XX医药有限公司药品采购管理制度

XX 医药有限公司药品采购管理制度一、目的：为了建立经营药品采购程序，保证公司所经营的药品购进质量，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的药品，把好药品购进的质量关，特制定本制度。二、制度依据及引用标准：中华人民共和国药品管理法、药品经营质量管理规范（2016 年修订）、合同法等法律法规和企业的各项质量管理制度。三、适应范围：本制度适用于本公司所经营药品的购进工作。四、责任：1. 采购员采购洽谈、供应商资料收集、采购记录录入等，对本制度执行过程中进行监控考核；2. 质量管理部对本制度执行进行监督。五、内容：1. 根据“按需购进、择优选购”的原则，以药品质量为标准，市场销售需求为依据，进行药品采购。2. 严格执行药品购进程序，把好购进质量关，在公司批准的合格供应商中从优选择供应商进行采购，确保向合法的企业购进合法的药品。3. 根据采购计划或临时采购计划，在本公司经批准的合格供应商合格的供应范围内，选择合适的供应商进行采购；需要从新的供应商采购时，应按首营企业审批管理制度进行审核批准；如是首营品种的还需按首次购进品种管理制度进行审核批准。4. 对购进的药品进行合法性和质量可靠性的审核，认真审查供货单位的法定资格、经营范围和质量信誉，考察其履行合同的能力，必要时会同质量管理部对其进行现场调查认证。4.1. 对购进药品合法性的审核：4.1.1.药品购进人员应向供货单位的药品销售人员，索取购进药品的法定质量标准、生产许可证或经营许可证、营业执照、GMP 或 GSP 证书复印件和授权委托书；4.1.2.药品购进人员对所索取的上述资料的复印件进行以下审核：4.1.2.1. 上述文件或资料的复印件是否加盖了供货单位的原红色公章；4.1.2.2. 所购进的药品是否符合供货单位的经营方式，是否在供货单位的生产或经营范围之内；4.1.2.3. 所购进的药品是否在本公司的经营范围之内；4.1.2.4. 所购进的药品是否是国家药品监督管理部门要求停止或暂停生产、销售和使用的药品。4.2. 对购进药品质量可靠性的审核：4.2.1.了解药品的适应症或功能主治、贮藏条件；4.2.2.购进的药品是否是国家或地方药品监督管理部门抽验不合格的药品；4.2.3.购进的药品是否曾有发生严重不良反映报道的药品。5. 所有药品采购均要签订质量保证协议，质量保证协议至少包括以下内容：5.1. 双方的质量责任；5.2. 供货单位应当提供符合制度的资料且对其真实性、有效性负责；5.3. 供货单位应当按照国家制度开具发票；5.4. 药品质量符合国家药品标准等有关要求；5.5. 药品包装、标签、说明书符合国家局 24 号令等有关制度；5.6. 药品运输的质量保证及责任；5.7. 质量保证协议的有效期限。6. 所有药品采购均需要按照药品法合同法等有关法律法规的制度，签订药品采购合同，采购合同需经过部门经理审核后生效，重大采购合同需要经分管副总经理批准。6.1. 对供货单位及其所供货品种的合法性和质量可靠性审核通过后，药品购进人员应与供货单位药品销售人员，就购进药品的相关业务和质量要求进行协商，并签订有明确质量条款的购进合同。6.1.1.购进合同中的质量条款，至少应明确药品质量符合制度的证书和文件。6.1.2.整件药品中应附有产品合格证。6.1.3.药品包装符合药品质量要求及有关制度和货物运输要求。6.2. 药品购进合同如果不是以书面形式确立的，应与供货单位提前签订质量责任的质量保证协议书。7. 药品采购人员与供货单位签订质量合同或谈妥购进药品相关适宜后，应根据本公司的采购计划和市场营销情况实施采购。确定采购后，采购人员要及时在计算机系统上填写药品采购记录，经采购部门负责人审批后，上传，及时通知仓库作好接货准备。8. 所有药品采购合同必须约定，供货方必须提供本企业合法有效的正式的货物销售发票。发票应当列明药品的名称、规格、单位、数量、批号、单价、金额等；不能全部列明的，应当附销售货物或者提供应税劳务清单，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。发票按有关制度保存。所有药品发票，应在药品入库后 6 个月内入账。如果 6 个月内发票不能入账的，将暂停供应商供货资格。9. 所有采购药品应当建立采购记录。采购记录内容应包括：药品的名称、产地、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容，中药材、中药饮片标明产地。10.采购人员应把采购信息，及时输入并上传到计算机管理系统，采购订单确认后，系统自动生成采购记录。11.如果发生灾情、疫情、突发事件或者临床紧急救治等特殊情况，以及其他符合国家有关制度的情形，公司可采用“直接调拨”的方式采购、销售药品，将已采购的药品不入本公司仓库，直接从供货单位发送到购货单位。但要建立专门的采购记录，保证有效的质量跟踪和追溯。12.公司质量管理部、采购部、仓储部等部门，应按照公司有关制度，每年度对供应商的整体情况进行一次综合质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，实行动态跟踪管理。13.加强合同管理，建立合同管理档案；签订购货合同时，必须符合合同法的相关制度；为明确质量责任，避免纠纷，购货合同应明确质量条款。14.药品采购后，如果采购价格发生变化，采购部门应及时调整采购价格，并通知财务部、销售部，做好销售价格调