企业管理制度汇编a

1、企业管理制度汇编编制单位：福建海发医药集团编 号：HF201101发行日期：二一年十二月执行日期：二一一年一月一日目 录员工管理制度1员工守则2员工仪容仪表规范2员工聘用办法3员工培训制度5劳动管理制度7考勤制度8请（休）假制度8加班与值班制度10办公管理制度12车辆管理制度13办公物资管理规定14公司印章管理制度16公文管理制度17合同管理规定25计算机管理制度27奖惩制度 30奖励与处罚条例31附则 32员工管理制度员工守则一、热爱祖国，遵纪守法；爱护公物，履行公约，做文明市民。二、热爱公司，遵守规章制度；保守秘密，自觉维护公司利益。三、诚信、务实、优质、高效，争创一流，提高效益。四、服从

2、领导，团结一致，真诚合作，开拓创新。五、坚守岗位，尽心尽责，公私分明，廉洁敬业。六、爱护公司财物，提倡勤俭节约。七、环境卫生，仪容整洁，举止大方，礼貌待人，文明办公，树立良好企业形象。八、努力学习，加强修养，提高技能，增强素质。员工仪容仪表规范一、头发：1、保持干净，发型不能怪异，忌染红、蓝、绿、白等夸张颜色。不要使用较浓香味的发胶或摩丝。2、女员工头发必梳理整齐，男员工长度前不过眉，侧不过耳，后不过领。3、发型要与服装相协调。二、面部保持清洁。三、指甲：干净、修剪整齐、不宜过长。四、着装：保持整洁，不着奇装异服，颜色样式以大方为主。男员工：上衣必须有领，着长裤。女员工：夏天不穿吊带，冬天不穿

3、皮草，不穿短裤、短裙。五、鞋：保持干净，不穿颜色样式夸张的鞋子。 1、通常工作时以黑色为主，参加接待时不能穿凉鞋。 2、工作时间不得穿拖鞋。 3、穿皮鞋时要保持鞋面干净有光泽。 六、饰物：不可佩戴样式及色彩夸张的饰品。 员工聘用办法为加强公司员工队伍建设，提高用人质量，明确划分企业员工权责，建立健全公司统一、高效的组织体系和工作体系，使公司各项事业稳步发展，根据有关法律规定，结合公司的实际情况，制定本办法。一、招聘1、员工的招聘由用人部门向行政人事部提出申请，经行政人事部审核同意后方可进行招聘。2、本公司采用公平、公正、公开的原则，招聘优秀、适用之人才，无种族、宗教、性别、年龄等区别。二、新员

4、工入职1、新员工入职，将进行为期7天的试岗考核期，并填写保证书、员工履历表。2、新员工首先要了解公司的经营范围、公司的规章制度以及本职岗位的具体工作内容等。3、未通过试岗期的员工，公司不予发工资；通过试岗考核的员工，未满22个工作日辞职者，发予基本工资的50%。4、入职应备资料：一寸彩照两张、身份证、学历/资格/职称复印件。三、试用期1、人员录用后，试用期为三个月，经所在部门及行政人事部门经理/主管考核合格报执行总裁/总经理，转为正式聘用。资历优异者，经行政人事部审核，报分管副总，呈执行总裁/总经理审批，通过后，可免试用期。表现良好者，经行政人事部考核评估，分管副总审核，呈执行总裁/总经理审批

5、，通过后，可缩短试用期。2、新员工在试用期满时递交转正申请书，由行政人事部初审后报执行总裁/总经理审批。3、执行总裁/总经理同意后，公司与员工签订劳动合同书，并办理相关手续。4、劳动合同严格按劳动合同法及本市有关政策，明确双方责、权、利。合同的签订由公司行政人事部负责，员工应严格执行劳动合同。5、试用人员的培训计划及试用岗位的指导考核由用人部门和行政部共同制定并组织实施。6、试用期内，任何一方均有权利提出终止试用。试用期间只发试用工资，其他补贴、福利、津贴均不享受。四、聘用1、集团执行总裁、副总裁由集团董事会聘任，集团部门主任（经理）/子公司总经理由集团执行总裁提请董事长聘任。集团部门副主任（

6、经理）/子公司副总经理由执行总裁聘任。各子公司部门经理的聘任采用报备制，将拟聘任人员档案上报至集团人事经理，五个工作日内集团行政人事部没有提出异议，子公司总经理即可正式录用此人。2、各子公司员工晋升（降级）者，由部门经理初定，经行政人事部考核，通过后呈总经理审批。各子公司中层及以上员工晋升（降级）者，由分管领导考核，呈总经理审批，并及时报集团行政人事部备案。3、集团部门员工晋升（降级）者，由部门经理初定，经行政人事部考核，通过后呈执行总裁审批。集团中层及以上员工晋升（降级）者，由分管领导考核，呈执行总裁、总裁、董事长审批。五、离职 1、自动离职：连续三个工作日旷工，视为自动离职，不予结算工资。

7、2、辞职：员工提前三十天递交离职申请表，由行政人事部拟定离职日期，报执行总裁/总经理审批，办理完交接手续后，准予发放全部工资。员工未提前三十天递交离职申请者，由行政人事部拟定离职日期，报执行总裁/总经理审批，准予发放70%工资，但不得少于十天提出申请。3、辞退：一个月内旷工两日。每月迟到次数在八次以上（含八次），连续两个月。三个月内迟到次数在二十次以上（含二十次）。所在部门认为员工不能达到现岗位工作要求，或不能适应公司新的发展需要。辞退人员流程：辞退员工时，所在部门负责人可提出解除或终止劳动合同的报告，呈行政人事部，报执行总裁/总经理审批。行政人事部对该员工进行调查并提出意见，提交离职申请表报

8、执行总裁/总经理审批，行政人事部根据审批结果办理。凡被辞退员工，按公司与员工签订的劳动合同给予执行。4、开除：被依法追究刑事责任的。工作失职、营私舞弊，对集团利益造成损害的。因个人玩忽职守，工作重大失误，致使企业受重大损失的。员工出现严重违反劳动纪律或者规章制度的。开除人员流程：开除员工时，所在部门负责人可提出解除或终止劳动合同的报告，呈行政人事部，报执行总裁/总经理审批。行政人事部对该员工进行调查并提出意见，提交离职申请表报执行总裁/总经理审批，行政人事部根据审批结果办理。凡被开除员工，按公司与员工签订的劳动合同给予执行，违规违纪情节严重的，公司保留诉诸法律的权利。5、离职须知：员工离职时，

9、须填写离职申请表，经所在部门签署意见后，送行政人事部审核，报执行总裁/总经理批准。离职员工应填写好物品移交表、工作内容移交清单，内容包括离职前保管的帐册、文件、业务关系资料、已办而未结案的事项、原领的工具、文具、电子存储设备等，表格一式两份，一份交接交人，一份交行政人事部备案。离职人员办理移交时应由直属主管指定移交人。如无人可派时，暂由其主管先行交接。对关键岗位人员，离职员工应与公司签订保密协议或出具书面保证，不得泄漏公司的技术、商业秘密。对违反规定者根据国家有关规定追究责任，并赔偿公司因此遭受的损失，情节严重的，公司有权向司法机关提出诉讼。员工培训制度一、新员工入职培训新员工入职七个工作日内

10、，即试岗考核期，分四步培训。1、企业介绍：新员工入职后，行政人事部需为其介绍企业的基本情况。2、企业文化的培训。3、个人的发展前景：介绍岗位的发展方向。4、部门培训：部门选派一名资深的老员工进行一对一或一对二的新员工岗位知识培训。二、员工培训1、岗位技能培训：根据公司的发展规划及各部门工作的需求，按专业分工不同对员工进行岗位技能培训，并可视其实际情况合并举办。岗位技能培训由行政人事部协同其它各部门共同进行规划与执行。由各部门提出年度岗位技能培训计划，报行政人事部，由行政人事部根据需求统筹制定培训方案，呈报执行总裁/总经理核准后，安排实施。2、部门内部培训：部门内部培训由各部门根据实际工作需要，

11、对员工进行小规模的、灵活实用的培训。同时各部门经理应经常督导员工以增进其处理业务的能力，充实其处理业务应具备的知识，必要时应指定所属限期阅读与专业有关的书籍。部门内部培训由各部门组织，定期向人事行政部门通报培训情况。3、外派培训：培训地点在公司以外，包括参加各类培训班、管理人员及专业业务人员外出考察等。由公司出资外培的，公司应与参培人员签订培训合同。工作业绩及工作能力特优、且与企业有共同价值观的员工可呈请选派外培或实习考察。4、个人自费培训：由员工个人参加的各类业余教育培训，均属个人自费培训。公司鼓励员工在不影响本职工作的前提下，参加各种业余教育培训活动。员工因考试需占用工作时间，持准考证，经

12、部门负责人批准办理请假手续。5、临时培训：各级管理人员可根据工作、业务需要随时设训，行政人事部门予以组织和配合。6、培训评估：培训结束后，要开展评估工作，以判断培训是否取得预期的效果。评估的形式包括：考卷式评估、实际表演式评估、实际工作验证评估等。培训过程前、中、后所有记录和数据由行政人事部门统一收集、整理、存档。公司投入的培训费用应严格按照培训计划实施，杜绝浪费现象。各单位(部门)经理(主管)实施员工培训的成果列为绩效考核的项目之一，作为年终考核的资料。劳动管理制度为调动员工工作积极性，提高工作效率，切实做好劳动保护等，根据有关法律法规，结合公司的实际情况制定本制度。考勤制度一、作息时间：周

13、一至周五：8：00-12:00 14:00-18:00（夏） 8: 30-12:00 13:30-17:30（冬）周六、日各公司视情况自行制定。二、考勤奖惩规范：1、迟到、早退1至10分钟扣10元，11至30分钟扣15元，超过30分钟扣半天工资。2、漏打卡一次扣5元，超过3次（含3次），扣除相应的奖金并取消当月满勤奖。3、满勤奖公司视情况自行制定。4、集团董事长、总裁、执行总裁、财务总监、副总裁、董事长助理可免打卡。5、董事长、总裁、执行总裁批准免于打卡者可不必打卡。6、各公司总经理、副总经理可免打卡。三、旷工一天扣100元以及当天工资。四、经各部门经理批准安排超时工作的员工，均按规定发放加班

14、费。五、职员请假须由本人填写假条，经主管批准后作实，无特殊原因不得电话、捎话请假。六、职员请假一天之内由部门经理审批，一天至三天由分管部门的副总审批，三天以上由执行总裁/总经理审批。各部门经理、中心主任、副总裁/副总请假，一律由执行总裁/总经理审批。七、公司设打卡处，员工上下班须自觉打卡，一天四次（销售部、商务部、储运部一天两次），如不打卡视旷工处理。全体人员如因工作需要无法按时打卡时，应及时填写去向登记表，经直接上级签字确认。八、每月财务部根据行政部提供的考勤记录核发工资。请（休）假制度一、总则1、公司假期包括三类：公休日和法定节假日：期间加班按规定标准发放加班补贴。有薪假：包括婚假、丧假、

15、产假、病假（需持有二级以上医院开具的病假证明）、工伤假、年假、特别假，按日发放基本工资。无薪假：包括事假等，按日扣发工资和奖金。除法定节假日、病假、丧假、产假外，其它类别的请假时间安排应以不妨碍公司的工作计划和工作进度为前提。2、假期规范：婚假：员工可持结婚证向公司申请婚假，结婚员工给婚假3天。丧假：父母、配偶、子女丧亡者，给假3天。祖父母、外祖父母、配偶父母、同胞兄弟（姐妹）丧亡者，给假2天。产假：符合计划生育政策者，持身份证、结婚证、准生证到行政人事部办理产假申请，享受为期90天的产假，难产者产假增至120天。女员工请产假，应至少在预产期前一个月填写请假单，按请假程序办理手续，以便公司安排

16、有关工作。产假应一次性休完，不得事后补假。产假期间工资在产假后恢复工作的第一个发薪日一起补发。病假：有薪病假为正式员工所享有的权利。有薪病假享有的薪资为基本工资。工伤假：按相关规定执行。年假：在公司工作满两年可享受有薪年假2天，以后每年递增1天，最多不超过7天。年假于工作期满次年内请休，须提前申请，以不影响工作为前提。未经批准不得离岗休假。年假不得跨年度使用。年假属公司福利范畴，公司有权根据当年情况，临时改变或调整。有资格享受年假但因工作需要而未休或不能休完年假者，按实际工作日发工资，由行政人事部审批。有以下情况的，取消当年有薪年假：一年内，病、事假累计21天有严重违规、违纪行为，被公司通报、

17、处罚的；有严重失职，给公司造成经济损失的。二、请假程序1、员工请假需提前办理请假手续，经批准后方可休假，请假单送交行政人事部存档。2、未经准假而离岗休假的按旷工论处。3、如临时有急事需请假而无法亲自申请者，应在上班前请代理人代办请假手续。未办理请假手续或未经批准而擅自缺勤者，按旷工处理。4、不实事求是、弄虚作假请假者一经查实，按情节轻重给予处理。严重者给予记大过处分，直至解除劳动合同。加班与值班制度一、加班1、目的为规范集团加班管理工作，特制定本制度。2、适用范围本规定适用于集团普通员工加班；本规定不适用于部门副主任、副经理级以上（含部门副主任、副经理）员工，其额外工作时间属应尽义务。3、加班

18、补贴加班补贴标准为公休日30元/天。夜晚加班（18:30以后）7元/时，并给予10元餐费补贴，超过22:00加班的，出租车费实报实销。4、下列情况，计入加班范畴 只有在面临突发事件或上级临时交办的工作时，才可申报加班； 集团发文通知相关部门规定加班任务的，可计入加班范畴； 执行总裁/总经理特批的情况。5、下列情况，不计入加班范畴因个人工作能力问题不能按时完成本职工作而导致工作时间延长的，不计入加班范畴；因个人消极怠工态度导致工作时间延长，不计入加班范畴；在个人或部门工作计划内工作时间延长，不计入加班范畴；因个人自主意愿延长工作时间的，不计入加班范畴；因部门随意调节工作计划和工作方式而导致工作时

19、间延长的；集团集体活动或会议而导致工作时间延长的，不计入加班范畴；一个月内零星加班在两个小时内的，不计入加班范畴。二、值班1、节假日期间，根据医院安排及市场需要，酌情安排有关部门及人员值班。具体值班安排由业务分管领导提出、安排。2、值班人员必须按时上岗，合理安排，保证工作电话、手机畅通，及时处理相关业务。3、值班人员除做好往来电话、货物、业务记录和处理好日常事务外，应不定时巡查库区及周围情况，确保安全。4、节假日带班人员应经常巡视办公、库区等场所，如遇险情应及时报“110”，同时报公司领导和有关人员。5、公司按统一标准发放值班费为60元/人/天。办公管理制度车辆管理制度一、目的为加强企业车辆管

20、理，规范集团派车管理，特制定本制度。二、实用范围本规定适用于集团各部门。三、审批流程1、车辆调配管理规定原则上集团所有行政用车统一由行政人事部调配和管理，任何部门或个人未经行政人事部批准不得擅自调用集团车辆；储运部货运由储运经理调配，但车辆费用统一报集团行政人事部；高层领导专车由使用者自行调配；车辆调配安排由行政人事部经理负责或经理指定人员负责，其他人员不得擅自调配车辆。2、车辆调配程序各部门用车前应先填写派车单，经行政人事部批准后统一调配使用；驾驶员以派车单为准方能出车，如派车时驾驶员外出办公或非上班时间出车，可由行政人事部经理或经理指定人员电话口头通知方能出车；其他部门未经行政人事部同意私

21、自调用车辆，驾驶员应提醒用车人须经得行政人事部批准方能出车，如果私自出车，将追究驾驶员及用车人的责任，每次处以50元以上200元以下罚款，如造成车辆意外或故障，由驾驶员及用车人承担一切经济法律责任；集团领导专车驾驶员在工作时间内，若领导出差，由行政人事部统一考勤调配管理。储运部车辆在未使用时间，由行政人事部统一调配。3、车辆费用管理车辆的维修及保养应向行政人事部汇报，经确认同意后，在集团指定地点进行维修；所有驾驶员必须将车辆费用报行政人事部统一登记，由专职人员进行统计汇总后，参照费用报销管理规定进行报销；经集团批准的自带车辆和领导用车实行费用包干制（费用包干标准另行审批）；汽车保险费的缴费工作

22、由行政人事部统一办理；行政人事部必须做好驾驶员报销单据的审核和统计工作，并按月度、季度、半年度、全年度统计每辆车的费用支出、公里数等，定期上报领导。4、驾驶员守则除集团领导私人用车外，公司其它行政车辆夜间必须停放在车库指定车位，如有特殊情况必须提前向行政人事部报告。非工作时间内任何出车，驾驶员必须要向行政人事部登记详细出车情况，并签署名字。驾驶员必须严格遵守交通管理规则和集团各项规章制度，爱护车辆装备并及时检查维护，保持车容整洁、车况良好，并认真做好出车前和出车后的例行检查。驾驶员应按时交纳养路费并做好汽车的年检等工作。驾驶员要加强安全学习，行车要严格遵守交通规则，因驾驶员违章行车造成罚款的，

23、驾驶员承担全部罚款金额。驾驶员私自使用集团车辆或将集团车辆私自交给非驾驶员或外单位人员使用，每次罚款200元，造成意外及车辆故障，由驾驶员承担一切经济、法律责任。驾驶员须随时检查个人手机电池电量，必须保持24小时开机状态，以保证工作通信联系的畅通。一个月内累计三次手机联系不上的，将扣款200元。工作时间内驾驶员未出车也不在办公区内且手机打不通两次者，予以警告，累计三次打不通，扣驾驶员工资50元。累计三次以上警告、罚款均无效者劝其离职或辞退。若夜间未经批准且不在行政人事部登记擅自将车开出的，扣全月工资的20%；造成车辆丢失、刮擦等情况，由驾驶员负全部经济、法律责任。违反规定累计两次警告、罚款均无

24、效者劝其离职或辞退。车辆发生事故应及时向集团行政人事部报告并接受处理，不得隐瞒。因驾驶员操作不当或失误造成的车辆损伤，费用由驾驶员自行承担。以上未尽事项，由集团行政人事部进行处理并酌情上报。办公物资管理规定一、总则 1、为使行政人事部物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定。 2、本规定由行政人事部实施执行。二、物资分类公司行政部物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。1、低值易耗品：纸、笔、订书钉、胶水、文件夹等。2、管制品：订书机、打孔机、剪刀、计算器、装订机等。3、贵重物品：个人使用管理的并涉及今后的费用开销的物资，如电脑等。4、实物资产：物品价格达100元以上，

25、如空调、照相机、电脑、服务器等。三、物资采购1、公司部门一般物资的采购，经部门申请、报行政部审批，属特殊物资，经总裁办批准一律由行政人事部统一购买。2、购买物品，各部门每月10号前填写每月办公用品申购表经部门主管签字，100元以内物品，行政人事部批准；100元以上（含100元）物品，行政人事部审核，集团副总裁/总经理批准。3、物资采购由行政部指定专人负责，并采取以下方式：定点；定时；定量；择优。四、办公物资保管1、所有采购入库办公物资，都必须填写台帐。2、必须清楚地掌握办公物资库存情况，经常整理与清扫，必要时采取防虫保全措施。3、办公物资仓库一年盘点2次，盘点工作由资产管理员负责。盘点要求做到

26、帐物一致。如果不一致，必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致。4、印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台帐为基准，对领用的数量随时进行登记，并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告提交物资管理员。五、物资领用1、公司所有物资领用实行登记管理，并根据物资分类，实行不同的领用方式。2、低值易耗品：直接向行政部物品保管人签字领用3、管制品：直接向行政人事部物品保管人签字挂帐领用。4、实物资产：由行政人事部设立实物资产台帐，根据实物资产配置，区别不同部门，由部门领导或使用人签字挂帐领用。六、物资借用1、凡借用或调拨公司办公器材，需填写办公物资借用单，并由相关人员对物资完好性及使用状况等签字认

27、可。2、借用物资超时未还的，行政人事部有责任督促归还。3、借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价赔偿。七、附则1、所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗费用。2、新入职人员到职时以行政人事部书面通知，向行政人事部领用办公物品；人员离开时，必须向行政人事部办理办公物品归还手续，未经行政人事部认可，不得办理离职手续。3、行政人事部有权控制每位员工领用办公物资的数量。公司印章管理制度一、范围及效力1、公司印章包括：公章、法人章、合同章、财务专用章、发票专用章和部门专用章。2、财务专用章仅作公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表之用途。3、部门专用章对外

28、不具有法律效力，只用于本部门的一般业务宣传或代表本部门向公司汇报情况或提议。二、印章的刻制和启用1、印章的刻制必须符合国家有关印章刻制的规定。2、根据实际需要，需新刻或重刻印章的，应报副总经理以上级别领导批准后方可到相关机关办理刻制手续，原有印章立即缴销。3、未经审批，任何部门和个人不得擅自刻制印章，擅自私刻印章或有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现，必须追究其责任，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人承担。4、印章启用应事先发布启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。新印章要做好戳记，并留样保存期，以便备查。三、印章的管理1、公司印章实行专人专柜管理。公司的行政公章经董事长授权由公司

29、办公室专人负责保管。应严格按印章使用管理制度，保管和使用印章，不得擅自将印章给他人保管和使用。2、使用印章应当按照规定权限，严格履行审批手续，凡需加盖公章的各种证件、证明、信函等均须先到办公室进行登记，经总经理或副总经理审批后，办公室方能同意使用公章，并应留下底稿以备存档和借阅。凡未经批准的均予以拒盖，否则将追究有关公章保管人的责任。3、发给各部门的印章及业务专用章，由各单位负责人和专职业务人员管理，应分别对所管印章使用的严肃性、正确性负责。4、印章应严加保管，如有失职、差错、丢失或违章乱用，一经发现，需追查有关人员的责任并按章惩处。5、公司印章由专人负责管理，其中公章由办公室统一管理，法人章

30、由法人委托专人管理，合同章、财务专用章和部门专用章由各部门负责人管理。6、公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书（包括各类合同）需加盖印章时，必须获得相应审批后，公章管理人员方可办理，有权审批人分别为：印章类别有权审批人公章、法人章、合同章市场业务：总经理或总经理授权人其他业务：分管副总经理以上或总经理授权人财务专用章财务负责人部门专用章部门负责人3、公章管理人员应严格履行审核登记手续，因使用公章不当而造成损失的，应追究其相应责任。4、印章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带外出，必须经公司总经理审批并及时归还。5、印章如不慎遗失，保管人员应及时向主管领导报告，并上报

31、有关部门备案。若印章损坏，保管人员应向相关主管领导申请更换。6、印章管理人员如工作变动，应及时上缴印章及登记卡，由重新确定的印章管理人员另行办理接收手续，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息，不得私自转交他人。7、印章应妥善保存，及时清洗，确保印章清晰、端正。8、严禁在空白纸上加盖印章。四、附则1、未按本办法要求使用、保管印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。公文管理制度一、总则1、为规范集团公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保集团方针、政策及工作指示等及时上传下达

32、和跟进落实，特制定本制度。2、本制度适用于集团各部门、各子公司。二、公文分类1、公文分外来公文、内部公文、请示、报告。外来公文：指政府、行业协会等集团外单位下（转）发给海发医药集团的公文。内部公文：在集团内部使用，由各单位下发的公文和各公司上报的公文组成，包括规章制度、工作计划、会议记录、通知、汇报等。请示、报告：指向上级领导或主管部门请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以集团名义向集团以外单位的请示、报告和集团各单位向上级领导和主管部门的请示、报告。2、公文按发放名义分集团公文、集团部门公文、集团公司公文。三、公文的管理及效用范围1、集团总裁办是集团公文的管理部门，负责接收和处理外来文件及

33、各公司发来的请示、报告，负责处理所有以集团和集团总裁办名义上报、下发的公文。集团相关管理部门为子公司对口业务部门相关业务文件往来的管理部门。2、总裁办负责制订集团公文的统一格式，对集团各部门、子公司的公文处理进行监督、检查、指导。3、所有公文对其适用范围内的规定单位和部门具普遍管理效力。四、公文文种及使用1、公文按文种分为：决定、通知、通报、会议记录、管理办法、条例、规定、请示、报告、申请及决议、函等。对内部各种重要事项作出决定和对重大行动作出安排，用“决定”文种。此文种限集团、集团总裁办、子公司使用，集团各部门、子公司各部门不得使用。对内部公布制度、办法以及其它需知晓和共同执行的事项、计划、

34、规划、规定等，用“通知”。表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况，用“通报”。此文种限集团、总裁办、子公司使用，集团各部门、子公司各部门不得使用。各种会议召开后，应撰写会议记录。由集团、各部门、各子公司制订、批准，规定某些事项的工作流程或部门职责、职权的规章制度文件用“管理办法”。对工作和事务制订带有约束性的指示用“规定”。向上级请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种。各子公司向集团相关领导部门请示、报告时必须以子公司的名义发文，不得以公司部门的名义发文。同一级别或不相隶属部门请求批准事项时，用“申请”。2、请示、报告与申请的使用规范。以行文目的区分三者的应用：请示是为得到上司对

35、于所请示问题的指令性意见或决策性意见；报告是为了让上级了解情况，沟通和加强上下级之间的关系；申请是为了想得到对方的某种实质性支持（供应物资、申请贷款等）。以行文时机区分三者的应用：请示、申请都是事前行文，上级批准后才能实施；报告则是在事中或事后行文。以行文的内容区分：请示、申请都只能一文一事，报告则可一文多事。以行文对象区分：请示行文的对象只能是自己的上级主管部门，而申请、报告递交的范围则更加广泛。请示、报告、申请公文题目用黑体标准二号字，正文和落款部分使用宋体标准四号字。五、公文的格式1、完整规范的公文格式包括文头、行文、文尾三部分。2、集团公文、集团总裁办公文的文头包括密级、急度、发文机构

36、标识、发文编号等。一般性公文，如集团各部门下发的公文、各子公司上报的公文文头部分可省略。密级。公文按保密程度分为绝密、机密、秘密、普通共四等级，其中绝密、机密、秘密类文件不得随意复印或泄露。绝密类：公司生产和销售政策、客户档案、分配政策、产品定价及调价方案、专有技术资料、董事会和股东会会议记录、决议等，在文头以“绝密”标示；属于对公司经营影响重大的绝密性文件，仅限于发文对象参阅，不得进行二次下发和传递，严禁外泄。机密类：组织机构及人事调整报批文件、发展战略规划、经营分析综合报告、年度经营计划、财务预算方案、重大销售合同、工资报表、财务报表等，在文头以“机密”标示；保密程度仅低于绝密类的文件，仅

37、限于发文对象及工作相关并有必要了解文件内容的对象参阅，可视具体情况进行二次下发，但仅限于下发至部门负责人层面，严禁外泄。秘密类：行政总结计划、新产品开发计划、投资计划、市场推广计划等，在文头以“秘密”标示；适用于公司内部传阅，但对外做好保密工作，不得外泄。普通类：指只适宜在内部发文而不宜对外公开的文件，包括管理、技术范畴的各项制度，在文头可不作标示；适用于公司内部传阅，可根据具体需要对外发布。急度。公文按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类。特急文件指必须在收文或发文后一天内办理完毕的文件，在文头以“特急”标示。紧急文件指必须在收文或发文后三天内办理完毕的文件。在文头以“紧急”标示。普通文件指

38、必须在收文或发文后七天内办理完毕的文件，在文头可不作标示。密级和急度统一使用黑体标准三号字，置于文头右上角标注，需要两者同时使用时，密级置上，急度置下，上下对齐。发文字号。发文字号位于文头正下，统一使用宋体标准三号字。集团红头文件集团公文为“集团 年号”，如“集团 20101号”；集团总裁办公文为“总裁办年号”。集团发放的一般性公文、子公司上报集团总部的公文，编号位于页眉处，统一使用宋体四号字。页眉左起写“海发部门名/公司名”，如“海发运营中心”、“海发三明三多堂”，页眉右写文件编号，“公司名首字母缩写、年份、文件号”，如集团运营中心2010年第1份文件“HFYY2010001”、三明三多堂公

39、司2010年第1份文件“HFSDT2010001”，第二号文件“HFSDT2010002”以此类推。公文编制部门及审核人。子公司上报集团总部的公文，在页脚页码下空一行居右小五号下划线字体注明编制部门，审核人需在公文落款处或末页空白处签字确认（加盖公章的子公司公文可不签字确认）。3、 行文包括公文标题、正文、落款、日期、页码、附件等项。红头公文标题使用宋体二号字加粗，一般性公文标题统一使用黑体标准二号字。红头公文使用仿宋三号字，一般性公文正文使用宋体标准四号字，章数、节数、条数使用字体加粗。落款要署发文单位全称及日期。落款红头文使用仿宋体三号字，一般性公文采用宋体四号字，落款日期采用汉字，年、月

40、、日要写全，如“二OO三年一月一日”，其中“OO”使用Times New Roman四号粗体。子公司上报集团总部的文件其落款为子公司全称。会议通过的文件，以会议通过的日期为准，其它文件以领导签发日期为准。加盖公章时用印位置骑年压月，要清晰端正。页码必须标注在页脚中央，统一使用宋体标准小五字，格式为“第 页 共 页”。公文如有附件要用宋体标准四号字注明附件名称和顺序；标注、表格可参照上述规定灵活选用字型和字体。4、集团红头公文文尾包括主题词、报送部门、抄送部门、发送部门、印发份数、印发单位、印发时间，文尾部分一般位于行文末页的尾端。一般性公文可省略文尾部分。报送、抄送、发送。对上级单位用“报送”

41、，对同级或不相隶属的单位用“抄送”，对下级单位用“发送”。三者可以根据实际情况缺省。印发份数。应严格按照发文范围印发，印发份数包括存档份数。文尾统一使用宋体标准四号字。六、收文的程序与管理1、公文的登记。文件的登记签收由前台文员负责，在签收时，需注意检查封口，填写文件签收登记表，并及时交收件人，若收件人为集团或公司，则交行政人事部转交相关人员。2、公文的拟办。文书先呈行政人事部经理提出拟办意见，填写公文阅批单报相关领导批示。签办该项公文的领导出差或遇有其它不能签办公文的情况，应电话请示，或请示上一级领导签办；必要时由执行总裁/总经理或分管经理签办。一般性质的函、电、单据等，可由行政人员直接分转

42、处理。3、公文的批办。根据领导提出的公文办理意见，分送相关人员批阅或有关部门办理；公司领导阅批文件，急件应在来文当日阅批，其它文件二日内阅批；对涉及两个以上部门的事项,按批示应由主办部门会同有关部门或人员在时限要求内协商办理；行政人事部经理认为无需呈报领导阅批的一般通知或参考性函件，可直接交相关部门、人员处理。4、公文的督办、催办对领导批示的公文，按办理时限要求进行不定期地督办、催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,防止漏办和延误；公文承办部门或承办人员收到交办的公文后应当及时办理,不得推诿、延误；紧急公文及机密文件应随到随办，于文到一日内办理完毕，其它公文按文件要求

43、或公司领导批示、指示的时限办理；集团下发的公文，承办部门或承办人员在收到公文后应及时告知发文部门，并将公文办理情况及时回复发文部门，经发文部门审核并认为该项办文任务已完成，即报执行总裁或分管领导。七、发文程序与要求1、公文的拟稿属于集团综合性的文件，由总裁办拟稿；属于专业性的文件，由各部门拟稿；涉及到其它部门或两个以上部门事宜由总裁办拟稿送发稿部门审阅；各子公司发文由子公司相关人员拟稿。2、公文的核稿经办人拟稿后，需填写发文审核表送相关领导核稿。3、公文的审批各部门受领导委托或遵照上级主管部门指示以集团名义写的报告、请示、简报等发文稿经起草部门核稿后交总裁办审核确认后，连同原稿一起送请集团副总

44、裁审批，集团董事长/执行总裁签发。集团各部门向子公司下发的一般性文件由部门负责人审批、签发。各子公司公文由子公司总经理审批。4、公文的打印领导同意签发的文件，经校对后，由相关负责人员统一编号、打字。领导签批的文件底稿和部门报送的已签批的文件由档案管理部门存档。八、文件档案管理1、归档范围凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围；公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；政府、项目

45、批文；公司制度体系、会议纪要、内部发文；各子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；公司签定的各类合同；公司有效证照、证件、印章；具有法律效力及保存价值的文件；公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；集团、各子公司获得的社会荣誉资料；其它有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。2、立卷归档要求集团公文及子公司上报总裁办的文件材料由总裁办立卷、归档；集团证照、人事档案和往来文件由集团行政人事部立卷、归档；各

46、部门业务往来文件材料、合同等由各部门自行立卷、归档；子公司文件由子公司相应文档管理部门统一归档。归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开，文件归档应填写文件归档登记表以便日后查找。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。卷内文件材料应按排列顺序

47、依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不得随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。声像材料、电子文件应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。3、档案保管期限文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年，

48、短期为三至十五年。确定集团档案保管期限的原则凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。4、档案保密级别档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离档案室；有密级档案复制时，需经副总及以上领导批准。有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经副总及以上级领导批准。对已到保密期限的档案要请行政人事部和相关部门领导

49、鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。5、档案的借阅各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需填写档案借阅登记表，并经本部门领导批准，方可借阅。公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或行政人事部经理批准。借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在档案借阅登记表上注销。借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经行政人事部经理批准。 有密级的档案调阅、复制时均需副总及以上领导批准。借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。凡借阅的档案、文件一律不

50、得私自复印，如工作需要，需经行政人事部经理批准。6、电脑档案的管理所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。电子文件由文件相关管理部门定期备份。7、 档案的鉴定与销毁行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。需进行销毁的文件，由文件存档部门提交文件销毁申请表，由行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁/总经理批准后，方可销毁。销毁档案材料，要

51、由二人以上并在指定地点进行监销。合同管理规定一、总则1、为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，保障公司业务运转有序，保护公司的合法权益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律，特制定本管理规定。2、凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。3、订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。4、本规定所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。二、合同的订立1、拟定合同人必须熟悉有关法律法规，具有较强的法律观念。2、订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，包括审查供

52、货方证照是否齐备、供方履约能力是否具备等，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。3、在撰写合同书前应对合同项目（如购销的医药商品等）进行市场调研和可行性研究，做出准确判断。4、除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托后，方能对外订立书面经济合同。5、经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任、解决争议的方法、购销单位基本资料等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。6、合同原则上由我方拟定，签订地点应尽可能在福建省内各子公司所在地，争端解决方式为福建省各地市人民法院裁决。7、

53、每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等。三、合同的审批和生效1、合同文本拟定完毕，必须交公司分管领导或合同管理人员进行复核审查。复核审查时，必须对合同的合法性、规范性、严密性进行审查。具体为审查合同条款是否符合国家有关法律，条款内容是否具体完整，是否有利于防范风险，是否有利于合同履行中争议的解决。必要时，征求法律顾问关于合同条款内容的意见。2、集团董事长、总裁、执行总裁、子公司总经理对合同的订立具有最终决定权。对于重大合同，必须报集团董事长、总裁、执行总裁、子公司总经理审核并提出审核意见，由拟定合同的部门根据审核意见结果加以修改。一般性的经济合同，例如：租房，

54、办公设备购置，装修装饰等签订的合同金额不超过三万元的由各子公司总经理审核，批复；超过三万元须报集团董事长、总裁、执行总裁审核、批复。业务合同凡涉及保证金、订金、首批提货款、产品销售任务量等内容的由集团招商中心审核，报执行总裁、总裁、集团董事长批复。3、合同在完成审查后由委托代理人签字，加盖公章或合同专用章后方能生效。4、对外订立的各类合同，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字后以传真的形式交对方签字，如有例外需要，按合同审批权限报集团董事长、总裁或执行总裁/总经理特批。5、合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。四、合同的管理1、合同盖章生效后，应由各部门合同管理人员对合同进行整理、编号、登记，建立合同