胜利油田有限公司最终用户培训SAPERP应付模块培训讲义.ppt

1、,胜利油田有限公司最终用户培训,应付模块 2004.12.21,应付账款模块在SAP系统中的位置,AP 应付账款,销售分销,物料管理,工厂维护,成本控制,财务会计,生产计划,应付模块主要业务流程,发票校验,预付处理,主数据创建及维护,维护供应商主数据,创建员工主数据,维护员工主数据,预付供应商货款,预付员工借款,创建供应商主数据,有采购订单的发票校验（MM）,无采购订单的发票校验（FI）,委托加工业务,供应商寄售业务,进口采购业务,。,特殊采购业务,应付模块主要业务流程综述,预付清帐,付款,员工报销流程,结清预付款流程,对外付款流程,应收与应付的抵销,应付票据的处理,手工支付,自动支付, ,应

2、付模块主要业务流程综述,月结,审核,冲销发票凭证的处理,贷项凭证的处理,冲销已结清凭证的处理,查询,未完成的发票校验,GR/IR的清帐,供应商余额查询,GR/IR的调整,供应商到期分析, ,重置已清项,处理预制发票,处理寄售发票, ,主要业务流程,（一）创建和维护无采购订单供应商主数据 （二）创建和维护员工主数据 （三）处理预付供应商货款业务 （四）处理有采购订单的发票 （五）处理无采购订单的发票 （六）处理预付款清帐业务 （七）处理员工借款及报销业务 （八）处理对外付款业务 （九）冲销发票凭证 （十）应付月结业务,业务流程名称,（一）创建和维护无采购订单供应商主数据,业务情景,1 、创建供应

3、商 目的：学会如何应付模块中创建供应商主数据 提示： TCODE：FK01 账户组：SK03 公司代码：1180 供应商名称：XXX有限公司XXX（学员号） 统驭科目：2121010100 实际结果： 供应商号码：,采购和,物料管理,MM,销售和分销,SD,公司代码（1180）,客户,供应商,一般数据,一般数据,建立供应商/客户主数据是为了提供一个能进行专项核算的帐户,客户/供应商主数据概念,客户/供应商：既是会计核算中的往来单位,供应商主数据组成部分：三段,一般数据 (集团层),名称/工商登记号/地址 总部编码组给号/电话 地区/语言,地址,控制数据,客户/税码,支付交易,银行码 银行账户,

4、公司代码数据,会计信息,统驭科目,付款信息,付款条件 付款方式,信函,预扣税,采购组织数据,条件,销售数据,控制信息,采购 定单,有采购定单供应商,财务模块,物装模块,财务供应商,SAP系统中供应商主数据创建分工,一般数据 采购组织数据,物装模块创建 MK01,一般数据 公司代码数据,财务模块创建 FK01,供应商帐户组：为了更好地管理数量众多的供应商，将供应商按不同 类型的分组进行管理；不同的账户组可以规定供应商建立屏幕的字段状态以及编码范围,帐户组,一个总帐科目； 每个供应商只对应一个统驭科目； 对明细帐记帐时，系统同时也会自动更新其所对应的总帐科目数据，作到实时相连。 不可以对统驭科目直

5、接记帐。,统驭科目,供应商的统驭科目：应付帐款 员工的统驭科目：其他应付款,供应商统驭科目图示,供应商 A,1000,供应商 B,500,应付模块,无采购订单供应商管理范围,无采购订单供应商: 不需要采购信息，不通过物装模块集成处理，而由财务直接入帐的其他供应商。即所有交易均未创建采购订单的供应商。 主要包括： 各二级单位费用化的接受维修施工等劳务服务的供应商 提供各类保险业务的保险公司 各二级单位固定的代收代缴款项目(例如住房公积金等) 各二级单位厂级各项费用核算对象如党费/团费等 向其缴款的税务局 员工主数据,本章要点,要点： 一、创建： 1、帐户组 2、统驭科目 二、维护： 1、更改 2

6、、冻结 3、删除标记,业务流程名称,（二）创建和维护员工主数据流程,业务情景,2、创建员工主数据，并进行主要修改操作 目的：学会如何在应付模块创建员工主数据，并进行相关操作 提示： TCODE：FK01、 FK02、 FK05、 FK06 帐号：EXXXX9XXX 账户组：SK98 公司代码：1180 供应商名称：XXX（学员号） 统驭科目： 2181030000 实际结果： 员工主数据号码：,维护员工主数据的主要操作： 更改 FK02 冻结/解冻 FK05 删除标记/解删除标记 FK06,主要操作,业务流程名称,（三）处理预付供应商货款业务,业务情景,3、预付款的支付 目的：学会在系统中对无

7、采购订单的供应商进行预付款处理 业务情景： 对练习1的供应商预付款1000元， 对练习2的员工进行出差借款处理5000元， 提示：会计 - 财务会计 - 应付帐款 -凭证输入 -预付定金- 预付定金F-48 TCODE：F-48 特别总帐标志分别为：1、K 实际结果： 预付供应商凭证： 预付员工借款凭证：,特别总账科目,一个总帐科目，不能直接记账； 对特殊业务进行区分，即一个供应商对应除了应付帐款外的其他总帐科目。 特别总账借贷记账码+特别总账标志 特别总账科目 如 ：29+1 预付帐款借方 39+Y 银行承兑汇票贷方 供应商相当于一个子帐，特别总账科目相当于总帐,特别总账科目图示,供应商 A

8、,1000,供应商 B,500,应付模块,29+1,39+1,思考：如果把1换成Y、Z、K，则记帐到哪一科目？,记账码,记账码： 它决定了以下几方面： 1、每一行项目记账到总账科目的科目类型 2、凭证行项目记账的是借方还是贷方 3、附加信息,40 总帐科目借方 50 总帐科目贷方 21 供应商借方 31 供应商贷方 29 特别总帐借方 39 特别总帐贷方,记账码举例:,应付模块统驭科目/特别总账科目,供应商特别总账科目具体实例,本章要点,要点： 1、特别总帐科目 2、预付货款 3、员工借款,业务流程名称,（四）处理有采购订单的发票,业务情景,4 处理有采购订单的供应商发票 目的：学会在系统中对

9、一张供应商发票进行校验 业务情景： 采购员收到供应商发票，对发票、订单、入库单进行三匹配，预制发票。再转给应付账款会计进行审批，并进行发票过账（发票校验）处理。 提示： TCODE： MIR7、MIR6、MIRO 实际结果： 发票凭证号： 财务凭证号：,采购循环,应付,GR/IR,X,X,A/P X,现金,X,采购申请(MM),采购订单(MM),供应商 付款 (FI),FI,计划 MRP PP SD 订单 运行 生产 销售 订单 订单,RFQ/询价,库存 X,GR/IR X,报价,FI,收货 (MM),发票校验 (MM),GR：基于收货的校验 IR：基于发票的校验 GR/IR的作用： 属于一个

10、过渡科目，将进行收货和发票校验的两个部门的业务集成起来 GR/IR的余额调整： 余额为0：不须调整 借方余额：发票已记帐，货物末收到 在途材料 BNG 贷方余额：发票末到，货物已入库 暂估应付款项 GNB,GR/IR,发票录入,货物接收,存货,GR/IR,发票校验,GR/IR,供应商,发票流程,GR/IR使用方式：收货时, 借记存货，贷记GR/IR; 发票校验时, 借记GR/IR，贷记应付款项。,本章要点,要点： 1、采购流程 2、GR/IR 3、事后借记,业务流程名称,（五）处理无采购订单的发票,业务情景,5 处理无采购订单的供应商发票 目的：学会在系统中输入一张无采购订单的供应商发票 业务

11、情景： 供应商：练习1创建的供应商 总账科目：印刷费 4200170000， 金额：2000 提示： TCODE： FB60 实际结果： 财务凭证号码：,接收无采购订单的发票,员工报销补偿 预付飞机票 员工出差借款 办公室文具或服务,发票流程,业务流程名称,（六）预付款的清理业务,业务情景,6 、预付款的清理 目的：学会在系统中对供应商的预付款进行清理 业务情景： 对练习3的供应商预付款1000元，参照练习5输入的发票，金额2000元，对供应商应付和预付款进行清账，并支付剩余款1000元 提示：会计 - 财务会计 - 应付帐款 - 帐户 - 清帐 F-44 TCODE： F-44 实际结果 清

12、帐凭证： 付款凭证:,业务流程名称,（七）处理员工借款及报销业务,业务情景,7、处理员工报销业务 目的：学会对员工报销的业务进行处理 业务情景： 员工借款5000元（参照练习3） 报销差旅费3000元， 归还借款2000元 提示： TCODE：FB60、 F-44 实际结果 发票凭证： 清帐凭证：,员工,员工统驭科目为：其他应付款,借贷记帐码 29、39,特别总帐标志 K,备用金个人借款 1192000001,+,业务流程名称,（八）处理对外付款业务,业务情景,8、处理付款业务 目的：学会在系统中对供应商的进行付款 业务情景： 使用练习5输入的发票，对该供应商进行付款处理。 提示： TCODE

13、： F-53 实际结果： 财务凭证,行项目及未清项,行项目：即明细会计分录， 包括借贷方、科目名称、货币金额、成本中心、利润中心等。 未清项与已清项的关系： 在SAP系统中，几乎所有的统驭科目都采用未清项管理。把交易末完成，尚末结清的行项目定义为未清项； 未清项需要有后续业务进行清账处理，关于该项目的所有业务操作都已经完成的项目称为已清项。,发票录入,Doc. No. Posting dateAmount 123456 xx/xx/xx$1000 123457 xx/xx/xx$2000,付款,Doc. No. Posting dateAmount 123456 xx/xx/xx$1000 7

14、65432 xx/xx/xx$1000- 123457 xx/xx/xx$2000 765433 xx/xx/xx$2000-,已清项,行项目及未清项,2个行项目均是未清项,未清项,付款,全额付款,部分付款,剩余支付,部分支付,付款业务,对外付款,手工付款录入 F-53 自动付款程序 F110,付款流程,手工付款,选择行项目 适用于多张发票,付款流程,业务流程名称,（九）冲销发票凭证,业务情景,9、对付款凭证进行冲销 目的：学会在系统中对供应商的付款凭证进行冲销 在系统中对一张付款凭证进行冲销 业务情景： 对练习8 产生的付款凭证进行重置冲销 （发票凭证的冲销参总帐业务FB08） 提示： TCODE： FBRA 实际结果： 产生一张冲销凭证,发票未清帐时的冲销,有采购订单的发票冲销,MM,M8RM,无采购订单的发票冲销,FI,单一:FB08,批量:F.80,发票已经清帐时的冲销,当发票已经清帐时,必须首先进行重置（或重置并冲销），才能将未清项变为已清项。,发票,应付帐款 (未清项),付款 (已清项),审核校验,冲销发票,清帐,重置并冲销 FBRA