合益：无锡金羊金属制品有限公司-优化人力资源基础管理体系，助力业务的可持续增长-岗位分析和描述培训

合益无锡金羊金属制品有限公司优化人力资源基础管理体系，助力业务的可持续增长岗位分析和描述培训优化人力资源基础管理体系，助力业务的可持续增长岗位分析和描述培训2010年6月HAY（合益）集团管理咨询有限公司岗位分析概述00为何进行岗位分析岗位分析是使得岗位描述更有意义和价值的工具岗位/职位从何而来岗位表示公司如何通过组织和管理资源以达到其战略目标的方式方法。岗位结构战略组织目标何为岗位组织结构的基本组成单位；需要以下特定的组合知识，技能和经验；以最基本工作目标的达成而促成组织整体目标的达成；它的存在是为了收获结果，而不仅是执行任务；便于沟通使员工明确他们需达成的目标以及为何需要达成，同时也使他们理解这些目标的达成如何决定了组织整体目标的达成与否；注重于达成组织目标需作出的努力；不同岗位具有不同价值；岗位分析简要概述岗位分析并不是个人分析人事分析绩效评估岗位匹配岗位分析是分析而非核查岗位而非人事实而非评判岗位的现实状况可接受的绩效水平进行岗位分析的结果岗位分析的最后结果是认可的被批准的岗位描述（岗位说明书）岗位分析和岗位描述的用途岗位分析是理解岗位的过程培训者评价者在岗者组织计划者岗位评估者职能经理职业/继任计划者招聘者一份岗位描述文件的解析岗位说明栏岗位目的主要职责岗位范围工作协作关系主要挑战工作环境素质要求组织结构图岗位说明栏01岗位说明栏该部分设置目的对岗位的基本信息管理岗位基本管理性信息岗位或职位名称（及职位编码）该岗位或职位直接向谁报告（列出该岗位需直接报告的高级岗位名称，不需列出该职员姓名）该岗位或职位在职能上向谁报告该岗位所属业务块或部门该岗位描述最初通过的日期，以及该岗位描述正式被更正或改变的日期（可选）岗位说明栏岗位说明栏岗位名称编号所在部门所在团队任职者签字主管签字拟制人最后调整日期岗位目的02岗位目的宏观层面上，该岗位需达成的整体目标的清晰描述总体以三部分构成，分别为简短的一句话进行描述该岗位的员工应做什么用动词表述该岗位需首要执行的任务（请参见附录建议使用的“动词”）该岗位影响什么为何该岗位员工需做这些任务，或改岗位能达成何种结果岗位目的清晰表述（以12句为佳）该岗位总体目标以及岗位存在的原因。可以从上级岗位目的中提取，但不可相同STATECONCISELY1OR2SENTENCESMAXTHEOVERALLOBJECTIVEOFTHISJOBANDBASICREASONFORITSEXISTENCEINITSPRESENTFORMSHOULDBECASCADEDFROMTHESUPERVISORSBUTCANNOTBEIDENTICAL岗位目的描述由三部分构成的岗位描述举例岗位名称轮班生产主管岗位目的描述监督工厂生产组工作，以达到预定生产目标在预定的或减少的成本范围内保证生产质量和生产安全。三部分结构该岗位的员工应做什么监督该岗位影响什么工厂生产组为何该岗位员工需做这些任务（该岗位可达成成果）达到预定生产目标在预定的或减少的成本范围内保证生产质量和生产安全。岗位名称生产总监岗位目的描述计划和控制所有生产管理活动，以保证产量，质量，成本和顾客满意度达到预期标准三部分结构该岗位的员工应做什么计划和控制该岗位影响什么所有生产管理活动为何该岗位员工需做这些任务（该岗位可达成成果）岗位目的描述由三部分构成的岗位描述举例保证产量，质量，成本和顾客满意度达到预期标准一份岗位目的描述必须只针对某一特定岗位当我们将岗位目的描述和一个工作单位领导职位或其任一下属职位相比，会发现一些相同点。同时我们也会发现有一个职位“管理”产出，另一职位负责进行产出活动。若我们不能立即分辨该区别（通过阅读岗位目的描述），那么该岗位目的描述则需改进以使岗位间的区别清晰明了。岗位目的描述的原则练习岗位目的示例分析岗位目的的三层结构销售经理计划，组织和控制销售运营，以在预计的或减少的成本额内达到预定销售目标。人力资源经理制定并发展人力资源政策和流程以确保有效的员工发展、招聘和选拔，薪酬计划和福利以协助实现公司目标和战略。主要职责03什么是主要职责针对某一岗位，由总体岗位目的陈述分解出的多个特定目标“组织所要求的某一特定岗位特定的产出，或特定的最终成果，并且必须由该岗位现任员工提交该成果”。对于每个岗位来说，“特定的产出”都不相同。主要职责的数目没有最佳的岗位职责数目是某一岗位的产出或最终成果由总体岗位目的陈述提炼出的分级目标并非小任务/活动的罗列一般为48项主要职责的五个关键特征1结果导向必须描述出达成怎样的结果，而不是如何达成；与直属领导需达成的最终成果有直接关系与组织或部门的KPI相联系内容全面且与企业目标契合3无时间限制在组织正式复审该岗位预期达成的目标前，主要职责不作改变并不因该岗位员工的改变而改变4清晰明了使用者必须能够认识到下列不同之处该岗位和监督管理该岗位的职位该岗位和所有其下属岗位（如果存在）5只针对某一特定岗位主要特征一结果导向性指最终成果，而不是任务描述“如何”罗列可能变化过程/输入型任务责任描述“什么”明确相对恒定结果/输出型例一护士洗护病患换病床床单例二公交车售票员检查站点收钱发车票例三司机保持汽车整洁卫生安全驾驶遵守交通规则保持病患清洁舒适向乘客收取正确票额保持车内环境舒适，快速安全地将客人载至目的地任务罗列最终成果描述主要职责举例说明任务和最终成果不同之处CONTINUED主要职责与企业整体目标契合将岗位目的陈述分解为4至8个最终成果责任（按岗位分）整体岗位目的陈述需要什么产出才能达到组织的商业目标组织目的，商业目标，业务战略全面且与岗位目的契合主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责将岗位目的陈述分解（一个级别）为达成总体岗位目的所必须得到的主要成果以下这些主要职责是赋予销售秘书的吗处理信件与同事讨论问题学习会议记录为销售访问约定日程以下这些主要职责是赋予财会经理的吗“有效管理所在部门”“改善公司形象”如何撰写主要职责动词宾语结果主要职责PRINCIPLEACCOUNTABILITY概括本岗位需要负责的一系列最终结果SUMMARIZETHEPRINCIPALRESULTSEXPECTEDFROMTHISJOB绩效衡量标准KEYPERFORMANCEINDEX主要职责结果简例动词宾语结果指导员工工作与部门工作流程相配合组织员工交流沟通确保信息的一致和清晰招聘销售员工确保销售小组工作的连贯性确保产品质量以达成客户需求绩效衡量标准的类别和示例数量质量成本时间人的反应单位成本实际与预算比边际利润产量收入利润率收入增长市场渗透新客户数量投资回报率每股收益率准确性可靠性服务规范错误率投诉称赞反馈员工流失率客户满意度限期到达市场的时间单位产出反应时间岗位范围04岗位范围简单描述“规模”，助以完成一个公平、适宜的岗位评估财务信息是最有用的，但其他具体信息如产量，员工数量也很有用。例如年运营预算，详细费用，分解运营成本（原材料，员工薪资，能源，运输等）年收入，利润，销售额项目成本何为岗位范围岗位范围请列出能够反映该岗位工作范围、规模的相关数据财务数据非财务数据（下属或其他相关数据）下属人数直接下属间接下属不同职能的岗位范围职能经理1产量2监管的员工数3运营预算4耗损率营销经理1销售量2运营预算人力资源总监财务总监地区销售总监工作协作关系05工作协作关系该岗位员工需与哪些内外部的岗位联系互动,以达成该岗位目的工作协作关系包括内部岗位外部岗位CONTINUED针对岗位描述我们需要知道对于内部岗位和外部岗位来说相联系的岗位名称简单描述为何联系工作协作关系工作协作关系WORKINGRELATIONSHIP描述本岗位任职者工作中可能涉及的公司内部和公司外部的关系DESCRIBEBOTHINTERNALPOSITIONSEXTERNALPOSITIONSINTERMSOF需要联系的岗位THENAMEOFTHEPOSITIONSCONTACTED简要说明原因SIMPLEINFORMATIONABOUTWHY内部INTERNAL外部EXTERNAL对于内部岗位意味着和组织内其他部门的工作单位相联系不包含直接经理职位不包含部门内同级职位不包含直接/间接下属职位下面举例工作协作关系CONTINUED举例与内部岗位联系“与信贷部高级文员联系,核查顾客信用等级是否良好,一周约三次”“与市场部行政人员联系,以取得实际销售数据用以准备利润预计,每月一次”“与化工工艺工程师联系,核查应采购的特定的化学添加剂是否在一定使用量内,每月一次”（注意内部关系不包括“每月一次去秘书那取新铅笔”）工作协作关系CONTINUED举例与外部职位联系“每月一次与行业同仁进餐，为行业制订说服政府的策略”“每月和购买超过一百万美元产品的客户进餐，以保证客户满意度，以及汲取关于客户未来需求的见解”“为每件输入的原材料货物，去政府海关办公室获得船运通关（大约一个月两次，每次运输价值平均约50,000美元）（文件由高级文员事先完成，无需和海关办的工作人员谈判或进行商业会谈）工作协作关系主要挑战06主要挑战指岗位履行职责，达成结果时会遇到的困难主要挑战主要挑战MAJORCHALLENGES详细说明本岗位典型的12个主要挑战，并说明其原因。示例营销经理保证其所在下列市场中的市场份额市场中已存强有力竞争者市场中不断有新进入者竞争者通常推出新颖质优,并且价格极具吸引力的产品国民经济陷入低谷我们的产品提供长期而非短期利益我们的生产成本较竞争者高由于我们的竞争者大部分拥有较大和较灵活的生产线示例生产经理激励和教导下属如何获得更高技能水平,并因此提高产品质量和产量,这是因为工作量很大,员工通常需要加班工作,甚至周末也不例外薪酬水平与同行业比较低公司薪酬哲学中不包括基于绩效的薪酬主要挑战反面示例不要仅注重于恼人之事反面示例一定要去商店买一个自己的笔记本电脑,因为采购部ABC先生买的电脑从来不对,或者实在太慢因为人手严重短缺而不能按时完成任务不能控制预算,只因为士气太低,工资太少素质要求08该部分岗位描述常被错误理解素质要求并不是指目前在岗员工的学历、知识技能和经验素质要求CONTINUED在职位描述中,该部分应包括学历受教育程度知识某一特定领域的知识,或领域较宽的学术知识经验或是操作性水平,或者是管理性水平，通常以年限表示行为素质和个性特征以达成该岗位并仅是该岗位的预期产出,岗位目的素质要求CONTINUED包括学历知识技能经验关键素质个性特征素质要求素质要求该岗位所需的最低资格要求，包括学历和经验及关键素质、个性特征或行为学历、知识和经验关键素质、个性特征或行为最低学历要求相关经验要求相关知识技能要求注人力资源部门和管理层可能会根据公司发展需要对该项标准进行调整。行为素质要求个性特征要求9900990知识包括某一领域的初级知识某一领域的高级知识某几个领域的初级知识某几个领域的高级知识CONTINUED知识和技能技能包括基础技能特殊技能例如硬技能使用螺丝起子的技能,硬技能制作金银首饰的技能硬技能使用POWERPOINT的技能,或软技能能够有效与员工沟通并激励100名员工的能力软技能谈判大额合同的能力知识和技能CONTINUED经验包括操作经验,或是简单任务,或是专门的流程管理或领导经验或包括管理领导5名员工,或是1000名员工我们还需表明,该种经验操作/管理应至少在2年,或5年及以上CONTINUED经验岗位描述中的素质要求应与其承担的职责相匹配。毋须多，也不可少CONTINUED素质要求组织结构图09应仅包括该岗位直接经理或主管岗位直接下属岗位其他向同一经理或主管报告的岗位组织结构图应显示岗位名称组织结构图不应显示该岗位所在员工姓名组织结构图组织结构图ORGANIZATIONCHART画出与本岗位相关的组织结构图，包括本岗位任职者的直接上司，平级同事以及直接管理的下属。DRAWANORGANIZATIONCHARTTHATSHOWSCLEARLYTHISJOB,ITSIMMEDIATESUPERVISOR,HIS/HERSUPERVISOR,COLLEAGUESWHOALSOREPORTTOTHISJOBHOLDERSSUPERVISORANDHIS/HERSUBORDINATES示例该岗位报告的经理或主管被分析和记录的岗位直接下属岗位只包括低一个级别者其他同等级的岗位,且向同样的经理或主管报告其他同等级的岗位,且向同样的经理或主管报告直接下属岗位只包括低一个级别者直接下属岗位只包括低一个级别者只显示岗位名称,不显示该岗位所在员工姓名组织结构图核查岗位描述的质量10发展分析增长核查指导达成安装校对建立达到维持发放控制使得监督收集计划评估谈判操作预测提议加工识别复审生产实施叙述提供改善制定提高动词示例动词政策制定/目标设置工作执行初级任务岗位描述应回答以下问题岗位为何存在为何企业创造该岗位该岗位对达成组织目标有何贡献它如何与组织业务目标契合该岗位主要职责和预期产出是什么请记住以上所有问题都是仅关于岗位,并非关于在岗员工个人岗位描述写得好吗是否清晰,重点突出岗位描述中的信息是否连贯一致各部分细节是否冲突该岗位是否表示现今状况请不要将过去或未来的信息包含在内核查岗位描述CONTINUED是否提供岗位相关信息,而不是在岗员工信息是否有足够信息来理解该岗位是否描述了该岗位对达成组织整体目标的特定贡献是否描述了该岗位如何为组织增值该岗位的目标或责任是否与其他岗位重复该岗位预期产出所用的动词是否适合核查岗位描述THEJOBDETAILSSIMPLEADMINISTRATIVEDETAILSTHEOVERALLJOBPURPOSETHENATUREANDSCOPEOFTHEJOBTHEDIMENSIONSOFTHEJOBTHEPRINCIPALACCOUNTABILITIESOFTHEJOBTHEWORKINGRELATIONSHIPSTHEMAJORCHALLENGESOFTHEJOB/THEPROBLEMSOLVINGCOMPLEXITYOFTHEJOBTHEDECISIONMAKINGAUTHORITIESOFTHEJOBTHEQUALIFICATIONEXPERIENCENEEDEDTOBEABLETOACHIEVETHEOBJECTIVESOFTHEJOBTHEORGANIZATIONCHARTHIGHLIGHTTHE3PARTSOFTHEJOBPURPOSEALLOFTHEABOVEAREACTIVITIES,WHICHLEADTOTHEACHIEVEMENTOFANENDRESULT,BUTALONETHEYARENOTENDRESULTSFORPRINCIPALACCOUNTABILITIESWEWANTTOKNOWTHESPECIFICENDRESULT,WHICHMUSTBEMEANINGFULINREGARDTOTHEORG