集团公司及市场行政管理部制度

行政部管理制度目录办公用品、设备管理制度办公用品领用流程办公用品申购表车辆使用流程油料领用流程车辆维修流程用车申请单公文管理制度声像资料借阅流程声像资料借阅审批表固定资产管理制度新增固定资产采购流程固定资产报废流程电脑维修流程电脑维修单卫生管理制度安全消防管理制度关于员工工服定制的管理规定差旅费管理规定办公用品、设备设施管理制度一、目的加强办公用品、设备管理，提高办公用品、设备使用效率二、适用范围各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义31办公用品及设备指办公用文具、名片、报纸、书刊、计算器、接待用品会议（活动）用品、清洁卫生用品、办公设备耗材、电话机、接线板、电脑等四、权责41综合管理部负责宣导、解释及日常管理42主管副总裁负责办公用品、设备购置（维修）费用审核43各部门负责执行五、内容51配备与采购511由综合管理部统一采购办公用品，经行政总监批准执行。确属工作需要但未列入岗位用品配备标准的用品，依照固定资产采购制度有关规定及程序办理。512综合管理部应根据当地普遍价格，拟订办公用品采购价格，经行政总监准执行。513各公司应于每月25日前根据岗位用品实际需要，在月度计划额度内，编制月度办公用品计划表，经部门负责人、财务主管审核签字后，由综合管理部汇总，由采购部组织采购，并依照财务审批制度有关规定及程序核报。52使用与管理521办公用品应遵循“按需”、“节约”的原则领用和使用。522办公设备和可重复使用的办公用品应编制更换用品目录表，实行以旧换新。523办公设备和可重复使用的办公用品损坏，若具备维修条件，应修复使用，不予重新购买。524办公用品、设备，应实施台账管理，做到账、物相符。525公用办公设备须由专人负责管理及日常养护。526自然损坏并无法修复使用的办公设备，由使用部门和综合管理部负责人共同鉴定后，依照办公用品报废制度有关规定办理报废手续。53回收与赔偿531离、调职人员须于办理离、调动手续时按员工办公用品领用表内容，将个人领用并可继续使用的办公用品退还。没有及时办理物品交接手续处罚责任人500元，造成物品损失责任人按物品原值15倍处罚。532遗失或人为损坏可重复使用的办公用品，根据实际使用情况，参照采购时入库价格进行15倍赔偿。533因使用或养护不当造成人为损坏的办公设备，由当事人按物品原值15倍赔偿。六、附件1、办公用品领用流程2、办公用品申购表附件1办公用品领用流程各部门提报办公用品申请表综合管理部汇总采购部请款行政总监批示副总裁批示采购部采购综合管理部入库各部门领用综合管理部出库附件2部月份办公用品申购表序号办公用品名称规格数量单位备注123456789101112131415注1、办公用品申购表于每月25日前交到集团综合管理部。2、办公用品申购表上报前必须有部门经理签字确认。3、集团将根据各部门每月领用的办公用品核算费用成本。4、如公司或部门有活动，请在备注中说明。制表人部门经理签字制表日期附件1车辆使用流程综合管理部负责人审批签字本部门负责人审批签字使用人填写用车申请表综合管理部负责人安排出车完成此单行程回公司交车附件2油料领用流程车辆使用人申请综合管理部根据车辆用油标准开据加油单使用人持加油单到指定加油站加油附件3综合管理部与财务部共同与加油站核帐、结款使用人持加油单到指定加油站加油车辆维修流程需要维修时填写车辆维修申请表行政总监审批签字主管副总裁审批签字请总裁批示车辆进行维修正常机械故障到指定维修厂违章造成的故障外地维修集团结算费用个人承担费用行政总监电话批示主管副总裁电话批示请总裁电话批示车辆进行维修集团结算费用附件4使用人日常维护用车申请单申请日期申请部门申请人用车事由驾驶人乘车人乘车路线（全程）往返时间时分至时分用车部门经理签字综合管理部签字公文管理制度（试行）一、目的规范公文管理，规定公文办理程序二、适用范围各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义31外单位指联拓集团以外所有单位四、权责41综合管理部负责宣导、解释并指导如何执行42集团各部门、各品牌公司、各营业厅五、内容51公文应按照“拟写校对编制文号审核呈报审批登记行发存档”的程序办理。52外单位给集团的来文，由总裁办公室负责办理；给所属各公司的来文，由各公司办公室负责办理。53以公司名义向联拓集团及外单位发文，由各公司办公室负责办理，总裁办备案。54各公司向联拓集团发文，由综合管理部负责汇总上报。55公文呈报须使用统一格式，部门负责人须对公文内容的准确表述及文字、文号的正确无误负责，并应签报必要的意见或建议。56公司、公司各部门、所属各公司发文须使用规范文号及格式。561文号格式1、集团董事会联董字年号，下同号2、集团总裁办公室联总办号3、运营管理部联运管号4、综合管理部联综管号5、人力资源部联人力号6、财务部联财务号7、采购部联采购号8、资金动作部联资运号9、战略计划部联战略号522所属各子（分）公司文号由各公司编制。57公文呈报581公文应按“阅件”、“批件”分卷呈报。5811阅件无须或未明确请求上级批复的公文。5812批件请求上级批复的公文。58公文审批591审批人应对阅件给予签阅或批示592审批人应对批件给予批复593遇审批人外出，急件可用电话、手机短信、电子邮件等方式请求批复59公文登记与行发591公文行发前，须使用统一格式的公文登记簿登记592公文须使用发文登记簿行发（临时性公文可采用原稿背书方式行发）。收文人须在发文登记簿上签收。510公文存档5101行发后的公文按档案管理规定存档六、附件公文格式声橡档案资料制度试行一、目的加强集团声橡档案资料的及时归档和妥善保管二、适用范围各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义31声像档案是指集团各部门、各品牌公司、各营业厅或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录32声像档案一般由录音带、录影带、摄像带、照片含底片及文字说明等组成33声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理四、权责41总裁办负责宣导、解释及日常管理42集团各部门、各品牌公司、各营业厅负责执行五、内容51声像档案资料的收集511收集范围（1）反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；（2）各级领导人和着名人物叁加的与公司有关的重大活动的声像资料；（3）集团有关人员组织或叁加的重要会议的声像资料；（4）涉及公司权益的声像资料；（5）其他单位形成的与公司有关的重要声像资料；（6）其他具有保存价值的声像资料；512收集时间（1）声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成後一周内交予集团档案室。（2）档案员有责任随时徵集具有保存价值的声像档案资料。513收集要求（1）录音带、录影带、摄像带、照片含底片和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。52声像档案的整理521声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便於保管和利用。522声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。523分类、编号（1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式卷宗号流水号。（2）录音带、录影带、摄像带按年代问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视爲一个案卷，编一个案卷号，然後每盘再依次编排序号。（3）编注与其他载体档案相联系的叁照号。格式爲档案形态档号/档案形态档号。524保管期限应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。525文字说明的编写（1）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者摄制者等。（2）编写文字说明的要求A、准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部资讯，标注专案正确齐全；B、照片的自然张内容相近的亦可以若干张编写文字说明。录音带、录影带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明C、文字简洁、语言通顺；D、时间用阿拉伯数字表示。526编制格式（1）照片编制采用横写格式。其格式爲照片/底片号文字说明叁见号摄制时间摄制者。（2）录音带、录影带、摄像带的编制格式在盒套上置标注页。按要求逐项填写。527案卷要求（1）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。（2）卷内目录照片、底片以自然张爲单元填写卷内目录；录音、录影带、摄像带以盒爲单元填写卷内目录。（3）卷内备考表，用於说明卷内声像资料的整理、变动情况。53声像档案的保管531声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。532保存条件（1）底片、胶片保存温度应保持在1315之间，相对湿度应保持3545；（2）照片保存温度应保持1424，相对湿度应保持375675；录音、录影带保存温度应保持1824，相对湿度应保持4060。533底片册、录音、录影带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小於3MM；存放磁带最好不用铁皮柜。534对库存的照片档案，要两年检查一次。535归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经技术总监审批，登记造册。536建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。54声像档案的借阅541建立声像档案借阅、利用流程，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。542具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理。543声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经行政总监、主管副总裁、总裁批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由行政总监、主管副总裁、总裁批准批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。544在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以1001000元处罚。六、附件1、声像资料借阅流程2、声像资料借阅审批表附件1、声像资料借阅流程（试行）使用部门填写声像资料借阅审批表行政总监审批、签字副总裁审批、签字请总裁批示档案保管员按总裁批示执行总裁批示同意借阅申报部门领用保管员办理借阅手续归还保管员办理归还手续总裁不同意借阅附件2、声像资料借阅审批表借阅部门借阅人借阅日期归还日期借阅档案明细借阅事由部门负责人签字行政总监审批主管副总裁审批请总裁批示固定资产管理制度一、目的为了加强联拓集团固定资产管理，维护资产的安全和完整，提高固定资产使用效益，促进集团事业发展，特制定本制度。二、适用范围各公司、各市场及集团相关各职能部门购买及外单位赠送的资产。三、定义固定资产是指一般设备（含办公用及通讯设备、部分后勤设备、其它设备）单位价值在500元以上，专用设备（含交通运输设备、汽车维修设备、部分后勤服务设备）单位价值在800元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。四、固定分类固定资产管理分为六类房屋和建筑物；专用设备；一般设备；文物和陈列品；图书；其它固定资产。五、权责51综合管理部负责拟订、修订、宣导、解释本规定，并依照本规定拟订各项流程52财务部综合中心负责督导、检查，提出违规处罚建议53各部门负责执行六、内容61固定资产的管理611固定资产管理实行综合管理，由集团综合管理部、财务处以及使用单位共同管理，集团综合管理部、财务处以及使用单位建立固定资产帐目及固定资产使用卡。三方定期或不定期进行帐目与实物清查，每年度全面清查盘点。612集团综合管理部作为集团固定资产的管理部门，负责固定资产的调剂、登记、建帐、建卡、清查、报损和统计工作，协同集团财务、纪监审办公室办理资产的调拨、转让、报损、报废等报、批手续。613固定资产使用部门负责固定资产的日常管理，保持固定资产的安全、完整和可使用性，使用部门要对本部门固定资产安排专人管理，并建立相应的使用管理制度。单位主管领导离任时要进行资产移交，管理人员调离时要进行财产清理。62固定资产的购置、保管及变动621各使用单位需要购进固定资产，首先应向集团综合管理部申报，能在集团内部进行调拨的由集团综合管理部进行调拨，并办理调拨手续，不能进行调拨的，由集团综合管理部签署意见，经主管副总裁审批、方可批示执行。622购进的固定资产，由购买使用单位到集团综合管理部办理固定资产登记，财务见到固定资产建帐单后按财务制度有关规定为其报销、登帐。623固定资产的保管由使用单位（或部门）负责，集团综合管理部负责监督。任何单位和个人不得将固定资产转移或转借他人使用。固定资产管理必须做到帐物相符，对盘盈盘亏的固定资产应查明原因，按规定的登记审批程序进行帐务处理，清点出来的固定资产应补记入帐，如有缺少和损失要查明原因，分清责任，由责任人负责追回、修复、赔偿或经主管院长批准核销。624固定资产的出租、外借、转让、变卖需以分（子）公司总经理签字，生产管理部核准，报集团有关资产管理部门批准后方可进行，并到该分（子）公司固定资产管理组登记和办理有关手续，对出租、转让及报废残值所得的收益，按集团财务制度规定进行帐务处理。对租入的固定资产，由租入单位负责其维护和保养、检修工作。625各级资产管理部门（各品牌公司、营业厅行政部）要加强固定资产变动的管理，制止资产变动中的各种违纪行为，防止集团资产流失。对资产变动情况要及时进行调拨、处置、销帐、备案，并按规定及时调整固定资产明细帐，处置后的收入交集团财务部入帐。任何单位不得擅自对集团固定资产进行变动。63固定资产的折旧631折旧是指固定资产由于磨损而转移到产品成本中的价值，所提取的价值用货币表示就是折旧费，折旧费用于固定资产的不断更新和重置。632固定资产折旧的计提采用分类综合折旧率，提足折旧后仍继续使用的不再计提折旧。提前报废的固定资产，不再补提折旧，但其未提足部分应从企业当年损益中抵减，并按其未提足额的50，从各分（子）公司的工资资金兑现额中扣除。当月增减的固定资产，计提的折旧额在下一个月份相应增减。633报废或转让的固定资产的变价净收入（变价收入减除清理费用后的净额）与固定资产净值（原价减累计折旧）的差额，作为公司的营业收入或营业外支出处理。634固定资产的大修理费用，采取待摊办法进行核算，摊销期应与大修理周期相同。635各分子公司应加强固定资产使用的管理，财务部门应逐月编制“固定资金用量计划表”核算好固定资金产值率和固定资产利用率。64固定资产的报废641各分（子）公司首先要填写固定资产报废审批表，经分（子）公司固定资产管理组审核，上报总公司固定资产管理委员会审批后，方可报废，并对报废资产建立台帐，责成专人进行管理。对报废所得收益，按国家财务制度规定进行帐务处理。七、附件固定资产采购流程固定资产报废流程新增固定资产采购流程（试行）提供是否有同等功能的闲置的固定资产使用单位提出购置申请，填写固定资产申购表综合管理部提出建议签字确认主管领导签字确认行政总监签署意见签字确认主管副总裁签署意见签字确认采购部提出建议和报价签字确认请总裁批示采购按总裁批示进行采购综合管理部组织相关部门验收将固定资产交付给使用单位使用单位建立固定资产台帐并加强日常维护综合管理部定期与固定资产使用单位核对台帐并检查使用情况固定资产报废流程（试行）验收合格综合管理部对固定资产登记入库建帐使用单位到综合管理部办理出库领用手续验收不合格退回采购部，退货处理，重新采购电脑维修流程（试行）使用单位填写固定资产报废申请表技术人员出具鉴定报告使用单位主管领导签字确认综合管理部固定资产管理负责人签字确认请总裁批示清理后的固定资产残值上交财务部综合管理部与使用单位共同进行固定资产对帐核销处理行政总监签字确认主管副总裁签字确认提出申请填写电脑维修单电脑维修单送修部门送修人送修日期电脑编号送交集团IT部维修人员收单签字确认维修人员进行维修送修人验收维修合格送修人签字确认维修人员填写维修记录返工重新维修不可维修维修人员填写维修记录，提出建议返还送修人更换硬件报废维修不合格故障表现需要备份数据维修记录维修人签字维修完成时间送修人验收已修复未修复送修人验收签字验收日期备注1、周边设备故障（网络无法访问、打印机无法连接等），应用软件故障，12小时内修复；2、电脑系统软件故障，硬件故障，48小时内修复；卫生管理制度11为了树立良好的企业形象，为顾客及员工创造一个良好的环境，特制订本制度112各公司、部门工作区域均应绘制办公设备定置图，张贴于本单位明显位置，并严格按照定置图摆放办公设备。113各公司、部门工作区、生活区及物业服务区，要将本部门的卫生责任到人，保持整洁，每天早、晚各清理一次，其间应随时清理；工作期间废物多时应随时倒掉，标准以废纸不溢出纸篓上沿为准；垃圾、废弃物应放置在各单位指定垃圾箱、垃圾车内，每天至少清理一次，标准以垃圾、废弃物不外溢为准。114办公区四周墙壁及门窗严禁悬挂私人物品，严禁张贴与工作无关的宣传品。115各工作场所过道及楼梯、办公桌面及门窗每天至少清扫、擦拭一遍，并保持过道及楼梯的通畅。办公桌面上只允许摆放电脑、电话、办公用具及茶杯（茶杯应放在办公桌靠墙壁一侧）。其它与工作无关的物品禁止摆放，116工作场所内不能有痰迹和烟头。117洗手间早、中、晚至少各打扫一次，其间应随时打扫，以无污物、无异味为准。118排水沟应经常清除污秽，每天至少一次，工作期间应随时清除，以不影响工作、不影响环境卫生，保持清洁畅通为准。119员工食堂、操作间和各类厨具应定期消毒，餐具、厨具每天至少一次，除专业人员外，任何人不准随便进入操作间，专业人员须持健康证上岗。1110维修站内应保持地面清洁，无污水、杂物，每天早、晚至少各打扫一次，其间应随时清理，以地面无任何杂物为准。附考核办法21考核办法211各公司、部门工作区未按规定绘制、张贴办公设备定置图，未按定置标准摆放办公设备的，对部门负责人扣罚100元。212各公司、部门工作区、生活区及物业服务区，本部门卫生未安排值日责任到人的，罚部门负责人50元；未按制度清理废纸篓内废纸、垃圾箱（车）内废弃物溢出，对责任人每次扣罚20元。213办公区四周墙壁及门窗悬挂私人物品；张贴与工作无关的宣传品，对责任人每次扣罚10元，对部门负责人每次扣罚20元。214各工作场所过道及阶梯、办公桌面及门窗未按制度清扫、擦拭；办公桌面未按制度摆放物品的，对责任人每次扣罚20元。215工作场所内有痰迹和烟头，对责任人每次扣罚10元。216洗手间未按制度打扫，室内有污物、有异味，对责任人每次扣罚10元。217排水沟未按制度清污，影响工作，影响卫生，对责任人每次扣罚10元。218员工食堂、操作间和各类厨具未定期消毒，影响员工就餐卫生的，对部门负责人每次扣罚20元；非专业人员进入操作间，每次罚当事人20元，对责任人每次扣罚20元。219维修站内地面清洁差，有污水、废纸、烟头等杂物，对责任人每次扣罚10元；如未发现责任人，对部门负责人每次扣罚30元。安全消防管理制度为加强法制观念，提高消防意识，使消防安全管理逐步达到制度化的要求，根据中华人民共和国消防条例和北京市防火安全责任制暂行规定特制定此制度。一、防火责任制1、定期召开防火安全会议，解决火险隐患。2、发生火灾及时进行扑救，并立即拨打“119”，组织查找火灾原因，对有关责任者进行处理。3、对消防器材、设施进行检查，保持清洁、灵敏好用，做到“三定”（即定数量，定部位，定负责人）。二、防火检查制1、防止火灾事故的发生，根据“预防为主，防消结合”的方针，加强防火检查。2、对检查出的火灾隐患及不安全问题，采取有效措施并及时整改，确保安全。3、办公室可以吸烟，但要做到三不落地（即火柴棒、烟头、烟灰三不落地）。三、消防器材检查内容1、灭火器在运输和存放中，应避免倒放、雨淋、曝晒、强辐射和接触腐蚀性物质。2、灭火器的存放环境温度应在1045范围内。3、灭火器放置处，应保持干燥通风，防止筒体受潮腐蚀。应避免日光曝晒和强辐射热，以免影响灭火器正常使用。4、灭火器应按制造厂规定的要求和检查周期，进行定期检查。四、消防器材的管理1、灭火器无论是使用过还是未经使用过，从生产日期（每具灭火器的筒体上都有生产日期）算起，达到规定的维修年限后必须送维修单位进行维修，达到报废年限的必须报废，维修中筒体经水压试验不合格的灭火器也必须报废。2、行政部必须加强对灭火器的日常管理和维护。要建立“灭火器台帐”，登记类型、配置数量、设置部位和维护管理的责任人；明确维护管理责任人的职责。3、行政部要对灭火器的维护情况至少每季度检查一次，检查内容包括责任人维护职责的落实情况，灭火器压力值是否处于正常压力范围，保险销和铅封是否完好，灭火器不能挪作它用，摆放稳固，没有埋压，灭火器箱不得上锁，避免日光曝晒和强辐射热，灭火器是否在有效期内等，要将检查灭火器有效状态的情况制作成“灭火器检查记录”，存档以利查证。关于员工工服定制的管理规定为树立公司良好的社会形象，实现规范化管理，对员工定制工服规定如下1、男装包括西服上衣一件、衬衣长袖一件、短袖二件、裤子二件。女装包括西服上衣一件、衬衣长袖一件、短袖二件、裤子一件、裙子一件。2、各公司、部门在每次申报工服制作时，需上报订做工服人员名单并注明入职时间。3、各公司根据各品牌要求自行订做工服，费用由公司和个人各承担50。4、个人承担工服费用，从个人工资中扣除（金额在300元以上的分两月扣除）。5、新入职的员工在转正后可以制定工服。6、凡于上一批制作过工服（不含修理工）