行政部部门职能及岗位职责(doc 4)

行政部行政办公室部门职能和岗位职责编号DGBGQWXZ001版本号A1版中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM编制审批审批日期2001年12月14日第1页共5页行政办公室部门职能和岗位职责1部门简介行政部是负责宾馆的人事、行政及后勤的内部管理工作，人事部分涵盖了人力资源调配管理、人力资源开发利用、员工的激励管理、员工培训管理、劳动工资管理等方面。行政部分主要是负责与上级机关部门，如公安局、劳动局、卫生局、教育局、人事局、民政局等部门的沟通和联系，负责有关报表的统计和文件的呈送。后勤管理部分包括员工宿舍、员工饭堂、医务室、园林部、保安部、员工更衣室等管理。行政部对外起到宾馆的沟通桥梁作用，对内起到核心的管理作用，使宾馆的人力资源这个无形资产在宾馆的发展中起到重要的决定作用。2行政部组织结构图3岗位责任制31行政部经理岗位职责311直接上司总经理312工作内容1）出席每日和每周的宾馆工作例会，并确保上呈下达，下请上呈。2）合理制定全馆各岗位各部门的人员订编计划，有效控制劳动力成本。3）负责人员录用和招聘的把关工作，并制定录用条件和标准，做好人力资源的开发。4）负责宾馆的组织和人事调配工作，合理地使用人才，挖掘人的潜质，提高人的工作积极性和创造性。行政部经理行政部副经理行政助理培训主管保安队长员工宿舍主管饭堂主管园林主管医疗室主管人事秘书行政部行政办公室部门职能和岗位职责编号DGBGQWXZ001版本号A1版中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM编制审批审批日期2001年12月14日第2页共5页5）协助总经理室制定薪金级别标准和各项福利制定，及有关的工作方针政策。6）制定员工手册及各项纪律规章制度，并呈送总经理室审批。7）审核行政部发出的通知文件、报表及每月的工资发放表。8）根据市场调查和宾馆状况，拟定每年的工资福利计划和年度薪金调整方案。9）审核行政后勤的开支预算和计划。10）制定年度工资预算计划表，审核劳动合同和每月的工资发放表。11）负责招聘、考评、调动、处罚、解聘高级管理人员和外籍员工。12）负责计划、组织、落实、安排各种大型的员工活动和宾馆庆典活动、员工大会等。13）负责保护宾馆和员工的合法权益并协调两者之间的正常关系。14）检查、监督各项规章制度的落实执行情况。15）与其他部门经理建立并保持良好的工作关系，便于工作的沟通和开展。16）负责同其他酒店和人才交流中心建立并保持友好的工作关系，了解人才动态。17）负责同政府机关、社会团体及教育单位建立友好的工作关系。18）审批有关培训部工作和培训计划和程序等。19）审批并组织执行主管级以上人员的培训计划。20）建立并完善“管理人员的替补梯队系统”，并制定考评考核标准。21）负责对保安、宿舍、饭堂、园林、医疗等后勤部门日常工作的检查、督促、审核。22）完成总经理室临时委派的其他工作任务。23）负责宾馆的公共卫生、食品卫生的检查督促工作，制定卫生管理制度及奖罚条例，组织落实宾馆每月一次全馆性的卫生工作的督导、检查、整改、达标。32行政助理岗位职责321直接上司行政部经理322工作内容1）负责管理人事部的日常工作，做好经理的助手和参谋。2）负责宾馆“一卡通”的管理，并对各部考勤情况进行审核管理，并及时发现和纠正问题。3）草拟和与签定劳动合同。行政部行政办公室部门职能和岗位职责编号DGBGQWXZ001版本号A1版中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM编制审批审批日期2001年12月14日第3页共5页4）协助行政经理做好有关规章制度的草拟和修订。5）编制每月调资表，负责工资、考勤数据库的建立与维护工作。6）协助经理处理员工与部门、员工与上级、员工与员工间的纠分与投诉。7）协助经理做好招聘、考评、调动、解雇、处分等处理程序工作。8）代表宾馆出席市有关的卫生工作会议，并传达贯彻。9）协同经理对各部做好卫生检查、督促工作。10）负责对员工更衣室的卫生检查督促工作。11）负责审核行政后勤员工的考勤情况，并给予纠正。12）负责“一卡通”程序的监督管理和考勤工作。13）对员工的加班及补薪、补假进行监督核查。14）对员工违章违纪处罚情况进行统计检查并收集，经行政经理审核后送财务部工资主管处作扣发工资处理。15）完成行政经理临时委派的其它工作和任务。33培训主管岗位职责331直接上司行政部经理332工作内容1）在行政部经理的领导下，全面负责培训部管理、培训、督导工作。2）根据宾馆经营方针和酒店在管理、服务上存在的问题，分析培训需求，制定宾馆制度培训计划和月度培训计划。3）组织、直辖市各部培训员工的工作，并检查有关培训计划的实施情况。4）负责新员工的入职培训。5）制定酒店年度培训计划预算。6）负责按期向行政经理反馈宾馆培训实施结果。7）组织、主持重要的培训活动。8）建立培训记录档案。9）负责做好员工个人档案资料录入，每月对离职调职、晋升及员工意见等资料讯息进行整理统计，及时向部门经理和总经理室提供人事动态讯息反馈。10）负责组织每年一度的服务技能大赛活动。11）负责同其它部门经理建立并保持良好的工作关系。行政部行政办公室部门职能和岗位职责编号DGBGQWXZ001版本号A1版中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM编制审批审批日期2001年12月14日第4页共5页12）负责同有关政府机关、教育机构建立友好的工作关系。13）审批修订各种培训教材。14）负责宾馆各种知识性培训安排，抓好员工等级英语的培训与考核。15）定期到一线部门进行见习，了解部门的业务运作和培训需求以提供针对性培训。16）与人事秘书一同搞好企业文化活动，如运动会、馆庆、文艺晚会等活动。17）协助行政经理做好保险名单的拟定。18）完成行政经理临时委派的其它工作任务。34人事秘书岗位职责341直接上司行政部经理342工作内容1）负责接听经理的办公室电话并代理留言、答复、传呼、传达。2）负责通知经理召集的会议，落实会场布置、草拟会议纪录。3）负责做好求职应聘者的接待工作，做好面试的招集准备，建立人力资源库。4）负责建立、完善、更新、保管各种行政人事文件档案和数据库的建立。5）受经理委托，负责代理下列工作A、收发、存档、草拟、打印文件信函。B、会见或接待未曾预约的客人或员工。C、传达、转告、呈报有关信息或指示。D、催办落实有关工作计划或工作任务。E、完成经理交办的其他工作。6）负责统计、审阅、打印、呈送各种对外报表报告。7）负责申领行政部需用的文具、仪器、设备。8）负责管理员工意见箱的信息收集，并呈报经理。9）组织举办每月的“员工生日会”，并对活动进行意见分析统计。10）在团支部的协助下，计划组织好一年一度的馆运会及文艺晚会，丰富宾馆的企业文化活动。11）负责摘写报导宾馆快讯和好人好事，争取在东莞日报和东宾之窗发表，以宣传宾馆的企业形象。35档案管理员岗位职责351直接上司培训主管352工作内容1）负责全馆各部门档案的立卷、归档、保管等有关档案管理工作；负责管理档案室；负责档案信息的开发利用，做好编研工作，准确提供适时信息，为企业经营决策和管理