公文写作基础(2017企业版)

.公文写作基础目录：公文概述公文格式行文规则常用公文公文写作常见问题一、公文概述(一)公文的概念公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或者法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和洽商工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。（二）公文处理的依据：1.有关法律法规和行业规范。2.上级单位有关公文处理的规定和要求。3、企事业单位根据参照上述规定，结合实际制定的本单位的公文处理规定。二、公文格式（一）标题标题即公文的名称。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容。实际工作中，印制正式文件的单位一般以红字为文头，如“xxxxxx 有限公司”所以在标题中可以省略发文单位的名称，如“关于调整安全生产委员会成员组成的通知” 。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发的文件可加书名号外，一般不加书名号、不用标点符号。转发文件时的公文标题应避免重复用于和相同文种。（二）正文正文是公文的主题部分、核心部分。一般分开头、主体、结尾三部分。开头一般写明行文的依.据；主体要言简意明突出中心；结尾要简练。标题字体为 2 号宋体，正文字体为 3 号仿宋体。正文每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中不夹带图形、表格，图形、表格放在附件中。（三）结构层次国务院 2000 年 8 月 24 日发布，2001 年 1 月 1 日起施行的国家行政机关公文处理办法第二十五条第六款规定：结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二层为“(二)” ，第三层为“1.” ，第四层为“(1)” 。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。（四）附件公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后标冒号和名称。附件序号使用阿拉伯数码（如附件：1.XXX） ；附件名称后不加标点符号。注意附件序号后加“.” ，而不是顿号“、 ”。附件的左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识附件 1：、附件 2：。公文附件的标题正文与公文所用字体相同（3 号仿宋体） 。三、行文规则（一）行文原则:确有必要,注重效用.（二）行文权限：1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。2.根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权可以向下级单位行文。（三）行文要求1.“请示”应当一文一事和一个主送单位。2.“报告”中不得夹带请示事项。3.公文一般不直接抄送给个人。四、常用公文.（一）通知通知适用于批转下级单位公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布公司规章制度；要求下级单位和有关部门办理、周知或者共同执行的事项；任免或聘用人员。 “通知”大多属下行公文。这里主要介绍以下四种通知类型。1.指示性通知。向各单位、各部门部署工作，或传达上级的部署和指示，明确工作的原则、方法等。起草通知一般先写“为、根据、遵照做如下通知”等词领叙（指通知的原因和目的） ，然后再写具体的通知事项。原因（或目的）写两三句即可，用简单语言直接点明主题，转入正文。2. 印发（或转发）性通知。印发、转发文件时，一般写成“现将 XXX 文件印发（转发）你们，请结合实际情况认真贯彻落实” 。如需简单说明一些问题，在后面加上“并将有关问题明确如下（通知如下） ”，具体事项用条款式写法。3. 会议性通知。会议通知要写明会议需要议定的各项事项，包括会议召开的目的、起止时间、地点、讨论事项、议程、参加人员的要求、需要准备的会议资料、主办单位及联系人、联系电话、交通食宿等内容。4.任免性通知。任免原由宜粗不宜细，宜简不宜繁。任免事项明确排列有序。如既有任命（聘任）又有免去，先写任命，后写免去。如任免不止一人，要以被任免人员职位由高至低为序排列。（二） 、请示1.请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示的主要特点：针对性、呈批性、单一性、时效性。2.请示的结构与写法(1)标题包括发文机关、事由、文种，其中发文机关经常被省略。(2) 主送机关为上一级领导机关或上一级主管部门。主送机关的名称要写全称或规范性的简称。(3)正文一般由请示的理由、请示的事项、请示的要求、请示的结语四部分组成。请示的理由:请示的理由即正文的导语，也叫缘由、原因、起因，主要是将请示的原因、问题的由来和根据写清楚。其作用是承上启下，前面连接标题中的事由，后面引出请示的事项。导语阐述的理由要充分，提出的根据要可靠，介绍的情况要真实，事情发生的来龙去脉要清楚、明了。总之，理由充分、依据可靠、情况真实，是必须把握的写作要点。请示的事项:.请示的事项是请示的主体和核心部分。这一部分要把请求解决的事项和数量以及怎样解决等问题写清楚，文字力求简明扼要。请示的内容如果是工作问题，要提出自己的意见、方案、办法。如有意见分歧，两种意见都要写出来，并要提出自己倾向性的意见。凡是请示上级机关解决人、财、物方面的问题，必须准确无误的说明需要的数量、款项、金额。请示的要求请示的要求也是请示的落脚点，这一部分提出要求上级对请示的事项答复的时间时和提请上级注意和强调的问题等。在写作时用语要谦虚，不允许用命令式的语言。请示的尾语请示的尾语要另起一行书写，语气要诚恳、谦和，要根据请示的内容选择不同的尾语，如，妥否，请批示。以上意见当否，请批示。以上请示如无不当，请批转执行，恳请批准，请予审批等。(4)发文机关及成文日期有正式版头的文件或在标题中已写明发文机关名称的，落款不再写发文机关名称。成文日期要以领导人签发的日期为准，成文日期的时间要用汉字书写。（5）应注意的问题按照隶属关系逐级行文。严格执行一文一事制度。只能主送一个上级主管机关，切忌多头主送。未获上级批复前，不得将公文抄送下级机关。请示与报告不能混用。 （三） 、报告“报告”用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议等。1.“报告”简述报告，属于上行文，由下级单位发往上级单位。报告的作用：下级向上级汇报工作、反映问题、提出建议，答复上级询问的问题。报告的主要特点：汇报性、陈述性。报告的种类按范围分为综合报告、专题报告；内容分为工作报告、情况报告、报送报告、意见.报告、建议报告、答复报告、检查报告、述职报告。写报告要以陈述为主，一般不做理论上的阐述，更不要说废话套话；重点要突出。综合报告，要是上级全面了解下级单位的工作情况，在工作时要分清主次，做到点面结合，突出主干。专题报告，要突出一个“专”字，自始至终围绕一项工作、一件事情、一个问题，不要旁生枝节。2.报告的结构和写法报告由标题、正文、结束语三部分组成。1.标题包括发文单位名称、事由、文种三部分。2.正文由前言、主体、结尾三部分构成。把握三点：（1）开头，概括全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总体情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等做概述，以点明主旨。然后以“现报告如下”过渡到主题部分。 （2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。 （3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。3.结束用语。通常用“专此报告” 、 “特此报告” 、 “以上报告，请审核” 、 “请审阅” 、 “以上报告如无不妥，请转批有关单位执行”等作结。不同种类的报告，结束语不同，使用时要注意恰当、明确。3.请示和报告的区别报告和请示有以下区别，因此不能写为“请示报告” 。(1)行文的目的、用途不同。报告事项上级汇报工作、反应情况、提出意见或建议，答复上级询问，不需上级答复。请示要求上级批准、指示或解决某一事项、某一问题，需要上级答复。(2)时间不同。报告一般在事后或工作进行过程中行文。请示需要事前行文，这正如平常我们在工作中所说的“事前要请示，事后要报告” 。(3)主送机关不同。报告有时可多级多头主送，如情况紧急需要上级单位尽快了解。请示只主送一个直接上级单位。不宜多级主送，以免因责任不明或者互相推诿影响到斑纹效率和质量。(4)受文处理方式不同。报告多属阅知件，除需批转的建议报告外，对其他报告都可不做答复。请示均属承办件，受文单位必须及时处理，明确作答，限期批复。如果把请示误写为报告，就可能因不同处理方式而误时误事。.(四)、函函是用语平行或者不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的公文，在我们的日常工作中经常用到。1.函的概念函，指公函。是函是用语平行或者不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复事项时所使用的公文。函是一种平行文，不能用于上下级单位。2.函的结构与写法公函由首部、正文和尾部三部分组成。各部分的格式、内容和写法如下：(1)首部主要包括标题、主送单位两个项目内容。a.标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和和文种构成。b.主送单位。即受文并办理来函事项的单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。(2)正文一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。a 开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的明确性。b 主体。是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性。c 结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请主管部门批准等。结语通畅根据函询、函告、函商或函复事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)” 、“请即复函” 、 “特此函告” 、 “特此函复” 、 “为盼”等结束上文。有的函也可以不用结束语。3.各类函的撰写要点及范例4.函的写作要求1.以简要的文字，将需要商洽、询问（答复） 、申请、知照的事项（问题）明确、具体地交代清楚。.2.用语谦和，讲究分寸函，应用于平行单位之间相互协商、配合与互通信息。因此，用语要讲究礼节，不适用告诫、命令性的词语，语气应委婉得体。涉外公函，必要时还要使用尊称与致意性词语。但不必逢迎恭维、曲艺客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的及时性、明确性。3.函主要用于说明有关事项和提出要求。4.函，是正式公文的文种，必须具备正式公文的规范格式，拟定标题，编制范文字号，结构要求完整。5.请示和函的区别请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。(五)工作总结年终各单位、各部门都要对一年来的各项工作进行总结。工作总结不仅是对各项工作的具体做法、进展情况、取得经验进行总结，更是对工作中存在的问题、不足以及下一年工作安排的概括。因此，工作总结特别是年终总结应具有客观性、全面性和概括性。1.总结的作用a 工作总结是对一定时期内的工作加以总结、分析和研究，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，摸索工作规律，用于指导下一阶段工作的一种书面文体。它所要解决和回答的中心问题，不是某一时期要做什么，如何去做，做到什么程度；而是对某一时期某种工作实施结果的总鉴定和总结论，是对以往工作实践的一种理性认识。b 明确下一步的努力方向工作总结是做好各项工作的重要环节。通过总结，可以全面地系统第了解以往的工作情况，可以正确认识工作中的优缺点，吸取教训，明确下一步的努力方向，少走弯路。c 为管理决策提供依据写好总结，须养成调查研究的好习惯，通过总结工作为管理层提供重要情况和信息，便于领导.及时掌握各单位情况，做出切实可行的管理决策。2.总结的特点和内容特点：a 客观性。总结是对过去工作的回顾和评价，因而要尊重客观事实，以事实为依据。b 现实性。总结出的经验教训是本单位本部门工作中基本的、突出的、有规律性的东西，在日常工作中很有现实意义，具有鼓舞和教育作用。c 指导性。通过工作总结，甚至过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作，使今后避免失误，取得更大的成绩。内容：a 基本情况情况的概述和叙述，包括工作的有关条件，工作经过情况和一些数据等。b 成绩和缺点这是工作总结的中心和重点。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有哪些，表现在哪些方面，是什么性质，怎样产生的。c 经验和教训在总结时，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括，注意发掘工作规律，作为今后工作的借鉴。3.总结的结构与写法a 标题。即总结名称。表明总结的单位，期限和性质。b 正文。一般分为三个部分：开头、主体、结尾。（1）开头交代总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的基本情况；或把所取得的成绩简明扼要地写出来；或概括说明知道思想以及在什么形势下作的总结。不管以何种方式开头，都应简练，使总结很快进入主体。（2）主体是总结的主要部分，是总结的重点和中心。它