原辅料、包材、特殊物品管理制度

原辅料、包材、特殊物品管理制度1目的为规范生产物料的库存管理,特订本制度。2范围本制度适用于原辅料（包括净料）、包装材料及特殊物品的库存管理。本制度所指特殊物品包括毒性药品、麻醉药品、精神类药品（如咖啡因）、易燃易爆品（如乙醇）及贵细原辅药材。3职责31原辅料、包材、特殊物品的主管部门为仓储部，原辅料仓负责原辅料及特殊物品的日常管理工作，包材仓负责包材的日常管理工作。32特殊物品实施双人管理双人验收、双人备料、双人发料、双人领料、双人双锁保管。4本制度主要内容包括物料入库规定物料出库规定物料贮存管理规定物料盘点及报废处理5原辅料、包材入库流程采购入库试行版51收货前准备511仓库保管员准备好到货物料的收货数据及文件,例如采购合同副本等。512供货单位应为“主要物料供应商名单”中的合格单位。513仓库保管员检查所用验收场地、货位按清洁规程清理干净。514仓库保管员检查所用计量器具具有检定合格证并在使用期内，同时将计量器具刻度调零。52预接收程序521由仓库保管员在货厅进行货物初步验收预接收。特殊物品要有两名仓库保管员同时参与验收。522仓库保管员检查物料运输工具是否是封闭货车或用苫布将物料严密覆盖的货车。若为敞开式的，则予以拒收。523仓库保管员检查送货凭证上所列供货单位是否为我司质量管理部所列的“主要物料供应商名单”。若不是，则予以拒收。524仓库保管员检查送来的物料是否是送货凭证中所列物料。若不是，则予以拒收。525仓库保管员根据采购订单/购销合同及送货凭证，逐项核对中药材（含毒性药材及贵细原辅药材）品名、规格、产地、采收（加工）日期，并清点数量。包装材料、易燃易爆品及其他原辅料（含麻醉药品、精神类药品）品名、规格、批号、生产厂家，并清点数量。526仓库保管员检查是否物料都有符合外包装的要求。若使用竹箩、草席包及有毒材料制成的包装袋，则予以拒收。527仓库保管员检查外包装有无破损、受潮、水渍、霉变、虫蛀、鼠咬等包装破损严重引起物料污染的。如有，则予以拒收。528仓库保管员检查每件包件上是否有明显标志标明中药材品名、规格、数量、来源、产地及采收（加工）日期。若无标志，则填写标签，贴于外包装上。若难于区分的应拒收。若为毒性药材，还必须检查每件包装上是否贴有“毒”明显标志。包装材料品名、规格、数量、生产厂家，是否附有产品合格证及检验报告书。如违反要求的，则予以拒收。529对不需经过前处理而直接用于生产的中药材或饮片，仓库保管员要检查其是否有双层包装，内包装是否密封、无破损、无泄漏。如违反要求的，则予以拒收。5210对直接接触药品的包装材料，仓库保管员要检查其是否是双层包装，每层包装封口是否严密、无破损。如违反要求的，则予以拒收。5211对中药材，验收时仓库保管员要进行复称，记录每包件的重量并核对总重量是否与送货单的重量一致。如不一致的，仓库有权拒收，但因生产需要而必须接收的，应立刻通知采购部，同时更正送货单。5212如接收数量与采购订单合同不一致的，如差异在合理范围内（10以内，含10），可以接收，并通知采购部以调整应付采购金额。如差异在10以上的，超出部分（送货量大于订单量）一律拒收，欠缺部分（订单量大于送货量）要求供应商尽快补回或全批拒收。5213完成以上工作后，仓库保管员根据验收情况，填写“物料验收记录”（附表一）。5214若通过验收，由仓库保管员按实收数量在送货凭证上签收，送货凭证一联留底存档。5215若发现不符合验收要求的，则保持货物的原样，并立即通知质量管理部、采购部检查处理。并且，由仓库保管员填写“物料拒收记录”。5216所有拒收物料（包括预验收不合格物料），必须填写“物料拒收记录”，并以此作为供应商质量考核的依据。5217如需更换包装的，则在质量管理部检验员的监督下，按“物料包装破损处理的操作程序”执行。53实物入仓531预接收合格的物料卸车后，用清洁工具（抹布或吸尘设备）清洁外包装上的灰尘、杂物后，再将物料放在已清洁的托板上，按品种分类分批存放于指定库区。若为易燃易爆品，必须在取得质量部开具的检验合格报告书后，方能将物料存入仓库。532标签、说明书及印有与标签文字内容相同的包装材料按品种、规格、批次整齐码放，并在垛位前挂上“货位卡”。533填写库存货位卡（只填上物料名称及进厂日期），并在垛位前挂上“货位卡”和黄色待验牌。若为毒性药材，还必须挂上有毒标志；若为易燃易爆品，还必须挂上易燃易爆品危险标志。54编码541编码原则5411每批进厂物料的编码是唯一的。物料编码一般由7位数字组成，分别反映物料进厂的时间及进厂顺序号，如是出口产品使用的物料，则在正常编码后另加A。5412物料编码是基本稳定的，不随物料使用完毕而消失。5413同一进厂的物料中，如产地（来源）不同或物料自身编码不同的，应分别编定不同的编码。5414物料编码作为物料的标识，需填写于相关的原始记录、台账、货位卡上及SAP系统中。5415编码格式YYMMSSSYY表示物料进厂年份MM表示物料进厂月份SSS表示物料进厂顺序号出口产品使用的物料，则在正常编码后另加A。542编码程序5421物料预接收合格后，于收料当天由仓库保管员按物料编码原则分配编码，并将其填写在“物料进厂编码记录表”上。5422在相关的原始记录、台账、货位卡上及SAP系统中使用。55录入SAP系统551编码后，由仓库SAP操作员依据送货凭证、购销合同、物料验收记录及物料拒收记录，将相关数据于收货当天录入SAP系统中。552仓库SAP操作员录入数据并进行收货确认后（待检状态），打印已连续编号的机制“原辅包物料收料单”（简称“物料收料单”）交给仓库保管员，由仓库保管员对该批次到货实物的供应商名称、合同号、存货类型、数量、到货日期等信息核对无误后，在机制的“物料收料单”上签字确认。如该物料需要特别管理的，则立刻登记手工账（分类账及总账）。553SAP录入工作及手工账（如适用的）必须在收货当天内完成。56请验561经过验收、编码的物料，须尽快通知质量管理部派专人抽样检验物料质量。562请验时由仓库保管员从SAP系统中打印出“物料取样指令”，由请验人签名后交质量管理部。若因不可抗力等特殊原因无法填写打印出“物料取样指令”时，则暂时由仓库保管员填写“物料请验单”（一式两份，一份留底，一份交质量管理部）替代“物料取样指令”，当特殊原因消失后再从系统上补打“物料取样指令”。原有的“物料请验单”作其附件存查。563质量管理部收到仓库送来的“物料请验单”/“物料取样指令”后，派出检验员进行取样检验。564质量管理部检验员取样后，填写“物料取样指令”相关内容并签名确认后，1份由仓库留底，1份由质量管理部存档。565质量管理部检验员对取样检验后，出具“检验报告书”，并由检验人、复核人及审核人签名确认后，交请验仓库一份，质量管理部留存一份。同时，质量管理部应根据检验结果，在SAP系统中作相应处理合格则放行，物料状态由“待检”显示为“合格”；不合格则冻结物料。57检验后处理571如检验报告书出具的检验结论是“符合规定”的，则由仓库保管员据此解除物料垛位前的黄色待验标志，而挂上绿色的合格标志。同时在库存货位卡上补填合格物料数量、检验报告书号等。572如检验报告书出具的检验结论是“不符合规定”的由仓库保管员撤走不合格物料垛位前的黄色待验标志，并将检验不合格物料逐件贴上红色不合格标志后，全部移入不合格品区。并在手工台账上作冲销记录，同时登记不合格品台账。由仓库保管员填写“不合格品处理报告单”，签名确认后交至采购部，由采购部出具处理意见并签名确认后，交质量管理部出具意见并签名确认。经签批的“不合格品处理报告单”返回一份至请验仓库及采购部。若处理意见为“销毁处理”，按76之不合格品销毁规定处理；若处理意见为“退货”的，则继续执行以下程序。仓库SAP操作员，根据“不合格品处理报告单”及“检验报告书”，在SAP系统内对拒收物料（冻结物料）进行冲账处理，并打印冲账生成的“物料验收单”（移动类型为102，实收数量为负数），交仓库保管员及采购经办人签名确认。对拒收的原辅料及特殊物品采购部与供应商联系并办理退货业务，仓库退回实物给供应商后，由仓库保管员及供应商在所有联次的送货单上签名确认。仓库保管员在不合格品台账上作冲销记录，对拒收的印刷品（如标签和说明书）采购部与供应商联系并经供应商确认后，由生活服务部销毁，质量管理部监销，不退回印刷厂家处理。仓库保管员根据“不合格品处理报告单”、购销合同及送货凭证填写“物料退、换、索赔记录”，并由物料供应商签名确认。58验收过程中的异常情况报告程序581异常情况发生或发现后，立即向主管部门负责人报告，并填写异常情况记录。582主管部门负责人接到情况报告后，立即向质量管理部报告或根据异常情况原因与有关部门联系。583按照有质量管理部负责人签字的处理意见进行处理。584如只属于设备、设施异常，对原辅料质量并无影响，则报告工程部。工程部立即派人到现场检查修复，并填写检查记录，同时请厂级QA确定设施异常未影响原辅料质量，则原辅料验收可继续进行。6净料入库流程61仓库保管员收到车间打印的“生产完工入库单”后，进行净选药材入库前检查，包括核对“生产完工入库单”的产品名称、物料编码、规格、批号与入库净选药材是否相符，字迹是否清楚无误，是否签字齐全。核对“生产完工入库单”本批入库数量是否与入库清点数量或入库称量一致。62检查无误后仓库保管员在“生产完工入库单”签字确认。63仓库保管员指导入库人员将净选药材码放在净料仓。64填写库存货位卡，如物料名称、物料编码、入库数量（重量）及入库日期等。65根据完工入库单在收货当天登记台账和SAP系统。7物料出库程序第5联第3联财务部1联财务部1联车间第3联生产部第2联生产部第2联生产车间非生产发料仓库存档生产发料仓库存档财务部领用部门仓库生产部经领人填写生产领料单配方标准数量、车间申请数量两栏经领人签名车间QA、车间主任审核签名仓库发料发料人填写生产领料单实发数量、批号、检验报告书号发料人在生产领料单上签名生产领料单生产领料单电脑上登记分类帐（发料分类帐）经领人填写其他领料单经领人签名部门经理/中心总经理审核签名仓库发料发料人填写其他领料单实发数量、批号、检验报告书号发料人在其他领料单上签名其他领料单其他领料单电脑上登记分类帐（发料分类帐）71物料出库原则711按先进先出发料，按批号（批次）限额发料。如领用部门对领用品有特别要求，须在领料单上清楚说明。712未收到物料检验报告书检验结果为“符合规定”的物料，不得发放。713超过规定复验周期的物料，无复验结果“符合规定”的物料检验报告书，不得发放。714合格的物料必须有合格状态标识。715处理后使用的物料，经质量管理部检验并有结果“符合规定”的物料检验报告书，才能发放。716所有的生产或非生产用的出库，必须分別凭经审批的“生产领料单”或“其他领料单”按规定领料。不接受其他形式的领用方法，例如口头、电邮/传真、其他形式的书面申请等。717领料单上的资料及签名必须清晰及不能涂改，领用单上签字，必须由当事人签名，不接受私章或部门章签署。对确实需要修改的但不涉及数量、规格等实质内容的，在修改处修改人需要签名（如对日期的修改）。718若为特殊物品，须有2名领用人同时领料，2名仓库保管员同时备料及发料。72生产领料出库程序721备料7211仓库保管员核对车间领料人的“生产领料单”的物料品名、编码、规格、数量等项目是否按要求填写，并检查经领人、领料部门是否填写齐全，是否经车间QA、车间主任审核签字（若为咖啡因领用，须有生产中心总经理审批签名）。如是，则继续以下程序，否则，退回领料部门。7212仓库保管员根据物料出库原则，依照“生产领料单”备齐所列物料，放置备料区并码放整齐，同时填写货位卡。722发料7221发料前，仓库保管员应再次确认备料区待发物料是否符合物料出库原则，是否与“生产领料单”相符，待发物料是否均已封口。7222仓库保管员将相应物料交给领料人。车间领料人按“生产领料单”的品名、批号、规格、数量逐项逐件核对点收物料。如须在洁净区拆零的物料，则由搬运工将须拆零的整包物料运到车间洁净区，由仓库保管员在备料区拆包、称重，发放尾数给车间。称取的物料装入洁净容器中。发料后的剩余物料由仓库保管员包扎好封口并贴上物料封口签，标明物料的名称、批号、数量后，由搬运工将其运回仓库，送回原货位。7223易燃易爆品的发料除按以上规定外，还须按易燃易爆品发放操作规程执行，具体如下易燃易爆品需在规定的地方进行称量。有易燃易爆料品在称量发放过程不慎洒在地上，马上作稀释冲洗处理。由物料领料员及搬运工将易燃易爆品物料一同移至车间收料区。两名保管员在场，一名保管员称量，另外一名保管员复核。须分装或称量少量易燃易爆品，可根据其性质在指定区域称重、分装，并将称取易燃易爆品物料装入洁净容器，加盖严封。剩余部分密封后，贴上“物料封口签”，送回原货位。易燃易爆品发放完毕仓库保管员要及时清洁现场。仓库保管员及时要求进入易燃易爆仓的人员在“进出仓库人员登记表”签名，方可离开现场。7224领料人接收物料后，由领料人随同搬运工将物料运至车间。7225仓库保管员发料后，在“生产领料单”上签名，并在领料人提供的生产指令上填写物料编号。签名后的生产领料单，一联交财务部，一联交领用部门，一联交生产管理部，一联交车间，一联仓库记账及存查。7226仓库SAP操作员在物料出库当天，根据生产领料单在SAP系统中作出库处理，并登记台账。73生产超额领用出库程序731此处超额是指超出原生产指令给定的领料额。732仓库保管员除按照622核查“生产领料单”外，还需检查是否附有超额领料的书面说明“偏差处理单”（内容包括但不限于超额领料的原因、超额领料品种、数量等，经车间主任、生产技术部经理及质量管理部经理审签，一式四份，由车间、生产管理部、仓库及质量管理部各存一份）。733其他备料发料程序按生产领料出库程序执行。734仓库SAP操作员在物料出库当天，根据生产领料单在SAP系统中作出库处理。74非生产领用出库741此处非生产领用，具体指例如研究所用于研究开发的物料领用，以及生产车间用于清洁等方面的非生产领用。742非生产领用出库流程7421仓库保管员核对领料人的“其他领料单”的物料品名、编码、规格、数量、用途等项目是否按要求填写，并检查经领人、领料部门是否填写齐全，是否经领料部门经理审核、签字（如领料单总价值超过10000元的，或领用咖啡因的，还需经所属中心总经理签名）。如是，则继续以下程序，否则，退回领料部门。7422非生产用包装材料的领用,“其他领料单”的签批规定如下纸箱50个以内含50个,签批由领用部门经理质量管理部经理仓储部经理50个以上，签批由领用部门经理质量管理部经理领用部门中心总经理生产技术中心总经理,最后由仓储部经理核准后发放。大小纸盒包括配套的说明书100个以内含100个,签批由领用部门经理质量管理部经理仓储部经理100个以上，签批由领用部门经理质量管理部经理领用部门中心总经理生产技术中心总经理,最后由仓储部经理核准后发放。7423仓库保管员根据物料出库原则，依照“其他领料单”备齐所列物料，放置备料区并码放整齐，同时填写货位卡。7424仓库保管员将相应物料交给领料人。领料人按“其他领料单”的品名、批号、规格、数量逐项逐件核对点收物料。7425仓库保管员发料后，在“其他领料单”上签名。签名后的“其他领料单”，一联给财务部，一联给领用部门，一联由仓库记账及存查。7426仓库SAP操作员在物料出库当天，根据其他生产领料单在SAP系统中作出库处理，并登记台账。743非生产领用的其他领料单上必须写明原因及用途。744领用物料由财务部按价格计算在领用部门的预算使用内。745质量不合格的物料，原则上不得领用，因特殊原因需要领用的，须经生产技术中心总经理特別审批，方能发料。746营销中心（或有关部门）领用物料如包材作促销或其他活动，审批时须附上该活动的已审批计划。因公司大型促销活动须将物料分送到各办事处的，应由大区经理统一申请，不接受个别办事处的领用申请。活动后的剩余物料，原则上应退回公司，如剩余物料返回公司运输成本偏大，经批准可将剩余领用物料保存作下一次或其他活动，但须按种类设帐记录其收、发、存数量。747利用“以旧品换新品”的领用，必须领用及退货申请一同办理，仓库保管员须确保领用及退货数量一致。748任何部门不得以任何原因积存领用物料，经总裁特别批准除外。75物料调拨出库程序751由调出仓库根据“加工点物料供应通知”（书面，经协外制造部经理及仓储部经理审核签名。一式三份，仓库、协外制造部及采购部各存一份）开具“材料移转单”，并经调出仓库保管员签名。752如果“材料移转单”所列实物已经加工点预接收，并保存在加工点仓库，则调拨时，按以下程序操作将“材料移转单”连同合格检验报告书复印件，以适当的方式及时传递给加工点仓库。加工点仓库保管员，对收到的“材料移转单”及合格检验报告书复印件核对无误后，在“材料移转单”上签名确认。完后，将“材料移转单”相应联次及时传回我司物料调出仓库及财务部。753如果“材料移转单”所列实物由调出仓库发出的，则调拨时，按以下程序操作仓库保管员按照物料出库原则进行备料和发料，并由仓库保管员开具“放行条”。仓库保管员将“材料移转单”、合格检验报告书复印件及放行条，一起交给承运商。由搬运工装车，经承运商或公司内部配送车送至指定的加工点。加工点仓库按单点收确认后，在“材料移转单”上签名，并将相应联次及时传回我司物料调出仓库及财务部。仓库SAP操作员在办理物料出库当天，根据材料移转单在SAP系统中作出库处理。76不合格物料出库程序761经质量管理部检验确认为不合格的物料，仓库保管员须根据不合格检验报告书，及时将不合格物料移至不合格品区，并贴上红色不合格标志。762由仓库保管员填写“不合格品处理报告单”，签名确认后附上不合格物料的检验报告书，交至部门经理出具处理意见并签名确认后，交采购部、质量管理部出具意见并签名确认。若处理意见为“退货”的，按572有关规定处理；若处理意见为“烧毁处理”，则继续执行以下程序。763仓库保管员将“不合格处理报告单”与不合格物料的检验报告书，报生产技术中心总经理、财务部成本经理、财务中心总经理、公司总裁审批，若报废总额超过50万，还须报董事会审批。批准后的“不合格处理报告单”由仓库、采购部、质量管理部及财务部各存一份，据以记账及存查。764仓库SAP操作员根据不合格检验报告书及审批后的“不合格处理报告单”，在SAP系统中进行相应的冲账处理。同时在手工台账中作冲销记录，并手工填写“不合格品台账”。765对已办理报废的物料，仓库保管员每季或视情况而定，填写“不合格品销毁单”，交部门负责人审核签名后，在质量管理部监督下，由生活服务部经办人销毁。仓库对已批准报废物料的处置进行全程监控，以确保其在批准报废后得以及时清理。766仓库保管员根据“不合格品销毁单”登记“不合格品销毁记录”，并在“不合格品台账”中作冲销记录。8物料贮存和管理规定81物料贮存规定811验收合格的物料应及时做好验收记录。812原料、辅料、包装材料应分库按类别存放，并根据该物料存放要求存于环境合适的仓库内。813入库物料要实行定置管理，合格、不合格、待验货位应严格分开，并分别用绿、红、黄色色标标明。合格品挂绿色标志，准予使用或销售。不合格品存放在不合格货位，挂红色标志，不准使用或销售。待验品挂黄色标志，不准使用或销售。814各类物料应建立库存货位卡、物料分类帐和物料入库总帐。815货物应按规定的间距（地距、墙距、堆距等）进行存放。816储存方法的规定依照产品标签上规定的贮存条件分别贮存于阴凉库或普通库。产品按品种、规格、批号分托盘码放，不得混放。按品种、规格规定每个托盘的码放方式，码放层数和数量，同一品种、规格批号的托盘码放数量一致，尾数例外。采用星位码放、产品码放要整齐，品名朝外，不可倒置。定期查货位，防止包箱变形。不合格品放于不合格库。退货品放于退货库。处待验状态，待检验结果给予相应处理。特殊物品入专库，并实行双人双锁管理，同时要求单独设账登记。817酒精的贮存管理按易燃易爆品管理规程执行，具体如下固体物料和液体物料应分开存放。易燃易爆物料都应存放在危险品仓库。各种危险品仓库应该具有各项安全消防设施。各种易燃易爆品必须具相应的明显标志。危险品仓库三米范围内不许吸烟、不准带入火种。非工作人员不准入内。危险品库内贮存物料时，必须有足够的空间。搬运易燃易爆品物料时必须小心轻放。危险品仓库周围严禁堆放易燃易爆和动用明火。应该对危险品仓库内电源、电路每周进行检查一次。易燃易爆品，应指定专库存放，专人负责。易燃易爆品，专库应设有安全防盗装置，并保持其有效。车间领用易燃易爆品，不得超过规定用量，并妥善保管。82记录管理计算机操作每次入库单元或出库单元后，应执行复核查询程序，核对单据与打印机输出数据是否相符。计算机的作业单应在每天工作完毕后加以收集整理备查，作业单应保存3个月。每天下班前应盘库一次，对计算机数据备份一次，每月更新一次磁盘，保留旧的备份磁盘。做到日清月结，帐、物相符。83产品养护产品每月检查一次，近效期药品、易变品种应酌情增加检查次数。检查内容如下色标是否明显，有无错漏，与不合格分开。存放是否正确。清点数量，是否与帐物卡相符。检查生产外包装情况，检查包装有无虫蛀、鼠咬迹象，有无破损、水迹、霉斑等。检查产品外观性状情况。仓库保管员应保证各项记录正确反应仓库的库存情况，保证帐、卡、实物一致。发生过期、变质、损毁、报废情况时必须立即上报，彻查原因，一律不得私自处理。发生过期、变质、损毁、报废的应编制“损毁报废报告单”。报告单包含但不限于以下内容物料处理编号、时间、物料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、发生原因及处理意见、部门负责人审核意见、质量管理部意见若适用、财务部门意见、生产技术中心总经理意见、企业负责人批示、处理执行情况。业务处理发生损毁、报废时仓库应彻查原因，填写“损毁报废报告单”并附上有关证明单据及说明材料。若为相关人员失职导致物料发生损毁、报废的，追究相关人员的责任。对过期、变质、损毁、报废物料，由有关部门根据“损毁报废报告单”上的批示进行处理。处理完毕在“损毁报废报告单”上填写处理执行情况。仓库保管员根据审批后的“损毁报废报告单”调整账务，登记库存货位卡及台帐。“损毁报废报告单”一式三份，仓库、处理部门、财务部各执一份。84仓库整洁仓库保管员负责维持仓库的整洁卫生。仓库保管员应在每天工作前清洁货台，装卸货物后，立即整理清洁。正常情况下，货台上除备有清洁的托板外，不允许堆放其他物料，物料入库及出库不得同时进行。85发现问题的处理措施若发现帐物不符，要及时寻找原因，报告仓储部经理，必要时报告主管领导。若发现外包装有不符合要求或异常的，应申请复验，挂黄色标志，不能出库使用。收到复验检验报告单后，换上相应标志。若检验结果为符合规定的，挂绿色标志，可以使用，若检验结果为不合格的，则移入不合格库内，挂红色标志，不得使用。帐目上要作相应的处理。86仓库安全非操作人员未经批准不准进入中心控制室。未授权的人员不准操作计算机及有关设备。计算机操作错误时，应及时记录修改，并执行查询程序请电脑管理人员验证修改正确与否，未授权的人员不得修改数据。认真执行公司制定的“七防”（防火、防盗、防抢、防骗、防破坏、防泄密、防灾害事故）管理制度和设备安全操作规程，防止事故发生。9物料盘点及报废处理物料的盘点及报废处理按照物资日常盘点和清理制度资产盘点制度执行。附表一物料验收记录物料验收记录记录编码ROSSOPMA200101031/1物料名称进货单位进货数量进货日期验收项目1物料的品名、数量、规格、是否与送货凭证（单）、订货合同相一致，票物相符。是否2物料供货单位是否是质量管理