集团公司办公资源管理规定(试行)

编号：CA/A01-CX-041-2015 批准：徐平 办公资源管理规定（试行）2015年 6月 30日 发布 2015年 6月 30日 实施中国第一汽车集团公司 发布办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 1 页 共 22 页前言为规范集团公司办公资源管理，有效控制费用支出，切实厉行勤俭节约，提升办 公效率，支撑公司经营发展，制定本规定。本规定依据一汽集团管字2014283 号关于调整集团公司办公室、党委办公室有关职责的通知、 集团公司 办公场所公共安全规定（CA/A01-CX-025-2003）有关规定编制，是集团 公司管理体系文件之一。本规定由集团公司办公室 党委办公室提出、归口并负责解释。本规定主要起草人： 杜克 周铭禹办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 2 页 共 22 页1 适用范围本规定适用于集团公司各职能部、全资子公司办公资源管理、办公效率提升工作。控股子公司、参股子公司可结合本单位实际情况，制定相关规定，报集团两办备案。2 术语和定义2.1 办公资源：是指辅助办公所需的相关资源，具体包括办公用品、办公家具、办公设备、办公设备耗材及办公区域。2.2 办公用品：是指日常工作中辅助完成工作任务的物品、工具和消耗品，办公用品按种类分为非消耗类办公用品和消耗类办公用品，按用途分为个人办公用品和业务办公用品。2.2.1 非消耗类办公用品：是指达不到固定资产标准的，可重复使用的物品，如：订书器、计算器、剪刀、文件 盘、格尺等。2.2.2 消耗类办公用品：是指用过以后不能回收重复使用的物品，如：笔类、橡皮、笔记本、便 签纸、胶 带类、订书钉、曲 别针等。2.2.3 个人办公用品：是指员工个人在日常工作中为辅助完成工作所必须使用的办公用品。2.2.4 业务办公用品：是指在开展具体业务工作时所需要使用或发放的相关办公用品，与员工个人办公用品无关。2.3 办公家具：是指办公区域里为辅助办公所配备的桌、椅、柜等家具类物品。2.4 办公设备：是指办公区域里为辅助办公所使用的设备，如复印机（包括具备打印功能的网络复印一体机）、扫描仪、传真机、投影仪、电话机等（不含办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 3 页 共 22 页计算机及打印机）。2.5 办公设备耗材：是指办公设备所使用的消耗类材料，如硒鼓、墨粉、墨盒、复印纸等。2.6 办公区域：是指办公楼内人员日常开展工作的地点及各功能区域。具体包括：办公室、敞开式办公区、文件档案存放室（区）、会议室、大型多功能报告厅、更衣室（区）及其他辅助功能区。3 职责3.1 集团公司办公室 党委办公室（以下简称：两办）职责3.1.1 集团公司办公资源的归口管理部门。3.1.2 负责制定集团公司办公资源配备标准、费用定额。3.1.3 负责制定集团公司办公资源管理制度及流程。3.1.4 负责审核、汇总集团公司各职能部办公资源所涉及年度费用预算。 3.1.5 负责集团公司各职能部申请新增或更新办公家具、办公设备的审批、采购、验收、发放及现有办公家具、 设备的盘点、调拨、维修及报废。3.1.6 负责集团公司各职能部办公区域整体规划、配置及维修维护工作。3.1.7 负责集团公司各职能部办公区域安全、消防设施的配备与维护。3.1.8 负责配合第三方审计单位对集团公司各职能部办公区域维修项目进行审计、决算。3.1.9 负责相关费用的报销、结算。3.2 集团公司各职能部（以下简称：各职能部）职责3.2.1 负责编制本部门办公资源所涉及年度费用预算。3.2.2 负责按照办公资源管理流程配合两办办理相关审批手续。办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 4 页 共 22 页3.2.3 负责本部门所需办公用品、办公设备耗材在预算额度范围内采购、验收、保管、领用审批、 发 放及日常使用管理。3.2.4 负责本部门办公家具、办公设备的日常使用管理及新增、更新、维修、报废等需求的申请。3.2.5 负责本部门所用办公区域日常使用管理及维修事项的申请，配合维修。3.2.6 负责相关费用的报销、结算。3.3 各子公司办公资源归口管理部门职责是本单位办公资源的归口管理部门，具体职责参照集团两办职责执行，制定本单位办公资源相关管理规定。3.4 集团公司经营控制部（以下简称：经控部）职责负责各职能部办公资源所涉及年度费用预算的审批及预算使用审定。3.5 集团公司采购部（以下简称：采购部）职责3.5.1 负责建立办公资源采购平台，并定期更新维护资源信息（种类、型号、价格及供应方信息）。3.5.2 负责协助两办进行办公资源采购、维修的招、投标工作。3.5.3 负责建立第三方审计平台，选择指派第三方审计单位对各职能部办公区域维修项目执行审计、决算。3.6 集团公司财务管理部（以下简称：财务部）职责3.6.1 负责各职能部相关费用的报销操作。3.6.2 负责建立、维护各职能部办公设备固定资产台账。4 工作内容和要求办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 5 页 共 22 页4.1 办公用品管理4.1.1 两办根据员工工作中办公用品普遍需求及各类办公用品采购价格等现实情况，制定各级人员个人办公用品费用定额、新入职员工配备、离职须返还物品、消耗类办公用品领用及非消耗类办公用品更新等相应标准。4.1.1.1 个人办公用品人均定额： 标准（单位：元/人年）集团公司董事长、党委书记、总经理、党委副书记、副总经理、纪委书记、总会计师、一汽股份董事会成员、经营层成员、监事会主席、董事会秘书集团公司总法律顾问、总经理助理、书记助理、副总师、集团公司职能部正职、集团/股份所属二级子公司党政第一负责人，集团公司其他高级经理、高级专家集团公司职能部高级经理助理、二级经理（含专家）、专业技术与管理人员、生产操作岗位人员据实报销 150 1204.1.1.2 新入职员工配备：新入职员工配备个人办公用品，所发生费用从其所在单位当年办公用品费用预算中支付，不另外因此增加预算，具体配备标准如下。序号 名称 数量 规格 序号 名称 数量 规格1 中性笔（黑） 2 支 14 告示贴（ N 次贴） 1 包2 中性笔（红） 1 支 15 胶棒（或胶水） 1 个3 中性笔（蓝） 1 支 16 双面胶 1 卷4 铅笔 2 支 17 透明胶 1 卷5 荧光笔 1 支 18 长尾夹 1 盒6 剪刀 1 把 19 文件盘 1 个7 铅笔旋笔刀 1 个 20 档案盒 1 个8 订书器 1 个 21 文件夹 1 个9 订书钉 1 盒 22 L 袋 10 个10 起钉器 1 个 23 直尺 1 把11 笔筒 1 个 24 工作卡套 1 个12 计算器 1 个 25 橡皮 1 块办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 6 页 共 22 页13 笔记本 2 本 26 回形针 1 盒4.1.1.3 离职返还：如有员工离职，须交还年度内领取的非消耗类办公用品。4.1.1.4 消耗类办公用品领用：员工日常领用消耗类办公用品，应视其使用需要及消耗程度，在不超其个人当年费用定额标准内按需领取。4.1.1.5 非消耗类办公用品领用：非消耗类办公用品原则上按每人一份配备，最短使用期限为 1 年，如确因损坏等原因无法继续使用的，可给予报废更换，并计入其个人办公用品当年费用定额。如超过最短使用期限，但功能尚且完好，符合使用标准的，则不可给予更换。4.1.1.6 员工自身应遵守勤俭节约的基本原则，提高自身勤俭意识，爱护公司财物，合理、规范、 节省使用相关 办公用品。4.1.2 预算编制4.1.2.1 各职能部综合管理室负责下一年度本部门办公用品费用预算的编制。年度办公用品费用预算包括员工个人办公用品费用预算和业务办公用品费用预算。4.1.2.2 员工个人办公用品费用预算=各级人员数量个人办公用品人均定额标准。4.1.2.3 业务办公用品费用预算需根据本部门上年度业务办公用品实际使用量，并结合下年度工作计划及具体业务量，形成预算说明，制定费用预算。4.1.3 预算审核、审批4.1.3.1 预算审核：各职能部预算编制完成后，须报送两办综合管理室进行审核。办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 7 页 共 22 页4.1.3.2 预算审批：各职能部预算经两办综合管理室审核通过后，须报送经控部预算管理室进行审批。4.1.4 办公用品采购及保管4.1.4.1 各职能部综合管理室应根据本部门年度预算和实际需要情况，合理使用资金，对办公用品有计划地进行按需采购。所有办公用品必须从集团采购平台指定供货商处采购。4.1.4.2 采购办公用品前，各职能部综合管理室须填写职能部门费用预算使用审批单报送经控部，经控部审定通过后，方可在审定额度内，执行采购。4.1.4.3 为提高工作效率，保证员工及时领用所需办公用品，各职能部综合管理室可采购少量常用种类办公用品作为备用。备用的办公用品应指定专人管理，妥善存放和保管。4.1.5 相关费用结算、报销办公用品采购完成后，各职能部综合管理室应及时结算费用，并取得相关费用报销凭证。按职能部财务工作手册的相关规定，到财务部完成报销手续。各职 能部综合管理室负责对取得的发票真伪查询，保证原始凭证的真实性、合法性，并将查询结果以电子邮件形式发送财务部。财务部在办理报销时进行复核，核对拟报销的费用报销手续是否完备。4.1.6 办公用品领用审批及发放4.1.6.1 领取办公用品须填写办公资源领用审批单，经相关领导签字、审批，将审批单送交本部门综合管理室，涉及企业负责人领取办公用品的审批单送交两办综合管理室。办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 8 页 共 22 页4.1.6.2 各职能部综合管理室接收审批单后，确认累计办公用品费用是否超过年度预算或人均领用额度。符合领用标准的，可发放。4.1.6.3 各职能部综合管理室负责留存审批单，并对本部门所发生的办公用品领用情况进行登记管理。4.2 办公家具及办公设备管理4.2.1 办公家具配备标准两办根据工作中对办公家具的实际需求及采购价格等现实情况，制定各级人员、各功能区域办公家具配备标准如下：4.2.1.1 集团公司董事长、党委书记、总经理、党委副书记、副总经理、纪委书记、总会计师、一汽股份董事会成员、 经营层成员、监事会主席、董事会秘书办公室办公家具总价不得超过 5.5 万元，额度内配备：名称 配备数量 规格标准主台副台办公桌推柜1套1、规格样式：主台 3200W1100D760H，带前挡板，桌面有走线口，真皮防滑面；副台1700W650D760H，带可锁抽屉或柜门；推柜600W500D650H,3或 4层可锁抽屉，底部带刹车轮2、材质：E1 级中密度纤维板贴木皮，环保油漆，主台面厚度 30mm40mm，其他板材厚度 18mm25mm3、颜色纹理：棕红色实木花纹办公椅 1把1、规格样式：750W700D1200H，带头枕、固定式扶手，底座为带轮五星脚2、功能：带气压高度调节，带倾仰调节3、材质：高密度海绵填充，真皮包面，扶手及底座椅腿五星脚为实木材质4、颜色：黑色，实木部分为棕红色书柜 1组1、规格样式： 3000W450D2000H2、材质：E1 级中密度纤维板贴木皮，环保油漆，透明玻璃门，板材厚度 18mm25mm3、颜色：棕红色实木花纹，整体风格与办公桌一致办公资源管理规定（试行） 版本/修改状态：1/0 第 9 页 共 22 页衣柜 1组1、规格样式： 2100W650D2150H，双开滑道拉门或对开门2、材质：E1 级中密度纤维板贴木皮，环保油漆，板材厚度 18mm25mm3、颜色：棕红色或实木原色花纹，与办公室风格一致鞋柜 1个1、规格样式： 900W400D1100H，双开门2、材质：E1 级中密度纤维板贴木皮，环保油漆，板材厚度 18mm25mm3、颜色：棕红色或实木原色花纹，与办公室风格一致沙发 1套1、规格样式：1+1+3 组合，三人位长沙发2400W1000D950H，单人位 1050W1000D950H2、材质：高密度海绵填充，真皮面3、颜色：灰白色、棕色或黑色茶几 1张1、规格样式：1400W700D450H2、材质：台面采用玻璃或 E1 级中密度纤维板贴木皮，玻璃台面厚度 10mm12mm，木质台面厚度 20mm25mm，桌腿可为 E1 级中密度纤维板贴木皮或金属材质，环保油漆3、颜色：棕红色或实木原色花纹，与办公室风格一致洽谈桌 1张1、规格样式：2000W1000D75