人一目了然的资料呢？ 将想说的事情 总结在一张纸内、通过图形化表达，并让任何人 都能一目了然 （资料的可视化） 使用这样的资料进行说明，立刻可以让对方

19、：了解把握整体状况 了解各项目的内容 了解项目之间的关系 5.文件的书写方式 （2）资料制作的具体Step文本的制作 资料的制作Step6：检查资料整体 Step5：各构成要素的决定 Step4：资料格式的决定 Step3：文本的构成Step2：题目（向谁传达什么的设定Step1：明确资料制作的“需求” 5.文件的书写方式 （3）每个Step的重点 Step1：明确资料制作的“需求” 从重要度、紧急度的观点考察为什么需要这个资料 对于需求较低的资料应重新讨论一下制作的必要性Step2：题目（向谁传达什么的设定 明确向“谁”传达“什么”关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111 ）免） 费下载海量名企管理资 料 (全部免费) 5.文件的书写方式 （3）每个Step的重点Step3：文本的构成 (1)确认属性 基础数据（性别、年龄等）心理的距离（肯定）专业性（履历、经验、专业等）对方所处的位置（公司、部署、职位、担当业务等）关心、感兴趣的对象（擅长领域、喜欢的话题）性格（重视过程重视结果等）(2)根据属