联合利华项目管理办法

创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第1页共38页联合利华项目管理办法一、项目背景根据联合利华中国有限公司（以下简称联合利华）在中国市场发展的需要，经过联合利华和物流集团公司（以下简称物流）双方的约定，由物流为联合利华提供在广州的仓储管理服务，主要服务内容包括货物的入库管理、出库管理、库存管理、出入库装卸管理、分拣管理以及相关单证和信息管理等。二、项目目标本项目的目标是通过双方的真诚合作，保证项目实施的“双赢”局面，并通过本次的合作推进双方更深层次的合作，从而实现双方在中国市场上的共同发展。三、项目资源配备为保证对项目提供优质完善可靠的服务，物流成立了联合利华项目组，并设置了由公司主要管理者领导的项目管理机构，同时为项目提供了较完备的设施和设备（项目管理体系参见附件1；设施设备情况参见附件3）。四、项目管理办法内容1、基本资料管理基本资料管理主要包括以下三个方面一般基本资料。包括项目管理体系和项目配备员工档案等，具体内容参见附件1和附件2。设施资料。包括仓库的物理与技术属性（面积及内部货架布创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第2页共38页置图等）和位置等，具体内容参见附件3。设备资料。包括项目配备的设备数量及技术属性等，具体内容参见附件3。2、客户档案管理客户档案管理主要包括以下三个方面供货方的基本资料和业务记录，具体内容与格式参见附件4。需货方的基本资料和业务记录，具体内容与格式参见附件5。运输方的基本资料和业务记录，具体内容与格式参见附件6。3、货物入库管理本项目中主要包括转仓货物入库和退货入库两方面的入库业务。办法制订了货物入库的交接手续和流程，并明确了相关事宜，从而确保货物能够按照项目要求入库。具体内容参见附件7。4、货物出库管理办法制订了货物出库的交接手续和流程，并明确了相关事宜，从而确保货物能够按照项目要求出库。具体内容参见附件8。5、货物装卸管理办法制订了货物装卸标准与要求，并明确了相关事宜，从而确保货物能够按照项目要求装卸，保证货物在装卸过程中的完好。具体内容参见附件9。创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第3页共38页6、货物单证管理办法制订了货物单证的交接手续和流程，并明确了相关事宜，从而确保货物信息能够在整个项目操作过程中得到有效传递。具体内容参见附件10。7、货物盘点管理办法制订了货物盘点的策略，并明确了相关事宜，从而确保货物库存的安全准确。具体内容参见附件11。8、货物分拣管理办法制订了货物分拣策略，并明确了相关事宜，从而确保货物能够按照项目要求完成必须的分拣工作。具体内容参见附件12。9、运输商管理办法明确了运输商在项目中的责任，为项目中必须的运输和相关信息传递工作的有效性提供了保障。具体内容参见附件13。10、信息系统管理办法明确了项目信息系统的构成和功能，明确了信息系统管理的重点，为保证项目信息传递的效率和精度提供了保障。具体内容参见附件14。11、其它业务管理退货和补货管理货物包装、报废和理赔管理特殊业务管理办法对项目管理中的其它相关业务的要求作了简要说明，有利创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第4页共38页于项目的整体管理。具体内容参见附件15。12、KPI指标办法明确了项目管理的KPI指标，从而确立了项目质量考核的标准。具体内容参见附件16。13、库房安全卫生管理卫生管理防火、防盗和防水管理办法根据食品类货物储存要求，明确了库房安全与卫生管理的要求，为货物的安全库存提供了保障。具体内容参见附件17。14、培训管理办法明确了项目培训的相关事宜，保证了员工业务素质能够适应项目发展的需要。具体内容参见附件18。物流集团公司2003、3、30附件1、项目管理体系2、项目配备员工档案3、设施设备情况4、供货方的基本资料和业务记录5、需货方的基本资料和业务记录创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第5页共38页6、运输方的基本资料和业务记录7、货物入库管理8、货物出库管理9、货物装卸管理10、货物单证管理11、货物盘点管理12、货物分拣管理13、运输商管理14、其它业务管理15、信息系统管理16、KPI指标17、库房安全卫生管理18、培训管理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第6页共38页附件1项目管理体系1、管理体系构成联合利华项目管理体系由两部分组成。一是集团公司总部联合利华项目管理组（以下简称总部项目组），二是各分公司联合利华项目管理组（以下简称分公司项目组），其中本项仓储管理业务主要由广州分公司项目组具体操作。总部项目组负责联合利华与物流所有业务工作的宏观调控管理和战略战术策略的制订与审核，负责与客户的高层接触，并向各分公司项目组下达管理指令。分公司项目组负责项目具体运作和仓库的日常管理，并负责与客户的日常沟通、向总部项目组作项目情况汇报。2、管理体系结构图创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第7页共38页总部项目组北京分公司项目组上海分公司项目组广州分公司项目组厦门分公司项目组其它分公司项目组仓库管理附件2项目配备员工（仓库管理）基本档案序号姓名职务/工种学历年龄备注1刘春生广州公司经理2业务主管3仓库管理员4仓库管理员5仓库管理员6仓库管理员7仓库管理员8仓库管理员9叉车司机10叉车司机11装卸工12装卸工13装卸工14装卸工15装卸工16装卸工17装卸工18装卸工19装卸工20装卸工21装卸工22装卸工创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第8页共38页23装卸工附件3设施设备配备情况1、设施情况为完成本项目，集团公司为项目配备专用立体仓库一座，具体情况如下仓库名称联合利华项目专用仓库仓库地址广州市广花公路夏茅路段东侧储运中心内1号仓库仓库面积6844平方米仓库容量仓库联系人仓库联系电话2、设备情况为完成本项目，集团公司为项目配备以下专用设备创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第9页共38页叉车1名称技术性能数量叉车2其它设备1其它设备2附件4供货方的基本资料和业务记录1、供货方基本资料序号名称编码地址联系人电话产品包装承运商备注12345672、业务记录供货方编码承运商承运车号司机到达日期序号货物名称运单号订单号包装数量SKU单价运费状态备注创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第10页共38页1234567注1、货物状态栏目中注明货物完好/破损/短缺2、备注栏目中注明货物被接收/拒收/需要补货/理赔以及相关责任和预定完成日期附件5需货方的基本资料和业务记录1、需货方基本资料序列名称编码地址联系人电话产品付款方式承运商运行时间备注12345672、业务记录需货方编码承运商承运车号司机发货日期创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第11页共38页序列货物名称运单号订单号包装数量SKU单价运费付款方式备注1234567注1、备注栏目中要关注货物的整个运作状态、客户的信用状态和是否安全准时地与客户完成货物的交接及相关处理措施。附件6运输方的基本资料和业务记录1、运输方基本资料序号名称编码地址联系人联系电话运力价格资信度结算方式备注12345672、业务记录运输方编码创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第12页共38页序号承运日期到达日期运单号定单号司机运费重量体积件数状态备注1234567注1、货物状态栏目中注明货物完好/破损/短缺2、备注栏目中注明货物被接收/拒收/需要补货/理赔以及相关责任和预定完成日期附件7货物入库管理1、目的本文件为联合利华项目提供了货物（转仓货物和退货等）入库管理标准操作流程。2、责任联合利华提前24小时预报入库货物订单号、入库数量、种类（SKU）、金额、承运商、预计到货时间和其它入库必须的信息确保装车前货物符合项目要求协调解决承运商与物流日常运作中发生的问题承运商创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第13页共38页提供符合标准的运输工具，并确保按要求将货物送达联合利华项目专用仓库按要求完成有关单证交接和费用结算物流完成货物日常的入库手续交接与操作，确保入库货物符合项目要求完成货物相关信息的整理、分析与传递3、适用范围本文件适用于联合利华项目货物（转仓货物和退货库等）入库管理的操作。4、标准操作程序联合利华提前24小时通知物流入库货物的订单号、数量、种类（SKU）、金额、承运商、预计到货时间和其它入库必须的信息，并通知承运商安排发货物流按预报信息安排仓位和装卸、管理等交接准备工作承运商按时将货物送达。如超过预计时间12小时未送达，物流需要与联合利华确认货物到达后，承运商将车辆停靠在物流指定的位置，并向物流递交货物运输的相关单证（定单号、运输货物明细和运单等）物流凭预报信息与承运商递交的信息核实，如无疑义，安排卸货至接货区；如有疑义，物流立刻与联合利华联系，创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第14页共38页确保在消除疑义后安排卸货。在卸货过程中完成货物的验收与确认、登记入帐，并在当日的盘点中复核。货物验收按双方约定的标准（主要检查货物品种、数量和批号是否正确，货物是否损坏）进行。对运输过程中造成的破损，必须当场由承运方和物流双方在运单上签字确认，明确责任，并各自留存。同时，物流要及时将运输破损情况向联合利华通报，联合利华制定补救措施并下达指令。货物完成卸货及验收后，对货物按库存要求分类整理并送至储存区。5、项目的货物入库标准操作流程图联合利华物流承运商创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第15页共38页在指定位置停靠车辆按计划发货完成接货准备递交单证接收单证信息与预报一致是否核实并消除疑义安排卸货、验货和入帐登记货物有破损否是签收运单并留存相关联留存运单相关联按库存要求将货物转移至储存区确认破损原因与责任并在运单上注明完成符合要求货物交接通报货损情况及责任是制定补救措施并下达指令提前24小时完成发货预报/安排承运商发货6、注意事项入库货物主要来源于转仓货物与退货。退货入库分为两种情况一是送货单位拒收退货。此类型退货必须在联合利华确认后，方可完成；二是销售退货。此类型退货办理时，必须出据联合利华的有效退货申请单，且仓库接收创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第16页共38页的实际退货数量不得超过退货申请单上批准的数量、产品批号和SKU。7、联合利华退货申请单样本附件8货物出库管理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第17页共38页1、目的本文件为联合利华项目提供了货物出库管理的标准操作流程。2、责任联合利华提前24小时预报出库货物订单号、出库数量、种类（SKU）、金额、要求出库及到达需货方时间、需货方有关信息和其它出库必须的信息协调解决需货方与物流日常运作中发生的问题物流根据预报准确及时地安排货物的出库准备工作完成货物日常的出库手续交接与操作，确保出库货物符合项目要求完成出库货物相关信息的整理、分析与传递3、适用范围本文件适用于联合利华项目的货物出库管理操作程序。4、标准操作程序联合利华提前24小时通知物流出库货物的订单号、数量、种类（SKU）、金额、要求出库及到货时间、需货方有关信息和其它出库必须的信息，同时通知需货方根据预报检查库存是否能满足出库需求。如不能，迅速与联合利华联系并获得进一步的指令；否则按预报信息准确及时地安排货物的出库准备工作，包括货物的分拣、包装和创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第18页共38页承运商的选择、承运车辆状况的检查。货物出库必须严格按照先进先出原则实施。根据出库信息安排货物出库并装车与承运商完成货物和相关单证的交接（双方在出库单和运单上签字）。当班仓管员完成出库货物在仓库帐目上的注销，并在当日的盘点中复核。货物发运并将有关信息（实际出库情况和预计货物到达时间等）通知联合利华和需货方。5、项目的货物入库标准操作流程图创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第19页共38页联合利华物流需货方提前24小时出库预报并通知需货方准备接收是否制定补救措施并下达新指令安排完成货物出库准备并选择承运商库存满足需要安排货物装车并完成单证交接发车并从库存帐目上注销出库货物将发货信息传递给联合利华与需货方接受预报信息并完成相关处理接受预报信息6、注意事项车辆状况检查要特别注意车辆的卫生状况，避免对货物的污染一切要求作为发货凭证的单据（包括免费单和成品领用单等）必须有联合利华此项目负责人的签字并盖有成品收发章，否则仓管员不得安排发货7、联合利华提货单、免费单和成品领用单样本附件9货物装卸管理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第20页共38页1、目的本文件为联合利华项目装卸管理提供标准操作流程2、适用范围本文件适用于联合利华项目的装卸操作流程3、标准操作程序物流接到联合利华的发（到）货预报后，联合利华项目主管要根据需要组织装卸组并指定一名装卸组长。装卸组组建基本标准是能够达到双方约定的装卸效率（不低于85吨/小时）。装卸组长接到装车指令时，首先要检查车辆的卫生状况，在确保车辆符合条件后，引导车辆停靠在指定位置并开始组织装车；否则，要及时向仓管员汇报。仓管员在接到报告后要立即与承运商沟通并采取有效的补救措施。装卸组长接到卸车指令时，首先要检查保证车辆停靠在指定位置，并在卸车前保证不会因车辆因素影响卸车效率与质量（如打开的车门是否已经固定），然后检查货物外包装是否破损和被污染，并及时向仓管员汇报。装卸人员必须保持衣着整洁装卸操作要注意货物外包装对装卸的要求，严肃认真的完成操作，不得实行野蛮装卸对于完成卸车的货物要按照仓管员的安排完成码垛仓管员要严格检查装卸车质量，并将因装卸造成的货物损失落实到直接责任者；对于无法落实直接责任者而有确凿证据证明创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第21页共38页是因为装卸原因造成的损失，责任由整个装卸组承担仓管员负责记录和考核装卸组的工作效率和工作量附件10货物单证管理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第22页共38页1、目的本文件为联合利华项目单证管理提供标准操作程序2、适用范围本文件适用于联合利华项目单证管理操作程序3、单证内容本文件所指的单证包括货物到达（发送）托运单、货物入库单、货物定单、货物出库单和仓库库存帐目单等4、标准操作程序1货物到达（发送）托运单该单是物流与承运商完成货物准确交接的有效凭证和异常信息记录的载体之一，同时也是承运商结算运费的有效凭证。在双方的交接中，必须作到将符合接受或发送标准的实物情况与单证信息核对在单证上对双方确认的异常情况进行记录，并在明确责任后由双方代表分别签字2货物入库单该单是物流在完成到货验收后，在对符合接受标准的实物完成入库后生成的货物登记单。同时，该单是货物出库的有效检索依据。完成此单的仓管员必须签字并对单证的有效性负责。该单必须详细记录供货商名称、货物到达日期、承运商名称、货物品名、大包装数量、金额、体积、重量、SKU数、货物仓位和货物的其它相关信息。创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第23页共38页3货物定单此单是货物出库备货的主要凭证。出货时，必须仔细核对，保证满足定单的要求。4）货物出库单此单是根据货物定单要求在货物出库同时完成的单证。完成此单的仓管员必须对单证的有效性负责。该单必须详细记录需货商名称、发货日期、承运商名称、货物品名、大包装数量、金额、体积、重量、SKU数和货物的其它相关信息。5）仓库库存帐目单此单是根据入库单和出库单而生成的库存管理帐目，是日常货物盘点的主要依据。项目主管必须对单证的有效性负责。该单必须详细记录供货商名称、货物到达日期、承运商名称、货物品名、大包装数量、金额、体积、重量、SKU数、货物仓位和货物的其它相关信息。同时，要记录日常盘点的结果、异常和异常处理。附件11货物盘点管理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第24页共38页1、目的本文件为联合利华项目货物盘点管理提供标准操作流程2、适用范围本文件适用于联合利华项目盘点管理操作流程3、标准盘点作业程序1盘点的事前准备事前准备工作充分与否决定了盘点的顺利程度。主要准备工作如下明确建立盘点的程序方法对盘点人员（仓管员）进行必须的培训印制完成盘点需要的表格完成有关货物实物出（入）库和单证的交接2制定盘点策略与方法根据库存货物的特点和有关数据分析制定盘点策略。具体可以根据货物库存的流转率和货物单价、总额对货物进行ABC分类，根据分类或包装形式来决定不同货物的盘点策略。日盘点主要在仓管员交接时完成，主要根据当天出入库单证记录来完成。要对当日出入库情况同时实施帐面与现货盘点。周盘点要根据盘点责任区和库房盘点计划实施，同时要重点关注A类货物，关注B类货物。由业务主管组织当班仓管员完成，并由交班仓管员复核。月盘点要对所有货物进行盘点，由业务主管组织所有仓管员共创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第25页共38页同完成。各仓管员负责完成区域货物的盘点，然后交叉完成盘点复核。仓管员必须将盘点中发现的差异及时汇报给业务主管，业务主管负责处理正常的盘赢和盘亏问题；对于重大差异，业务主管必须及时与联合利华项目负责人取得联系，并在积极查找原因的同时寻求解决差异的办法。4）查找差异原因对于盘点发现的差异，要认真查找，并采取合理措施保证此次盘点结束后帐物相符。4、盘点作业流程图创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第26页共38页事前准备制定盘点策略与方法盘点划分盘点责任区重大差错重新盘点否是差异分析追究责任与改进盘赢与盘亏处理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第27页共38页附件12货物分拣管理1、目的本文件为联合利华项目的货物分拣提供了标准操作流程2、适用范围本文件适用联合利华项目的货物分拣操作流程3、分拣原则到货入库前的分拣主要根据货物品种和SKU号完成；出库货物分拣主要先根据货物品种和SKU号将货物出库，然后根据定单号完成分拣。4、标准操作流程1货物入库根据到货信息确定到货的品种和具体SKU数量根据货物品种和实际仓位信息确定货物入库仓位根据仓位信息和货物品种、SKU进行分拣2货物出库整合所有定单需求完成需要品种货物的出库根据具体客户需要情况完成货物的分拣附件13运输商管理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第28页共38页1、目的本文件规定了联合利华项目运输商的管理要求。2、适用范围本文件适用于了联合利华项目运输商的管理。3、具体管理要求运输商必须具备国家交通管理部门认可的运输资质运输商的车辆技术与卫生状况必须满足项目运输货物的需要运输商必须认真完成操作过程中的相关单证交接和信息传递运输商必须按约定协议赔偿运输过程中造成的货物损失运输商必须按约定方式完成运输费用的结算运输商必须履行约定协议中规定的其它内容联合利华项目组要定期对长期合作的运输商进行评估附件14信息系统管理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第29页共38页1、目的本文件为联合利华项目提供了信息系统管理功能模块要求2、适用范围本文件适用于联合利华项目信息管理系统3、系统主要构成模块及功能要求基本资料管理模块1项目管理的人员、设备和设施等基本资源配置情况，项目管理体系等2仓位信息（类型、状态和属性），要求能够实时查询能够获得货物的仓位信息。3货品信息（货品分类管理，货品信息管理，单位管理，货品单位换算管理和货品定单管理等），要求能够实时查询能够获得货物的货品信息。4客户档案管理（供货方、需货方和运输方的基本资料和业务记录等），要求通过统计分析模块，能够快速完成关于客户信息的归类分析。仓储管理模块1入库管理要求准确完成货物入库前的准备、入库间的交接手续和入库后的仓位管理。2单证管理要求能够快速完成各种单证（运单和定单等）的有效处理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第30页共38页与交接3出库管理要求准确完成货物出库前的准备、出库间的交接手续和出库后的货物在途管理。4盘点管理要求根据既定的盘点策略与方法，快速有效的完成货物的日、周和月盘点，并且能够根据管理记录不断对既定的盘点策略与方法进行修正。5包装管理根据需要完成必要的包装记录。6分拣管理根据需要完成必要的分拣记录。7退货管理根据需要完成必要的退货记录。重点做好交接凭证的管理和退货原因的记录。8补货管理根据需要完成必要的补货记录。9报废管理根据需要完成必要的报废记录。在线管理与查询模块1在线货物状态查询主要满足货物在库、在途或送达等状态查询。创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第31页共38页2在线库存状态查询主要满足货物库存量与状态查询。3在线指令下达主要满足客户通过网站、邮件和传真、电话等全方位手段下达业务指令。配送及运输管理模块1）货物配送与运输计划主要安排货物配送与运输的时间、承运商、路径及装车工艺2）备货管理满足根据定单而完成快速准确的备货工作。3）配载计划满足根据客户定单和车辆情况的配载安排。费用管理模块1与运输方结算满足按既定的结算方式快速完成计算工作2与供货方结算满足按既定的结算方式快速完成计算工作3与需货方结算满足按既定的结算方式快速完成计算工作统计分析模块1库存分布图创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第32页共38页2库存状态图3库存情况查询4安全库存预警5定单查询6入库单查询7出库单查询8应收应付查询与外系统接口模块1数据导入2与报表工具的接口3与联合利华的接口4与其它方面的借口系统维护模块1密码维护，权限设置和备份恢复等系统安全措施1系统必须安装有效的防火墙，确保系统工作的安全性。附件15其它业务管理创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第33页共38页1、目的本文件规定了联合利华项目中退货、补货、货物包装、报废、理赔和特殊业务管理要求。2、适用范围本文件适用于联合利华项目中退货、补货、货物包装、报废、理赔和特殊业务管理。3、具体管理要求1退货管理退货分为两种情况一是送货单位拒收退货。此类型退货必须在联合利华确认后，方可完成；二是销售退货。此类型退货办理时，必须出据联合利华的有效退货申请单，且仓库接收的实际退货数量不得超过退货申请单上批准的数量、产品批号和SKU。2补货管理在货物达到仓库验收过程中，发现货物由于运输破损或者漏发、缺发原因而造成实收货物与预报货物不符时，应立即与联合利华联系，并由其决定是否补货；在货物盘点过程中发现某货物（品种或SKU）库存不足时，可以向联合利华提出补货建议。3）货物包装为保证发货运输途中方便或者根据联合利华要求，可以对货物实施简易包装，并协商确定费用。4）货物报废创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BPDF第34页共38页货物在储存期间发生的自然损耗和报废，应该及时通知联合利华人员鉴定，并在鉴定后完成帐目处理。5）货物理赔由于人为原因造成货物丢失或损坏的，要立刻根据责任实施理赔。6）特殊业务任何特殊业务必须有双方业务主管签字同意方可实施，否则将追究责任。附件16KPI指标创建时间20030329846838D4E913C425E3BC034614F4DC9BP